Bijlage 3c - Nota Vrijwilligersbeleid Avulo

Inleiding. Vrijwilligers nemen binnen Avulo een zeer belangrijke plaats in. Een van de kenmerken is dat alle werkzaamheden worden verricht door vrijwilligers. Binnen Avulo zijn dan ook veel vrijwilligers actief. Het aantal is redelijk constant. Binnen het bestuur bestaat het gevoel dat met betrekking tot vrijwilligers teveel aan het toeval en aan goede intenties wordt overgelaten. Van een consistent vrijwilligersbeleid is eigenlijk geen sprake. Er is duidelijk behoefte aan een doorgetimmerde visie op het vrijwilligerswerk binnen Avulo. Deze nota Vrijwilligersbeleid wil een basis gaan vormen voor het te voeren vrijwilligersbeleid Het doel van Avulo is vastgelegd in haar statuten en zou een uitgangspunt kunnen zijn voor het vrijwilligersbeleid, Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en onderschrijven of uitdragen. De basis voor een goed vrijwilligersbeleid vindt zich in punten als werving, waardering, begeleiding en ondersteunen, deskundigheidsbevordering en een goede rechtspositie. Het uiteindelijk goed inpassen van het vrijwilligersbeleid binnen Avulo dient te leiden tot een optimale bezetting van de verschillende functies binnen Avulo met goede gemotiveerde en deskundige vrijwilligers. In de hierna volgende inhoudsopgave ziet u de stappen waaruit het vrijwilligersbeleid is opgebouwd.

VA AV VAv v Inhoudsopgave 1 Werving en selectie van vrijwilligers 1.1 De werving stap voor stap plannen 1.2 Selectie van vrijwilligers: toepassen van selectiecriteria

1.2.1 Informatie aan de vrijwilliger/ Vrijwilligerswijzer 1.2.2 Het kennismakingsgesprek (intakegesprek) 2 Introductie van nieuwe vrijwilligers 2.1 Doel van de introductie

2.2 Afsluiting introductie 3 Begeleiding vrijwilligers 3.1 Begeleiding vrijwilligers en voortgangsgesprek 3.2 Deskundigheidsbevordering 3.3 Het exitgesprek 4 Rechtspositie van vrijwilligers 4.1 Registratie persoonlijke gegevens

4.2 Vrijwilligersovereenkomst/contract 4.3 Be indiging samenwerking 4.4 Informatievoorziening 4.5 Vergoedingen 4.6 Verzekeringen 4.7 Vrijwilligerswerk met een uitkering 4.8 Conflicten en geschillen

VA AV VAv 1

Avulo wil aantrekkelijk zijn voorvrijwilligers. Om die kwaliteit te kunnen bieden is zij in belangrijke mate afhankelijk van vrijwilligers. Zij moet over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken. Tevens moeten deze vrijwilligers voldoende gekwalificeerd zijn om hun taken aan te kunnen. Aan de binnenkomst van een vrijwilliger gaat een wervings- en selectieprocedure vooraf. Het is belangrijk dat Avulo de werving en selectie systematisch aanpakt. Daartoe kan het bestuur een wervings- en selectieplan opstellen, zodat steeds volgens hetzelfde stappenplan vrijwilligers worden aangetrokken. Een van de bestuursleden zou de taak van vrijwilligersco rdinator moeten hebben en bereidt de werving en selectie voor. Desgewenst kan door het bestuur een aparte vrijwilligersco rdinator worden aangesteld. 1.1 De werving stap voor stap plannen Een hulpmiddel bij het opzetten van de werving is een planningsoverzicht, waarin schematisch wordt weergegeven welke werkzaamheden, door wie en op welk moment worden ondernomen. Des te concreter de stappen zijn omschreven, des te beter zal het proces verlopen en des te gemakkelijker zal het zijn de gang van zaken te evalueren en hieruit leerpunten te halen voor de volgende keer.

Het planningsoverzicht omvat tenminste de volgende punten: de stappen die ondernomen moeten worden de acties of activiteiten die moeten worden uitgevoerd wie de betreffende actie moet{en) voorbereiden en uitvoeren het tijdstip waarop bepaalde werkzaamheden zijn voltooid hoe vaak en wanneer deze herhaald moeten worden of een vervolg moeten krijgen bij welke stap(pen) men gebruik kan/moet maken worden gemaakt van de mogelijkheden, kennis en vaardigheden van andere vrijwilligers of derden. Hierna wordt uitgewerkt welke stappen worden gezet bij het opzetten en uitvoeren van de werving: stap 1: Zicht op het vrijwilligersbestand Het is aan te raden periodiek het aanwezige vrijwilligersbestand te inventariseren en analyseren. Hoeveel vrijwilligers zijn er? Welke werkzaamheden verrichten ze? Hoeveel uren besteden ze aan het vrijwilligerswerk? Hoe is de man -vrouw verhouding van het bestand? Wat is de leeftijd van de vrijwilligers? Studeren of werken ze naast hun vrijwilligerswerk? Komen ze uit het werkgebied van de organisatie? Welke kwaliteiten, interesses en studies hebben de vrijwilligers? De antwoorden op deze vragen leveren een schat aan informatie op. stap 2: Tendensen in het vrijwilligersbestand Door de uitkomsten van meerdere ijkmomenten naast elkaar te zetten, krijgen we zicht op bepaalde tendensen:

het (geleidelijk) verloop van vrijwilligers de onderdelen van de organisatie waar het verloop het kleinst of het grootst is verjonging of veroudering van het vrijwiligersbestand

verkorting of verlenging van de duur van de periode van vrijwilligerswerk (b.v. opzeggen of verlengen vrijwilligerscontract) toe- of afname van het aantal vrouwelijke vrijwilligers enz.

VA AV VAv v De gegevens verkregen tijdens de ijkmomenten bieden informatie aan het bestuur van Avulo, die voor het vrijwilligersbeleid en met name voor de werving van belang is stap 3: Beslissing om te werven De voorgaande stappen kunnen leiden tot de beslissing om vrijwilligers te vragen of ze bereid zijn te werken in andere onderdelen van Avulo. Of wanneer de behoefte aan vrijwilligers niet met het huidige vrijwilligersbestand kan worden opgevangen een werving voor nieuwe vrijwilligers te starten. Het bestuur zal daartoe formeel het besluit nemen en het groene licht geven voor de voorbereiding en uitvoering. Het besluit om te werven, zal moeten volgen met een planmatig worden aangepakt. stap 4: Wervingsdoelen vaststellen Bepaal voor welke onderdelen of activiteiten binnen Avulo vrijwilligers nodig zijn. Maak een inschatting van de ureninzet per vrijwilliger en voor welke periode deze inzet gevraagd wordt. Stel voor elke vrijwilligerstaak een profiel op. In dit profiel wordt o.a. aangegeven: het geslacht, leeftijdscategorie en vereisten met betrekking tot kennis, ervaring en vaardigheden. stap 5: Vindplaatsen van de doelgroep Er zijn vele vindplaatsen van potentiele vrijwilligers.

Bijvoorbeeld bij sociaal-agogische beroepsopleidingen (hulpverlening, sociaal-culturele studierichting) studentenverenigingen, arbe dsbureaus, vrijwilligerscentrales openbare bibliotheken, internet, enzovoorts. stap 6. De wervingsboodschap De wervingsboodschap moet door zijn concreetheid, positieve formulering en toonzetting spreken tot de verbeelding van de ontvanger. De boodschap bevat informatie over de doelen en activiteiten van de organisatie, de sfeer in de werkgroepen en de vrijwilligerstaak en het profiel. Waar men voor aanvullende informatie moet zijn, alsmede waar en hoe men zich kan aanmelden. Pas de boodschap aan aan de belevingswereld en taal van de doelgroep! Dit geldt sterk bij jongeren en allochtonen. stap: 7 De keuze van de wervingsactiviteiten en communicatiemiddelen Nu duidelijk is welk type vrijwilliger gezocht wordt, waar men deze kan vinden en met welke boodschap deze moet worden benaderd, wordt vastgesteld welke acties nodig zijn om de gewenste vrijwilliger(s) daadwerkelijk te bereiken. Wervingsactiviteiten kunnen zijn: het organiseren van een open dag; het organiseren van een informatiebijeenkomst; het plaatsen van een advertentie; de wervingsboodschap plaatsen in de eigen Avulo media zoals de Nieuwsbrief Van de Voorzitter. en de website, gepersonaliseerde (e-) mailing gevolgd door een persoonlijk gesprek.

Met name mondelinge werving door bestuursleden en/of reeds werkzame vrijwilligers werkt het beste. Verschillende communicatiemiddelen zijn mogelijk: het individuele gesprek, het overleg, een inleiding, een voorlichtingsgesprek de Avulo Nieuwsbrief Van de Voorzitter... een persbericht, interview of advertentie in de regionale krant, of in een huis aan huis-blad, de eigen website, een advertentie op het prikbord. Belangrijk is, welke media ook gekozen worden, dat de wervingsboodschap steeds dezelfde blijft. Het gebruik van het ene communicatiemiddel kan de wervingsboodschap via een ander medium versterken. Herhaling in communicatie werkt vaak het beste.

VA AV VAv v stap 8: Meet de effecten Tijdens en na de werving worden de activiteiten ge valueerd en de effecten van de activiteiten gemeten, b.v. het aantal aanmeldingen of bezoeken op de website. Het planningsschema maakt het mogelijk om na te gaan of en in welke mate de acties effect hebben gehad. Het effect van de

ingezette communicatiemiddelen is meetbaar door de nieuwe vrijwilliger(s) te vragen naar de wijze waarop deze is/zijn ge nformeerd. Deze kennis kan worden benut bij het voorbereiden van volgende wervingsactiviteiten.

1.2 Selectie van vrijwilligers: Toepassing van selectiecriteria Ten aanzien van vrijwilligers kunnen bepaalde eisen worden gesteld. De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door de opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over de vorm, inhoud van zijn taak binnen het organisatie-onderdeel waarin de vrijwilliger actief wil zijn. Afhankelijk van de behoefte die naar voren komt, maakt Avulo keuzes voor vrijwilligers die beschikken over deze specifieke kennis, ervaring en vaardigheden. Daarnaast kunnen andere eisen worden gesteld, bijvoorbeeld ten aanzien van affiniteit met Avulo en de te leveren tijdsinvestering. Deze eisen vormen onderdeel van het vrijwilligersprofiel dat in de wervingsboodschap moet worden opgenomen. Bij de selectie van kandidaat-vrijwilligers worden deze eisen als selectiecriteria gehanteerd.

1.2.1 Informatie aan de vrijwilliger/ Vrijwiligerswijzer Wanneer een vrijwilliger zich - spontaan of naar aanleiding van wervingsactiviteiten - aanmeldt, vinden kennismaking en selectie plaats. Zo mogelijk ontvangt de kandidaat-vrijwilliger voorafgaand of tijdens het kennismakingsgesprek schriftelijke informatie over de organisatie en over het werken als vrijwilliger in een bepaald organisatieonderdeel. Daartoe kan een Vrijwilligerswijzer worden samengesteld. De vrijwiligerswijzer bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij Avulo.. Men kan hierin de volgende dingen terugvinden: de doelstelling en activiteiten van de organisatie de visie op het vrijwilligerswerk de structuur van de organisatie de werkwijze en sfeer beschrijving van de verschillende organisatie-onderdelen

de taken van de vrijwilligers in deze werkgroepen/ de verwachtingen ten aanzien van de vrijwilligers begeleiding en deskundigheidsbevordering rechten, plichten, aansprakelijkheid, verzekeringen en afspraken waardering van vrijwilligers

VA AV VAv v 1.2.2 Het kennismakingsgesprek (intakegesprek) Met de schriftelijke informatie van de Vrijwilligerswijzer over het vrijwilligerswerk binnen Avulo en de verstrekte informatie over de activiteiten kan de vrijwilliger zich een beeld vormen over het werk. Bovendien kan de vrijwilliger zich met de vooraf verkregen informatie op het kennismakingsgesprek voorbereiden. Tijdens het kennismakingsgesprek, dat met de

vrijwilligersco rdinator en/of de betreffende begeleider wordt gevoerd, komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde: de bij het project gebruikelijke procedure voor werving, selectie en de introductieperiode de wijze waarop de kandidaat de informatie heeft verkregen over de vrijwilligersvacature de doelstelling van de organisatie en de functie waarvoor bij de kandidaat belangstelling bestaat

de opvattingen over het vrijwilligerswerk

de introductieperiode (proeftijd van twee maanden) de taken die gewoonlijk door de vrijwilligers worden uitgevoerd de specifieke taken van de betrokken kandidaat wensen van de kandidaat-vrijwilliger de eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld de gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger; de relatie van de vrijwilliger tot de deelnemer, klanten en bezoekers de relatie van de vrijwilliger met de co rdinatoren en de overige vrijwilligers de werkwijze en sfeer wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem wordt geboden: immaterieel (b.v. begeleiding, informatie, inspraak en rechtspositie) en materieel (vergoedingen/verzekeringen) afspraken over het vervolg. - Aannemen of afwijzen Of met een vrijwilliger een formele samenwerkingsrelatie wordt aangegaan, wordt pas besloten na afloop van de introductieperiode. Die kan worden vergeleken met de proeftijd die wordt besproken bij het aangaan van een dienstverband. Waar het in deze fase om gaat, is de beslissing of beide gesprekspartners het zien zitten om de hiervoor bedoelde introductie in te gaan, dan wel de procedure niet voort te zetten. Het kan zijn dat een vrijwilliger of de co rdinator enige bedenktijd vraagt alvorens te beslissen. Er kan eerst nog een gesprek nodig zijn. - Aannemen...

Als een vrijwilliger wordt aangenomen gaat de introductieperiode in. Afspraken daarover worden gemaakt tijdens een persoonlijk gesprek. - Aannemen maar.

Het is denkbaar dat een vrijwilliger wordt afgewezen voor de functie die deze aanvankelijk ambieerde, maar dat er wel mogelijkheden zijn de betrokkene een andere functie aan te bieden. In dergelijke situaties beslist uiteraard de vrijwilliger zelf of hij dit alternatief wil aanvaarden.

VA AV VAv v - Afwijzen. Wanneer een vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze daarvan persoonlijk in kennis gesteld. De co rdinator draagt hiervoor zorg en informeert de kandidaat over de motieven en overwegingen die tot het besluit van de afwijzing hebben geleid. Ook kan een kandidaat-vrijwilliger tijdens of na het kennismakingsgesprek zelf tot de conclusie komen om toch geen vrijwilligerswerk bij die organisatie te willen doen. In die gevallen draagt de co rdinator zorg voor de afronding van het contact. Hij noteert in ieder de geval de motieven voor de beslissing.

2 Introductie van

nieuwe

vrijwilligers

Na de werving en selectie wordt een nieuwe vrijwilliger ge ntroduceerd. Elke nieuwe vrijwilliger begint met een introductie- ofwel inwerkperiode van twee maanden. Hierna wordt in overleg besloten of de samenwerking definitief, tijdelijk of voor onbepaalde tijd wordt aangegaan. Deze beslissing moet zowel de nieuwe vrijwilliger als Avulo maken. 2.1 Doel van de introductie

De introductie heeft "een wederzijdse kennismaking" tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt ruimschoots de gelegenheid om te wennen aan de nieuwe werkplek en de werkzaamheden. Een goed verlopende introductie moet de basis vormen voor een goede verstandhouding tussen de vrijwilligers en Avulo en een goede werksfeer. - Introductieprogramma Het introductieprogramma vormt de leidraad van de introductie, die in principe door elke vrijwilliger wordt doorlopen. Het introductieprogramma omvat: Kennismaking met de organisatie Elke nieuwe vrijwilliger wordt wegwijs gemaakt binnen Avulo. De vrijwilliger krijgt informatie

over de doelstelling(en), over de organisatie (onderdelen), de doelgroep, over de werkwijze, contacten met bezoekers, regels en voorschriften en de dagelijkse gang van zaken. Kennismaking met collega-vrijwilligers Uiteraard moeten nieuwe vrijwilligers de mensen leren kennen met wie ze gaan samenwerken. De

vrijwilligersco rdinator / begeleider draagt zorg voor de eerste kennismaking met de reeds werkzame vrijwilligers. Kennismaking met het werk De vrijwilliger wordt ge nformeerd over de werkzaamheden. De co rdinator/collega-vrijwilligers geven informatie over nodige (dagelijks) terugkerende zaken, zoals het gebruik van middelen, apparatuur, materialen, de registratie en rapportage, het gebruik van de ruimte, het sleutelbeheer en andere nodige huishoudelijke zaken. Tijdens de kennismakingsperiode zal aanvankelijk meestal een collega-vrijwiliger meelopen om zo de nieuwe vrijwilliger vertrouwd te maken met het werk. In een dergelijke situatie begeleidt de vrijwilligersco rdinator op afstand. Hij is wel ten alle tijde te consulteren dan wel in te schakelen. 2.2 Afsluiting introductie De introductieperiode wordt na twee maanden afgesloten met een gesprek tussen de

VA AV VAv v aspirant-vrijwilliger en de vrijwilligersco rdinator/begeleider. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de onderdelen van het introductieprogramma, waarbij zowel de vrijwilliger als de

vrijwilligersco rdinator/begeleider hun ervaringen en indrukken bespreken. Tijdens dit gesprek wordt formeel besloten of de nieuwe vrijwilliger de samenwerking met Avulo wil voortzetten en of Avulo deze samenwerking ziet zitten. Wanneer beide partijen het over de voortzetting eens zijn, dan wordt dit bezegeld met de aanbieding

van een vrijwilligersovereenkomst/contract, waaraan als bijlage de Vrijwilligerswijzer is toegevoegd. Zoals gezegd, bevat deze de hoofdpunten van het vrijwilligersbeleid van Avulo en een opsomming van de rechten en plichten die de organisatie en de vrijwilligers jegens elkaar hebben. 3 Begeleiden van gers 3.1 Begeleiding van vrijwilligers en voortgangsgesprek De begeleiding van vrijwilligers kan taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden. - Taakgericht De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding spitst zich toe op vergroting van de deskundigheid van de vrijwilligers. Deze taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden. De organisatie biedt deze coaching aan de vrijwilligers met wie een vrijwilligersovereenkomst is gesloten. Deze begeleiding wordt op verzoek van vrijwilligers dan wel op initiatief van de

vrijwilligersco rdinator/begeleider aangeboden. Het onderwerp of thema bepaalt mede de vorm hoe de deskundigheidsbevordering georganiseerd wordt: bv. individueel, in groepsverband, themabijeenkomst, cursus of cyclus, externe scholing, training, enzovoorts en wie met de uitvoering belast is of wie daarbij betrokken moet worden. Externe deskundigen kunnen hiervoor worden ingeschakeld. In samenwerking met andere vrijwilligersorganisaties en een subsidie van de gemeente of fonds kunnen kosten hiervoor gedrukt worden.

- Persoonsgericht

De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. De aanleiding tot deze begeleiding is meestal een persoonsgebonden reden waardoor de begeleiding vaak individueel plaats vindt. In de persoonsgerichte begeleiding kunnen doelen aan de orde komen die de vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld toen deze koos voor het vrijwilligerswerk. Ook de houding en attitude van de betrokken vrijwilliger en de relatie tot de collega-vrijwilligers, Klanten, deelnemers, hulpvragers kunnen gespreksthema s zijn. Periodiek wordt er met elke vrijwilliger een voortgangsgesprek gevoerd. De voorbereiding,

organisatie en (periodieke) uitvoering van het voortgangsgesprek is in handen van de vrijwilligersco rdinator/begeleider. De vrijwilligers moeten in de gelegenheid worden gesteld punten voor het begeleidingsgesprek aan te dragen en voor te bereiden. In overleg met de vrijwilligers

worden gespreksdata en -onderwerpen vastgesteld. De vrijwilligersco rdinator/begeleider treft alle nodige maatregelen om een goede en open sfeer van communicatie te bewerkstelligen en om de

privacy te waarborgen. De co rdinator/begeleider legt de gemaakte afspraken vast en ziet toe op de naleving van die afspraken.

VA AV VAv v Van tijd tot tijd moet ook plaats zijn voor de evaluatie van de onderlinge samenwerking, zodat deze waarnodig, kan worden bijgesteld. De onderlinge samenwerking zal meestal met de groep

vrijwilligers worden besproken. De vrijwilligersco rdinator/begeleider kan hiertoe het initiatief nemen.

3.2 Deskundigheidsbevordering Onder deskundigheidsbevordering wordt de taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding van vrijwilligers verstaan. Deze heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de activiteiten van Avulo.

De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s), dan wel op initiatief van Avulo. Overigens begeleiden de vrijwilligers vaak elkaar en leren door samen te werken van elkaar.

De deskundigheidsbevordering kan in sommige situaties voor de vrijwilligers groepsgewijs worden georganiseerd, maar het is niet altijd haalbaar en wenselijk om voor alle vrijwilligers een collectief en uniform taak- en persoonsgericht begeleidingstraject uit te stippelen en vast te leggen. Coaching

vraagt om flexibiliteit. Dat wil zeggen dat er op elk moment, op verzoek van vrijwilligers en/of op initiatief van de begeleiders ruimte voor ondersteuning gemaakt moet kunnen worden. De inhoud en intensiteit van de deskundigheidsbevordering kan uiteenlopen. Deze worden immers bepaald door factoren die per vrijwilliger verschillen. De aanwezige kennis, houding, vaardigheden en de levenservaring alsmede de (ervaren) moeilijkheidsgraad van het werk, kunnen per vrijwilliger sterk uiteenlopen. In beginsel wordt elke vrijwilliger in de gelegenheid gesteld dan wel gestimuleerd om deel te nemen aan instructie, training of scholing. Dit omdat deelname aan deskundigheidsbevordering niet altijd verplicht opgelegd kan worden en niet voor elke vrijwilliger noodzakelijk of wenselijk is. De deskundigheidsbevordering moet aansluiten op de wensen en behoeften van de vrijwilligers. Ondermeer op basis van de registratie, rapportages, evaluaties en individuele of groepsgewijze begeleidingsgesprekken met de vrijwilligers kan inzicht verkregen worden in de behoefte die er bestaat aan vergroting van de kennis en vaardigheden van de vrijwilligers. De evaluatie van een eerder georganiseerde deskundigheidsbevordering kan aanwijzingen opleveren voor nieuwe thema's.

Daarnaast kunnen nieuwe ontwikkelingen of nieuwe inzichten met betrekking tot de inhoud of voorwaarden van het werk de behoefte aan deskundigheidsbevordering doen ontstaan.

3.3 Het exit-gesprek De samenwerkingsrelatie tussen Avulo en een vrijwilliger kan om diverse redenen be indigd worden, zowel door Avulo als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij Avulo ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden.

VA AV VAv v Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor Avulo van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of

misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissies zo mogelijk recht te zetten en/of. herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een

exit-gesprek met de (om welke reden dan ook) vertrekkende vrijwilliger gevoerd. De vrijwilligersco rdinator neemt het initiatief tot het exit-gesprek en bereidt het gesprek voor door voor zichzelf schriftelijk de gesprekspunten die tenminste aan de orde moeten komen vast te leggen.

De afspraak voor het exit-gesprek wordt door de co rdinator/begeleider met de betrokken vrijwilliger individueel gemaakt. Het exit-gesprek wordt formeel bevestigd met een brief aan de vertrekkende vrijwilliger (zie be indiging samenwerkingen). Dezelfde zorgvuldigheid die betracht is bij het aannemen van de vrijwilliger dient ook bij het vertrek in acht te worden genomen.

4 De rechtspositie

van

gers

Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en Avulo zich jegens elkaar verbonden hebben. 4.1 Registratie persoonlijke gegevens Avulo moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. De vrijwilligersco rdinator houdt van alle vrijwilligers aantekening van: naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres alsmede de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar kan zijn voor het werk. Maar ook van bijvoorbeeld andere kwaliteiten, interesses en gevolgde studies. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt be indigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in achtgenomen.

4.2 Vrijwilligersovereenkomst/contract Elke vrijwilliger ontvangt bij aanname een vrijwilligersovereenkomst/contract. Hierin worden de samenwerking, de afspraken, rechten en plichten jegens elkaar vastgelegd. De Vrijwilligerswijzer maakt van deze samenwerkingsovereenkomst deel uit. 4.3 Be indiging samenwerking Bij be indiging van de samenwerking heeft de co rdinator een exit-gesprek met de vertrekkende vrijwilliger. Het be indigen van de samenwerking wordt formeel bevestigd met een brief, waarin de inzet en de periode van de werkzaamheden van de betreffende vrijwilliger wordt vastgelegd. Deze brief wordt ondertekend door het bestuur en uitgereikt op het moment dat de vrijwilliger afscheid neemt van het project. Eventueel kan een certificaat worden uitgereikt met de activiteiten die de vrijwilliger heeft uitgevoerd. Dit kan hij bij z'n c v. voegen. 4.4 Informatievoorziening Vrijwilligers hebben recht op de functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden ge nformeerd over wat er binnen de organisatie gebeurt. De vrijwilligers staan op de verzendlijst van de nieuwsbrief. Wanneer daartoe aanleiding is,

ontvangen de vrijwilligers mailings, brieven en andere voor hen relevante (schriftelijke) informatie. Deze berichtgeving kan ook bedoeld zijn om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder 10

VA AV VAv v formele zaken en aangelegenheden. De vrijwilligersco rdinator zorgt ervoor dat relevante informatie bij de vrijwilligers terecht komt en stimuleert bijdragen van de vrijwilligers aan de nieuwsbrief en aan de website. In het voorjaar ontvangen alle vrijwilligers het jaarverslag. Het jaarverslag geeft hen inzicht in het verloop van de activiteiten en andere organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen en informatie binnen de organisatie.

4.5 Vergoedingen Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan vervoerskosten of uitgaven die verbonden zijn aan de aanschaf van materialen. Avulo zal moeten vastleggen welke onkosten tot welke hoogte worden vergoed. Er moeten regels zijn met betrekking tot het declareren en ook bijvoorbeeld ten aanzien van het kopen van materialen. Avulo maakt met de vrijwilligers daarover afspraken. Avulo kent alleen onkostenvergoedingen op declaratiebasis. Hieronder worden verstaan: alle onkosten die een vrijwilliger moet maken om het werk te kunnen doen. Onkosten zoals hier bedoeld, zijn bijvoorbeeld: telefoonkosten, reis- en verblijfkosten, materiaalkosten, etc. Na overleg met de vrijwilligersco rdinator vergoedt Avulo in principe alle door de vrijwilligers gemaakte onkosten wanneer deze de gestelde maxima niet overschrijden. Vergoeding van de gemaakte onkosten vindt maandelijks of per kwartaal plaats, en wel op declaratiebasis. Dit wil zeggen dat de vergoeding van de werkelijk gemaakte onkosten wordt uitbetaald op basis van een door de betreffende vrijwilliger ingediende en ondertekende declaratie. Bij het declareren van gemaakte onkosten dienen nota's, rekeningen, kassabonnen of andere betaalbewijzen te worden overlegd.

Wettelijk gezien is een vergoeding op declaratiebasis van werkelijk gemaakte kosten altijd tot elk bedrag mogelijk. Onkostenvergoedingen op basis van declaraties hoeven niet voor de fiscus te worden aangegeven.

4.6 Verzekeringen Vrijwilligers lopen risico's tijdens hun werkzaamheden. Zij kunnen schade aanrichten of zelf een ongeluk of ongeval krijgen. Avulo kan aansprakelijk worden gesteld, hetgeen grote (financi le) gevolgen kan hebben. Daarom zijn verzekeringen afgesloten om de organisatie en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke gevolgen van schade en ongevallen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering en een (collectieve) ongevallenverzekering. Elke vrijwilliger wordt - tenminste door middel van de Vrijwiligerswijzer - erop geattendeerd dat Avulo niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. Het bestuur of de vrijwilligersco rdinator is het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties. aansprakelijkheidsverzekering Omdat Avulo aansprakelijk kan worden gesteld voor de fouten van een vrijwilliger heeft zij een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze verzekering dekt materi le schade en letselschade aan derden toegebracht, waarvoor de organisatie verantwoordelijk kan worden gesteld. ongevallenverzekering 11

VA AV VAv v Avulo heeft voor alle vrijwilligers een collectieve ongevallen verzekering afgesloten. Deze verzekering is met name van belang voor vrijwilligers zonder betaalde baan en mensen met een, uitkering. Als vrijwilliger kan men namelijk geen aanspraak maken op uitkeringen op grond van de Ziektewet, de Algemene Nabestaanden Wet of de WAO. De collectieve ongevallenverzekering dekt

(gedeeltelijk) de eventuele schade en kosten van een ongeval, wanneer dat zich voordoet tijdens het vrijwilligerswerk. De ongevallenverzekering biedt dekking vanaf het moment dat de vrijwilligers onderweg zijn naar het vrijwilligerswerk tot aan hun thuiskomst na afloop van het vrijwilligerswerk. auto-inzittendenverzekering Avulo heeft een tijdelijke auto-inzittenden verzekering, welke dekking biedt bij een verkeersongeval waarbij de inzittenden letsel of materi le schade oplopen. Dit gebeurt als het vrijwilligerswerk betrekking heeft op het vervoeren van personen. 4.7 Vrijwilligerswerk met een uitkering Voor mensen die een sociale uitkering ontvangen is het van belang om te weten of door het vrijwilligerswerk hun uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties ( bedrijfsvereniging en sociale dienst). Zo nodig kan Avulo bij de Arbeidsvoorziening en/of de uitkeringsinstantie{s) informeren naar de regels die deze hanteren ten aanzien van (het uitvoeren van) vrijwilligerswerk met behoud van uitkering. 4.8 Conflicten en geschillen Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en Avulo moet door middel van overleg een oplossing worden gevonden.

12