Bijlage - Eindrapport Rekenkamer Vught - Rekenkameronderzoek Procesverloop Meerjarige Projecten
Tekst van het document
Ook in de heroriëntatie worden scopewijzigingen onderzocht, waarin de taskforce N65 een rol speelt. Deze adviseert aan de stuurgroep, wat impliceert dat de stuurgroep, en daarmee indirect het college en de gemeenteraad, kan bijsturen op basis van dit advies. Bij het meerjarige project Het Kwartier heeft de raad al enkele keren besloten welke varianten en scenario's verder moeten onderzocht, waarmee de scope van het project enigszins lijkt te wijzigen. Het is in de beschikbare projectdocumentatie niet expliciet vastgelegd wie daarover besluit, maar de projectgroep informeert de raad via raadsinformatiebrieven en de raad kan vervolgens een keuze maken. Bij het meerjarige project De Speeldoos is bij wijzigingen in de scope bijsturing mogelijk vanuit het college en/of de raad. Van ieder project is een ruime en gedetailleerde hoeveelheid informatie te vinden in de besluitenhistorie, bijpraatmomenten, raadsinformatiebrieven en –voorstellen. Zo staat bij ieder besluitvormingsmoment van het desbetreffende meerjarige project een besluitenhistorie, waarin de details over eerdere besluiten nauwkeurig wordt toegelicht. Voor ieder beslismoment van de raad is een goed uitgewerkt raadsvoorstel opgesteld. In ieder raadsvoorstel (inclusief de bijlagen) wordt het voorstel beargumenteerd en worden de voorgaande besluiten steeds expliciet benoemd.
Om te kunnen bijstellen/bijsturen is de kwaliteit van de informatie van belang. Bij het meerjarige project N65 geeft een afvaardiging van de raad aan dat zij (zeer) veel informatie heeft gekregen om beslissingen te kunnen nemen, maar dat op bepaalde punten deze informatie soms onvolledig was, dat de kwaliteit van de informatie soms als onvoldoende werd ervaren en dat de conclusies uit de verschillende rapporten soms onvolledig of misleidend leken, met name van adviesbureaus.
23
Door verschillende raadsleden is tijdens de werksessie van 23 mei 2024 aangegeven dat je als raadslid niet in alles deskundig kunt zijn, en dat je als raad hierbij meegenomen moet worden door de adviesbureaus die onderzoek doen. Het moet duidelijk worden gemaakt wanneer welke besluiten er toe doen en dat de raad hierin goed ondersteund moet worden. Ook zaken als een onherroepelijk besluit moet voor de raad duidelijk zijn. Dit geldt ook voor het meerjarige project Het Kwartier. Overall wordt door een afvaardiging van de raad aangegeven dat het oordeel over de kwaliteit wel als subjectief bestempeld moet worden. Voor het meerjarige project De Speeldoos geeft een afvaardiging van de raad aan dat zij goed zijn geïnformeerd, maar het zien als een complex project om te controleren gezien de hoeveelheid informatie die zij krijgen en de escalaties die het project kenmerken door het voortdurende meningsverschil tussen het college en het bestuur van theater De Speeldoos. Zeker bij meerjarige projecten geldt dat het voor nieuwe raadsleden enige tijd kost voordat ze de achtergronden en nuances van de meerjarige projecten voldoende hebben doorgrond om hun controlerende rol voor dit project in te kunnen vullen.
3. Op welke wijze is er actief invulling gegeven aan stakeholdermanagement en wat heeft dit betekent voor de uitvoering van het project. Ook voor deze onderzoeksvraag geldt dat de drie meerjarige projecten zich nog bevinden in de planfase c.q. oriëntatiefase en hebben deze om verschillende redenen nog niet de uitvoeringsfase bereikt. De beantwoording van deze onderzoeksvraag richt zich derhalve op de voorbereiding en niet op de uitvoering van het project. Er is bij de drie meerjarige projecten op diverse manieren uitgebreid invulling gegeven aan stakeholdermanagement. Bij de aanvang zijn Initiële behoeftenonderzoeken en participatietrajecten uitgevoerd, waarbij belangen en wensen van de beoogde doelgroepen en derden in kaart zijn gebracht. Gedurende de meerjarige projecten zijn voor de verschillende varianten en scenario’s aanvullende onderzoeken en activiteiten uitgevoerd om visies en zorgen van betrokkenen in kaart te brengen en te begrijpen. Input en standpunten zijn meegenomen in de uitwerking van de scenario’s en alternatieven en meegewogen in de besluitvorming. Er zijn maar enkele signalen dat stakeholdermanagement niet volledig heeft plaatsgevonden, zoals bij het meerjarige project De Speeldoos, waarbij twee partijen aangeven niet te zijn meegenomen in de onderzoeken over hun huisvesting.
24
7
Conclusie en aanbevelingen
Conclusies Middels dit onderzoek heeft de rekenkamer getracht de meerjarige projecten onderling te vergelijken om inzichtelijk te maken of projecten specifiek zijn of dat er generieke problematiek speelt. Uit het onderzoek kan geconcludeerd worden dat de problematiek betreffende de lange looptijd van de projecten specifiek is. In zijn algemeenheid kan worden aangegeven dat sprake is van een zorgvuldige voorbereiding. Zo is het meerjarige project N65 een omvangrijk en gecompliceerd traject waarvoor vele onderzoeken zijn uitgevoerd om te komen tot bestemmingsplannen. De vernietiging door de Raad van State op 21 december 2022 heeft ervoor gezorgd dat de looptijd nog aanzienlijk toeneemt. Het meerjarige project Het Kwartier wordt gekenmerkt door een reeks van verschillende scenario’s en varianten waarvoor steeds de nodige onderzoeken uitgevoerd moesten worden, wat zijn weerslag heeft op de looptijd. Het voortdurende meningsverschil tussen het bestuur van de stichting Theater de Speeldoos en het college speelt een aanzienlijke rol in de looptijd van het meerjarige project De Speeldoos.
De gemene deler tussen deze meerjarige projecten N65 en Het Kwartier is dat, ondanks de ruime en gedetailleerde hoeveelheid informatie die te vinden is in de besluitenhistorie, bijpraatmomenten, raadsinformatiebrieven en –voorstellen (inclusief bijlagen), de kwaliteit van de informatie door een afvaardiging van de raad als onvoldoende wordt bestempeld. Vooral bij het meerjarige project Het Kwartier heeft dit een impact op de looptijd, waarbij het maken van een definitieve keuze door de raad een aantal keer is opgeschoven door het opvragen van extra informatie en het uitwerken van meer scenario’s en varianten. Er wordt door de raad wel een kanttekening geplaatst bij de terugkoppeling over de kwaliteit, omdat de raadsleden niet altijd gespecialiseerd zijn op alle onderwerpen en het oordeel over de kwaliteit als subjectief bestempeld moet worden. De kwaliteit van de informatie is een aandachtspunt, waarbij van belang is dat de raad voldoende wordt meegenomen in keuzes en de impact van de beslissingen die door haar worden genomen. Zeker als deze onomkeerbaar zijn en dus bijstelling en bijsturing lastig zijn. Daarnaast kan geconcludeerd worden dat het risicomanagement wisselend wordt toegepast. Het stakeholdersmanagement wordt goed toegepast. Er is sprake van betrokken partijen en een actieve maatschappelijke betrokkenheid van de raad.
Er worden (aanvullende) onderzoeken en activiteiten uitgevoerd om visies en zorgen van betrokkenen in kaart te brengen en te begrijpen. Input en standpunten zijn meegenomen in de uitwerking van scenario’s en alternatieven worden meegewogen in de besluitvorming. Het ontbreken van standaardmethoden en technieken voor projectmatig werken lijkt geen impact te hebben op de problematiek betreffende de lange looptijd.
25
Aanbevelingen 1. Vastgelegd institutioneel geheugen Borg het institutioneel geheugen in de ambtelijke organisatie (AO) en zorg tegelijkertijd dat de gemeenteraad periodiek samenvattingsdocumenten ontvangt met duidelijke tijdlijnen en beslismomenten. De besluitenhistorie en voorgeschiedenis liggen dan goed vast bij het bestuur en ambtelijke organisatie en voor de raad biedt het een belangrijke geheugensteun bij (latere) menings- en besluitvorming. (Dit gaat verder dan wat nu in raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven staat met onder andere besluitenhistorie en voorgeschiedenis). 2. Raad stelt kaders De raad mag bij de start van een project duidelijker zijn in haar doelstellingen en scope door antwoord te geven op de volgende drie vragen: • Wat is gerealiseerd wanneer het raadsvoorstel is uitgevoerd en opgeleverd? • Voor wie wordt dit gerealiseerd? • Wat mag het (maximaal) kosten? Door de antwoorden op deze vragen SMART* te formuleren worden duidelijke kaders gesteld in de doelstellingen en scope. Het biedt de raad de handvatten om gedurende een project te toetsen of de informatie die wordt aangereikt in kwaliteit en kwantiteit bijdraagt aan de beoogde doelstellingen en scope. * Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden 3.
Begeleiden raad bij het doorgronden van informatie en maken van keuzes Ondersteun de raad in het doorgronden van de veelheid van interne en externe informatie en in het maken van keuzes. Ook de impact van en de onomkeerbaarheid (point of no return) moet inzichtelijk zijn. Dit kan ook betekenen dat er meer contact tussen AO en gemeenteraad dient te zijn om de strategische keuzes helder te krijgen. Denk aan raadsdialogen. Het moet helder en scherp zijn waar de raad over beslist en dat ze zich daar ook van bewust is. Juist omdat de raad van Vught open staat voor alle stakeholders en maatschappelijk geëngageerd is, is interne borging essentieel. Kortom breng de raad, college en AO meer bij elkaar, met name bij de start (initiatieffase) van omvangrijke meerjarige projecten en geef in raadsvoorstellen aan: - Waarom de keuze van de raad in deze fase van belang is; - Of er sprake is van onomkeerbaarheid (point of no return); -
Wat zijn de vervolgstappen; Op welk moment wordt een volgend keuzemoment voorgelegd.
4. Aanvullende aanbeveling Hoewel dit niet specifiek een aanbeveling is voortvloeiende uit het onderhavige onderzoek, is het raadzaam een uniforme werkwijze te ontwikkelen van projectmanagement binnen de gemeente. Hiermee kan er ook meer uniformiteit worden aangebracht in de wijze waarop wordt omgegaan met risicomanagement. Voor projectmanagement zijn allerlei systemen beschikbaar. Dit kan helpen bij een goede borging van de historie maar ook voor het helder hebben en houden van doelstelling, scope, bijsturingen etc.
26
Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording Onderzoeksopzet De onderzoeksactiviteiten zijn opgedeeld in 3 hoofdfasen: voorbereiding, uitvoering en afronding, welke een eindrapportage moeten opleveren.
Voorbereiding
Voor aanvang van het daadwerkelijke onderzoek zijn door middel van een startbespreking met EIFFEL en de rekenkamer op 11 april 2024 de onderzoeksobjecten afgekaderd. In deze startbespreking is het beoordelingskader besproken en vastgesteld. Het beoordelingskader bestaat uit twee onderdelen; onderzoeksvragen en toetsingskader (opgenomen in H2 en bijlage 2). De onderzoeksvragen bestaan uit de specifieke aandachtsgebieden van het onderzoek. Het toetsingskader geeft weer hoe deze onderzoeksvragen d.m.v. het onderzoek worden getoetst en/of beantwoord. Het onderzoek heeft zich beperkt tot de beschikbare documentatie en de kennis van de te interviewen personen van de gemeente Vught. De benodigde documentatie is verzameld en geclusterd klaargezet in iBabs. Een laatste aanvulling heeft plaatsgevonden naar aanleiding van de startbespreking. De te interviewen personen zijn in kaart gebracht en hiervoor zijn afspraken ingepland.
Uitvoering
Documentatieonderzoek Het uitvoeren van een documentatieonderzoek voor de 3 meerjarige projecten en het uitwerken van de resultaten. Het documentatieonderzoek is uitgevoerd van 15 april tot 30 april 2024. Interviews De geïnterviewde personen zijn: Naam Ambtelijke organisatie Naber Roelof Edgar Bon Bart-Jan Kouwenhoven Bestuurders Mark du Maine Nino de Lange Jos den Otter
Rol
Datum
Sr. Beleidsadviseur sociaal domein Sleutelfiguur De Speeldoos Projectleider gebiedsontwikkeling Sleutelfiguur Het Kwartier Programmamanager Rijksinfra Sleutelfiguur N65
14 mei 2024
Wethouder Portefeuillehouder N65 Wethouder Portefeuillehouder De Speeldoos Wethouder Portefeuillehouder Het Kwartier
21 mei 2024
14 mei 2024 13 mei 2024
21 mei 2024 21 mei 2024
Uit de gesprekken met de ambtelijke organisatie zijn nog enkele documenten aan het documentatieonderzoek toegevoegd.
27
Sessie met afvaardiging raad Op 23 mei 2024 heeft een sessie met een afvaardiging uit de raad plaatsgevonden. In deze sessie stond de vraag of de raad over voldoende informatie beschikt om zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren bij de geselecteerde meerjarige projecten centraal. Partij Gemeentebelangen VVD PvdA-GroenLinks CDA D66 SP Fractie Rasenberg SamenLokaal Niet aanwezig Progressief Liberaal Vught
Raadsleden Guus van Woesik Nathalie Pullens Ton van der Vossen Rutger Jans Dion Meuwissen Ayah Yacoub Désirée Rasenberg Martien Vromans Joris Vrensen
Concept eindrapport Het combineren van de verkregen informatie tot een eindrapportage (werkwijze, bevindingen, conclusies en aanbevelingen) inclusief de bespreking van het concept eindrapport met EIFFEL en de rekenkamer op 10 juni 2024. Na vaststelling van het concept eindrapport door de rekenkamer is de ‘ambtelijke hooren wederhoorprocedure’ gestart. Hierin kunnen betrokkenen op- of aanmerkingen maken op het concept eindrapport. De hoor- en wederhoor met de ambtelijke organisatie start middels een sessie. Deze hoor- en wederhoorsessie heeft op 17 juni 2024 plaatsgevonden. De opmerkingen zijn door EIFFEL met de rekenkamer besproken en al dan niet doorgevoerd in het definitieve eindrapport, welke eind juni wordt opgeleverd. Afronding Vervolgens wordt het definitieve eindrapport voor bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan het college van B&W. De planning voor dit traject is door de rekenkamer vanaf 24 juni 2024 opgepakt.
28
Bijlage 2. Beoordelingskader Onderzoeksvragen meerjarige projecten 1. Is er sprake van een zorgvuldige voorbereiding van projecten en is de uitvoering in voldoende mate geborgd in de organisatie? 2. Op welke wijze is er in de projectaanpak aandacht besteed aan: a. Risicomanagement; b. Mogelijkheden voor bijstelling/bijsturing indien actuele ontwikkelingen daarom vroegen; 3. Op welke wijze is er actief invulling gegeven aan stakeholdermanagement en wat heeft dit betekent voor de uitvoering van het project.
Toetsingskader meerjarige projecten 1. Doelstellingen
Onderzoeksvragen 1 1
1.1 Is er een probleemanalyse? 1.2 Zijn er alternatieven? Zo ja, onderbouwd waarom alternatieven afvallen? 1.3 Zijn er outcomedoelstellingen? Zijn deze toetsbaar? 1.4 Zijn er outputdoelstellingen? Zijn deze toetsbaar? 2. Reikwijdte (scope)
1 1
2.1 Wat valt er wel en niet onder het project? (Projectdefinitie) 2.2 Is er ruimte voor scopewijzigingen (kwaliteit, kosten, opbrengsten)? Zo ja, is er helder wie daarover besluit? 2.3 Is vastgelegd dat bij wijzigingen in scope (financiën, risico’s en tijd/planning) het college en/of de gemeenteraad kan bijsturen? 2.4 Is er flexibiliteit ten aanzien van kosten, opbrengsten en kwaliteit? 2.5 Is duidelijk wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) en derden zijn? En of en zo ja, hoe deze voorafgaand aan de besluitvorming zijn betrokken? 3. Sturing
1
3.1 Is duidelijk op welke grootheden het project wordt gestuurd? 3.2 Is duidelijk (over de looptijd van het project) wat de tussentijdse verantwoordingsmomenten en besluitvormingsmomenten zijn en wat de betrokkenheid van het college, de gemeenteraad, doelgroep(en) en derden daarbij is? 3.3 Is er een tijdschema waarin de verschillende projectfasen aan concrete data worden gekoppeld? 3.4 Is de kwaliteit van de verantwoordings- en besluitvormingsinformatie voldoende om te kunnen (bij)sturen en beslissen? 3.4 Bij nieuwe besluitvorming: wordt de besluitenhistorie toegelicht? Worden beslispunten expliciet geformuleerd? (Dus geen heel document
1
29
2
2
2 3
2
1
2
2
vaststellen, maar alleen afwijkingen van het eerder vastgestelde plan.) 4. Financiën 4.1 Is er een raming van kosten en opbrengsten? Zo ja, is ook aangegeven op welke wijze de raming tot stand is gekomen? 4.2 Is de wijze van financiering opgenomen? Zo ja, is de inpassing in de gemeentebegroting opgenomen? 4.3 Zijn er afspraken of voorstellen over compensatie van eventuele overschrijdingen? 4.4 Is de raming getoetst? (Second opinion intern en/of extern) 5. Risico’s
1
5.1 Is er een inventarisatie van risico’s? Zo ja, zijn de genoemde risico’s daadwerkelijk risico’s (of bijvoorbeeld scopewijzigingen)? Zo ja, worden de risico’s geclassificeerd in strategisch (bestuurlijk/draagvlak), tactisch (planning) en operationele (uitvoeringstechnisch) risico’s? 5.2 Is elk risico voorzien van een kans op optreden? 5.3 Worden per risico beheersmaatregelen (en bijbehorende kosten) genoemd? 5.4 Wordt aangegeven wat de financiële dekking is van de risico’s? 5.5 Is er sprake van een permanente actualisering van de risico’s? 6. Projectorganisatie, uitvoering en afsluiting
2 2
6.1 Is de projectorganisatie, zowel intern binnen de gemeente, als bij een eventuele externe uitvoeringsorganisatie helder omschreven? Denk hierbij aan een duidelijke AO/IC inclusief daarin geregelde toetsingsmechanismen en functiescheiding. 6.2 Zijn er audits/tussenevaluaties uitgevoerd? 6.3 Wordt een evaluatie uitgevoerd? Worden de gevolgde werkwijze, bereikte resultaten (en effecten), gemaakte kosten, gerealiseerde opbrengsten en uiteindelijke planning afgezet tegen het oorspronkelijke, danwel bijgestelde plan?
1
30
1
1 en 2 1
3
2 2 2 1 en 2
1 1
Bijlage 3. Beschikbaar gestelde documentatie N65 Raadsinformatiebrieven periode 2009 – heden •
2009.04.16 Raadsinformatiebrief Stand van zaken ontwikkelingen N65
•
2009.04.16 Bijlage bij RIB, Programma van ambities voor N65 en omgeving
•
2010.06.01 Stand van zaken Project Rijksinfra
•
2010.10.05 Stand van zaken bestemmingsplan N65
•
2010.10.18 Pilot N65
•
2011.06.22 Terugkoppeling BO MIRT inzake Pilot N65 (incl. bijlagen)
•
2015.11.20 N65 Verkenning keuzemogelijkheden
•
2016.01.12 MIRT verkenning N65. Uitkomst stuurgroep 17 dec 2015
•
2016.02.16 Proces voorkeursbeslissing project N65
•
2016.04.19 Vaststelling voorkeursalternatief en het proces N65 (incl. bijlagen)
•
2017.12.11 Stand van zaken project N65
•
2018.10.09 Rijksinfra stavaza (incl. bijlage)
•
2018.09.04 Rijksinfra evaluatie pilot De Vughtse aankoopregeling
•
2019.05.28 Verbeteren bereikbaarheid Kruishoeveweg e.o. (incl. bijlagen)
•
2019.06.03 Raadsinformatiebrief Ontwerpbestemmingsplan N65 (incl. bijlagen)
•
2019.09.03 RIB gevolgen uitspraak PAS voor PHS, N65
•
2020.12.15 Betaling Vughtse bijdrage reconstructie N65
•
2020.12.16 Betaling Vughtse bijdrage reconstructie N65
•
2021.09.17 Stand van zaken gunning reconstructie N65
•
2022.06.14 Aanpak herinrichting groen Rijksinfra Vught
•
2023.02.07 Stand van zaken reconstructie N65 Vught en Helvoirt en vervolg
•
2023.10.10 Stand van zaken proces aanvraag rood licht en camera’s N65
Raadsvoorstellen vanaf 2011 •
2011.11.10 Financiële strategie N65
•
2012.05.31 Geluidssanering N65
•
2012.09.20 Versneld opstarten geluidssanering rijksweg N65
•
2016.03.17 Vaststellen Visie N65 noord
•
2017.02.09 Gebiedsvisie N65 West Uitwerking
•
2017.06.15 Uitwerking amendement 22.12.2016 Vughtse Aankoopregeling
•
2017.06.15 Wijzigen bebouwde komgrens A65-N65
•
2018.02.08 Gebiedsvisie N65 West addendum buitengebied
•
2018.10.11 Rijksinfra – PHS – Fietstunnel Spoor – N65
•
2019.02.19 Bestuurlijke besluitvorming VKA+
•
2020.02.06 Wijzigingen komgrens A65-N65 obv voorkeursalternatief VKA+
•
2020.05.14 Gewijzigde vaststelling bestemmingsplan N65 Vught
•
2021.12.16 Besluit tot het nemen van een M.E.R.-beoordelingsbesluit
•
2022.07.21 Vaststelling bestemmingsplan N65 infiltratievoorziening
•
2023.04.06 Wijzigen toepassingsgebied De Vughtse Regeling door vernietiging bestemmingsplannen N65
•
2023.05.25 Intrekken bestemmingsplan ‘N65 infiltratievoorziening’
•
2024.02.01 Vervolg reconstructie N65 (incl. bijlagen) 31
Moties, amendementen, schriftelijke en technische vragen N65 •
Moties 2015 – 2023
•
Amendementen 2016 – 2022
•
Schriftelijke vragen 2015 - 2022
•
Technische vragen 2019 - 2023
Mededelingen en bijpraatmomenten •
2011.09.08 Ambtelijk bijpraat moment
•
2014.11.13 Ambtelijk bijpraat moment
•
2018.04.12 Ambtelijk bijpraat moment (20:00)
•
2019.05.09 Ambtelijk bijpraat moment (verkeerscijfers N65)
•
2020.06.11Animatiefilm N65 (agendapunt 14)
•
2021.03.04 Ambtelijk bijpraat moment (20:30)
•
2021.03.25 Reactie college op brief VughtParticipeert inzake reconstructie N65 (agendapunt 4)
•
2021.03.25 Mededeling – Foutieve stikstofberekening (agendapunt 6)
•
2021.03.25 Mededeling Rijksinfra – Wijzigingsbesluit geluid (agendapunt 11)
•
2021.03.25 Mededeling Rijksinfra – Uitspraak voorzieningenrechter over voorlopige voorziening bestemmingsplan N65 (agendapunt 19
•
2021.03.04 Ambtelijk bijpraat moment (20:30)
•
2021.07.15 Mededeling Rijksinfra – Gunningsbesluit N65 (agendapunt 8)
•
2022.10.06 Ambtelijk bijpraat moment (22:15)
•
2023.01.12 Mededeling – Stappenplan n.a.v. uitspraak Raad van State inzake N65 (agendapunt 17)
•
2023.03.06 Mededeling – Toezending opdrachtformulering en consultatiegesprekken v2 (agendapunt 3)
•
2023.03.09 Ambtelijk bijpraat moment (agendapunt 3)
•
2023.03.16 Duidingsdebat commissie (agendapunt 5.1)
Overig •
2016.07.27 Bestuursovereenkomst N65 Vught - Haaren
Het Kwartier Raadsinformatiebrieven periode 2020 – heden •
2020.06.02 Voortgang Integraal Huisvestingsplan
•
2021.12.21 IHP business case kindcentrum Het Kwartier
•
2023.10.12 Procesafspraken Het Kwartier
Raadsvoorstellen periode 2020 - heden •
2019.06.06 Uitbreiding openbare basisschool De Koningslinde
•
2019.09.12 Krediet voor 1e inrichting openbare basisschool De Koningslinde 2019
•
2021.02.11 Integraal Huisvestingsplan Onderwijshuisvesting 2020
•
2022.07.21 IHP business case kindcentrum Het Kwartier
•
2023.05.25 IHP business case integral kindcentrum Het Kwartier
Moties, amendementen, schriftelijke en technische vragen Het Kwartier 32
•
Moties 2018 – 2023
•
Amendementen 2016 – 2022
•
Schriftelijke vragen 2019 - 2022
•
Technische vragen 2022 - 2023
Mededelingen en bijpraatmomenten •
2019.03.21 Ambtelijk bijpraat moment (20:45)
•
2021.05.20 Ambtelijk bijpraat moment
•
2023.02.16 Ambtelijk bijpraat moment
•
2023.02.27 Mededeling college (agendapunt 28)
De Speeldoos Raadsvoorstellen en Raadsbrieven •
2017.11.15 Raadsvoorstel Onderzoek Berenschot Theater de Speeldoos (incl. bijlagen)
•
2017.11.15 Raadsbrief Onderzoek Berenschot Theater de Speeldoos
•
2018.12.18 Raadsvoorstel toekomst Speeldoos (incl. bijlagen)
•
2018.12.18 Raadsbrief toekomst Speeldoos
•
2019.04.18 Raadsvoorstel Toekomst Speeldoos (incl. bijlagen)
•
2019.04.18 Raadsbrief Toekomst Speeldoos
•
2019.12.12 Raadsvoorstel Cultuurnota 2020-2023 (incl. bijlagen)
•
2020.12.03 Raadvoorstel Samenwerkingsovereenkomst businesscase nieuwbouw sociaal cultureel centrum De Speeldoos (incl. bijlage)
Raadsinformatiebrieven •
2018.09.18 Beëindigingsbesluit budgetsubsidie Theater de Speeldoos en aanvulling procesdossier
•
2018.06.05 Procesdossier Speeldoos (incl. bijlage)
•
2019.12.19 Proces dossier Speeldoos
•
2020.01.15 Verwerving onroerend goed De Speeldoos (incl. reactie)
•
2021.07.20 Rapportage businesscase sociaal cultureel centrum De Speeldoos
•
2021.12.23 Businesscase nieuwbouw scc De Speeldoos
•
2022.02.08 Businesscase nieuwbouw scc De Speeldoos
•
2022.06.27 Businesscase nieuwbouw scc De Speeldoos
•
2022.09.21 Stand van zaken businesscase nieuwbouw scc De Speeldoos
•
2023.05.09 Terugkoppeling van het bestuurlijk overleg met De Speeldoos
Moties, amendementen, schriftelijke en technische vragen De Speeldoos •
2017.06.15 Motie Vreemd de Speeldoos
•
2021.09.30 Motie Onderzoek aanvullende scenario’s De Speeldoos
•
2023.02.01 Brief MDM mbt RV Businesscase De Speeldoos
•
2023.10.24 Brief Stichting Theater De Speeldoos – Toekomst De Speeldoos
Overig •
2020.03.12 Schematische procesbeschrijving De Speeldoos + bijlagen
•
2022.06.06 Brief aan College van BenW – Speeldoos Venvulas
33
Bijlage 4. Reactie college van B&W
34
35
Bijlage 5. Nawoord Reactie op collegebrief d.d. 17 september 2024 Vught, 20 september 2024 De rekenkamer heeft met belangstelling kennisgenomen van de reactie van het college op het rapport ‘Procesverloop Meerjarige Projecten’. Hartelijk dank voor uw reactie op ons onderzoeksrapport en de waardering voor de zorgvuldigheid van ons onderzoek, de gespreksvoering en de rapportage. We stellen het op prijs dat u de bevindingen en aanbevelingen als een constructieve basis ziet om verbeteringen door te voeren. Projectmatig werken / projectmanagement Wij nemen met genoegen kennis van uw erkenning dat projectmatig werken verder ontwikkeld moet worden en dat de implementatie hiervan al onderdeel is van het programma ‘Vught bouwt verder’. Het is positief om te horen dat dit proces reeds in gang is gezet. Informatievoorziening aan de raad Het feit dat het college zich bewust inzet om de raad goed te informeren en besluitvormingsmomenten expliciet te maken, zoals ook benoemd in aanbeveling 3, wordt door ons gewaardeerd. Voor rekenkamer Vught staat vast dat u de raad ruim en gedetailleerd heeft geïnformeerd. Wij constateren echter dat de raad, bij monde van een afvaardiging, de kwaliteit niet altijd voldoende te kunnen beoordelen en dat geldt ook voor de keuzes en impact van besluiten.
Daarom heeft Rekenkamer Vught aanbeveling 2 (Raad stelt kaders) en aanbeveling 3 (Begeleiden raad bij het doorgronden van informatie en maken van keuzes) opgesteld. Ons uitgangspunt is dat de informatie die aan de raad wordt verstrekt, beter te doorgronden moet zijn. Samenspel Het is goed te lezen dat uw college onze conclusies onderschrijft. Wij moedigen het college dan ook aan om in gesprek te gaan met de raad en de ambtelijke organisatie zodat dit samenspel geoptimaliseerd kan worden. Proces van afronding van het onderzoek Uw suggestie om het proces van afronding van een onderzoek te heroverwegen nemen wij serieus. Tijdens de raadsdialoog van 5 september gaven wij reeds aan dat wij ons ervan bewust zijn dat dit niet de gebruikelijke volgorde is. Bij toekomstige onderzoeken zullen wij eerst wederhoor toepassen, zodat we alle standpunten zorgvuldig kunnen worden meegenomen, voordat we onze bevindingen presenteren. Wij hebben een raadsvoorstel opgesteld, waarin wij de gegeven aanbevelingen omzetten in conceptbesluiten voor uw raad. Rekenkamer Vught
36
Bijlage 6. Vraag en Antwoord n.a.v. de raadsdialoog van 5 september Vught, september 2024 Vraag: Tijdens de raadsdialoog van 5 september werd aan Rekenkamer Vught de vraag gesteld in hoeverre raadsstukken (inclusief raadsinformatiebrieven, mededelingen, etc.) van de voormalige gemeente Haaren waren meegenomen in het onderzoek. Specifiek werd gevraagd naar de mate waarin deze stukken deel uitmaakten van de door de griffie aangereikte documenten en in hoeverre deze stukken beschouwd werden als onderdeel van de stukken van Vught. Antwoord: De Rekenkamer kan met betrekking tot deze vraag niet met zekerheid stellen welke raadsstukken van de voormalige gemeente Haaren specifiek zijn meegenomen. Wel is bekend dat de gemeenteraad van Haaren eind 2020 het bestemmingsplan voor Helvoirt heeft vastgesteld, waarna de gemeente Vught de verantwoordelijkheden heeft overgenomen. Met betrekking tot de besluitvorming over bijvoorbeeld financiële bijdragen, heeft de Rekenkamer in de officiële archieven van Vught geen stukken terug kunnen vinden die hier specifiek betrekking op hebben. Dit geldt ook voor de stukken uit de periode vóór de vaststelling van het bestemmingsplan. Veel onderzoeken die ten behoeve van bestemmingsplannen zijn uitgevoerd, waren echter gezamenlijk, en deze stukken zijn wel door de Rekenkamer in beschouwing genomen.
37