Naslag 03.12.2020 - RV Samenwerkingsovereenkomst businesscase nieuwbouw sociaal cultureel centrum De Speeldoos

Vught ~j Raadsvoorstel

Onderwerp Afdeling Datum behandeling in B&W: Datum raadsvergadering Nummer Documentnummer Zaaknummer Afdelingshoofd

Samenwerkingsovereenkomst businesscase nieuwbouw sociaal cultureel centrum De Speeldoos 3 november 2020 3 december 2020 BW/20 - 392309 Z19 -217807

Voorstel 1. In te stemmen met de samenwerkingsovereenkomst businesscase nieuwbouw sociaal cultureel centrum De Speeldoos. 2. Een incidentele subsidie te verstrekken aan Stichting Theater de Speeldoos ter eenmalige compensatie van de gestegen lasten als gevolg van cao-ontwikkelingen en werkgeverslasten, met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2019 tot en met 31 december 2020. Deze subsidie vast te stellen op € 26.852. 3. Een incidentele subsidie te verlenen aan Stichting Theater de Speeldoos van€ 237.500 voor de periode 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021, voor het faciliteren van Vughtse amateurkunstverenigingen en buitenschoolse cultuureducatie. 4. Een incidentele subsidie te verstrekken aan Stichting Theater de Speeldoos voor de procesbegeleidingskosten van stichting om te komen tot de businesscase en deze ten laste te brengen van het resultaat 2020. De subsidie vast te stellen op € 30.000. 5. Gelijktijdig met de besluitvorming over de businesscase een besluit te nemen over het terugbetalen of kwijtschelden van de renteloze lening (overbruggingskrediet) zoals verstrekt op 18 april 2019. 6. Mandaat te verlenen aan het college voor het verbinden van voorwaarden aan de subsidieverlening.

Eerdere besluitvorming Op 18 april 2019 is uw gemeenteraad overgegaan tot kaderstellende besluitvorming voor sociaal cultureel centrum De Speeldoos. Op 12 december 2019 heeft uw gemeenteraad de cultuurnota 2020-2023 'Samen dichtbij cultuur' vastgesteld. Hierin zijn kaders voor het culturele leven in Vught vastgelegd.

Zaak.nummer: Z19 - 217807 Documentnummer: BW/20 - 392309

1/6

Vught ~j Inleiding Het college heeft met Stichting Theater de Speeldoos afspraken gemaakt over de rol van sociaal cultureel centrum De Speeldoos bij het faciliteren van Vughtse amateurkunstverenigingen en buitenschoolse cultuureducatie. Deze afspraken zijn vastgelegd in bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst. Nu wordt u gevraagd in te stemmen met deze overeenkomst en de financiële elementen daarvan te autoriseren. Dit is een raadsbevoegdheid.

Beoogd effect Op 1 juli 2021 is een businesscase gereed op basis waarvan besluitvorming kan plaatsvinden over de nieuwbouw van een sociaal cultureel centrum in het centrum van Vught.

Argumenten 1.1

Door afspraken vast te leggen, ontstaat duidelijkheid voor beide partijen Deze duidelijkheid wordt door beide partijen gewenst.

1.2

De overeenkomst past binnen de kaders van het raadsbesluit van 18 april 2019 en de cultuurnota 20202023 'Samen dichtbij cultuur' Partijen bevestigen hiermee nogmaals de door uw gemeenteraad vastgestelde uitgangspunten. Als primair uitgangpunt voor het nieuwe sociaal cultureel centrum geldt het faciliteren van Vughtse amateurkunst en buitenschoolse cultuureducatie. Daarnaast zijn uitgangspunten benoemd voor het voorzieningenniveau: een podiumfunctie in een vlakke vloerzaal, met uitschuifbare tribune met 250 zitplaatsen en kwalitatieve podiumvoorzieningen (vaste lampen, coulissen en trekkenwand, zonder toneeltoren).

1.3

Met deze overeenkomst zetten we in gezamenlijkheid een stap voonvaarts richting realisatie van een bruisend sociaal cultureel centrum in het centrum van Vught De businesscase maakt inzichtelijk hoe dit centrum voor ontmoeting, cultuurbeleving, ontspanning en cultuureducatie, dat midden in de Vughtse samenleving staat, is te realiseren. Beide partijen hechten aan een voortvarende aanpak. Dit vertaalt zich in deze planning: • November 2020 start behoeftenonderzoek. • Maart 2021 oplevering behoeftenonderzoek. • 1 juli 2021 oplevering businesscase. • Juli-oktober 2021 periode van besluitvorming door Stichting Theater de Speeldoos en het college en de gemeenteraad van Vught.

Zaaknwnmer: Z19 - 217807 Docwnentnwnmer: BW/20 - 392309

2/6

Vught ~j 2.1

Deze lasten waren niet bekend bfj het opstellen van de perspectiefbegroting behorende bfj 'Variant A' waarover u op 18 april 2019 hebt besloten als onderdeel van het raadsvoorstel over de toekomst van De Speeldoos Variant A is destijds door Stichting Theater de Speeldoos onderbouwd met een perspectiefbegroting. Die informatie heeft uw gemeenteraad meegenomen in uw besluitvorming. De personeelskosten in de perspectiefbegroting zijn gebaseerd op een personele bezetting van 4,45 Fte en de daarbij behorende loonkosten. De hierin opgenomen opslag blijkt niet toereikend om overige personeelskosten (o.a. verzuimverzekering, arbodienst) én cao loonsverhoging te dekken. Daarnaast is in de perspectiefbegroting uitgegaan van een opslag voor werkgeverslasten van 35%. In praktijk blijken deze lasten hoger te zijn. Als deze informatie voor april 2019 bekend was geweest, zou deze door Stichting Theater de Speeldoos zijn verwerkt in de perspectiefbegroting. Het is daarmee waarschijnlijk dat deze in dat geval zouden zijn meegenomen in uw subsidiebesluit. Het toekennen van een eenmalige compensatie is daarmee passend.

3.1

Financiële afspraken zjjn noodzakelfjk om de activiteiten van Stichting Theater de Speeldoos voor Vughtse amateurkunstverenigingen en buitenschoolse cultuureducatie in 2021 voort te zetten Hiermee faciliteren we Vughtse amateurkunstverenigingen en buitenschoolse cultuureducatie gedurende de periode waarin de businesscase wordt opgesteld en daarover besluitvorming plaatsvindt.

4.1

Het opstellen van een businesscase vraagt om extra inzet van partfjen Om de investering behorende bij de beoogde ontwikkeling te rechtvaardigen, dient objectief en zorgvuldig onderzoek gedaan te worden naar de haalbaarheid hiervan. Dit vertaalt zich in een businesscase. Voor het opstellen van de businesscase wordt een externe deskundige ingezet. Daarnaast is van beide partijen (gemeente en De Speeldoos) inhoudelijke input nodig. Binnen haar huidige formatie ziet Stichting Theater de Speeldoos onvoldoende mogelijkheden om iemand in te zetten die inhoudelijke deskundigheid kan leveren en het proces vanuit die rol -waar nodig- ook kan bijsturen. Met het verstrekken van een subsidie hiervoor, wordt dit wel mogelijk.

5.1

De businesscase geeft inzicht in de haalbaarheid van de beoogde ontwikkeling tot nieuwbouw van een sociaal cultureel centrum in het centrum van Vught Na oplevering van de businesscase vindt besluitvorming plaats door onder andere uw gemeenteraad. Het is passend om bij dit toekomstgericht besluit ook het besluit over de renteloze lening te betrekken. Op dat moment bestaat namelijk inzicht in de manier waarop het sociaal cultureel centrum Vughtse amateurkunst en buitenschoolse cultuureducatie kan faciliteren.

6.1

Aan de subsidieverlening verbinden wfj voorwaarden De subsidies worden verstrekt voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten. De voorwaarden die wij hieraan verbinden, worden vastgelegd in een beschikking.

Zaaknummer: Zl 9 - 217807 Docwnentnummer: BW/20 - 392309

3/6

Vught ~j Kanttekeningen 1. 1

Een sluitende businesscase is op voorhand niet gegarandeerd Partijen spannen zich maximaal in om tot een sluitende businesscase te komen. Mocht dit niet haalbaar blijken, zoeken partijen samen naar een oplossing om toch de doelstelling van de samenwerkingsovereenkomst te realiseren.

2.1

Variant A met bfjbehorende perspectiefbegroting is door het bestuur van Stichting Theater de Speeldoos opgesteld, z!j is verantwoordelijk voor de juistheid van de door haar opgestelde perspectiefbegroting De eenmalige compensatie ziet op onverwachte ontwikkelingen. De informatie over de cao-ontwikkelingen en werkgeverslasten was destijds nog niet bekend, waardoor deze op dat moment niet in de stukken kon worden verwerkt.

3.1

De incidentele subsidieverlening was bedoeld als pilot van anderhalfjaar Een onderdeel van uw raadsbesluit van 18 april 2019 is de incidentele subsidieverlening voor de pilotperiode van anderhalf jaar (1 juli 2019 tot en met 31 december 2021) voor het faciliteren van Vughtse amateurkunstverenigingen en buitenschoolse cultuureducatie. De pilotperiode diende te worden benut voor het maken van afspraken met De Speeldoos, op bouwkundig en inhoudelijk vlak (prestatieafspraken). Als voorwaarde voor de subsidie is gesteld het direct inzetten van de transitie naar sociaal cultureel centrum met beheerstichting. De transitie is ingezet. De samenwerkingsovereenkomst is een weergave van de afspraken die zijn gemaakt op bouwkundig vlak. Daarnaast toont de samenwerkingsovereenkomst dat het beoogde nieuwe sociaal cultureel centrum zich primair richt op het faciliteren van Vughtse amateurkunstverenigingen en buitenschoolse cultuureducatie. Dit is een belangrijk inhoudelijk verschil met de situatie voor 1 juli 2019 en kan gezien worden als opstap om op termijn te komen tot prestatieafspraken. We constateren dat de pilotperiode van anderhalf jaar onvoldoende is geweest om alle elementen uit het raadsbesluit van 18 april 2019 (volledig) uit te voeren.

Gelet op de afspraken die wij met Stichting Theater de Speeldoos hebben gemaakt over de beoogde nieuwbouw, is het opportuun de subsidieverlening nu eenmalig met een jaar te verlengen.

4.1

Hiermee dragen wij.financieel bi;' aan extra formatie van De Speeldoos De incidentele subsidieverlening is gebaseerd op 4,45 Fte, conform perspectiefbegroting zoals door het bestuur van Stichting Theater de Speeldoos aangeleverd. Deze formatie is blijkens de door haar in april 2019 aangeleverde documenten toereikend om de reguliere bedrijfsvoering gericht op het faciliteren van Vughtse amateurkunst en buitenschoolse cultuureducatie in te vullen. Hierop heeft uw gemeenteraad de subsidieverlening voor de periode 1 juli 2019 tot en met 31 december 2020 gebaseerd. Hieraan houden wij vast. Het traject om te komen tot een businesscase is geen onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering, maar betreft extra personele inzet voor een specifieke periode en voor een specifiek doel: komen tot een businesscase. Dit is niet binnen de reguliere bedrijfsvoering op te vangen én deze biedt niet de benodigde inhoudelijke deskundigheid. De subsidie is niet bedoeld ter dekking van extra structurele formatie.

Zaaknummer: Z19 - 217807 Docwnentnummer: BW/20 - 392309

4/6

Vught ~j 5.1

In uw besluit van 18 april 2019 hebt u opgenomen dat vanaf 1januari 2021 beoordeeld wordt of de renteloze lening wordt omgezet in een bedrag om niet of dat aflossing moet plaatsvinden De businesscase is uiterlijk 1 juli 2021 gereed. Door de gegevens van de businesscase te betrekken bij deze beoordeling, kan een compleet beeld worden verkregen over de wijze waarop al dan geen invulling is gegeven aan het concept sociaal cultureel centrum zoals bedoeld in Variant A uit uw besluit van 18 april 2019.

Financiën Om dit alles te kunnen realiseren is € 334.352 benodigd. De reeds geraamde budgetten uit de programmabegroting bieden hiervoor dekking tot een bedrag van € 304.352. Wij stellen voor een bedrag van € 30.000 ten laste van het resultaat 2020 te brengen. Uw gemeenteraad heeft op 18 april 2019 een renteloze lening van € 387.455 verstrekt, met onder andere de voorwaarde per 1 januari 2021 te beoordelen of deze lening wordt omgezet in een bedrag om niet of dat aflossing dient plaats te vinden. We stellen u nu voor dit besluit gelijktijdig te nemen met het besluit over de businesscase.

Duurzaamheid Bij de uitwerking van de businesscase wordt als één van de uitgangspunten een multifunctionele, flexibele en zo optimaal mogelijk energieneutrale accommodatie genomen. Beide partijen hechten hieraan.

Burgerparticipatie Met het bestuur van Stichting Theater de Speeldoos is invulling gegeven aan de samenwerkingsovereenkomst. In gezamenlijkheid is gezocht naar de optimale uitwerking van wensen en eisen van beide partijen.

Zaaknummer: Z19 - 217807 Documentnummer: BW/ 20 - 392309

5/6

Vught ~j Communicatie De samenwerkingsovereenkomst is op 3 november 2020 door het college aangegaan met Stichting Theater de Speeldoos. Indien u instemt met voorgestelde subsidieverlening en het opschorten van de besluitvorming over de renteloze lening, ontvangt Stichting Theater de Speeldoos hierover een beschikking.

Burgemeester en De secretaris

de burgemeester ~

T~ R.J. van de Mortel

Openbare bijlage(n):

Vertrouwelijke bijlage(n): Bijlagen onder geheimhouding:

Zaak.nummer: Z19 - 217807 Documentnummer: BW/ 20 - 392309

Samenwerkingsovereenkomst businesscase nieuwbouw sociaal cultureel centrum De Speeldoos Nee Nee

6/6