Bijlage Tien punten plan vernieuwing werkwijze gemeenteraad

10 Punten Plan vernieuwing werkwijze gemeenteraad Vught ‘Als je snel wil gaan, ga dan alleen. Als je ver wil komen, ga dan samen’. Afrikaans gezegde

Waarom doen we dit ook alweer? • 2020 | in aanloop naar verkiezingen spreken alle politieke partijen zich uit over andere bestuurscultuur

• Januari 2021 | afspraak in coalitieakkoord en oproep tot: • formeren van werkgroep • een breed programma voor bestuurlijke vernieuwing

• Februari en Maart 2021 | ‘benen-op-tafel’ gesprek in Presidium en besluit tot werkgroep • verbeteren bestuurscultuur • vernieuwing werkwijze raad

• Q2 t/m Q4 2021 | Uitwerking voorstellen in 10 Punten Plan voor optimalisatie raadsprocessen • Januari 2022 | Bespreking 10 Punten Plan in Raadsinformatieavond

Nota bene • Het optimaliseren van de raadsprocessen heeft tot doel om meer ruimte te creëren voor ideeënuitwisseling met inwoners en tussen raadsleden, de raad met grip te geven op de te behandelen onderwerpen en het vergaderen effectiever en leuker te maken. • Dit 10 Punten Plan betreft procesmatige oplossingen, die kunnen bijdragen aan ‘ bestuurlijke vernieuwing’. Daarmee is het vraagstuk van de bestuurscultuur natuurlijk niet helemaal afgehandeld. • De raad zal de uitnodiging vanuit het college om, als vervolg op de adviezen van de formateurs, het onderwerp bestuurscultuur verder beet te pakken en nader in te vullen, de komende periode oppakken. • Procesoptimalisatie is goed, maar uiteindelijk valt of staat het raadswerk met hoe we als raadsleden hier invulling aan geven. Laten we hier samen actief aan werken en elkaar hier positief op aanspreken.

Wat willen we bereiken? Naar

Van Huidige situatie

Gewenste situatie

• Lange betogen in commissie die worden herhaald in raadsvergadering.

• Politiek debat tussen fracties i.p.v. met college.

• Ter vergadering stellen van technische vragen.

• Technische vragen / beeldvorming voorafgaand behandeling van agendapunt in commissie.

• Inbreng fracties: veelal zenden, gericht aan college en weinig onderling debat/ideeënuitwisseling.

• Onderzoeken van ideeën en standpunten en debat daarover met elkaar.

• Slechts 1 vorm van inspreekrecht inwoners: formalistisch.

• Diverse vormen formele én informele inspreekmomenten inwoners, organisaties etc.

• Onregelmatige cyclus zorgt voor pieken in vergaderdrukte werkbelasting raadsleden.

• Regelmatige cyclus voor evenwichtige spreiding in vergaderdrukte en werkbelasting raadsleden.

• Raad kijkt reactief 1 cyclus vooruit.

• Raad kijkt proactief naar langere termijn planning.

• Vast stramien van vergaderen >> agendapunttechnische vraag-betoog-besluit.

• Langere termijn biedt ruimte tot maatwerk maar dan ook gedegen voorbereiding in fracties.

Toelichting 10 punten plan en vervolgroute ✓ 10 Punten Plan omvat voorstellen om vergaderingen beter, effectiever en leuker te maken; ✓ Elk voorstel kan apart worden beoordeeld en gekozen; • Keuzes leiden tot werkwijze waar we mee gaan werken vanaf april 2022; • In Q1-2023 volgt evaluatie met Raad; • Voorstellen tot ‘fijn slijpen’ in de loop van het jaar voorleggen aan WG; • WG monitort werkwijze met aandacht en beoordeelt voorstellen tot ‘fijn slijpen’.

1. Opstellen strategische lange termijn agenda

2. Instellen Agendacommissie

3. Vergadercyclus

4. Raadsdialoogavond

5. Verhouding commissie- en raadsvergadering

6. Vergaderorde

7. Technische vragen

8. Aanleveren | moties en amendementen

9. Doorgeven hamerstukken

10. Raadsstukken, toezeggingen en naslag

1. Opstellen strategische lange termijn planning Wat de raad voorstaat •

Overzicht op wat, wanneer op de planning staat waardoor Raad: • • •

Meer overzicht, waardoor betere planning mogelijk voor fracties en college; Meer grip op agenda door raad; Minder onrust dat iets vergeten wordt

•

Raad van reactief naar proactief;

•

Uitvoeringsprogramma is leidraad, aanvullingen daarop altijd mogelijk;

•

College plant ook vooruit: • •

Gepland RV koppelen aan doelstelling in document en toeschrijven aan datum vergadercyclus raad Idem voor startnotities e.d.

•

Griffie monitort samen met presidium e/o agendacommissie voortgang;

•

Aanleveren raadsstukken: •

•

4 weken voor de in de vergaderkalender opgenomen commissie vergadering; P&C-cyclus (jaarstukken en begroting) van 6 naar 4 weken voor de raadsvergadering

•

Nadere afstemming gemeenschappelijke regelingen, bijvoorbeeld stukken eerder publiceren zonder advies;

•

In 1 druk op knop terugblikken.

2. Instellen agendacommissie Wat de raad voorstaat • Agendacommissie bestaande uit: •

3 commissievoorzitters + gemeentesecretaris + griffie

• Agendacommissie is technisch gremium en doet het volgende: • • •

coördineren en beheren lange termijn planning voorstellen maken agenda’s komende cycli monitoren voortgang toezeggingen, moties en amendementen

• Agendacommissie maakt conceptagenda; • Presidium stelt agenda’s en lange termijn planning vast; • Commissievoorzitters rouleren over de diverse raadsdialoogbijeenkomsten en commissievergaderingen in onderling overleg; • Wat blijft: een fractie of een wethouder kan altijd een verzoek indienen om een onderwerp voor een commissie of raadsinformatieavond te agenderen.

3. Vergadercyclus • Week 1 | reserve vergaderavond | agendacommissie • Week 2 | raadscommissie • Week 3 | raadsdialoog | Presidium • Week 4 | raadsvergadering

4. Raadsdialoogavond Wat de raad voorstaat • Avond gebruiken voor dialoog (beeldvorming, ideeënuitwisseling en inspraak) zowel met inwoners, ambtelijke organisatie als experts: •

Dialoog met elkaar en met inwoners

•

Zenden van informatie daar waar nuttig

•

Niet politiek

•

Participatie

• (Experimenteren met) verschillende werkvormen en locaties; • Externe gasten aan tafel, zoals instellingen, belanghebbenden, experts etc. • Ruimte voor initiatiefvoorstellen & ideeën inwoners (los van de agenda van de raad); • Raadsinformatieavonden zijn openbaar. • Een raadsdialoogavond heeft geen betrekking op een onderwerp in de huidige cyclus.

• Voorzitter = een van de huidige commissievoorzitters.

5. Commissie- en raadsvergadering nieuwe stijl Commissievergadering: • Ter advisering • Eerste termijn: Pitch (max. 4 min.) met voorlopig standpunt fractie en vragen aan andere partijen en college • Antwoorden college • Tweede termijn: in debat met elkaar, niet alleen interrupties op spreker (voorzitter debatleider)

Raadsvergadering :

1e termijn: Pitch (max. 4 min.) met standpunt fractie + eventuele moties en amendementen Reactie college op moties en amendementen 2e termijn: Debat over moties en amendementen •

Geen vragen aan college, anders dan moties en amendementen, daarvoor is de commissievergadering

•

Geen dubbeling van debat in commissievergadering. Voorzitter handhaaft hier op.

6. Vergaderorde

Normen en waarden • Hard op de inhoud en zacht op de relatie;

1.

Voorzitter geeft het kader waarbinnen het debat kan plaatsen weer

2.

Per fractie 1 of 2 woordvoerders per agendapunt

3.

Sprekersvolgorde voor start vergadering al bekend. Per cyclus start telkens dezelfde fractie met de beraadslagingen. De startende fractie rouleert per cyclus op volgorde van fractiegrootte. Start vanaf april en met GB.

4.

Oplegger bij raadsvoorstel

5.

Vergadertijden • Standaard >> Start: 20.00 uur / einde: 23.00 uur (agendapunt afmaken) • Indien gewenst/noodzakelijk eerder beginnen op basis van onderbouwd voorstel van agendacommissie en besluit Presidium

• Luister naar elkaar i.p.v. alleen je eigen politieke boodschap te willen ‘zenden’; • Blijf bij de inhoud, blijf hoffelijk en speel niet op de persoon; • Probeer je te verplaatsen in de ander en probeer haar zijn/ haar achtergrond te begrijpen;

7. Technische vragen • Schriftelijk indienen: • Vragen ingeleverd op werkdag voor 11.00 uur; • Ambtelijke organisatie antwoord –zoveel als mogelijk- binnen 2 werkdagen, Wat eerder kan, komt eerder;

• Licht kort de achtergrond van de vragen toe, zodat kans op adequate beantwoording groter is; • Vragen worden gedeeld met fracties via iBabs, tenzij indiener dit nadrukkelijk vraagt niet te doen;

8. Aanleveren | Moties en amendementen*

9. Doorgeven hamerstukken

10. Toezeggingen en naslag • Toezeggingen zijn toezeggingen als: • Wethouder uitspreekt dat het een toezegging aan de raad is; • Een raadslid in de vergadering vraagt aan de wethouder om de toezegging te doen en de wethouder instemt

• Advieslijst wordt besluitenlijst in iBabs (zie volgende sheet), bestaande uit: • Genomen besluit; • Besluit aangenomen of verworpen; • Stemverhouding

• Overzicht met raadsvoorstellen, moties en amendement die per raadsvergadering beschikbaar zijn voor de fracties (in iBabs) • Beeld- en geluidsopname via YouTube terug te luisteren. Zodra nieuw camerasysteem geïnstalleerd is het mogelijk om: • Aanvang nieuw agendapunt inzichtelijk te maken

‘Slotakkoord’ • Het succes van bestuurlijke vernieuwing is gelegen in: • positieve houding en gedrag van alle betrokkenen; • intrinsieke motivatie & wil om te veranderen; • de wil om het te doen voor meer verbinding met inwoners & ondernemers van Vught; • het benutten van de ruimte om te komen tot wisselende meerderheden (dualisme); • het sluiten van compromissen.

• Volgende stappen: 1. 2. 3.

Formele besluiten nemen in raadsvergadering 17 maart 2022; Invoering nieuwe werkwijze per raadscyclus april 2022; Verordeningen aanpassen en vaststellen door de raad (Q2 2022).