5. Provincie Noord-Brabant – Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2021

Provincie Noord-Brabant Brabantlaan

Postbus 90151

5200 MC s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Vught t.a.v. het college van burgemeester en wethouders

www.brabant.nl

Postbus 10100

OAN

Fax (073) 680 76 80

5260 GA VUGHT Bereikbaarheid

openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2021 Datum

8 oktober 2021 Ons kenmerk

Geacht college,

C2278137/4925784 Uw kenmerk

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook n van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij of vw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen worden getroffen voor het tegengaan van risico's.

EIL AL

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed

Bijlage(n)

uit te kunnen voeren.

Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli het verslag informatie- en

archiefbeheer over het voorgaande jaar naar ons toe te sturen. Het verslag dient vergezeld te gaan met een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw verslag met bijbehorende stukken ontvingen wij op 10 juni 2021.

Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij vw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2020 als voldoet.

Voor de beoordeling van vw jaarverslag baseren we ons op de aanbevelingen, inclusief voorziene risico s van de archivaris.

Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria. ! Zie: Uitvoeringsagenda Interbestuurlijk Toezicht 2021 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer

Z21-234387

Contactpersoon Telefoon

TT

Provincie Noord-Brabant

Datum

8 oktober 2021 Ons kenmerk

Voldoet

= Het college brengt v r 15 juli een jaarverslag of

C2278137/4925784

voortgangsrapportage vit aan de raad. Gedeputeerde Staten (GS) heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. * Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk Voldoet niet

=De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding. Indien voor 15 juli: a. geen verslag met verbeterplan is vitgebracht aan de raad; of

b. de raad het verslag niet heeft behandeld; of

c. GS de stukken niet heeft ontvangen.

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw voortgangsrapportage met bijbehorende stukken v r 15 juli il. Het verslag is door v op bij raadsinformatiebrief van 1 juni 2021 aan de raad toegezonden.

Uw voortgangsrapportage beschrijft concreet de knelpunten met de maatregelen die v gaat nemen om de risico's zo spoedig mogelijk te beheersen. We beoordelen vw gemeente daarom als voldoet .

Uw gemeente krijgt de kleur groen op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard over 2021 in het laatste kwartaal van dit jaar op onze website www.brabant.nl/ibt gepubliceerd.

2/3

Provincie Noord-Brabant

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij v uw raad over deze uitkomst te informeren.

Datum 8 oktober 2021 Ons kenmerk

Gevraagde acties van uw kant in 2022

C2278137/4925784

Uiterlijk 15 juli 2022 ontvangen wij graag een voortgangsverslag dat v aan de

raad heeft gestuurd. Het voortgangsverslag bevat in elk geval: _ De raadsinformatiebrief van uw college aan de raad. Indien er sprake is van nieuwe ontwikkelingen worden die hierin beschreven. Een apart, concreet en actueel verbeterplan. Hierin beschrijft v concreet alle verbeteracties waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke

nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden. e Een aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten. Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met toezichthouder van ons team [BT Informatie- en archiefbeheer. Hij is op maandag tot en met donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via

telefoonnummer Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

3/3