7. Bericht gemeentesecretaris – Procesplanning publiceren bestuursstukken

PROCESPLANNING PUBLICEREN BESTUURSSTUKKEN Doelstelling Vanaf de eerste vergadering van het college na het zomerreces, op 7 september 2021, worden de bestuursstukken zijnde de agenda, de besluitenlijsten en de onderliggende stukken openbaar gemaakt. Ondersteuning van de stellers bij het proces De steller van collegevoorstellen zal moeten aanleren om bij het opstellen van de stukken al rekening te houden met het feit dat deze gepubliceerd gaan worden. Dit is een leerproces. Van belang is dat de stellers goed ondersteund worden bij de daadwerkelijke handelingen die ze moeten verrichten om stukken te kunnen publiceren. Hiervoor wordt een handleiding gemaakt waarin precies de stappen staan die genomen moeten worden om een collegevoorstel voor te bereiden, aan te maken in het zaaksysteem JOIN en geschikt te maken voor publicatie. Ondersteuning van de stellers bij het publiceren Openbaarheid is het uitgangspunt bij het opstellen van collegevoorstellen. De steller moet zich al aan het begin van het proces ervan bewust zijn dat de stukken na besluitvorming gepubliceerd gaan worden. Echter, niet alle stukken en niet alle gegevens in stukken zijn geschikt om openbaar te maken. De openbaar te maken informatie moet dus altijd getoetst worden voor publicatie. Dit is een lastig en vaak bewerkelijk proces.

Om de stellers van collegevoorstellen hierin te ondersteunen zullen de medewerkers van Juridische Zaken een handreiking voor openbaar maken van B&W besluiten en bijlagen opstellen. Ook zal hierbij een checklist gemaakt worden die stellers ondersteunt bij het maken van de juiste keuzes. In juli en augustus worden informatiebijeenkomsten georganiseerd waarin de stellers van collegevoorstellen aan de hand van de handreiking nader zullen worden geïnformeerd over het proces van het geschikt maken voor publiceren van B&W besluiten en onderliggende stukken en wat daar allemaal bij komt kijken. Tot slot kunnen de stellers gebruik maken van juridisch advies bij concrete vragen of dilemma’s. Het optimaliseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces inclusief het publiceren In 2021 loopt het project om het proces van de bestuurlijke besluitvorming verder te optimaliseren. Hierbij gaat het om het vormgeven van het proces maar ook om het gebruik van een module bestuurlijke besluitvorming in het zaaksysteem JOIN en de aanschaf van anonimiseringssoftware. Het gebruik van deze software wordt nu losgekoppeld van dit project en in de tijd naar voren gehaald. De software is inmiddels geïnstalleerd in de testomgeving. Het vereist enige tijd om de software technisch werkend te krijgen en vervolgens goed in te richten.

Zodra dat gereed is zal er overgegaan worden op de productieomgeving en kunnen de medewerkers in de organisatie getraind worden om met de software om te gaan. Vanaf de eerste vergadering van b&w na het zomerreces zullen de stukken gepubliceerd worden. Indien de ingebruikname van de software langer duurt, zal de anonimisering handmatig plaatsvinden.

Te nemen stappen 1

2 3 4

Omschrijving Opstellen nieuwe procesbeschrijving aanmaken collegevoorstellen met aandacht voor publicatie

Betrokkenen Secretaris / Secretariaat / Adviseurs Organisatie ondersteuning Opstellen handreiking voor openbaar Secretaris / Adviseur maken van B&W besluiten en bijlagen Juridische zaken Instructiebijeenkomsten voor stellers met Adviseur Juridische uitleg over openbaar maken en zaken / alle betrokken anonimiseren van stukken medewerkers Ingebruikname anonimiseringssoftware Alle betrokken en instructie medewerkers medewerkers Leverancier software

Wanneer Juli 2021

Juli 2021 Juli / augustus 2021 Augustus / september 2021