Bijlage - Memo evaluatie nieuwe werkwijze raad

MEMO Aan Van Datum Betreft

Gemeenteraad Griffie Juni 2023 Evaluatie nieuwe werkwijze raad

Aanleiding In de raadsvergadering van 17 maart 2022 heeft de gemeenteraad het tien punten plan voor de vernieuwing van de werkwijze van de raad vastgesteld. Afspraak was de nieuwe werkwijze na een jaar te evalueren. In de afgelopen periode is de werkwijze geëvalueerd. In dit memo is een aantal voorstel opgenomen ter verdere verbetering van de werkwijze van de raad. 1. Kansen in cultuur en debat Er zijn veel opmerkingen gemaakt over het feit dat de raad meer op hoofdlijnen zou moeten willen vergaderen. Het gaat dan over de onderwerpen, hoeveelheid en inhoud van startnotities maar ook over het feit dat de raad geen keuzes maakt in belang en zwaarte van onderwerpen. Over nagenoeg ieder raadsvoorstel vindt beraadslaging plaats in commissies. Ook over voorstellen die als hamerstuk worden geduid door een fractie. Voorstel: Bepaal periodiek de strategische agenda van de raad. Benoem welke thema’s en onderwerpen u met aandacht wilt behandelen en creëer ruimte om u voor deze onderwerpen breed te oriënteren. Beperk u niet louter tot behandeling van een startnotitie of raadsvoorstel, maar laat u zich, ter voorbereiding, breed informeren door inwoners, instellingen, organisaties en ondernemers. Hiermee kan u tevens gehoor geven aan een breed gedragen wens tot meer participatie.

Agendeer na besluitvorming ook, tussentijds of aan het einde van de uitvoering, een evaluatiemoment en nodig het college daartoe uit. Over de inzet van raadsdialogen wordt opgemerkt dat het instrument vaak zijn doel voorbij schiet. Genoemd wordt dat onderwerpen niet altijd interessant zijn, soms te

1/4

hoog over en dat er geen dialoog met insprekers plaatsvindt, als die er wel zijn. De griffie merkt daarbij op dat er weinig initiatief vanuit de raad is geweest tot het aangaan van gesprekken met inwoners, instellingen, organisaties en ondernemers. Er ligt hier een kans tot meer: 

participatie en dialoog met inwoners, instellingen, organisaties en ondernemers;



regie op agenda raad;



creativiteit in werkvorm;



het wegnemen van vergaderdruk.

Voorstel Neem als raad meer regie op de onderwerpen die uw wilt agenderen voor een raadsdialoog aan de hand van de eerder genoemde strategische agenda. Geef ook de ruimte aan inwoners, instellingen, organisaties en ondernemers om op een informele manier in gesprek te gaan met raadsleden/fracties door bijvoorbeeld ‘inspreektafels’ te organiseren. Beperk het formele inspreekrecht (weer) tot enkel de commissievergaderingen om herhaling te voorkomen. Experimenteer met parallelsessies en vergader ook vaker op locatie. Een raadsdialoog moet als uitgangspunt hebben dat ze bijdraagt aan beeldvorming en oordeelsvorming, daarmee zoveel als mogelijk vrij van politiek(e standpuntbepaling). Tevens veel teruggelezen is de opmerking dat fracties al vaak met een vastomlijnd standpunt de commissievergadering ingaan. Vervolgens zijn ze bij herhaling zeer vasthoudend, waardoor er weinig tot geen ruimte is voor een debat waarin wordt gepoogd het in meerderheid met elkaar eens te worden (bereiken van consensus). Daarnaast wordt ook opgemerkt dat er te weinig wordt gedebatteerd op basis van argumenten en nog te vaak en te snel naar het college wordt gekeken. Hieraan wordt toegevoegd dat er nog te veel gediscussieerd wordt over en gevraagd naar (technische) details op uitvoeringsniveau. Fracties beschouwen deze wijze van vergaderen/debatteren als onaantrekkelijk voor geïnteresseerde kijkers.

Voorstel Deponeer in de 1ste termijn een voorlopig standpunt van de fractie, benoem waarom en geef ook aan waarover nog wordt getwijfeld. Gebruik vervolgens de 2e termijn het debat om te onderzoeken op welke punten consensus bereikt kan worden. Beperk u in het debat tot de hoofdlijnen! De raad is ervoor om de strategische kaders te stellen.

2/4

2.Wat gaat goed en moeten we behouden Fracties zijn het met elkaar eens dat de nieuwe werkwijze in voorbereiding op en tijdens vergaderingen ‘rust, ritme en regelmaat’ heeft gebracht. Zo worden de volgende zaken als prettig werken beschouwd: 

De agendacommissie;



Beschikbaarheid van raadsstukken vier weken vóór de commissievergadering;



Vaste sprekersvolgorde per raadscyclus in raads- en commissievergaderingen;



Eindtijd van 23.00 uur.

De griffie heeft het Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies aangepast op de nieuwe werkwijze van de raad. De vaste sprekersvolgorde geldt voor zowel de 1e termijn als de 2e termijn. 3.Wat kan beter en moeten we aanpassen Dat de Lange Termijn Planning (LTP) kan bijdragen aan overzicht en grip wordt door iedereen erkend maar nog niet als zodanig ervaren. Het ontbreekt nog aan een consequente, planmatige uitvoering. Na aanlevering van de planning en groslijst muteren veel onderwerpen waardoor ook de agendacommissie geconfronteerd wordt met last-minute aanpassingen voor de eerstvolgende cyclus. Eerder vergaderde de agendacommissie vóór de laatste B&W-vergadering, en dus aanlevering van stukken, voor de eerstvolgende raadscyclus. Door de agendacommissie te plannen op de eerste donderdag ná genoemde laatste B&W-vergadering voor aanlevering, staat vast welke stukken daadwerkelijk behandeld gaan worden waardoor mutaties slechts nog uitzonderingen zijn. De vergaderkalender is op dit punt aangepast. Daarnaast kan de LTP ook veel beter door de raad worden benut om onderwerpen actief te agenderen voor beeld- of oordeelsvorming (zie ook strategische agenda). Ten aanzien van de startnotities wordt opgemerkt dat het goed is dat de raad aan de start van beleidsvorming wordt gevraagd kaders mee te geven.

Echter, het zijn er veel, enige prioritering op zwaarte van onderwerp ontbreekt en de kwaliteit van de notities verschilt. Daarnaast zijn de notities vaak te inhoudelijk en op het niveau van uitvoering.

3/4

Voorstel De raad kan, op basis van haar strategische agenda, het college meegeven over welke onderwerpen / thema’s zij een startnotitie wenst. De raad kan vervolgens voorafgaand raadsdialogen of inspreektafels organiseren, om zich zo breed te laten informeren en beeldvorming ontstaat. Bij behandeling van een startnotities kunnen dan vervolgens duidelijke kaders worden meegegeven die de Vughtse politiek kleuren. Voor onder andere het stellen van technische vragen alsmede het indienen van moties en amendementen, hebben we met elkaar procesafspraken gemaakt. Diverse fracties geven aan dat deze afspraken niet altijd fijn werken. Er moet ruimte zijn voor flexibiliteit. Evenwel is er begrip voor het werk dat het met zich meebrengt voor de ambtelijke organisatie en griffie. Voorstel Het is niet de bedoeling dat procesafspraken gevoeld worden als ‘star’ en ‘bureaucratisch’. Ze moeten helpen om de kwaliteit van de inzet van raadsinstrumenten te vergroten. Het adequaat beantwoorden van vragen of het ambtelijk toetsen van een amendement kost tijd. Tijdsdruk ondermijnt de kwaliteit. De griffie roept u op om de griffie te raadplegen ‘aan de voorkant’. Met andere woorden, op het moment dat u voornemens bent om technische vragen te stellen of een motie/amendement op te stellen, neem ons mee zodat wij u kunnen helpen door u werk uithanden te nemen dan wel mee te denken over opzet en planning.

Wij kunnen dan ook makkelijker de ambtelijke organisatie voorsorteren op eventueel werk dat nog komt.

4/4