7. Raadsinformatiebrief Toezicht op informatie- en archiefbeheer

ven E Raadsinformatiebrief Datum

12 april 2022

Onderwerp

Toezicht op informatie- en archiefbeheer 2021 Z22 - 248408

Zaaknummer Documentnr.

UIT/22 - 479216

Inleiding Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goede democratische controle op het bestuurlijk handelen. De provincie houdt toezicht op het archief- en informatiebeheer door na te gaan of de wettelijke taken worden uitgevoerd en goede maatregelen zijn getroffen voor het tegengaan van risico's. Vanaf 2021 hanteert de provincie een nieuwe toezichtsystematiek. De verslaglegging blijft jaarlijks, maar gebeurt het ene jaar door middel van een verslag en een verbeterplan, dat gebaseerd is op het (KPI) verslag van de archivaris en in het andere jaar met het rapporteren van de voortgang van de verbeteracties.

Voorgeschiedenis Het college informeert de raad jaarlijks over het informatie- en archiefbeheer. In juni 2021 bent u voor het laatst geïnformeerd met een verslag en verbeterplan.

Inhoudelijk Op basis van het verslag van de gemeentearchivaris van april 2021 zijn drie verbeteracties ingezet: Afspraken over informatiebeheer met gemeenschappelijke regelingen (KPI 1.5) 1. Verbeteractie: In beeld wordt gebracht welke afspraken er zijn over de zorg en beheer van archief in gemeenschappelijke regelingen waaraan taken zijn gemandateerd en als er geen afspraken zijn worden deze gemaakt. • Kanttekening: Het in beeld brengen van de afspraken over de zorg en beheer van archief in gemeenschappelijke regelingen waaraan taken zijn gemandateerd is een algemene, aan alle gemeentes opgelegde, verbeteractie van de provinciale archiefinspectie. • Voortgang: Vught heeft taken gemandateerd aan de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN). De informatie uitwisseling tussen de ODBN en de gemeente is in werkafspraken geregeld. De zorg en beheer van archief ligt bij de gemeente. Vernietiging van digitale archiefbescheiden blijft uit (KPI 6.1) 2. Verbeteractie: In het op te stellen informatiebeheerplan wordt de procedure voor vernietiging van de archiefbescheiden in JOIN en de kopieën in de procesapplicaties vastgelegd. • Voortgang: Het opstellen van een informatiebeheerplan is in volle gang. Het plan geeft een overzicht van de huidige inrichting van het informatiebeheer.

In het informatiebeheerplan wordt de procedure voor vernietiging van de archiefbescheiden in het zaaksysteem JOIN en de kopieën in de procesapplicaties vastgelegd. Omdat automatisch vernietiging in

1/2

wc procesapplicaties nog niet te regelen is wordt voorlopig uitgegaan van handmatige verwijdering uit deze applicaties. 3. Verbeteractie: Een doorlopende machtiging vernietiging wordt aangevraagd. Te beginnen bij de processen van het sociaal domein. • Voortgang: De machtiging voor de processen van het sociaal domein is verstrekt door de gemeentearchivaris. In 2023 wordt u, conform de toezichtsystematiek van de provinciale archiefinspectie, geïnformeerd met een verslag van de gemeentearchivaris en een verbeterplan.

Burgemeester en wethouders van Vught, de secretaris, de burgemeester,

Mr. P.M.J.C.C. van Lindt

R.J. van de Mortel

2/2