Bijlage - Memo Lokale Rekenkamer

MEMO Aan Van Datum Betreft

Presidium Raadsadviseur Maart 2023 Een lokale rekenkamer voor Vught

Aanleiding In januari 2022 heeft u de griffie de opdracht verleend om toe te werken naar een RV voor een lokale rekenkamer. U sprak toen ook de voorkeur uit voor een gezamenlijke rekenkamer. Deze optie is eind vorig jaar in een bijeenkomst met Boxtel en Sint-Michelsgestel onderzocht. In het Presidium van 15 december 2022 bent u geïnformeerd over het feit dat een gezamenlijke rekenkamer op dit moment niet aan de orde is. De ‘Wet versterking decentrale rekenkamer’ bepaalt dat uiterlijk op 1 januari 2024 een lokale rekenkamer met externe leden moet zijn ingesteld. Stappenplan Om te komen tot een lokale rekenkamer, volgens nieuwe wetgeving, hebben de verenigingen van raadsleden, griffiers en rekenkamers een stappenplan uitgewerkt: 1. benoemen van ambities, doelen en verwachtingen van de raad ten aanzien van een lokale rekenkamer voor Vught; 2. kiezen van een passend rekenkamermodel; 3. proces doorlopen van werven & selecteren van rekenkamerleden; 4. vastleggen afspraken in een verordening lokale rekenkamer Vught. In Vught hebben we al diverse stappen gezet in het afgelopen jaar. De griffie licht ze in deze memo nog graag even toe en doet, daar waar van toepassing, een concreet voorstel tot kiezen inclusief advies van de griffie. Stap 1.

Ambities, doelen en verwachtingen De ‘Wet versterking decentrale rekenkamers’ maakt de lokale rekenkamer tot een belangrijk instrument van de raad. De onafhankelijke onderzoeken van de rekenkamer geven inzicht in hoe doelmatig, doeltreffend en rechtmatig de uitvoering van beleid heeft plaatsgevonden. In het coalitieakkoord ‘Een nieuwe start’ wordt over de ambitie ten aanzien van een rekenkamer voor Vught, het volgende geschreven: ‘We stellen weer een rekenkamer in, die ons kritisch kan volgen en aan de raad een extra controle-instrument geeft. Bij voorkeur doen we dat met een aantal gemeenten samen. De rekenkamer moet onafhankelijk kunnen functioneren en dient over voldoende budget te kunnen beschikken’. Het doet recht aan de inzet van de rekenkamer, aan uw controlerende- en taakstellende rol én de transparantie richting inwoners, als het werk van de rekenkamer zijn beloop krijgt in uw 1/4

werkprocessen. Inmiddels heeft u in het Presidium van 2 maart ingestemd met het proces voor behandeling, opvolging en monitoring van onderzoeksrapporten. De onafhankelijkheid van de rekenkamer is op twee manieren geborgd. Ten eerste bestaat de rekenkamer uit onafhankelijke leden en ten tweede bepaalt de rekenkamer zelf welke onderwerpen zij onderzoekt. Het is straks aan de rekenkamer om daar samen met de raad verdere invulling aan te geven. Advies Griffie Met voorgaande geeft u voldoende mee als het gaat om ambities, doelen en verwachtingen. De enige toevoeging die de griffie nog adviseert, is om als doelstelling op te nemen dat de rekenkamer zelf beslist of de leden het onderzoek uitvoeren of dat hiervoor een externe partij wordt ingehuurd omdat de specifieke expertise niet aanwezig is. Uitgangspunt is het beschikbaar gesteld budget. Mocht dit ontoereikend zijn, dan zal de rekenkamer, gekoppeld aan het onderzoeksprogramma voor het volgende jaar, een gemotiveerd verzoek aan de raad doen voor extra budget. Stap 2. Kiezen van een passend rekenkamermodel Januari 2022 heeft u de voorkeur uitgesproken voor een gezamenlijke rekenkamer, met als 2e optie een lokale rekenkamer met meerdere leden. Zoals aangegeven is een gezamenlijke rekenkamer nu niet aan de orde en dus richten we voor Vught een lokale rekenkamer met meerdere leden in. Stap 3.

Werven & selecteren van rekenkamerleden Op korte termijn zal een start gemaakt moeten worden met het werven & selecteren van een voorzitter en rekenkamerleden. Het is daarbij van belang dat u nu een aantal keuzes maakt. Aantal leden | tot en met 2013 is in Vught een rekenkamercommissie actief geweest bestaande uit drie externe leden, te weten een voorzitter en twee leden. Deze schaal ziet u ook terug in de rekenkamers om ons heen. Advies Griffie De griffie stelt voor om de Vughtse rekenkamer te laten bestaan uit een voorzitter en twee rekenkamerleden. Deze samenstelling geeft voldoende armslag om eventueel zelf een onderzoek te doen en past daarnaast, blijkens ook andere gemeente, bij de schaal van Vught. Selectiecommissie | het is aan de raad om de selectie te doen van een geschikte voorzitter en leden voor de rekenkamer. Een afvaardiging uit de raad volstaat. Zij zullen worden bijgestaan door de griffier en raadsadviseur. Advies Griffie Vaardig drie leden uit uw raad af voor deze selectiecommissie. De griffie hoort graag wie deze drie leden gaan zijn. Vergoedingen | zoals januari 2022 al met u gedeeld, is er in 2021 door de raad in de kadernota € 1,30 per inwoner beschikbaar gesteld voor de rekenkamer, circa € 41.000 per jaar. U heeft besloten 2/4

om van dit budget € 7.000 euro over te hevelen naar het personeelsbudget van de griffie t.b.v. de secretarisrol voor de rekenkamer. Uit het resterende budget van € 34.000 dienen verder de volgende activiteiten te worden betaald: de vergoedingen van de leden van de rekenkamer en (extern) onderzoek. De griffie heeft recent navraag gedaan naar de vergoedingen, die worden gehanteerd voor voorzitter en rekenkamerleden, in de buurgemeenten Boxtel, Heusden en Sint-Michelsgestel. En behoeve van de werving en verdere uitwerking in een raadsvoorstel én verordening is het van belang om nu richting te bepalen.

Gemeente Boxtel Heusden SintMichelsgestel

Vergoeding per bijgewoonde vergadering (prijspeil 2023)  Voorzitter - €250, Leden - €201, Voorzitter - €248,89  Leden - €210,17  Voorzitter - €228,20  Leden - €182,56

Uurvergoeding onderzoekswerkzaamheden indien zelf uitgevoerd €70,€66,38 Onderzoeken vinden altijd extern plaats

Advies Griffie Op basis van bovenstaand vergelijk stelt de griffie voor om in Vught de volgende -concurrerendevergoedingen te hanteren:  Voorzitter €250,- per bijgewoonde vergadering;  Leden €205,- per bijgewoonde vergadering;  Uurvergoeding onderzoekswerkzaamheden indien zelf uitgevoerd €70, Reiskostenvergoeding toegekend op basis van werkelijke kilometers conform wettelijke norm. Mocht er sprake zijn van extern onderzoek dan zal de prijs gebaseerd worden op aangevraagde offertes. Wervingsprofiel | bij het opstellen van het wervingsprofiel is het belangrijk duidelijk te zijn in functie- en kwaliteitseisen die passen bij de gestelde ambities, doelen en verwachtingen (stap 1). Advies Griffie Om de juiste kennis & kunde aan boord te halen gegeven de gestelde ambities, doelen en verwachtingen (stap 1) en ter borging van de onafhankelijkheid, is de griffie van mening dat onderstaande uitgangspunten in het wervingsprofiel ten minste terug moeten komen:  geen inwoner van de regio Vught;  geen actieve relatie met en of (zakelijke) bemoeienissen in de gemeente Vught;  ervaring met het doen van onderzoek vereiste voor tenminste één lid;  ervaring met het vertalen van onderzoeksresultaten naar praktische en concrete aanbevelingen;  aantoonbare ervaring met werken in een politiek, bestuurlijke omgeving; 3/4

 te werven kandidaten vullen elkaar in kennis & kunde aan. Op basis van bovenstaande uitgangspunten heeft de griffie een conceptprofiel opgesteld, dat samen met HR verder wordt verfijnd. Alvorens tot publicatie over te gaan zal de griffie de selectiecommissie het uiteindelijke profiel voorleggen. Tijdspad werving & selectie | de griffie denkt dat het volgende tijdspad realistisch is:  14 april t/m 5 mei - vacature staat uit voor werving kandidaten;  8 mei t/m 12 mei - shortlist maken van kandidaten die op gesprek komen;  15 mei t/m 26 mei - 1ste gesprekronde kandidaten;  5 juni t/m 9 juni - 2e gesprekronde kandidaten;  12 jun t/m 15 juni - bekendmaking gekozen kandidaten;  22 juni (raad) - benoeming rekenkamer voorzitter en -leden Vraag: ‘Kunt u zich vinden in:  de voorgestelde vergoedingen?  het wervingsprofiel voorzitter en leden?  het geplande tijdspad?’ Stap 4. Vastleggen afspraken in een verordening lokale rekenkamer Vught De griffie draagt zorg dat uiterlijk in de raadsvergadering van 22 juni de verordening op de rekenkamer Vught vastgesteld kan worden.

4/4