Keuzeplaten Bestuurlijke Vernieuwing

10 Punten Plan Bestuurlijke Vernieuwing Vught ‘Als je snel wil gaan, ga dan alleen. Als je ver wil komen, ga dan samen’. Afrikaans gezegde

Raadsinformatieavond Donderdag 20 januari 2022

Waarom doen we dit ook alweer? • 2020 | in aanloop naar verkiezingen spreken alle politieke partijen zich uit over andere bestuurscultuur • Januari 2021 | afspraak in coalitieakkoord en oproep tot: • formeren van werkgroep • een breed programma voor bestuurlijke vernieuwing

• Februari en Maart 2021 | ‘benen-op-tafel’ gesprek in Presidium en besluit tot werkgroep • verbeteren bestuurscultuur • vernieuwing werkwijze raad

• Q2 t/m Q4 2021 | Uitwerking voorstellen in 10 punten plan

Wat willen we bereiken? Naar

Van Huidige situatie

Gewenste situatie

• Lange betogen in commissie die worden herhaald in raadsvergadering.

• Politiek debat tussen fracties i.p.v. met college.

• Ter vergadering stellen van technische vragen.

• Technische vragen / beeldvorming voorafgaand behandeling van agendapunt in commissie.

• Inbreng fracties: veelal zenden, gericht aan college en weinig onderling debat/ideeënuitwisseling.

• Onderzoeken van ideeën en standpunten en debat daarover met elkaar.

• Slechts 1 vorm van inspreekrecht inwoners: formalistisch.

• Diverse vormen formele én informele inspreekmomenten inwoners, organisaties etc.

• Onregelmatige cyclus zorgt voor pieken in vergaderdrukte werkbelasting raadsleden.

• Regelmatige cyclus voor evenwichtige spreiding in vergaderdrukte en werkbelasting raadsleden.

• Raad kijkt reactief 1 cyclus vooruit.

• Raad kijkt proactief naar langere termijn planning.

• Vast stramien van vergaderen >> agendapunttechnische vraag-betoog-besluit.

• Langere termijn biedt ruimte tot maatwerk maar dan ook gedegen voorbereiding in fracties.

Toelichting 10 punten plan en vervolgroute • 10 Punten Plan omvat voorstellen om vergaderingen beter, effectiever en leuker te maken; • Elk voorstel kan apart worden beoordeeld en gekozen; • Keuzes leiden tot werkwijze waar we mee gaan werken vanaf april 2022; • In Q1-2023 volgt evaluatie met Raad; • Voorstellen tot ‘fijn slijpen’ in de loop van het jaar voorleggen aan WG; • WG monitort werkwijze met aandacht en beoordeeld voorstellen tot ‘fijn slijpen’.

! Elk voorstel biedt ruimte aan een open discussie met 23 raadsleden omdat het ons allemaal aangaat. Er hoeft dus niet in fractiestandpunten worden gedacht of geuit.

2. Instellen Agendacommissie

3. Vergadercyclus

4. Raadsforum

5. Verhouding commissie- en raadsvergadering

6. Vergaderorde

7. Technische vragen

8. Aanleveren | moties en amendementen

9. Doorgeven hamerstukken

1. Opstellen strategische lange termijn agenda

10. Raadsstukken, toezeggingen en naslag

1. Opstellen strategische lange termijn planning • Overzicht op wat, wanneer op de planning staat waardoor Raad: • Meer overzicht, waardoor betere planning mogelijk voor fracties en college; • Meer grip op agenda door raad; • Minder onrust dat iets vergeten wordt

• Raad van reactief naar proactief. • Uitvoeringsprogramma is leidraad, aanvullingen daarop altijd mogelijk. • College plant ook vooruit: • Gepland RV koppelen aan doelstelling in document en toeschrijven aan datum vergadercyclus raad • Idem voor startnotities e.d.

• Griffie monitort samen met presidium e/o agendacommissie voortgang. • Aanleveren raadsstukken: • 4 weken van tevoren; • P&C-cyclus (jaarstukken en begroting) van 6 naar 4 weken

• Nadere afstemming gemeenschappelijke regelingen, bijvoorbeeld stukken eerder publiceren zonder advies. • In 1 druk op knop terugblikken.

2. Instellen agendacommissie • Handhaven bestaand gremium = presidium •

Evalueren cyclus vorige maand + vaststellen agenda komende cyclus + bespreken griffiezaken en w.v.t.t.k.

Voordelen:

Optie I

• Handhaven vertrouwde werkwijze

Optie II

• Agendacommissie is ‘technisch gremium’ kan zich effectief met 100% focus toeleggen op voortgang in langere termijn planning. • Agendacommissie biedt kansen voor meer intervisie commissievoorzitters. • Biedt ruimte aan fractievoorzitters om in presidium meer strategische zaken te bespreken.

• Agendacommissie: 3 Commissievoorzitters + gemeentesecretaris + griffie •

Coördineren en beheren lange termijn planning, voorstellen agenda komende cyclus + monitoren voortgang toezeggingen, moties en amendementen

• •

Commissievoorzitters minimaal 1 uit oppositie en coalitie Commissievoorzitters rouleren over de diverse commissies

• Stelt agenda definitief vast • Agendacommissie: 3 Commissievoorzitters + gemeentesecretaris + griffie • • •

Coördineren en beheren lange termijn planning, voorstellen agenda komende cyclus + monitoren voortgang toezeggingen, moties en amendementen Commissievoorzitters minimaal 1 uit oppositie en coalitie. Commissievoorzitters rouleren over de diverse commissies

• Agendacommissie maakt conceptagenda • Presidium stelt agenda vast

Hybride

Optie III

• Agendacommissie is ‘Technisch gremium’ kan zich effectief met 100% focus toeleggen op voortgang in langere termijn planning. • Presidium behoudt recht tot vaststellen. • Agendacommissie biedt kansen voor meer intervisie commissievoorzitters. • Biedt ruimte aan fractievoorzitters om in presidium meer strategische zaken te bespreken. • ! Hoe voorkomen we dat er ruis optreedt /er gepolitiseerd gaat worden?

3. Vergadercyclus Uitgangspunt: vaste raadscyclus van 4 (werk)weken • Vaste 4-wekelijkse cyclus bv. • Week I | raadscommissie 1 • Week 2 | raadscommissie 2 • Week 3 | raadsforum (raadsinformatieavond) | Presidium • Week 4 | raadsvergadering

• 2 vaste avonden per maand per 4 weken • Week 1 | vrije raadsavond (reserve raadscommissie) • Week 2 | raadscommissie • Week 3 | raadsforum (raadsinformatieavond) | Presidium • Week 4 | raadsvergadering

Toelichting:

Optie I

Optie II

• Rust, ritme en duidelijkheid in agenda’s raadsleden • Spreiding van stukken waardoor minder kans op overvolle agenda • Week voor de raadsvergadering tijd voor moties en amendementen (opstellen en bespreken in fracties) • Presidium vergadert in 3e week van de cyclus (o.a. terugblik commissie- & vooruitblik raadsvergadering) • 10 cycli van 4 weken. • In een rustige cyclus kan de raadscommissie van week 1 of 2 vervallen. • Rust, ritme en duidelijkheid in agenda’s raadsleden • In week 2 parallelsessies om meerdere thema’s op 1 avond te behandelen. • Minder vaste avonden, biedt ruimte aan fracties voor ‘veldwerk’. • 10 cycli van 4 weken. • Vraagt t.o.v. variant 1 om scherpere keuzes t.a.v. agenda van de raad. • Week voor de raadsvergadering tijd voor moties en amendementen (opstellen en bespreken in fracties) • Presidium vergadert in 3e week van de cyclus (o.a. terugblik commissie- & vooruitblik raadsvergadering) • In een drukke cyclus kan week 1 in de vergaderkalender worden gebruikt als reserve-commissieavond voor de raad.

4. Raadsforum

Voordelen:

Raadsinformatieavond:

• Bestaande opzet van Raadsinformatieavond • • • •

Max. 2 onderwerpen p/avond Ambtelijk bijpraat moment Presentatie externen Zenden

• Handhaven vertrouwde werkwijze.

Optie I •

Raadsforum:

• Ruimte voor andere manieren om met elkaar in gesprek te gaan.

• Avond gebruiken voor beeldvorming, ideeënuitwisseling en inspraak: • •

Dialoog met elkaar en met inwoners Niet politiek

• (Experimenteren met) verschillende werkvormen; • Externe gasten aan tafel, zoals instellingen, belanghebbenden, experts etc. • Ruimte voor initiatiefvoorstellen & ideeën inwoners.

! Hoe kunnen we de bestaande opzet dynamischer en actiever voor de raad maken? Welke rol wil de raad hebben t.a.v. opzet van de avond?

Optie II

• ‘Veldwerk’ naar binnen halen door organisaties, instellingen, deskundigen uit te nodigen. • Openbaar, maar geen streaming en discussiesets zorgt voor andere gespreksvormen en vergaderlocaties.

5. Verhouding tussen commissie- en raadsvergadering Voordelen:

Commissievergadering in huidige vorm: • Opening • Spreekrecht publiek • Vastellen • Mededelingen • Ter opiniering • Ter advisering • Rondvraag en sluiting

Raadsvergadering in huidige vorm

Commissievergadering o.b.v. type onderwerp:

Raadsvergadering nieuwe stijl

• Ter opiniëring: • Insteek: politieke ideeën uitwisselen • Korte pitch per fractie met uitgangspunten en vragen • Gesprek tussen fracties stimuleren, niet alleen interrupties op spreker (geen termijnen, voorzitter gespreksleider) • Ter advisering: • Eerste termijn: Korte pitch met voorlopig standpunt fractie en vragen aan andere partijen en college • Antwoorden college • In debat met elkaar, niet alleen interrupties op spreker (voorzitter debatleider)

1e termijn 2e termijn

• Handhaven vertrouwde werkwijze • ! Hoe zorgen we dat de commissievergadering geen raadsvergadering is en aantrekkelijk is Optie I om te volgen voor de Vughtse inwoners & ondernemers?

• Ruimte voor andere manieren om met elkaar in gesprek / debat te gaan 1e termijn: Korte pitch met definitief standpunt • Cultuuromslag: fractie + eventuele moties en amendementen • Fracties meer met elkaar in debat Reactie college op moties en amendementen i.p.v. alleen met het college, biedt e ruimte voor meer dualisme 2 termijn: Debat over moties en amendementen • Minder keurslijf in • Geen vragen aan college, anders dan moties commissievergadering en amendementen, daarvoor is de Optie II • Geen mini-raadsvergadering / commissievergadering herhaling van debat in de raad • Geen dubbeling van debat in waardoor effectiever, minder saai en commissievergadering. Voorzitter handhaaft korter. hier op.

6. Vergaderorde | voor of tegen? 1. Voorzitter geeft het kader waarbinnen het debat kan plaatsen weer

2. Per fractie 1 of 2 woordvoerders per agendapunt

3. Sprekersvolgorde voor start vergadering al bekend q Trekken van stemcijfers volgende raadsvergadering q Eenmalig stemcijfer trekken en daarna volgorde fractie grootte volgen voor volgende vergadering (doorlopend)

5. Oplegger bij raadsvoorstel

6. Vergadertijden Start: 20.00 uur / einde: 23.00 uur

8. College niet aanwezig in commissie om debat te bevorderen

4. Agendapunt start met pitch van iedere fractie (max. 3 minuten Commissievergadering en 2 minuten Raadvergadering)

Daarna volgt dialoog met elkaar om zienswijze te begrijpen en beïnvloeden.

7. Normen en waarden

• Hard op de inhoud en zacht op de relatie; • Luister naar elkaar i.p.v. alleen je eigen politieke boodschap te willen ‘zenden’; • Blijf bij de inhoud, blijf hoffelijk en speel niet op de persoon; • Probeer je te verplaatsen in de ander en probeer haar zijn/ haar achtergrond te begrijpen;

7. Technische vragen • Schriftelijk indienen: • Vragen ingeleverd op werkdag voor 11.00 uur; • Ambtelijke organisatie antwoord –zoveel als mogelijk- binnen 2 werkdagen, Wat eerder kan komt eerder;

• Licht kort de achtergrond van de vragen toe, zodat kans op adequate beantwoording groter is; • Vragen worden gedeeld met fracties via iBabs, tenzij indiener dit nadrukkelijk vraagt niet te doen;

8. Aanleveren | Moties en amendementen

9. Doorgeven hamerstukken

10. Toezeggingen en naslag • Toezeggingen zijn toezeggingen als: • Wethouder uitspreekt dat het een toezegging aan de raad is; • Een raadslid in de vergadering vraagt aan de wethouder om de toezegging te doen en de wethouder instemt

• Advieslijst wordt besluitenlijst in iBabs (zie volgende sheet), bestaande uit: • Genomen besluit; • Besluit aangenomen of verworpen; • Stemverhouding

• Overzicht met raadsvoorstellen, moties en amendement die per raadsvergadering beschikbaar zijn voor de fracties (in iBabs) • Beeld- en geluidsopname via YouTube terug te luisteren. Zodra nieuw camerasysteem geïnstalleerd is het mogelijk om: • Aanvang nieuw agendapunt inzichtelijk te maken

In iBabs:

Website gemeente:

Voorbeeld van besluitenlijst in iBabs

‘Slotakkoord’ • Het succes van bestuurlijke vernieuwing is gelegen in: • positieve houding en gedrag van alle betrokkenen; • intrinsieke motivatie & wil om te veranderen; • de wil om het te doen voor meer verbinding met inwoners & ondernemers van Vught; • het benutten van de ruimte om te komen tot wisselende meerderheden (dualisme); • het sluiten van compromissen.

• Volgende stappen: 1. Raadsinformatie avond op 20 januari 2022; 1. 2.

Presentatie: Bregje (sheet 1 t/m 5 én 17), Jan-Willem (sheet 6 t/m 10) en Rutger (sheet 11 t/m 16) Fracties geven na discussie hun voorkeuren ten aanzien van iedere optie aan

2. Verordening aanpassen (griffier); 3. Formele besluiten nemen in raadsvergadering 17 maart 2022 ; 4. Invoering nieuwe werkwijze per raadscyclus april 2022