Bijlage 1 - Projectopdracht
Tekst van het document
(geanonimiseerd) Projectopdracht Propec De Speeldoos
Datum:
10-12-2025
Status: definitief
(gebouw
&
loitati exploitatie)
Zaaknummer Z25
—
(JOIN):
298926
FCL/Projectnummer: 853010
Bestuurlijk
Ambtelijk opdrachtgever:
opdrachtgever:
Projectleider:
(geanonimiseerd) teammanager PN
Leven
& Meedoen
Mark du Maine
Ambtelijk opdrachtnemer: Wouter Keijzer, plv. teammanager Gebiedsontwikkeling projectwethouder Projectfase: Initiatief (start project)
Uitvoering
Care CCR
reine
_
(geanonimiseerd) |
| projectleider
TO rezisaie rig Schema
projectfasen
Algemeen Inleiding en probleemstelling In de
zijn Stichting de Speeldoos en de gemeente Vught tot een principe overeenkomst gekomen, waarbij gemeente gebouw en in 2026 ook de exploitatie zal overnemen. Hiermee kan de achterliggende periode afgesloten worden, en kan opnieuw gebouwd worden aan de toekomst voor De Speeldoos. zomer
2025
van
de
Het
in 2025 het
De
1.
De
overname
van
het
gebouw
2.
Het voorbereiden
van
de
3.
De herstart
4.
Culturele
Gewenste Conform
lijnen:
en
het in beheer
overname
van
brengen
de exploitatie,
van
de gemeente;
in 2026;
projecteffecten
het Raadsbesluit dd. 3 juli 2025
zijn
Het
de
b. c.
Een nieuwe
Door de
bestaat uit vier
van het bouwproject; programmering.
borgen van De vernieuwing
a.
het
Speeldoos
project
de gewenste
effecten:
huidige gebruikers; van het cultureel centrum op de huidige locatie; impuls voor het culturele leven in Vught.
overname
van
gebouw blijven,
en
continuïteit
voor
het
gebouw, en de instandhouding van de huidige dienstverlening, kunnen de gebruikers terugkeren na renovatie. Daarmee is rust gecreëerd om gezamenlijkte werken aan de
in
toekomst.
Door het
gebouw
aan
solide
een
en
de exploitatie
toekomst
exploitatie kan worden Na de
voor
De
ingericht.
herontwikkeling (renovatie)
functioneren
en
een
rol
gezamenlijk in beheer van de gemeente Vught te brengen, kan gewerkt worden Speeldoos, waarbij de gemeente zal investeren in de huisvesting, en een nieuwe
van
van
het cultureel centrum, zal de
betekenis kunnen
huisvesting
weer
spelen in het culturele leven in Vught.
voor
langere tijd kunnen
(geanonimiseerd) Gewenste De vier
projectproducten
lijnen van het project,
1. Overname
worden als
volgt uitgewerkt.
het
gebouw uitgewerkt worden in verschillende overeenkomsten, koopovereenkomst, gebruiksovereenkomst (seizoen 2025-2026), en bruikleen van
De principeovereenkomst zal een
overeenkomsten zal
inzake
instrumenten,
en
inboedel. Voor het sluiten
de technische gebouwonderzoek verricht worden staat van het dak) en eventuele gebreken. Op basis plaatsvinden, conform de afspraken in de koopovereenkomst. een
naar
asbest
en
staat
jan
-
jul 2026
waaronder
van
de koopovereenkomst,
van
het
gebouw (specifiek: verrekeningen
daarvan kunnen
Koopovereenkomst Gebruiksovereenkomst Overeenkomst
instrumenten
Overeenkomst
inboedel
Bouwtechnisch
onderzoek
Asbest onderzoek
Kostenramingen
tbv.
verrekeningen (asbest, dak, verborgen gebreken)
Beheer
gebouw gebouw zal in beheer gebracht worden bij de gemeentelijke organisatie, waarvoor het team vastgoed verantwoordelijk is. Er is kennis aanwezig van beheer en onderhoud van gebouwen. Ook is accountmanagement binnen de organisatie aanwezig. Na herontwikkeling zal ook het nieuwe gebouw in beheer worden genomen binnen de gemeentelijke vastgoed portefeuille. Het
In beheer
huidig gebouw (levering) gebouw, waaronder bouwtechnische onderzoeken (incl. asbest) Mede opstellen deelonderzoeken, zoals: meer jaren onderhoudsplanningen (MJOP), bouwkundige tekeningen en oppervlaktemetingen (NEN2580), demarcatielijsten, etc. Accomodatiebeleid (incl. huurbeleid) nemen
Beoordelen
2. Exploitatie
(voorbereiden overname bedrijfsvoering) aangesteld worden, die de overname van de exploitatie gaat voorbereiden. Tevens zal het inrichten van de toekomstige exploitatie organisatie plaatsvinden, inclusief de overname van het personeel en toezicht vanuit de gemeente op de nieuwe Er zal
een
jan 26
—
jan 26
-
jul 26
kwartiermaker
structuur. Aanstellen kwartiermaker Inrichten exploitatie
organisatie (onderzoeken gewenst exploitatie model)
Overname en/of inhuur personeel Structuur toezicht Een
3. Herstart
exploitatieplan
bouwproject
Parallel zal de herstart
bouwproject plaatsvinden, waarbij eigen beheer, de mogelijke scenario’s voor herontwikkeling onderzocht, evenals het gewenste gebouwprogramma. met het
gebouw
in
van
het
samen
met de
gebruikers,
jul 26
en
worden
2
(geanonimiseerd) Daarnaast wordt
een projectplan voorbereid, met alle projectmatige elementen: geld, risico, informatie, communicatie, kwaliteit (en de integratie daarvan). Het projectplan organisatie, tijd, bevat het gewenste doel ten aanzien van gebruik, doelgroepen en kwaliteit, de investeringen
die daarvoor
nodig zijn, bijbehorende sluitende exploitatie en het vervolgproces waarbinnen dat vervolgens gerealiseerd, en de daarbij behorende projectorganisatie (binnen en buiten de gemeente). kan worden
Gebouwprogramma Scenario's herontwikkeling obv. renovatie Ramingen bouw- en investeringskosten Afweging gebouwplan irt. monumentenaanvraag Projectplan: doelen, investeringen, vervolgproces, projectorganisatie (cf. GROTICK)
4. Culturele De culturele
programmering (team cultuur) programmering zal zich richten op amateurkunst en
vanaf sep 26 muziekeducatie.
In
samenhang met de nieuwe exploitatieopzet zal ook het bouwwerk van subsidies opnieuw neergezet worden. Ook de cultuurvisie (uit 2020) is aan vernieuwing toe, waarbij ook de uitkomst van de kerntakendiscussie in het eerste half jaar van 2026 van belang zal zijn. Het team cultuur
(team
Leven &
Meedoen)
wordt hiervoor betrokken in het
project.
Culturele
programmering: amateurkunst en muziekeducatie Accountmanagement culturele organisaties (gebruikers) Subsidie, subsidierelatie en subsidievoorwaarden (vs. exploitatieopzet) Cultuurvisie (vanaf Q3, 2026)
Projectafbakening Projectopzet en projectstructuur De opzet van het project De Speeldoos zal rekening houden met de verschillende belangen en betrokkenen, met als hoofdrolspelers: de gemeentelijke organisatie, en de gebruikers. Tegelijkertijd zal het een goed afgebakend project moeten zijn, om het ook echt projectmatig te kunnen sturen. Datzelfde geldt voor de exploitatie, waartoe een nieuwe entiteit opgericht zal worden, waarbinnen de nieuwe exploitatie plaats zal vinden. Het belang van gebouw en exploitatie voor Vught, vereist een solide en langjarige projectmatige opzet.
Gemeentelijke organisatie Het project bevindt zich onder het team Gebiedsontwikkeling (GO), als opdrachtnemer. Team Leven & Meedoen (L&M) zal optreden als opdrachtgever en budgethouder. Nu we weer vooruit kunnen, moeten ook de gerelateerde terreinen en disciplines worden betrokken, zoals vastgoed, beheer en cultuur (team Leven & Meedoen), en erfgoed (Duurzame Leefomgeving). In de opzet van het project dient een balans gevonden te worden tussen het projectmatig werken en de langere lijnen zoals vastgoed en cultuur, die vanuit het projectmatige bezien slechts gedurende korte periodes betrokken zullen zijn. Het project kan de noodzakelijke afstand tot de langere lijnen en de opdrachtgever Leven & Meedoen behouden, door deel uit te maken van de projectmatige omgeving van Gebiedsontwikkeling.
(geanonimiseerd) Projectteam: projectleider, projectsecretaris, kwartiermaker (sturing) Project inbedden in de gemeentelijke organisatie, en verbinden aan de verschillende onderdelen daarbinnen: vastgoedbeheer, cultuur, accommodatiebeleid, erfgoed, financieel, juridisch, bezetting (personeel), etc. Afstemmingsoverleg met alle betrokken disciplines (afstemming, project start up / PSU) Inrichten adviesteam, met externen (ontwerpteam en bouwteam volgen in latere fases) Opdrachtgeverschap bestuurlijk en ambtelijk positioneren (besluitvorming) Project afbakenen (als zelfstandig project)
Gebruikers voorop Het proces zal ook worden bezoekers bezoekers Er zal
overleg
een
opgezet vanuit de gebruikers. De gebruikers zijn de programmering en de reden dat de komen, dansles, uitvoeringen, muziekbeleving, en ontmoeting. Het geheel van de gebruikers, en dienstverlening moet gekoesterd worden, zij vormen samen het leven van het gebouw. voor
gebruikersoverleg worden gestart (maandelijks), en een formele structuur worden opgezet waarbinnen gebruikers plaats kan vinden (gebruikersraad, gebruikersstatuut, gebruiksovereenkomst).
met de
Afgesproken
is dat de ‘grote keuzes’, zoals de herontwikkelingsvarianten, het gebouwprogramma exploitatie opzet, ook met de gebruikers zullen worden besproken.
en
bv. de
Gebruikersoverleg (maandelijks) Gebruikersraad Gebruikersstatuut Gebruiksovereenkomsten
Projectopdracht en vervolg Deze projectopdracht wordt opgezet voor overnemen
van
de exploitatie
en
de periode, waarbinnen
de besluiten
over
het
gewenste
de
gebouw, het inrichten en voor herontwikkeling moeten
overname
scenario
van
het
plaatsvinden. Daartoe zal akkoord kunnen van
definitieffase
Verder
en
budget bij de
Raad
moeten
worden
opgehaald
en
zal verdere
besluitvorming
in het
college
plaatsvinden. Gedurende dit proces zal ook het vervolgproces duidelijk worden, met zicht op het proces
afbakening Een
starten tot en met
uitvoering,
met
een
vastgestelde planning
en
zekergesteld budget.
middels:
langere periode vast projectteam/kernteam, met eigen mandaat Zelfstandige projectadministratie, financiële rapportage, contractmanagement Projectplanning met mijlpalen, en rapportage Voorbereiding, start en een eind aan het project, daarna nazorg voor
(geanonimiseerd) Financiële Investering
+
randvoorwaarden exploitatie
De
investering voor herontwikkeling zal meerdere miljoenen euro's bedragen, afhankelijk van de manier en het herontwikkeling dan wel renovatie plaatsvindt. Hiervoor zullen scenario’s opgesteld worden en ter besluitvorming worden voorgelegd. Op basis daarvan zal een raadsbesluit met een investeringskrediet gevraagd worden. technisch niveau waarop
De exploitatie zal opnieuw worden subsidie zal op de exploitatie de culturele
voor
en
opgezet, met als doel
de
programmering
jaren solide en sluitende exploitatie. De afgestemd, uitgaande van een maatschappelijke huur
een
worden
voor
vele
gebruikers.
Kosten
Voor elke
lijnen 1-3 is een kosten opzet gemaakt, bestaande uit: (bv. asbest, bouwkosten); b. begeleiding (coördinatie, selectie/inkoop uitvoerende partijen, bouwbegeleiding); c. personeelskosten (inclusief inhuur). a.
de
van
onderzoeken
Opmerkingen: De overige kosten betreffen deze projectopdracht. -
-__
Ook de kosten
De totale kosten
Wij
adviseren
voor
een
De totale kosten
van
het komend
jaar
deze
De kosten inclusief btw
Zie: kostenoverzicht
uren
van
van
buiten
tot september 2026
—
15%
projectopdracht zijn (afgerond)
te hanteren, komen
vakafdelingen (incidenteel) en blijven buiten
de verschillende
(lijn 4) blijven
het team cultuur
post onvoorzien
van
interne
—
van
daarmee
project opdracht (oa.
deze
zijn: (afgerond):
proces
cultuurvisie).
562.000,-- Euro
84.300,
Euro
646.300,-- Euro (excl. Btw) 782.000,-- Euro (incl. Btw)
op
(bijlage)
Financiering Er wordt voor
een
voorgesteld de kosten voor lijn 1 (overname) en lijn 3 (herstart bouw) te dekken bedrag van 496.800,-- Euro, exclusief btw (inclusief onvoorzien).
De kosten
voor
lijn 2 (voorbereiden
voormalige exploitatiesubsidie
voor
overname
exploitatie)
van
2026 beschikbaar worden
kunnen
ten
gebracht.
uit de
Algemene Reserve,
laste het resterend deel
van
de
(geanonimiseerd) Overige
randvoorwaarden
Projectkenmerken Bouwjaar: 1975-1977 Gebouwoppervlak: ca.
—
Uitbreidingen: 1996, 3.200 m2 bvo
—
1997
Architect, 1975: Theo Mickers
Erfgoed Er is in maart 2025 onderzoek
verricht
aanwijzing tot monument gedaan. Ondertussen (met positief advies), zodat ook die afweging kan plaatsvinden. een
aanvraag
voor
Projectfasen Het project zal globaal bestaan uit de volgende projectfasen: 1. Initiatief (start met deze projectopdracht) 2025-2026 (1 jaar) 2. Definitie (basis: projectplan) 2026-2027 (1 jaar) 3. 2027-2030 (3 jaar) Uitvoering: ontwerp, bouw, oplevering 4. Nazorg (bouw), en in beheer nemen project 2030-2031 (1 jaar)
is het
bijbehorend