Bijlage - Beleidsvisie evenementen gemeente Vught

2025

BELEIDSVISIE EVENEMENTEN GEMEENTE VUGHT

INHOUD 1. Inleiding ........................................................................................................................................2 1.1 Aanleiding ................................................................................................................................2 1.2 Doel van de beleidsvisie............................................................................................................2 1.3 Leeswijzer ................................................................................................................................3 2.Evenementenlocaties .....................................................................................................................4 2.1 Private evenementenlocaties ....................................................................................................4 2.2 Publieke evenementenlocaties .................................................................................................4 2.3 Locatieprofielen .......................................................................................................................5 3.Vergunningen ...................................................................................................................................13 3.1 Vergunning of melding

............................................................................................................14 3.2 Geluidsvoorschriften ..............................................................................................................14 3.3 Evenementenkalender ............................................................................................................15 3.4 Evaluatie evenementen...........................................................................................................15 3.5 Jaarlijks herhalende vergunningaanvragen ...............................................................................16 4. Borging beleidsvisie .........................................................................................................................16

1

1. INLEIDING De gemeente Vught is trots op haar rijke geschiedenis en de vele evenementen die worden georganiseerd, zeker gezien de relatieve kleinschaligheid van onze gemeente. Jaarlijks vinden er meer dan 100 evenementen plaats. Variërend van kleine, evenementen zoals een buurtfeest, tot grote evenementen, zoals Koningsdag en Rebirth Festival. De evenementen zijn divers en omvatten muziekfeesten, activiteiten voor de jeugd, braderieën, verschillende tochten en wedstrijden. Om deze evenementen gestructureerd en veilig te laten verlopen, is het van belang de relevante regelgeving en uitgangspunten voor evenementen te bundelen in deze beleidsvisie. 1.1 AANLEIDING Op 1 januari 2021 werd een deel van de voormalige gemeente Haaren (Helvoirt) aan de gemeente Vught toegevoegd. Een gemeentelijke herindeling vraagt om een beleidsharmonisatie. Uit het harmonisatieplan bleek dat het Haarense beleid omtrent evenementen op verschillende punten specifiek is toegespitst op dat grondgebied, waardoor het niet eenvoudig toepasbaar is binnen de gemeente Vught. Bovendien heeft de gemeente Vught tot nu toe geen beleidsvisie op evenementen. De bestuurlijke opdracht is daarom de eerste beleidsvisie op evenementen voor de gemeente Vught op te stellen.

Op basis van de afspraken in het coalitieakkoord Vught 2023-2026 en het economisch en recreatief beleid is in 2024 deze beleidsvisie op evenementen vastgesteld. In Vught worden regelmatig lokale evenementen georganiseerd, zoals Beleef Vught, Koningsdag, JeugdAktief en sportwedstrijden. Evenementen spelen een belangrijke rol in het uitdragen van de identiteit van Vught en wat er in de gemeente te doen en te beleven is. Elke gemeente heeft behoefte aan levendigheid met ruimte voor activiteiten en evenementen. Ruimte voor ontmoeting en contact in de openbare ruimte draagt bij aan gezondheid, een goede sociale cohesie en helpt eenzaamheid te voorkomen. Daarnaast zorgen evenementen voor een gevarieerd vrijetijdsaanbod, naamsbekendheid en economische spin-off, waaronder relatieontwikkeling voor bedrijven. Hoewel evenementen veel voordelen bieden voor zowel inwoners als ondernemers, brengen ze ook risico’s en uitdagingen met zich mee, zoals geluidshinder, afval, beschadiging van de openbare ruimte, verstoring van de openbare orde, en verkeers- en parkeerdruk. Deze vormen van hinder kunnen niet onbeperkt plaatsvinden. De belangen van inwoners, bedrijven en instellingen in de gemeente Vught wegen zwaar. Daarom zijn in deze visie naast kansen ook regels en beperkingen voor evenementen opgenomen.

Deze visie weerspiegelt een zorgvuldige afweging van alle betrokken belangen en is leidend bij de concrete vergunningverlening voor evenementen. Bij de concrete vergunningverlening voor een evenement zullen bovendien de concrete belangen die daarbij betrokken zijn worden gewogen. 1.2 DOEL VAN DE BELEIDSVISIE Het doel van de beleidsvisie op evenementen is een integrale aanpak creëren die past bij de gemeente Vught en waarin een goede balans wordt aangehouden tussen reuring enerzijds en rust en leefbaarheid anderzijds.. Op basis van de afspraken in het coalitieakkoord Vught 2023-2026 en de daaruit voortgekomen startnotitie van 2 april 2024, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders, zijn enkele opdrachten geformuleerd. Hierbij horen de volgende doelstellingen: •

Wij willen evenementen op aangewezen locaties, onder meer in het centrum van Vught, ruimer toestaan en ervoor zorgen dat het omgevingsplan daarvoor geschikt wordt gemaakt. 2

•

Het evenementenbeleid wordt opgesteld in samenwerking met organisatoren en inwoners, met als doel passende evenementen op geschikte locaties in onze gemeente te organiseren.

Evenementen fungeren als het visitekaartje van onze gemeente en versterken de gebiedspromotie en het toerisme. De omgevingsvisie benadrukt de behoefte aan levendigheid, ontmoetingen en activiteiten die bijdragen aan gezondheid en sociale cohesie. Eén van de belangrijkste punten voor het organiseren van een evenement is lokaal draagvlak. Lokale initiatieven, evenementen die met lokale vrijwilligers werken, kunnen rekenen op draagvlak en leveren een niet te onderschatten bijdrage aan de sociale cohesie binnen de gemeente. Lokaal draagvlak bestaat ook uit overleg met en (tijdig) informeren van de omgeving van een evenement, bijvoorbeeld door middel van het organiseren van een informatiebijeenkomst met een aankondiging in één of meer relevante huis-aan-huisbladen en/of het verspreiden van informatiebrieven met de kerngegevens en contactgegevens van het evenement en de organisatie. Dit ook weer in combinatie met de aankondiging van het evenement, met bepaalde gegevens, in één of meer relevante huis-aan-huisbladen. Dit positieve beeld van evenementen wordt bevestigd door participatiebijeenkomsten met inwoners en organisatoren, evenals de enquête die is uitgezet onder bezoekers. Onze recreatie- en toerismestrategie richt zich erop toeristen, recreanten en inwoners langer te laten blijven, meer te laten besteden en vaker terug te laten komen.

We omarmen evenementen die hierbij aansluiten. Deze visie biedt duidelijkheid aan zowel bewoners als organisatoren over wat kan en mag, wat verwacht kan worden en aan welke voorwaarden een evenement in de gemeente Vught moet voldoen. Als gemeente borgen wij de leefbaarheid en veiligheid rondom en tijdens evenementen zo goed als mogelijk. Hierdoor wordt een goede balans gewaarborgd tussen levendigheid enerzijds en rust en leefbaarheid anderzijds. 1.3 LEESWIJZER Deze beleidsvisie biedt inzicht in het proces van het organiseren van evenementen in de gemeente Vught, met speciale aandacht voor het waarborgen van veiligheid tijdens deze evenementen. De hierboven genoemde doelstellingen zijn uitgevoerd door openbare evenementenlocaties aan te wijzen en bijbehorende locatieprofielen op te stellen, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Daarnaast zijn in het hoofdstuk “vergunningen” de verbeteringen van de vergunningsprocedure uitgewerkt. Tot slot is beschreven de doelstellingen van deze beleidsvisie worden geborgd door de betrokken partijen.

3

2.EVENEMENTENLOCATIES De gemeente Vught onderscheidt twee typen evenementenlocaties: private en publieke. Het verschil tussen beide ligt voornamelijk in het eigendom en de verantwoordelijkheid voor het beheer van de locatie. Private locaties bevinden zich op grond van particulieren of bedrijven, zoals privéterreinen of commerciële locaties, en pachtgronden. Hoewel de eigenaar verantwoordelijk is voor het beheer, zijn evenementen op private locaties onderhevig aan gemeentelijke vergunningen en regels, zoals geluidseisen, veiligheids- en verkeersmaatregelen, de APV en de in de bestemming specifieke vastgelegde regels. Publieke locaties bevinden zich op gemeentegrond, zoals parken, pleinen en andere openbare ruimten. Deze vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente, die de vergunningverlening, het beheer en het toezicht op de naleving van regels en afspraken verzorgt. Voor het gebruik van deze locaties gelden specifieke eisen om de veiligheid, bereikbaarheid en overlastbeperking voor omwonenden te waarborgen. De gemeente speelt een actieve rol bij het vaststellen van de voorwaarden waaronder evenementen mogen plaatsvinden, inclusief de toepassing van ruimtelijke en milieuregelgeving. Naast de publieke en private locaties worden er ook evenementen georganiseerd op andere locaties die daar niet specifiek voor bedoeld zijn, zoals bij een sporttoernooi.

Voor deze locaties gelden ook de regels uit de APV en de vastgelegde bestemmingsregels voor de organisatie van evenementen. Kortom, bij publieke locaties is de gemeente zowel eigenaar als vergunningverlener, terwijl de gemeente bij private locaties vooral optreedt als toezichthouder en verantwoordelijk is voor de vergunningverlening. 2.1 PRIVATE EVENEMENTENLOCATIES De gemeente Vught kent evenementenbestemming:

de

volgende

private

evenementenlocaties

met

een

specifieke

1. Fort Isabella; 2. De IJzeren Man; 3. Agrarisch terrein met bestemming evenementen in Helvoirt. Hier wordt het Rebirth Festival georganiseerd. Dit is vastgelegd in het bestemmingsplan Buitengebied Vught 2022 en is opgenomen in de omgevingsvisie. In de omgevingsvisie zijn locatiegebonden aanvullende voorwaarden opgenomen voor het organiseren van evenementen. De gemeente Vught streeft ernaar deze locaties, met de huidige locatieprofielen als evenementenlocaties te behouden. De locatieprofielen van deze locaties zijn opgenomen in de omgevingsvisie en bestemmingen. Voor private locaties zonder evenementenbestemming, maar waar wel evenementen worden georganiseerd, is bij de vergunningsaanvraag een ruimtelijke onderbouwing vereist. 2.2 PUBLIEKE EVENEMENTENLOCATIES De gemeente Vught wil het organiseren van evenementen stimuleren. Dit wil de gemeente doen door publieke evenementenlocaties te faciliteren. Voor de gemeente Vught betreft het de volgende publieke evenementenlocaties: • •

het centrum van Vught het Lidwinaveld in Vught 4

• • •

het Reeburgpark in Vught het terrein van D’n Inbreng in Helvoirt het veld achter The Battle Axe in Cromvoirt

Deze publieke evenementenlocaties zijn gekozen op basis van de aanwezige faciliteiten voor evenementen, de ligging en/of het veelvuldige eerdere gebruik van deze locaties voor evenementen. De locaties moeten ruimtelijk onderbouwd worden vastgelegd als evenementenlocatie in de omgevingsplannen. Met de ruimtelijke onderbouwing worden eisen en voorwaarden vastgesteld op basis van onderzoeken die de belastbaarheid van de omgeving bij evenementen toetsen. Totdat de locaties zijn vastgelegd in omgevingsplannen, komt de verantwoordelijkheid voor de onderzoeken en onderbouwing en de eventuele aanvraag van een omgevingsvergunning bij de organisatoren van elk evenement te liggen. Een uitzonderlijke publieke locatie is de locatie voor het repeterende evenement van Jeugd Aktief. Deze is vastgelegd in het bestemmingsplan Vught Noord 2022 en is opgenomen in de omgevingsvisie. Voor deze locatie geldt dat deze exclusief voor de activiteiten van Jeugd Aktief beschikbaar is. Voor het Stadhouderspark, waar een klein deel van de activiteiten van Jeugd Aktief plaatsvindt, en het overnachten bij dit maatschappelijk evenement gelden werkafspraken tussen organisator en de gemeente Vught.

Wat doen we concreet? Om de evenementenorganisatoren te ondersteunen, stelt de gemeente Vught budget en capaciteit beschikbaar om de publieke evenementenlocaties ruimtelijk te borgen, zodat de verantwoordelijkheid voor de onderzoeken en onderbouwing niet bij de organisatoren komt te liggen. Het bestuur van het HelvoirThuis heeft de wens uitgesproken om het openbare terrein tegenover het dorpspunt ook te gebruiken als publieke evenementenlocatie. Het organiseren van evenementen op deze locatie vergroot de levendigheid van de dorpskern. Het bestuur ziet hiervoor voldoende potentiële gebruikers, zoals de harmonie, Vereniging 55plus, de Dr. Landman Basisschool en het bejaardencentrum De Leyehof. Er is echter nog geen ervaring met het organiseren van een verscheidenheid aan evenementen op deze plek, en de locatie is nog niet voorzien van faciliteiten, behalve die in het HelvoirThuis zelf, en inrichting voor evenementen. De gemeente zal eerst samen met het bestuur van het HelvoirThuis, potentiële gebruikers en omwonenden deze locatie inventariseren. Als deze locatie net zo kansrijk blijkt te zijn als de andere publieke evenementenlocaties, volgt er in 2026 een voorstel voor de ruimtelijke borging en inrichting van deze locatie. Dit vergt echter meer voorbereidend werk dan bij de andere locaties.

2.3 LOCATIEPROFIELEN De locatieprofielen beschrijven wat wij wel en niet toe willen staan op deze evenementenlocaties. Het locatieprofiel fungeert als blauwdruk voor de ruimtelijke onderbouwing en de inrichtingsopgave van de evenementenlocatie. De locatieprofielen zijn opgesteld op basis van de locatie-eigenschappen en de uitkomsten van de participatiebijeenkomsten met omwonenden. Deze bijeenkomsten zijn voorafgaand aan het maken van deze beleidsvisie georganiseerd. Door middel van participatiesessies hebben we input verzameld van zowel de omwonenden als de organisatoren, waardoor we een beter beeld kregen van de wensen, zorgen en verwachtingen rondom het gebruik van deze locaties. Ook zijn de locaties in het verleden vaker 5

gebruikt voor evenementen, wat heeft geleid tot waardevolle inzichten over de haalbaarheid en impact van dergelijke activiteiten. De plattegronden van de locaties zijn te vinden in bijlage 3. Elke evenementenlocatie zal aan ruimtelijke en wettelijke voorwaarden moeten voldoen. Hiervoor wordt iedere locatie onderzocht op geluidsoverlast, verkeer, veiligheid, natuur- en milieueffecten. Deze onderzoeken helpen ons te waarborgen dat de locaties op een verantwoorde manier kunnen worden gebruikt voor evenementen, rekening houdend met zowel de omgeving als de organiserende partijen. Op deze manier streven we ernaar een evenwicht te vinden tussen het stimuleren van culturele en recreatieve activiteiten en het behoud van een leefbare en veilige omgeving voor de buurt. Op de publieke evenementenlocaties stellen we daarom ook een maximumaantal evenementendagen voor per locatie als verruiming. Het maximum aantal dagen per beoogde locatie is in de afgelopen jaren niet bereikt. Mocht deze verruiming te ruim blijken, dan passen we dit tussentijds of bij de ruimtelijke borging naar beneden aan. HET LIDWINAVELD, VUGHT

Algemeen Het Lidwinaveld in Vught bestaat uit een grasveld met aangrenzend verharding en heeft een oppervlakte van 8063m2. Op de locatie zijn een skatebaan, speeltuin en zendmast aanwezig. Hier worden jaarlijks evenementen georganiseerd als het circus en de kermis. Aantal evenementen per jaar Op deze locatie beogen wij een maximaal aantal van 12 evenementen per jaar. Ter beeldvorming: in 2023 zijn er op deze locatie 7 evenementen georganiseerd. De evenementen kunnen van de classificatie A of B zijn.1 Er worden maximaal 7 evenementen met de classificatie B toegestaan op deze locatie per jaar. In de huidige situatie dient tussen ieder evenement minimaal twee weken rust te zitten, inclusief op- en afbouw activiteiten. Dit heeft te maken met het behoud van de kwaliteit van het veld, die in het geval van slechte weersomstandigheden hard achteruit gaat. Indien dit niet mogelijk is, worden de herstelwerkzaamheden door de gemeente uitgevoerd en betaald door de organisator. De tussenperiode kan verkleind worden door de ondergrond te verbeteren.

1 Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid VRBN -

https://www.vrbn.nl/publish/pages/33866/regionale_procesbeschrijving_evenementenveiligheid_oost-brabant_-_v1_0_definitieve_opmaak.pdf

6

Voertuigen van de organisatie, zoals trailers, dienen tijdens de duur van het evenement geparkeerd te worden op de evenementenlocatie of een private of afgestemde locatie. Deze mogen niet op de naastgelegen publieke parkeerplaatsen worden geparkeerd. Duur evenementen Evenementen gehouden op het Lidwinaveld hebben een maximale duur van 12 dagen, exclusief op- en afbouw. Dit in verband met de eventuele drank- en horeca vergunning die wordt afgegeven. De vergunning kan maximaal voor 12 dagen afgegeven worden en kan niet opnieuw verlengd worden. Een uitzondering op de maximale duur van het evenement kan gemaakt worden wanneer er een evenement plaatsvindt waarbij geen alcohol wordt geschonken. Wanneer een evenement langer duurt dan 5 dagen, wordt dit evenement voorafgaand bij de vergunningverlening integraal afgewogen en er wordt getoetst aan de punten: • • • •

leefbaarheid van de omgeving beperken van overlast capaciteit van toezichthandhaving verkeerstoegankelijkheid

logistieke stromen zoals afval Het maximum aantal dagen dat er per jaar een evenementenactiviteit plaatsvindt, is 80 dagen. Er is hier een mix van een- en meerdaagse evenementen gewenst. Faciliteiten Afvoer en riolering voor evenementen zijn op deze locatie niet aanwezig. Gebruikers van de locatie dienen momenteel zelf een pomp te regelen. Op een punt is een afvoer gemaakt, maar omdat dit punt onder het peil van de straat ligt, is een pomp nodig om het afvoerwater naar het vrij verval in de straat te pompen. Er is een stroomkast met een 3 fasen 80 ampère aansluiting aanwezig. Daarnaast zal het veld ook ingericht moeten worden met drainage, zodat er een goede waterhuishouding ontstaat en er geen water op het veld blijft staan. Wat doen we concreet? Eerst gaan we aan de slag met de ruimtelijke borging van deze locatie, zodat deze formeel als evenementenlocatie kan worden vastgelegd. Na deze eerste stap volgt een voorstel waarin diverse aanpassingen zijn opgenomen om de locatie optimaal in te richten. De gemeente Vught wil een vast pomp- en afvoersysteem installeren, zodat organisatoren geen pompen meer hoeven te huren. Daarnaast wordt voorgesteld om de stroomkast te verplaatsen en de ondergrond van het grasveld te verbeteren om de belastbaarheid bij evenementen te vergroten.

Eventuele verdere aanpassingen die uit de locatieonderzoeken naar voren komen, worden eveneens in dit voorstel meegenomen.

7

HET REEBURGPARK, VUGHT

Algemeen Het Reeburgpark in Vught is circa 7 hectare groot, met een grote vijver. De beoogde evenementenlocatie binnen het park heeft een oppervlakte van 2760m2. Aantal evenementen per jaar Vanuit participatie is gebleken dat er verdeeldheid bestaat over deze beoogde evenementenlocatie. Het merendeel van de participanten geeft aan het niet op prijs te stellen om het Reeburgpark aan te wijzen als evenementenlocatie. Het overige deel van de participanten is wel voorstander voor het houden van een aantal evenementen per jaar. De gemeente kiest er daarom voor om op deze locatie een zeer beperkt aantal evenementen toe te staan, namelijk: niet meer dan 4 evenementen per jaar. De evenementen kunnen van de classificatie A zijn. De mogelijkheden bestaan uit een kleine braderie, een klassiek concert of een openluchttheater. Omdat de programmering van evenementen in het Reeburgpark slechts kleine A evenementen betreft, die niet langer dan een dag mogen duren, moeten de organisatoren in de ochtend opbouwen en einde van de dag weer afbouwen. Voertuigen van de organisatie, zoals trailers, dienen tijdens de duur van het evenement geparkeerd te worden op een private of afgestemde locatie. Deze mogen niet op de publieke parkeerplaatsen rondom het Reeburgpark worden geparkeerd. Duur evenementen Evenementen gehouden in het Reeburgpark hebben een maximale duur van 1 dag, inclusief op- en afbouw.

Faciliteiten Er zijn een wateraansluiting en een stroomkast met een 3 fasen 80 ampère aansluiting aanwezig. Een afvoersysteem voor evenementen is op deze locatie niet aanwezig. Wat doen we concreet? Eerst gaan we aan de slag met de ruimtelijke borging van deze locatie, zodat deze formeel als evenementenlocatie kan worden vastgelegd.

8

Na deze eerste stap volgt een voorstel waarin diverse aanpassingen zijn opgenomen om de locatie optimaal in te richten. De gemeente Vught wil een vast pomp- en afvoersysteem installeren, zodat organisatoren geen pompen meer hoeven te huren. Daarnaast wordt voorgesteld om de ondergrond van het grasveld te verbeteren om de belastbaarheid bij evenementen te vergroten. Eventuele verdere aanpassingen die uit de locatieonderzoeken naar voren komen, worden eveneens in dit voorstel meegenomen.

CENTRUM, VUGHT

Algemeen Het centrum van Vught heeft een oppervlakte van 17,5 hectare. Er vinden het gehele jaar door verschillende activiteiten plaats, waaronder: Koningsdag, Carnaval, Festival Futura en Beleef Vught. Het centrumgebied wordt qua evenementenlocaties opgesplitst in twee gebieden, namelijk: Maurickplein en centrum overig. Aantal evenementen per jaar Wij beogen een maximaal aantal van 12 evenementen voor het Maurickplein en 12 evenementen voor het overige centrumgebied per jaar. Deze hoeveelheid aan evenementen is gekozen, omdat tijdens carnaval op meerdere locaties in het centrum tegelijk A evenementen georganiseerd worden, Ter beeldvorming: in 2023 zijn er in het hele centrum in totaal 10 evenementen met de classificatie B en een aantal evenementen met classificatie A georganiseerd. Voertuigen van de organisatie, zoals trailers, dienen tijdens de duur van het evenement niet geparkeerd te worden op de publieke parkeerplaatsen in het centrumgebied. Duur evenementen Evenementen georganiseerd in het centrum van Vught hebben een maximale duur van 12 dagen. Dit in verband met de eventuele drank- en horeca vergunning die wordt afgegeven. De vergunning kan maximaal voor 12 dagen afgegeven worden en kan niet opnieuw verlengd worden. Een uitzondering op de maximale duur van het evenement kan gemaakt worden wanneer er een evenement plaatsvindt waarbij geen alcohol wordt geschonken.

Wanneer een evenement langer duurt dan 5 dagen, wordt dit evenement voorafgaand bij de vergunningverlening integraal afgewogen en er wordt getoetst aan de punten: 9

• • • • • •

leefbaarheid binnen het centrum voorkomen van inkomstenderving en/of belemmering voor winkeliers beperken van overlast capaciteit van toezicht en handhaving verkeerstoegankelijkheid logistieke stromen als afval

Het maximum aantal dagen dat er per jaar een evenementenactiviteit plaatsvindt in het gehele centrum, verspreid over de deellocaties, is 100 dagen. Er is hier een mix van eendaags- en meerdaagse evenementen gewenst. Faciliteiten Er is een stroomkast met een 3 fasen 80 ampère aansluiting aanwezig. Daarnaast maken organiserende horecaondernemers gebruik van hun eigen faciliteiten. Wat doen we concreet? Eerst gaan we aan de slag met de ruimtelijke borging van deze locatie, zodat deze formeel als evenementenlocatie kan worden vastgelegd. Na deze eerste stap volgt een voorstel waarin diverse aanpassingen zijn opgenomen om de locatie optimaal in te richten. Eventuele verdere aanpassingen die uit de locatieonderzoeken naar voren komen, worden eveneens in dit voorstel meegenomen. D’N INBRENG, HELVOIRT

Algemeen D’n Inbreng in Helvoirt bestaat uit een grasveld met een totaal oppervlakte van 2480m2 gekoppeld aan buurthuis D’n inbreng. Evenementen die hier jaarlijks plaatsvinden zijn onder andere: Helemaal Helvoirt, Koningsdag, Carnaval schooloptocht, Kindervakantieweek en Sinterklaas. Aantal evenementen per jaar Wij beogen een maximaal aantal van 12 evenementen per jaar. Ter beeldvorming: in 2023 zijn er op deze locatie in totaal 5 evenementen georganiseerd. De evenementen kunnen van de classificatie A of B zijn. Er worden maximaal 7 evenementen met de classificatie B toegestaan op deze locatie per jaar.

10

Duur evenementen Evenementen georganiseerd op deze locatie hebben een maximale duur van 12 dagen. Een uitzondering op de maximale duur van het evenement kan eventueel gemaakt worden wanneer er een evenement plaatsvindt waarbij geen alcohol wordt geschonken. Wanneer een evenement langer duurt dan 5 dagen, wordt dit evenement voorafgaand bij de vergunningverlening integraal afgewogen en er wordt getoetst aan de punten: • • • • •

leefbaarheid van de omgeving beperken van overlast capaciteit van toezicht en handhaving verkeerstoegankelijkheid logistieke stromen als afval

Het maximum aantal dagen dat er per jaar een evenementenactiviteit plaatsvindt is 80 dagen. Er is hier een mix van eendaags- en meerdaagse evenementen gewenst. Voertuigen van de organisatie, zoals trailers, dienen tijdens de duur van het evenement geparkeerd te worden op de evenementenlocatie of een private locatie. Deze mogen niet op de naastgelegen publieke parkeerplaatsen worden geparkeerd. Faciliteiten Op de locatie ontbreken een stroomkast, een wateraansluiting en een afvoersysteem voor evenementen. Er wordt gebruik gemaakt van de 3 fasen 80 ampère aansluiting vanuit het buurthuis. Deze locatie is als project opgenomen in het Burgerberaad G1000Helvoirt om het evenemententerrein klimaatadaptief te maken. Wat doen we concreet? Eerst gaan we aan de slag met de ruimtelijke borging van deze locatie, zodat deze formeel als evenementenlocatie kan worden vastgelegd. Na deze eerste stap volgt een voorstel waarin diverse aanpassingen zijn opgenomen om de locatie optimaal in te richten. Eventuele verdere aanpassingen die uit de locatieonderzoeken naar voren komen, worden eveneens in dit voorstel meegenomen. VELD BIJ THE BATTLE AXE, CROMVOIRT

11

Algemeen Het veld bij The Battle Axe in Cromvoirt bestaat uit een grasveld met een oppervlakte van 3750m2, gelegen aan de achterzijde van The Battle Axe. Jaarlijks worden hier evenementen georganiseerd als: Beach volleybal, Zomerconcert, Sinterklaasintocht en een rommelmarkt. Aantal evenementen per jaar Op deze locatie beogen wij een maximaal aantal van 12 evenementen per jaar. Ter beeldvorming: in 2023 zijn er op deze locatie in totaal 4 evenementen georganiseerd. In de huidige situatie dient tussen ieder evenement minimaal twee weken rust te zitten, inclusief op- en afbouw activiteiten. Dit heeft te maken met het behoud van de kwaliteit van het veld, welke in het geval van slechte weersomstandigheden hard achteruit gaat. Indien dit niet mogelijk is, worden de herstelwerkzaamheden door de gemeente uitgevoerd en betaald door de organisator. De tussenperiode kan verkleind worden met de verbetering van de ondergrond. De evenementen kunnen van de classificatie A of B zijn. Er worden maximaal 4 evenementen met de classificatie B toegestaan op deze locatie per jaar.

Duur evenementen Evenementen georganiseerd op deze locatie hebben een maximale duur van 12 dagen. Een uitzondering op de maximale duur van het evenement kan eventueel gemaakt worden wanneer er een evenement plaatsvindt waarbij geen alcohol wordt geschonken. Wanneer een evenement langer duurt dan 5 dagen, wordt dit voorafgaand bij de vergunningverlening integraal afgewogen en er wordt getoetst aan de punten: • • • • •

leefbaarheid van de omgeving beperken van overlast capaciteit van toezicht en handhaving verkeerstoegankelijkheid logistieke stromen als afval

Het maximum aantal dagen dat er per jaar een evenementenactiviteit plaatsvindt is 80 dagen. Er is hier een mix van eendaags- en meerdaagse evenementen gewenst. Voertuigen van de organisatie, zoals trailers, dienen tijdens de duur van het evenement geparkeerd te worden op de evenementenlocatie of een private locatie. Deze mogen niet op de naastgelegen publieke parkeerplaatsen worden geparkeerd. Faciliteiten Op deze locatie is er een stroomkast met een 3 fasen 80 ampère aansluiting aanwezig. Een afvoersysteem en wateraansluiting voor evenementen zijn op deze locatie niet aanwezig. De ondergrond van de evenementenlocatie is niet vlak. Dit kan voor het plaatsen van materiaal en/of het verstevigen van geplaatst materiaal voor problemen zorgen.

12

Wat doen we concreet? Eerst gaan we aan de slag met de ruimtelijke borging van deze locatie, zodat deze formeel als evenementenlocatie kan worden vastgelegd. Na deze eerste stap volgt een voorstel waarin diverse aanpassingen zijn opgenomen om de locatie optimaal in te richten. De gemeente Vught wil een vast pomp- en afvoersysteem installeren, zodat organisatoren geen pompen meer hoeven te huren. Daarnaast wordt voorgesteld om de ondergrond van het grasveld te verbeteren om de belastbaarheid bij evenementen te vergroten. Eventuele verdere aanpassingen die uit de locatieonderzoeken naar voren komen, worden eveneens in dit voorstel meegenomen.

3.VERGUNNINGEN Vergunningen zijn essentieel voor het organiseren van evenementen, omdat ze zorgen voor een veilige en regelconforme uitvoering. Ze helpen de gemeente te controleren of het evenement geen problemen veroorzaakt en zorgen ervoor dat eventuele overlast binnen aanvaardbare begrenzingen blijft. Voor zowel de organisator als de gemeente biedt een vergunning duidelijkheid. Een professioneel vergunningensysteem draagt bij aan veilige en geslaagde evenementen. De belangrijkste wetgeving en vergunningsvoorschriften met betrekking tot evenementenlocaties en het organiseren van evenementen zijn opgesomd in bijlagen 1 en 2, zodat deze gemakkelijk te raadplegen zijn voor evenementenorganisatoren. Om de veiligheid en leefbaarheid tijdens evenementen te waarborgen, moeten organisatoren een vergunning aanvragen. Bij de vergunningsprocedure zijn, zeker bij grotere evenementen, ook andere instanties betrokken. Dit betreft zowel eigen procedures als regionale samenwerking met externe partijen, zoals de brandweer. De organisator van een evenement dient te allen tijde te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De gemeente en andere partijen, zoals de brandweer en de politie, zien hierop toe. De volgende paragrafen leggen uit hoe we het aanvragen van vergunningen voor evenementen gaan verbeteren en waarom we dat doen.

Dit doen we op basis van ervaringen van organisatoren en de ambtelijke organisatie. Het doel is om het aanvragen makkelijker en duidelijker te maken. Dit helpt zowel de organisatoren als de gemeente om beter samen te werken en zorgt voor veiligere evenementen. Wat doen we concreet? Op de gemeentelijke website vught.nl wordt de relevante wetgeving toegevoegd op de webpagina over evenementen. Voor de publieke evenementenlocaties voorzien vergunningsaanvraag webpagina van vught.nl.

wij

een

standaard

plattegrond

op

de

Ook worden de facilitaire middelen die de gemeente beschikbaar heeft voor evenementen, zoals dranghekken, toegevoegd aan de informatie op de gemeentelijke website vught.nl bij de webpagina over evenementen.

13

3.1 VERGUNNING OF MELDING Bij evenementen wordt een onderscheid gemaakt vergunningsplichtige (middelgrote en grote) evenementen.

tussen

meldingsplichtige

(kleine)

en

Melding Meldingsplichtige evenementen moeten voldoen aan de voorwaarden die zijn genoemd in artikel 2 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). De risico's van deze evenementen zijn zo klein dat ze zonder vergunning kunnen worden gehouden en dat kan worden volstaan met een melding. Hierdoor worden de administratieve lasten voor zowel de organisator als de gemeente sterk verminderd. Het doen van een melding kan via de lokale website van de gemeente Vught. Het systeem geeft automatisch een acceptatie van de melding wanneer aan de criteria is voldaan. Dit doen wij, zodat het proces voor passende evenementen snel kan verlopen. Wanneer niet aan de criteria wordt voldaan, is deze acceptatie ongeldig en kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. Wat doen we concreet? De APV en vergunningsvoorschriften worden gescreend op schijnbare tegenstrijdigheden omtrent evenementen. Deze wijzigingen worden aangepast in de APV, de eerstvolgende keer dat deze wordt bijgewerkt. Zo mogen meldingsplichtige evenementen niet worden gehouden op de rijbaan van een doorgaande weg, maar moet de organisator een verkeersplan aanleveren als de weg wordt afgesloten voor het evenement.

Deze tegenstrijdigheid wordt gewijzigd in de vergunningsvoorschriften naar: Het is voldoende om het evenement te melden als: • Het evenement niet wordt gehouden op de rijbaan van een doorgaande weg, tenzij een verkeersplan is aangeleverd bij de gemeente Vught. Vergunning Voor evenementen waarbij een melding niet volstaat, moet een vergunning worden aangevraagd. Op grond van de APV is het verboden om zonder een evenementenvergunning een evenement te organiseren. Dit geldt voor zowel A-, B- als C-evenementen. Naast een evenementenvergunning, zijn er soms nog andere vergunningen of ontheffingen nodig. Denk bijvoorbeeld aan een ontheffing voor de verkoop van zwak alcoholische dranken en/of een ontheffing voor recreatief nachtverblijf. De vergunning wordt aangevraagd bij de gemeente Vught. U kunt een vergunning digitaal aanvragen via de gemeentelijke website.

3.2 GELUIDSVOORSCHRIFTEN Geluidshinder is, hoe subjectief ook, een belangrijke bron van ergernis, vooral voor bewoners en bedrijven. Zelfs wanneer de voorgeschreven geluidsnormen strikt worden nageleefd, kan er nog steeds sprake zijn van overlast. Om de verdeling van deze geluidshinder eerlijker te maken, heeft de gemeente Vught verschillende gebieden aangewezen waar evenementen mogen worden gehouden. Een bepaald geluidsniveau is nodig om het evenement goed te laten verlopen en om boven het achtergrondgeluid van het publiek uit te komen. Bij grotere locaties worden de geluidsnormen gemeten op de gevels van de dichtstbijzijnde woningen. Echter, op deze locaties liggen woningen vaak verder van het evenemententerrein dan bij de kleinere 14

locaties in de dorpskernen. De geluidshinder wordt gemeten op de dichtstbijzijnde woningen. Vallen deze metingen binnen de gestelde voorwaarden, dan is de hinder verder van de evenementenlocatie altijd minder groot, ondanks dat geluid in sommige gevallen ver kan reizen. Organisatoren zetten allerlei middelen in om de hinder zo veel mogelijk te beperken. Wat doen we concreet? Voor elke locatie worden specifieke geluidsnormen vastgesteld en beoordeeld. In de omgevingsplannen worden per publieke evenementenlocatie de maximale geluidsnorm opgenomen waarvoor een ontheffing kan worden verleend. Vanwege de aard en schaal van de evenementen, worden voor meldingsplichtige evenementen de tijden dat muziek afgespeeld mag worden verruimd toegestaan op vrijdag en zaterdag tot 00:00 uur in plaats van 23:00 uur. Ook voor het maatschappelijke evenement van Jeugd Aktief wordt besloten de muziek verruimd toe te staan tot 00:00 uur, zoals in de recente jaren ook is vergund. Deze wijzigingen worden aangepast in de APV, de eerstvolgende keer dat deze wordt bijgewerkt. 3.3 EVENEMENTENKALENDER Alle evenementen met de classificatie A, B en C worden op de regionale evenementenkalender van de Veiligheidsregio Noord-Brabant geplaatst. Op de kalender kunnen hulpdiensten in één oogopslag zien welke evenementen zich op die dag of in die periode afspelen.

Hiermee wordt het inzichtelijk of voor de evenementen voldoende capaciteit van de politie, brandweer en GHOR beschikbaar is. Melding plichtige evenementen hoeven niet op deze kalender te worden geplaatst. Als blijkt dat de druk op de hulpdiensten te groot wordt, kan de organisator van een evenement verzocht worden een andere datum te zoeken. Wat doen we concreet? Aan de vergunningsvoorwaarden wordt toegevoegd dat alle openbaar toegankelijke evenementen ook worden aangemeld op de lokale evenementenkalender op visitvught.nl. Zo kunnen inwoners en bezoekers de georganiseerde evenementen makkelijk online vinden.

3.4 EVALUATIE EVENEMENTEN Een evenement kan door omwonenden als overlastgevend worden ervaren. Door een zorgvuldige voorbereiding probeert de gemeente Vught eventuele overlast zoveel als mogelijk te voorkomen. De gemeente evalueert evenementen wanneer daar aanleiding voor is, met de organisator en de betrokken diensten. Daarbij worden onder andere klachtenregistraties beoordeeld en besproken. Het doel hiervan is onder meer om herhaling van overlast die vermeden kan worden, bij toekomstige evenementen zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, te voorkomen of te verminderen. Als er wettelijke gronden zijn overtreden en dit door handhaving of de politie is vastgesteld, vraagt de gemeente om een zienswijze. De evenementen met classificatie C worden altijd geëvalueerd. Van de evaluatie wordt een verslag opgesteld dat door namens de gemeente en de organisator wordt ondertekend.

15

Wat doen we concreet? Naast de evenementen die met een reden worden geëvalueerd, gaat de gemeente jaarlijks een beperkt aantal willekeurig gekozen evenementen evalueren samen met de organisator, ongeacht of er klachten zijn ontvangen. 3.5 JAARLIJKS HERHALENDE VERGUNNINGAANVRAGEN Bij het organiseren van evenementen is het essentieel om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Voor evenementen die jaarlijks in nagenoeg dezelfde vorm terugkeren, biedt de gemeente een vereenvoudigd aanvraagproces. Dit stelt organisatoren in staat om bij het indienen van hun vergunningaanvraag te verwijzen naar de inhoud van eerdere aanvragen. Deze aanpak bevordert niet alleen de efficiëntie van het aanvraagproces, maar zorgt ook voor een snellere afhandeling. Echter, om de continuïteit en kwaliteit van de evenementen te waarborgen, zijn er enkele voorwaarden aan verbonden. Organisatoren moeten aan alle onderstaande voorwaarden voldoen:: • • • • • • •

Het evenement heeft minimaal drie achtereenvolgende jaren plaatsgevonden. Het evenement heeft voldaan aan de gestelde voorwaarden in de evenementenvergunning De afgelopen drie jaren zijn er geen calamiteiten of gegronde klachten geweest rond dit evenement. De omvang van het evenement, de inrichting van het evenemententerrein, de bezoekersaantallen en het soort programmering zijn constant gebleven. De veiligheidsrisico's zijn gelijk gebleven. Elk jaar worden de contactgegevens van de organisator. Bij wijziging van wetgeving worden aanvullende gegevens opgevraagd.

Eventuele wijzigingen op de voorgaande evenementen, dienen 12 weken voorafgaand aan het evenement gemeld te worden. Als één of meerdere van bovengenoemde punten niet van toepassing zijn, dan geldt de standaard aanvraagprocedure voor een evenementenvergunning. Ook kan het college in afwijking van bovengenoemde voorwaarden besluiten tot het laten indienen van een volledige vergunningaanvraag. Zo garanderen we de kwaliteit en veiligheid van de evenementen in de vergunningen. Een uitzondering is gemaakt voor C evenementen. Deze dienen elk jaar een nieuwe vergunning aan te vragen. Wat doen we concreet? De gemeente Vught voert de jaarlijkse herhalende vergunningen in.

4. BORGING BELEIDSVISIE De gemeente Vught wil haar beleidsvisie op evenementen waarborgen door vanaf 2025 een klankbordgroep samen te stellen die jaarlijks de beleidsvisie en het evenementenjaar bespreekt. Deze klankbordgroep bestaat uit vertegenwoordigers van evenementenorganisatoren, omwonenden en medewerkers van de gemeentelijke afdelingen Vergunningen en Handhaving. Door regelmatig overleg met deze diverse belanghebbenden wil de gemeente waarborgen dat de visie in de praktijk effectief wordt 16

uitgevoerd en blijft aansluiten bij de behoeften en wensen van alle betrokkenen. Het doel is om een constructieve dialoog te faciliteren, knelpunten tijdig te signaleren en gezamenlijk oplossingen te zoeken, zodat de evenementen in goede harmonie met de omgeving georganiseerd kunnen worden. Naast de inzet van de klankbordgroep worden de beoogde evenementenlocaties gewaarborgd door de gemeenteraad. Elke evenementenlocatie zal aan de gestelde ruimtelijke en wettelijke voorwaarden gaan voldoen, voordat deze kunnen worden goedgekeurd. De raad neemt de besluiten over de ruimtelijke procedures die bij de vaststelling van deze locaties komen kijken.

17