5. Raadsinformatiebrief Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2024 (over 2023)

Vught Raadsinformatiebrief Datum Onderwerp Zaaknummer Documentnr.

21 mei 2024 Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2024 (over 2023) Z24 - 275859 UIT/24 - 610749

Inleiding Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goede democratische controle op het bestuurlijk handelen. De provincie houdt toezicht op het archief- en informatiebeheer door na te gaan of de wettelijke taken worden uitgevoerd en goede maatregelen zijn getroffen voor het tegengaan van risico's. Het systematisch toezicht van de provincie gaat uit van jaarlijkse verslaglegging over het informatie- en archiefbeheer van het college aan de raad. De verslaglegging gebeurt het ene jaar door middel van een verslag van de archivaris met een verbeterplan; het andere jaar volstaat een bericht aan de raad over de voortgang van de verbeteracties. Voor 2024 komt er een criterium bij: het hebben van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden. Voorgeschiedenis Conform het Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer (IBT) van de provincie bent u in april 2023 geïnformeerd door middel van een verslag van de archivaris en een verbeterplan. Op grond van het Beleidskader IBT is het verslag naar de provincie gestuurd. Op 28 augustus 2023 is de reactie ontvangen. De provincie geeft in het Toezichtoordeel aan dat Vught voldoet aan de criteria uit het Beleidskader. U bent hierover in september 2023 geïnformeerd. Inhoudelijk Voortgang van de verbeteracties Voor dit jaar volstaat een bericht over de voortgang.

Het geactualiseerde verbeterregister is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. In het verbeterregister zijn alle verbeterpunten voortkomend uit de archiefinspectie opgenomen, aangevuld met verbeteracties die we als gemeente zelf oppakken. De laatste inspectie is in augustus 2022 geweest. In de verbeteracties is prioritering aangebracht. De verbeterpunten met het hoogste risico worden als eerste opgepakt. De volgende archiefinspectie vindt eind 2024 plaats.

Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden. Het hebben van overzicht is sinds de invoering van het digitaal werken voor Vught een basiseis. De kern van overzicht hebben is: weten wat er in huis is en hoe documenten, processen en systemen met elkaar samenhangen. Dit overzicht ligt vast in de i-Navigator. De kern van deze applicatie is een model Documentair Structuur Plan (DSP) speciaal voor gemeenten, met daarin een overzicht van alle zaaktypen/processen die de gemeente uitvoert. De i-Navigator is de basis voor het informatie- en archiefbeheer in Vught.

1/2

Vught k In 2023 is het "Overzicht van archiefbescheiden" naar de provincie gestuurd. Dit overzicht is door de interbestuurlijk toezichthouder informatie- en archiefbeheer als voldoende beoordeeld. Informatiebeheoplan Informatiebeheer is nu vooral gericht op het zaaksysteem JOIN. Naast het zaaksysteem worden er vakapplicaties gebruikt voor specialistische processen. In deze applicaties, op netwerkschijven, in OneDrive en in Outlook wordt veel informatie bewaard, maar niet beheerd. Er ontstaat een wildgroei aan informatie. De vindbaarheid wordt belemmerd en (vertrouwelijke) gegevens worden te lang en niet goed beschermd bewaard. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het aanleggen van complete dossiers in het zaaksysteem JOIN. Documentaire Informatievoorziening (DocInfo) gaat over het langer bewaren, vernietigen en beheren van archieven. Informatiebeheer is een samenwerking met een duidelijk afgebakende rolverdeling. Het doel is de informatiehuishouding op orde hebben en voldoen aan wet- en regelgeving Archiefwet, AVG en WOO. In 2023 is gestart met het opstellen van informatiebeheerplannen. De start is een nulmeting: de huidige inrichting en status van het informatiebeheer in beeld brengen (o.b.v. werkprocessen en gebruikte systemen). Via risicoanalyse worden aanbevelingen gedaan om verbeteringen door te voeren.

De verbeteracties worden in de informatiebeheerplannen beschreven en besproken met de proceseigenaren. Een informatiebeheerplan is geen foto, maar een bewegend beeld: het wordt aangepast aan de actuele situatie in samenwerking (voor zowel de inventarisatie als het uitvoeren van verbeteracties) met de proceseigenaren. De resultaten worden vastgelegd in de i-Navigator. Tijdsplanning In het najaar van 2024 ontvangt u het Toezichtoordeel en voor 15 juli 2025 wordt u geïnformeerd met een verslag van de gemeentearchivaris en een verbeterplan.

Burgemeester en wethouders van Vught, de secretaris, gemeester,

W. F. Keijzers

R.J. van de Mortel

Bijlage(n): 1. Verbeterregister Gemeente Vught 2024

2/2

Verbeterregister Gemeente Vught 2024 KPI

1.5

Omschrijving probleem (knelpunt) Risico

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

Vught heeft taken gemandateerd aan de Omgevingsdienst Brabant -Noord (ODBN) en neemt deel aan de Werkgroep verbeteren van de informatie uitwisseling tussen gemeente en de ODBN. De afspraken worden vastgelegd in het informatiebeheerplan ODBNDeelnemers GMR.

29-4-2021 Q1 2022

Q1 2025

n.t.b.

De informatie uitwisseling tussen de ODBN en de gemeente is in werkafspraken geregeld. De zorg en beheer van archief ligt bij de gemeente. Afgesproken is dat de afspraken in een informatiebeheerplan worden vastgelegd. Opstellen van het plan is nog niet gestart.

midden

In een informatiebeheerplan ODBN zijn de afspraken vastgelegd over de zorg en beheer van archief in gemeenschappelijke regelingen waaraan taken zijn gemandateerd.

midden

De afspraken zijn vastgelegd In kaart brengen welke afspraken er met over de zorg en beheer van de overige verschillende archief in gemeenschappelijke gemeenschappelijke regelingen zijn regelingen waaraan taken zijn over de zorg en het beheer van gemandateerd. archiefbescheiden. Als deze afspraken er niet of onvoldoende zijn, deze alsnog vastleggen zoveel mogelijk samen met de overige deelnemers aan deze gemeenschappelijke regelingen

9-8-2022

Q1 2025

n.t.b.

n.t.b.

Door het ontbreken van een Strategisch Informatie Overleg is een structurele informatie uitwisseling op strategisch niveau wat betreft het archief- en informatiebeheer onvoldoende mogelijk.

midden

Het SIO wordt belegd voor waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectie-besluiten als voor vervreemding.

9-8-2022

start op n.v.t moment als daar aanleiding voor is

n.v.t.

Het ontbreken van een bepaalde mandatering is in de dagelijkse praktijk lastig. Elke handtekening moet worden gezet door het strategisch management of naar het college van burgemeester en wethouders.

laag

Een aangepaste mandaatregeling

9-8-2022

n.t.b.

n.t.b.

n.t.b.

De ontbrekende aspecten van het archief- en informatiebeheer voor wat betreft de mandatering worden meegenomen in een volgende actualisatie van het mandaatbeleid.

9-8-2022

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Flexibiliteit in het metadataschema is noodzakelijk. Het metadataschema ligt vast in het zaaksysteem JOIN. JOIN hanteert de actuele standaarden, zoals MDTO (Metagegevens voor Duurzame Toeganklijkheid Overheidsinformatie). JOIN sluit aan op e-depots.

Strategisch informatieoverleg

De gemeente Vught heeft tot nu toe nog geen Strategisch Informatieoverleg (SIO) belegd

1.6

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Afspraken over informatiebeheer met gemeenschappelijke regelingen Er is in beeld aan welke Dit is een risico voor de gemeenschappelijke regelingen duurzame toegankelijkheid de gemeente deelneemt, maar er van informatie en voor de is geen duidelijk overzicht van informatievoorziening aan afspraken tussen de gemeente en de gemeenteraad en gemeenschappelijke regelingen burger. over wie op welke manier waar informatie beheert.

1.3

Priori-teit

Het SIO zal belegd worden op het moment dat daar aanleiding voor is

Mandaatregeling archiefzorg

De gemeente heeft voor wat betreft het archief- en informatiebeheer de besluitvorming niet in de mandaatregeling vastgelegd.

5 Overzicht, ordening en vernietiging van archiefbescheiden

De gemeente Vught heeft geen metadataschema vastgesteld

6.4

laag

Enkel het verwijderen van digitale archiefbescheiden uit het zaaksysteem is niet voldoende. Vaak staat informatie ook nog op netwerkschijven, in emailboxen en in procesapplicaties. Van volledige vernietiging is dan ook pas sprake als alle kopieën van de archiefbescheiden en de procesinformatie zijn vernietigd.

hoog

De procedure voor vernietiging De vernietiging in het zaaksysteem van de archiefbescheiden in wordt uitgevoerd op basis van JOIN en de kopieën in de machtigingen. Omdat taakspecifieke procesapplicaties wordt applicaties geen functionaliteiten jaarlijks uitgevoerd op basis hebben voor vernietiging wordt voorlopig van doorlopende machtigingen uitgegaan van handmatige verwijdering uit deze applicaties.

9-8-2022

Q3-21

doorlopend

doorlopend

De grootste klus van 2023 was het, in het zaaksysteem, controleren van dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen. Ruim 22.000 dossiers zijn gecontroleerd en zijn klaar voor vernietiging. De vernietiging in het zaaksysteem gaat voor de processen van het Sociaal Domein uitgevoerd worden op basis van een doorlopende machtiging. Voor een klein aantal procesen geldt dat vernietiging na 6 weken moet plaatsvinden. Deze procedure wordt wekelijks uitgevoerd in zowel het zaaksysteem als de vakapplicaties.

Het niet hebben van een hotspotlijst over een bepaalde periode, kan ertoe leiden dat waardevolle informatie verloren gaat door verplichte vernietiging.

midden

Een vastgestelde hotspotmonitor

9-8-2022

Q3-24

Q4-24

n.t.b.

Het opstellen van de hotspotmonitor wordt in 2024 samen met de archiefinspecteur van het BHIC opgepakt. Vaststelling naar verwachting in Q4.

hoog

Een compleet overzicht van de De basis is de i-Navigator. In de informatie die rondgaat in de informatiebeheerplannen wordt per organisatie, binnen teams, domein de afspraken vastgelegd. processen en applicaties.

doorlopend

doorlopend

In 2023 is een start gemaakt met het bespreken van het informatiebeheer met de vakafdelingen/proceseigenaren. Via risicoanalyse worden aanbevelingen gedaan om verbeteringen door te voeren. De afspraken worden vastgelegd in een informatiebeheerplan.

Digitale vernietiging

Er zijn achterstanden in de vernietiging van digitale bescheiden zowel in het zaaksysteem als in de vakapplicaties.

6.3

Het beschikken over een vastgesteld metadataschema is wettelijk verplicht en nodig voor een goede overbrenging van documenten naar het edepot van het BHIC.

Hotspotmonitor

Er is geen hotspotmonitor vastgesteld.

Voor het opstellen van de hotspotmonitor wordt het stappenplan van het nationaal archief gevolgd

Informatiebeheerplan

Informatie komt op verschillende Informatie is niet duurzaam manieren de organisatie binnen toegankelijk en wordt niet duurzaam toegankelijk gearchiveerd in een veelvoud aan systemen

directie Q2-23 besluit september 2023