4. Raadsinformatiebrief Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2023 (over 2022)
Tekst van het document
wc g Raad si nformatiebrief Datum
18 april 2023
Onderwerp
Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2023 (over 2022) Z23 - 260670
Zaaknummer Documentnr.
UIT/23- 537197
Inleiding Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goede democratische controle op het bestuurlijk handelen. De provincie houdt toezicht op het archief- en informatiebeheer door na te gaan of de wettelijke taken worden uitgevoerd en goede maatregelen zijn getroffen voor het tegengaan van risico's. Voorgeschiedenis Het college informeert de raad jaarlijks over het informatie- en archiefbeheer. In april 2022 bent u voor het laatst geïnformeerd. Inhoudelijk Het op orde hebben van de informatiehuishouding is voor gemeenten niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een voorwaarde voor openheid en transparantie. De juiste informatie op de juiste plaats draagt bij aan een goede en efficiënte taakuitvoering, aan informatieveiligheid en privacy, aan de kwaliteit van dienstverlening en de mogelijkheden voor innovatie en datagedreven werken. Een goed functionerend archief, ook voor digitale informatie, is van belang voor verantwoording aan gemeenteraad, toezichthouders, burgers, onderzoekers en journalisten. Inspectiebezoek De gemeentearchivaris van Vught heeft in 2022 onderzoek laten verrichten naar de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente. De aanpak van het onderzoek is risicogericht.
Aan de orde komen de deelgebieden waarop de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie in gevaar is, of dreigt te komen en waarop de risico's voor de gemeente het grootst zijn. Deze risicogerichte benadering sluit aan bij het beleid van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant. Tijdens de archiefinspectie is gebleken dat er nog een aantal verbeterpunten zijn, die moeten worden opgepakt om geheel te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om te zorgen dat risico's ten aanzien van die verbeterpunten worden vermeden. De aanbevelingen uit het verslag (bijlage 2) zijn opgenomen in het verbeterregister (bijlage 1). Vernietiging van archiefbescheiden Een van de aandachtspunten van de archiefinspecteur is de achterstand in digitale vernietiging. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen bepaalt welke type informatie vernietigd moet worden en welke moet worden bewaard. Voor het vernietigen is toestemming van de gemeentearchivaris nodig. De archivaris biedt de mogelijkheid om te vernietigen op basis van doorlopende machtigingen. Deze machtiging tot vernietiging houdt in dat de archivaris het
1/3
wc g systeem toetst waarin digitaal, te vernietigen materiaal wordt beheerd. Indien het beheer en de vernietiging goed is ingeregeld, wordt een machtiging verleend. Een machtiging is verkregen voor de zaaktypen in het sociale domein, beheer openbare ruimte en voor alle zaaktypen die niet meer in gebruik zijn. De machtiging voor de HR-zaaktypen is in voorbereiding. In 2022 zijn bijna 7000 zaken (dossiers) vernietigd in het zaaksysteem. Archiving by design Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie, zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Archiveren vereist dat de werkprocessen en de daarbij gebruikte systemen daarop ingericht worden. Het nemen van maatregelen bij aanpassing of aanschaf van applicaties wordt 'archiving by design' genoemd. In het afgelopen jaar is het zaaksysteem gemigreerd naar de cloud en zijn de systemen voor belastingen (heffen en innen), vergunningen (omgevingssoftware), meldingen openbare ruimte en HR (personeelszaken) vervangen. De systemen voor belastingen en vergunningen zijn gekoppeld met het zaaksysteem. Het principe van 'archiving by design' is zoveel mogelijk toegepast. Centraal archiveren in het zaaksysteem blijft het uitgangspunt. Beheermaatregelen zoals overbrenging en vernietigen worden geregeld in het zaaksysteem.
Archiefoverbrenging Een gemeente moet archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats, voor Vught het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Het analoge Bestuurs- en het Bouwvergunningenarchief 1986 tot en met 2000 staat gereed voor overdracht naar het BHIC. De fysieke overdracht moet nog plaatsvinden. Archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar onder het regime van de Archiefwet. De Archiefwet gaat uit van openbaarheid 'by default': archiefbescheiden zijn dus openbaar, tenzij er een gegronde reden is om hun openbaarheid te beperken en de zorgdrager hiervoor een weloverwogen en controleerbaar besluit heeft genomen. Deze besluiten zijn genomen en gepubliceerd in het Gemeenteblad op de site van overheid.nl/ officiële bekendmakingen. Onder de Archiefwet is sprake van passieve openbaarheid: iedereen heeft recht op inzage. De Archiefwet gaat hiermee dus niet zo ver als de Wet open overheid (Woo). Inzage onder de Archiefwet betekent dat iedereen naar de archiefbewaarplaats moet kunnen gaan en daar de betreffende informatie op kan vragen, bijvoorbeeld in een studiezaal. Het archief is ook toegankelijk via de website van het BHIC. Scannen op verzoek is mogelijk. De gewenste dossiers worden gescand, toegestuurd en op de website geplaatst. Steeds meer informatie wordt online raadpleegbaar.
Toezichtoordee/2022 In het Toezichtoordeel 2022 is geen voor Vught specifiek aandachtspunt gemeld. Wel wordt gevraagd om inzicht te geven in de uitvoering van artikel 18 van de Archiefregeling. Artikel 18 bepaalt dat "overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur". Het hebben van overzicht is sinds de invoering van het digitaal werken voor Vught een basiseis. De kern van overzicht hebben is: weten wat er in huis is en hoe documenten, processen en systemen met elkaar samenhangen. Dit overzicht ligt vast in dei-Navigator. De kern van deze applicatie is een model Documentair Structuur Plan (DSP) speciaal voor gemeenten, met daarin een overzicht van alle zaaktypen/processen die de gemeente uitvoert. Dit DSP is de basis voor de
2/3
wc g ordeningsstructuur in het zaaksysteem en de vakapplicaties voor vergunningen, belastingen en personeelszaken. In het najaar van 2023 ontvang u het Toezichtoordeel en in 2024 wordt u, conform de toezichtsystematiek van de provinciale archiefinspectie, geïnformeerd over de voortgang van de verbeteracties.
Burgemeester en wethouders van Vught, de secretaris, de burgemeester,
W.F.F. Keijzers
R.J. van de Mortel
Bijlage(n): 1. Verbeterregister 2023 2. Inspectieverslag archief- en informatiebeheer Gemeente Vught
3/3
KPI
Omschrijving probleem (knelpunt)
Risico
1.5
Afspraken over informatiebeheer met gemeenschappelijke regelingen Er is in beeld aan welke Dit is een risico voor de gemeenschappelijke regelingen duurzame toegankelijkheid de gemeente deelneemt, maar er van informatie en voor de is geen duidelijk overzicht van informatievoorziening aan de afspraken tussen de gemeente en gemeenteraad en burger. gemeenschappelijke regelingen over wie op welke manier waar informatie beheert.
1.3
midden In het informatiebeheerplan zijn de afspraken vastgelegd over de zorg en beheer van archief in gemeenschappelijke regelingen waaraan taken zijn gemandateerd.
Aanpak op hoofdlijnen
Datum aanbeveling Start archivaris activiteit
Geplande realisatie activiteit
Vught heeft taken gemandateerd aan de Omgevingsdienst Brabant -Noord (ODBN) en neemt deel aan de Werkgroep verbeteren van de informatie uitwisseling tussen gemeente en de ODBN. De afspraken worden vastgelegd in het informatiebeheerplan ODBNDeelnemers GMR.
29-4-2021
Q1 2022 Q3-23
In kaart brengen welke afspraken er met de overige verschillende gemeenschappelijke regelingen zijn over de zorg en het beheer van archiefbescheiden. Als deze afspraken er niet of onvoldoende zijn, deze alsnog vastleggen zoveel mogelijk samen met de overige deelnemers aan deze gemeenschappelijke regelingen
9-8-2022
Q4 2023
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting of status voortgang
De informatie uitwisseling tussen de ODBN en de gemeente is in werkafspraken geregeld. Er is een concept informatiebeheerplan opgesteld. De zorg en beheer van archief ligt bij de gemeente.
midden Het SIO wordt belegd voor waardering Het SIO zal belegd worden op het van informatie en de gevolgen daarvan moment dat daar aanleiding voor is voor zowel selectie-besluiten als voor vervreemding.
9-8-2022
Mandaatregeling archiefzorg De gemeente heeft voor wat betreft het archief- en informatiebeheer de besluitvorming niet in de mandaatregeling vastgelegd.
3.4 3.5
Omschrijving eindresultaat (oplossing)
Strategisch informatieoverleg De gemeente Vught heeft tot nu Door het ontbreken van een toe nog geen Strategisch Strategisch Informatie Overleg Informatie Overleg (SIO) belegd, is een structurele informatie maar dit wel als beleid uitwisseling op strategisch meegenomen in de actuele niveau wat betreft het archiefbeheerregeling informatiebeheer. en informatiebeheer De gemeentearchivaris zal van onvoldoende mogelijk. een eventueel te beleggen Strategisch Informatie Overleg op de hoogte worden gebracht en kunnen deelnemen, indien dit door de gemeente en haarzelf nodig wordt geacht.
1.6
Priori-teit
Het ontbreken van een bepaalde mandatering is in de dagelijkse praktijk lastig. Elke handtekening moet worden gezet door het strategisch management of naar het college van burgemeester en wethouders.
laag
De ontbrekende aspecten van het archief- en informatiebeheer voor wat betreft de mandatering worden meegenomen in een volgende actualisatie van het mandaatbeleid, zodra de situatie hiertoe aanleiding geeft
9-8-2022
laag
Faciltaire zaken en doc info worden geinformeerd over het plan.
9-8-2022
Onderdeel gemeentelijk rampenplan en calamiteitenplan Het calamiteiten- en ontruimingsplan wordt niet geoefend en is zelfs in de praktijk niet bekend.
Het risico bestaat dat in voorkomende gevallen het plan niet op een juiste wijze wordt uitgevoerd met als risico gevolgen voor de te evacueren archiefbescheiden, zoals terugvindbaarheid, beschikbaarheid, schade e.d.
Q2-23
Q2-23
5 Overzicht, ordening en vernietiging van archiefbescheiden De gemeente Vught heeft geen metadataschema vastgesteld
6.4
laag
Enkel het verwijderen van digitale archiefbescheiden uit het zaaksysteem is niet voldoende. Vaak staat informatie ook nog op netwerkschijven, in emailboxen en in procesapplicaties. Van volledige vernietiging is dan ook pas sprake als alle kopieën van de archiefbescheiden en de procesinformatie zijn vernietigd.
hoog
Het niet hebben van een hotspotlijst over een bepaalde periode, kan ertoe leiden dat waardevolle informatie verloren gaat door verplichte vernietiging.
9-8-2022
Flexibiliteit in het metadataschema is noodzakelijk. Het metadataschema ligt vast in het zaaksysteem JOIN. JOIN hanteert de actuele standaarden, zoals MDTO (Metagegevens voor Duurzame Toeganklijkheid Overheidsinformatie). JOIN sluit aan op e-depots.
Digitale vernietiging Er zijn achterstanden in de vernietiging van digitale bescheiden zowel in het zaaksysteem als in de vakapplicaties.
6.3
Het beschikken over een vastgesteld metadataschema is wettelijk verplicht en nodig voor een goede overbrenging van documenten naar het edepot van het BHIC.
In het informatiebeheerplan is de procedure voor vernietiging van de archiefbescheiden in JOIN en de kopieën in de procesapplicaties vastgelegd. De vernietiging wordt uitgevoerd met een doorlopende machtiging.
De vernietiging in het zaaksysteem wordt uitgevoerd op basis van machtigingen. Omdat taakspecifieke applicaties geen functionaliteiten hebben voor vernietiging wordt voorlopig uitgegaan van handmatige verwijdering uit deze applicaties.
9-8-2022
Q3-21
midden Een vastgestelde hotspotmonitor
Voor het opstellen van de hotspotmonitor wordt het stappenplan van het nationaal archief gevolgd
9-8-2022
Q4-22
hoog
De basis is de i-Navigator. In de informatiebeheerplannen wordt per domein de afspraken vastgelegd.
Er zijn doorlopende machtigingen voor de zaaktypen/werkprocessen van het sociaal domein, beheer openbare ruimte en de tot 2022 vervallen zaaktypen. De machtiging voor de HRprocessen is in voorbereiding. In 2022 zijn er bijna 7000 dossiers vernietigd in het zaaksysteem.
Hotspotmonitor Er is geen hotspotmonitor vastgesteld.
Q3-23
Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Door vaststelling van een hotspotlijst, besluit een lokale overheid dat te vernietigen informatie rondom deze bijzondere gebeurtenissen toch bewaard zal worden.
Informatiebeheerplan Informatie komt op elk moment Informatie is niet duurzaam en overal de organisatie binnen toegankelijk en wordt aangemaakt en opgeslagen in een veelvoud aan systemen. Het beheren van informatie gedurende het gehele proces is daarmee een belangrijke taak van iedereen in de organisatie. Het hoort bij de standaard werkzaamheden.
Een compleet overzicht van de informatie die rondgaat in de organisatie, binnen teams, processen en applicaties.
Q1-22
2022 is gebruikt voor de inventarisatie. In het 2e kwartaal van 2023 wordt een plan van aanpak opgesteld. In de 2e helft van 2023 worden de gesprekken met de vakafdelingen gestart.
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Q
Zuid-WillemsvaartZ
Ic
Postbusm
520|AB
's-Hertogenbosch 's-Hermgenbosch
BRABANTSHlSTORlSCl-ilNFORMATlE CENTRUM
GEMEENTEVI iGHT
Zaak: Ontv':
23 JAN'2023
Gemeente Vught College van Burgemeester en Wethouders Postbus 10100 5260 GA Vught
POS*111nf-I
UW KENMERK
DOORKIESNR. 073-6818539
BlJLAGE(N)
Inspec?everslag
ONS KENMERK :2023012 ONDERWERP lnspectieverslag gemeentearchivaris
harm.p|eters@bh|c.nl
's-Hertogenbosch` 20 januari 2023
Geacht college, Als gemeentearchivaris zie ik toe op de informatiehuishouding binnen uw organisatie. Bij deze bied ik u als bijlage mijn inspectieverslag aan over de stand van zaken op het gebied van informatiebeheer en archivering binnen uw gemeente. Dit verslag geldt als het verslag van de gemeentearchivaris, zoals bedoeld in artikel 3 van de Archiefverordeníng gemeente Vught 2018. lk rapporteer hierin over de kansen en bedreigingen die ik zie en ik doe enkele aanbevelingen om hel archief- en informatiebeheer binnen uw organisatie verder te verbeteren. lk adviseer u het inspectieverslag te gebruiken bij uw jaarlijkse verantwoording over het archief- en informatiebeheer aan het lnterbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant.
Met vriendelijke groet,
info@bhic.nl
j IBAN: NLISRABO 0|92326|47|
BIC: RABONLZU
Kszó4250636
BTW:8|356537680|
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
inspectieverslag archief- en informatiebeheer Gemeente Vught
In opdracht van:
Archiefinspecteur:
Timmermans-Brandt, gemeentearchivaris Hulsegge
Datum:
09-08-2022
Versie:
Definitief
Brabants Historisch Informatie Centrum
's-Hertogenbosch
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Conclusies en managementsamenvatting Het archief- en informatiebeheer van de gemeente
Vught is gedeeltelijk op orde. Er is evenwel hard
gewerkt om het archief- en informatiebeheer geheel op orde te krijgen. Tijdens de archiefinspectie is gebleken dat er nog een aantal verbeterpunten zijn, die de komende tijd moeten worden opgepakt om geheel te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om te zorgen
dat risico's ten aanzien van die verbeterpunten worden vermeden. De gemeente
heeft voor de komende periode reeds een verbeterregister opgesteld ten aanzien van
KPl 1.5 en
Daarbij gaat het om het om de afspraken, die gelden met betrekking tot het archief-
en informatiebeheer
bij gemeenschappelijke
regelingen, voor
zover
het de uitvoering
van
gemandateerde taken betreft. Daarnaast zal er meer nadruk worden gelegd op de vernietiging van digitale
archiefbescheiden. Hier is sprake van een achterstand. Vernietiging
verplichting
de daarvoor
volgens
geldende
selectievoorschriften.
is een wettelijke
Hieraan wordt
thans
nog
onvoldoende voldaan. Daarnaast ziet de gemeentearchivaris
risico's met betrekking tot de inrichting, opbouw en beheer
de informatiehuishouding
Deze risico's concentreren
van
van de gemeente.
zich op tien
deelgebieden. De formulering van deze risico's in de deelgebieden sluit aan bij de Kritische Prestatie Indicatoren
versie 2020.1 Bij ieder risico
van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
horen aanbevelingen, die bij de desbetreffende paragrafen staan geformuleerd. Enkele belangrijke punten pikken we er hier even uit: 0
Lokale regelingen (KPI Vught
De gemeente
zie hoofdstukken heeft
in
2018
de
archiefverordening
en
de
beheerregeling
geactualiseerd. Beide regelingen voldoen aan de actuele ontwikkelingen.
Verder is er tot nu
toe geen Strategisch Informatieoverleg
Nut en noodzaak
belegd door de gemeente.
worden zeker gezien. Zodra daartoe aanleiding wordt gevonden zal er een SlO worden geïnitieerd in overleg met de gemeentearchivaris. De gemeente
neemt
deel aan diverse gemeenschappelijke
regelingen
Er is
onvoldoende in beeld welke afspraken er met deze GR'en zijn gemaakt op het gebied van
informatiebeheer. gemandateerd,
Dit geldt met
name voor GR'en waaraan de gemeente
zoals de Omgevingsdienst
Brabant
Noord
taken heeft
Hierdoor dreigt
overheidsinformatie buiten beeld te raken en is het beheer hiervan mogelijk onvoldoende. De gemeente
Vught is voor informatie gevormd of ontvangen
taken elders belegd eindverantwoordelijk
voor de uitvoering van de
waar het gaat om de wettelijke eisen goede,
geordende en toegankelijke staat. Op dit moment is men regiobreed bezig alle afspraken en
overeenkomsten die met de verschillende GR'en zijn gemaakt in beeld te krijgen ten einde deze te harmoniseren. Gelijke afspraken met alle GR'en geldend voor alle deelnemende gemeenten.
Er is bij de gemeente
Vught een mandaatoverzicht waarin echter geen mandaten wat betreft
het archief- en informatiebeheer zijn vastgelegd.
Denk aan: l
Horizontale verantwoording
Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Vervreemding archiefbescheiden; Ondertekening vernietigingslijsten;
Ondertekening verklaring van vernietiging; Ondertekening verklaring van vervanging. De goedkeuring van vervanging is belegd bij de teamleider Organisatieondersteuning aparte
machtiging van de gemeentesecretaris
in een
op grond van het Besluit Informatiebeheer
20082. De archiefruimte van de gemeente
Vught voldoet aan de eisen in de Archiefregeling
(KPI
zie hoofdstuk De archiefruimte in de nieuwbouw van het gemeentekantoor
Vught is door de toenmalige
provinciale archie?nspectie goedgekeurd. Daarnaast wordt archiefruimte gehuurd bij het BHlC.
Tijdens de inspectie is geconstateerd dat de temperatuur hoger dan het wettelijk toegestane
maximum tussen 16-20"
temperatuur
in de archiefruimte is nu
Er
onvoldoende
is
nog
gemeentebreed; Er
is
binnen
20°C bedroeg. Deze temperatuur
overzicht
Inmiddels is dit opgepakt. De
Dit wordt wekelijks gecontroleerd.
beheer
van
informatie
en
archiefbescheiden
Er is geen vastgesteld metadataschema voorhanden (KPI
de
organisatie
nog
is
onvoldoende
overzicht
welke
zie hoofdstuk (kopieën
van)
archiefbescheiden zich waar in welke applicaties bevinden. Hierdoor is mogelijk een deel van de informatie buiten beeld en dreigt deze informatie niet meegenomen
te worden in de
afsluiting of migratie van de archieven.
Verder is door de gemeente
geen metadataschema vastgesteld, waardoor in dit geval niet
wordt voldaan aan wet- en regelgeving voor wat betreft het archief- en informatiebeheer.
Verderop
in dit inspectieverslag
doet de gemeentearchivaris
per deelthema aanbevelingen
om
bovenstaande
risico's weg
verbeterplannen
te komen, zodat duidelijk is op welke termijn de verbeteringen gerealiseerd zullen
te
zijn. Zij adviseert daarbij prioriteit
nemen.
Zij
adviseert
tot
concrete
(SMART-geformuleerde)
te geven aan de achterstand in de vernietiging
archiefbescheiden.
2Machtiging gemeentesecretaris van de teamleider organisatieondersteuning op 25 januari 2017
van digitale
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Inleiding De gemeentearchivaris van Vught heeft onderzoek laten verrichten naar de stand van zaken van het
archief- en ínformatiebeheer binnen de gemeente4 Op 16 juni 2022 is aan de gemeente
Vught een inspectiebezoek gebracht. Op deze plaats een woord
van dank aan de prettige samenwerking met de gemeente
Vught en aan de geleverde input voor
deze inspectie. Het resultaat van deze inspectie is dit verslag. Het verslag sluit aan bij de Kritische Prestatie
Indicatoren
van de VNG versie 2020, die zijn gebaseerd op de eisen die voortkomen
het Archiefbesluit
Archiefwet 1995 wetgeving
zoals de Algemene
en de Archiefregeling
Verordening
Algemene Verordening Gegevensbescherming
uit de
Ook komt soms aanpalende
Gegevensbescherming
de Uitvoeringswet
(UAVG) en de Wet Open Overheid aan de orde. Op
deze manier wordt inzichtelijk in hoeverre de informatiehuishouding
van de gemeente
aan wet- en
regelgeving voldoet. ln plaats van alle KPl's te behandelen, is de aanpak risicogericht. Aan de orde komen de deelgebieden waarop de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie in gevaar is, of dreigt te komen en waarop de risico's voor de gemeente
zijn. Deze risico's zijn steeds gekoppeld aan de
KPl's die erop van toepassing zijn. Een risicogerichte
desbetreffende aangepaste
het grootst
beleid van het Interbestuurlijk
Toezicht
benadering sluit aan bij het
van de provincie Noord-Brabant met ingang
van 2021.3 De rapportage
is gebaseerd op de volgende informatie en documentatie:
Ingevulde vragenlijsten I
I
7 en 9 juni 2022;
Gevoerde interviews met: I
adviseurs informatievoorziening;
I
functioneelbeheerder van het zaaksysteem;
I
medewerkerinformatiedienstverlening;
I
gebruikerzaaksysteem.
Beantwoording vragenlijsten door de functionarissen hiervoor genoemd; Aangeleverde documenten op volgorde van de KPl's;
U
lnspectieverslag gemeentearchivaris 29 april 2021;
0
Overzicht archief-en informatiebeherende applicaties;
onderdeel
Per
komt aan de orde
gemeentearchivaris
vanuit
welke
kansen en bedreigingen er
haar rol als toezichthouder
aanbevelingen om
informatiebeheer verder te verbeteren. I
Lokale regelingen (KPI
0
Archiefruimten en applicaties Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPl Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden (KPI
o
0
3
Provincie Noord Brabant, Systematisch toezicht vanal2021.
zijn
en doet
de
het archief- en
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
0
Overbrenging van archiefbescheiden (KPI
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Uitgebreide rapportage Archiefverordening
van de inpectie op volgorde van de behandelde KPl's en beheerregeling (KPI 1.1 en
De gemeente Vught heeft repectievelijk op 13 september 2018 en op 12 juni 2018 de vigerende
archiefverordening en beheerregeling vastgesteld. Deze voldoen aan de actuele ontwikkelingen. ln de Beheerregeling Informatiebeheer wordt gesproken over de betekenis van het Strategisch
Informatie Overleg waar het gaat om advisering van de gemeentesecretaris Feitelijk kan een vervreemdingsbesluit door de gemeentesecretaris
bij vervreemding'.
worden genomen, indien deze is
gemandateerd door de het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager.
Kansen U
De gemeente
beschikt over een actuele archiefverordening en beheerregeling, die voldoen
aan de eisen van deze tijd in het kader van archief- en informatiebeheer.
Bedreiging I
Geen
Aanbeveling Geen
Strategisch Informatie Overleg (KPI De gemeente Vught heeft tot nu toe nog geen Strategisch Informatie Overleg
belegds,maar dit
wel als beleid meegenomen in de actuele beheerregeling informatiebeheere. De gemeentearchivaris zal van een eventueel te beleggen Strategisch Informatie Overleg op de hoogte worden gebracht en kunnen deelnemen, indien dit door de gemeente en haarzelf nodig wordt geacht7. ln het geval van de gemeente
Vught is het SIO bedoeld voor de waardering van informatie en de
gevolgen daarvan voor zowel selectiefbesluiten (denk daarbij bijvoorbeeld aan de Hotspotmonitor)
als voor vervreemding.
Kansen 0
De gemeente
is zich bewust van het belang van het nut van een structureel overleg op
strategisch niveau, waarbij zonodig de gemeentearchivaris om advies kan worden gevraagd op het gebied van waardering, selectie en vernietiging;
Bedreigingen 0
Door het ontbreken van een Strategisch Informatie Overleg is een structurele informatie uitwisseling op strategisch niveau wat betreft het archief- en informatiebeheer onvoldoende
mogelijk.
4Išeheerregeling Informatiebeheer gemeente Vught 2018, art. 5Beantwoording vraag KPI 3.1 5
7
Beheerregeling lnformatiebeheer gemeente Vught 2018, art. 4.1 Beantwoording vraag vraaggesprek 1 KPI 1,3
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Aanbeveling 0
Draag jaarlijks of indien gewenst
frequenter zorg voor de belegging van een Strategisch
Informatie Overleg.
Wijziging overheidstaken
en afsluiten van archieven (KPl De afgelopen vijfjaar hebben er zich geen situaties in de zin van wijziging overheidstaken voorgedaan, met uitzondering van het deelnemen aan gemeenschappelijke regelingen. Voor wat betreft dit laatste punt wordt venNezen naar paragraaf zes. Voor wat betreft de herindeling van de gemeente Haaren, waarbij het grondgebied van Helvoirt met ingang van 1 januari 2021 tot de gemeente Vught behoort, hebben wel ontwikkelingen plaatsgevonden. Het archief van de voormalige gemeente Haaren is overgegaan naar de rechtsopvolger, de gemeente Oisterwijk. Met de gemeente Oistenivijk is de afspraak gemaakt dat de gemeente in kopie de beschikking kan krijgen over alle lopende zaken, die betrekking hebben op Helvoirt. De samenwerking met de gemeente Oisterwijk, betreft alle gebieden behalve het Sociaal Domein. Van lopende zaken worden door de gemeente Oisterwijk kopieën verstrekt en deze worden vervolgens in het zaaksysteem opgenomen, waarbij de status van het stuk (werkkopíe) wordt
aangegeven? Kansen 0
De gemeente Vught heeft toegang tot en de beschikking over, zij het in werkkopíe, alle bescheiden die men nodig heeft voor de taakuitvoering voor betreft het grondgebied van Helvoirt;
I
Er zijn tussen de gemeenten Vught en Oisterwijk goede afspraken gemaakt over de beschikbaarheid, toegankelijkheid en vernietiging van het bij de gemeente OistenNijk berustende "Helvoirtse" archief.
Bedreigingen 0
Geen
Aanbevelingen 0
Geen
Gemeenschappelijke
regelingen (KPl
De gemeente Vught beschikt over een recent geactualiseerd overzicht van verbonden partijen, waarbij het deelneemt aan zeven gemeenschappelijke regelingen.Q De meeste gemeenschappelijke regelingen staan in het GR-register vermeld. De GR Werkvoorzieningschap De Dommel is hierop een uitzondering. Aan sommige van de gemeenschappelijke regelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) heeft de gemeente taken gemandateerd. Dat betekent dat de gemeente Vught zorgdrager blijft van de informatie en archiefbescheiden, die bij de uitvoering van deze taken
door de GR ontstaan. Er is geen actueel overzicht van voorzieningen, die met de verbonden partijen zijn getroffen voor de zorg van de archiefbescheiden waarvan Vught zorgdrager is. De gemeente is daarbij verder onvoldoende op de hoogte van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer waar het om de gemandateerde taken gaat.
B
Beantwoording vraaggesprek
9Jaarverslag 2020,
119-124
vraag KPI 1.4 Herindeling gemeente Haaren
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Kansen Er is goed in beeld aan welke GR'en de gemeente deelneemt. Het inzichtelijk maken van de
0
informatiestromen wordt daardoor makkelijker.
Bedreigingen Er is geen duidelijk overzicht van afspraken tussen de gemeente
0
informatiebeheer.
en GR'en op het gebied van
Veel van deze informatie zal de gemeente uiteindelijk moeten opnemen in
het af te sluiten archief van de gemeente Vught.
Aanbevelingen Breng verder, naast de werkgroep gericht op het archief- en informatiebeheer van de
v
Omgevingsdienst Brabant Noord in kaart welke afspraken er met de overige verschillende
GR'en zijn over de zorg en het beheer van archiefbescheiden. Als deze afspraken er niet of onvoldoende zijn, maak afspraken over het beheer van de archiefbescheiden waarvan Vught zorgdrager is en harmoniseer deze afspraken zoveel mogelijk met de overige deelnemers aan
deze GR'en; Neem de archiefbescheiden, die als gevolg van gemandateerde taken bij GR'en zijn ontstaan
I
op in het afte sluiten archief van Vught.
Mandaatregeling
archiefzorg(KP|
ln de mandaatregeling
202210 zijn geen bevoegdheden vastgelegd met betrekking tot archief~
en informatiebeheer,
zoals:
Uitleningen dossiers aan derden;
Besluit tot vervreemding; Besluit tot vervanging. Wat betreft het nemen van vervangingsbesluiten
is de teamleider Organisatieondersteuning
namens het college daartoe gemandateerdu.Dit is vastgelegd in een aparte
gemeentesecretaris
op 25 januari 2018. Overige mandateringen
daartoe
machtiging van de
zijn niet in de mandaatregeling
vastgelegd, omdat deze zich thans zeer incidenteel voordoen. Mocht de situatie zich echter zodanig wijzigen
dat alsnog mandatering voor
bovengenoemde
punten
wenselijk is dan zal worden
overwogen bij de actualisering van de mandaatregeling hiermee rekening te houden.
Kansen 0
De gemeente
de
heeft voor wat betreft het archief› en informatiebeheer de besluitvorming in
mandaatregeling
mandaatregeling,
niet
kunnen
verantwoordelijkheden
vastgelegd.
bovengenoemde
een
toekomstige
punten
alsnog
actualisatie
geregeld
van
de
worden
en
en bevoegdheden daar neerleggen waar ze het meest tot hun recht
komen, zodra hiertoe aanleiding zal zijn.
m
Met
Mandaatregeling 2022 Vught
nBeantwoording, vraag KPl 1.6 Madaatregeling archiefzorg
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Bedreigingen Het ontbreken van een bepaalde mandatering is in de dagelijkse praktijk lastig. Elke
handtekening moet worden gezet door het strategisch management
of naar het college van
burgemeester en wethouders. De lopende machtiging tot goedkeuring vervanging is gebaseerd op het niet meer vigerend
Besluit Informatiebeheer uit 2008.
7.3 Aanbevelingen Neem de ontbrekende aspecten van het archief- en informatiebeheer voor wat betreft de
mandatering mee in een volgende actualisatie van het mandaatbeleid, zodra de situatie
hiertoe aanleiding geeft; Actualiseer de lopende machtiging tot goedkeuring vervanging gebaseerd op de vigerende
Beheerregeling indien deze niet wordt meegenomen in een eerstvolgende actualisatie van de mandaatregeling.
Archiefruimten
(KPI
De archiefruimte
van de gemeente
door de door de toenmalige bouwvoorschriften
Vught is bij de bouw van het nieuwe gemeentekantoor
provinciale archiefinspectie gecontroleerd
van de LOPAl en in orde bevonden.
aan de hand van
Dat de betreffende ruimte als
zodanig is bestemd en derhalve aan de daarvoor geldende voorschriften
dient te voldoen is
niet vastgelegd. Op het moment van de inspectie zijn geen structurele afwijkingen in luchtvochtigheid temperatuur
en
geconstateerd, zodanig dat de wettelijke boven- en ondergrens is
overschreden. Echter dient in de gaten te worden gehouden dat de temperatuur
structureel
tussen de 16 en 20°C12. Op het moment van inspectie was de temperatuur
Inmiddels is
deze situatie gewijzigd dat de temperatuur
rond de 18°C is. De temperatuur
wordt
regelmatig gecontroleerd. De archiefruimte wordt tevens gebruikt door Burgerzaken voor het beheer van de registers
van de burgerlijke stand. Naast de eigen archiefruimte wordt bij het BHIC een ruimte gehuurd, voor de opslag en
beheer van archiefbescheiden, voor zover nog niet overgebracht.
Kansen Omdat de gemeente Vught digitaal werkt, creëert de gemeente geen fysieke
archiefbescheiden meer. De archiefruimte zal ook in de toekomst voor wat betreft de omvang blijvend voldoen.
u
Checklist archiefruimten 2020 Provinciale Archiefinspecties. De temperatuur hebben.
mag een ondergrens van 16' en een bovengrens van 20° C
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Bedreiging 0
Structurele te hoge temperratuur
kan leiden aantasting van de archiefbescheiden.
Aanbevelingen o
Blijf de situatie rondom de temperatuur temperatuur
terugbrengen binnen de onder- en bovenwaarden van 16-20°C.
Onderdeel gemeentelijk De gemeente
monitoren en neem zo nodig maatregelen, die de
(KPI 3.4 en
rampenplan en calamiteitenplan
beschikt niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures
met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde
zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen. Er is wel een calamiteiten- en ontruimingsplan (conform Leidraad LOPAI) voor de archiefruimte in het gemeentekantoor
voorhanden. Dit plan wordt
niet geoefend. De werking van het plan is in de praktijk niet bekend. ln geval van calamiteiten wordt gebruik gemaakt van depotruimte van het BHIC. Bij tijdelijke
evacuatie wordt gebruik gemaakt van de naast gelegen repro ruimte of hoger gelegen bedrijfskantine.
Kansen 0
De gemeente
heeft een plan hoe te handelen bij calamiteiten en ontruimingen, waardoor het
mogelijk in voorkomende effectief te handelen; 0
Door het voorhanden hebben van een calamiteiten- en ontruimingsplan
is de kans op schade
en grote nadelige gevolgen als gevolg van calamiteiten tot een minimum beperkt;
9.2 Risico's 0
Het calamiteiten- en ontruimingsplan
wordt niet geoefend en is zelfs in de praktijk niet
bekend. Het risico bestaat dat in voorkomende gevallen het plan niet op een juiste wijze wordt uitgevoerd met als risico gevolgen voor de te evacueren archiefbescheiden, zoals
terugvindbaarheid, beschikbaarheid, schade
9.3 Aanbeveling 0
Oefen het calamiteiten- en ontruimingsplan in de frequentie zoals dat in het plan is vastgelegd.
104 Overzicht, ordening en vernietiging
van archiefbescheiden
(KPI
Overzicht en ordening Adequaat archiefbeheer en een optimale staat van informatiehuishouding is alleen te bereiken als er een goed overzicht is van welke informatie zich op welk moment
organisatie inzichtelijk in welke applicaties informatie
waar bevindt. Zo maakt een
is gearchiveerd en waaruit vernietigd moet
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
worden en op welke plekken in de organisatie kopieën van deze informatie te vinden zijn. Het verkrijgen van een overzicht is dan ook een belangrijke eerste stap om aan de archiefwettelijke
verplichtingen te voldoen.
Overzicht van applicaties waarin mogelijk archiefwaarclige informatie en bescheiden Er is een overzicht van vakapplicatiesß, worden opgeslagen en beheerd, voorhanden. Het team Doc.|nfo heeft in beeld welke bescheiden zich waar bevinden. Het gaat in de meeste gevallen om bescheiden in kopievorm, die zich als origineel reeds in het zaaksysteem bevinden. Het overzicht kan dienen om verder in kaart te brengen waar zich welke informatie bevindt en hoe dit wordt beheerd. Daarnaast kan een dergelijk overzicht worden gebruikt om te monitoren welke applicaties voldoen aan de kwaliteitseisen ten einde te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving waar het archief- en informatiebeheer betreft.
Ordening van archiefbescheiden
Analoog archief Het analoge archief is toegankelijk via dossierinventaríssen tot het moment dat men is begonnen in augustus 2006. Het blok 1986-2000, met digitaal werken in het document managementsysteem inclusief de bouwvergunningen, wordt in 2022 overgebracht. De dossiers zijn toegankelijk gemaakt volgens de basisarchiefcode en numeriek geordend. De
vernietigbare bescheiden zijn eveneens dossiergewijze geordend op grond van de basisarchiefcode en numeriek op vernietigingsjaar geplaatst.
Digitaal archief Zaakdossiersworden digitaal bewaard en beheerd in het zaaksysteem of in een vakapplicatie. Het uitgangspunt is dat alle zaken in het zaaksysteem terecht komen. De gemeente heeft geen lijst met voorgeschreven standaardformaten, die moeten worden gebruikt. Men werkt met open standaarden tenzij dit redelijkerwijze niet kan worden verwacht14. De opbouw van het digitaal informatiebeheer RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal
Informatiebeheer)
uitgebracht door het Landelijk overleg van Provinciale archiefinspecteurs (LOPAI)
wordt niet als richtlijn voor het beheer van digitale informatie aangehoudenls.
Zaaksysteem JOIN De gemeente Vught werkt met het zaaksysteem JOIN sinds 6 juni 2016, als opvolger van Decos. Dit is
een zaaksysteem met een geïntegreerd DMS. Het zaaksysteem bevat op dit moment
596 zaaktypes,
waarmee alle hier opgeslagen informatie zaakgewijze is gestructureerd en per zaak bijeengehouden. Het zaaksysteem is NEN 2082 gecertificeerd. Los van het zaaksysteem wordt ook gebruik gemaakt
van vakapplicaties. Hiervoor wordt verder verwezen naar de volgende paragraaf,
“Applicatieoverzicht gemeente Vught llBeantwoording vraag KPl 5.9
15Beantwoording vraag KPI 5.7
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Voor JOIN werd gebruik gemaakt van Decos als DMS, vanaf augustus 2006. Er heeft bij de ingebruikname van het zaaksysteem geen migratie plaatsgevonden uit het DMS, omdat binnen
dezelfde omgeving is gebleven.
Vakapplicaties Er zijn meerdere vakapplicaties binnen de gemeentelijke organisatie in gebruik. Zoals gezegd worden
alle archiefwaardige bescheiden opgenomen in het zaaksysteem. Dit neemt niet weg dat er situaties zijn waarbij ook de applicatie wordt gebruikt voor opslag en beheer van originele archiefwaardige bescheiden en informatie. Een voorbeeld is Motion. In deze applicatie worden bescheiden bewaard, die te maken hebben met de uitvoering van de dagelijkse gang van zaken op het gebied van personeelszaken. Te denken valt aan een aanvraag voor reiskostenvergoeding of voor verlof. De bescheiden die onderdeel uitmaken van de personeelsdossiers bevinden zich in het zaaksysteemlô. Er vindt op dit moment geen vernietiging plaats buiten het zaaksysteem. Hiervoor wordt verder verwezen naar paragraaf
9.12.23.
Netwerkschijven
Het uitgangspunt is dat de proceseigenaren weten dat ze verantwoordelijk zijn voor de compleetheid van zaken voordat ze een zaak afsluiten. De procesverantwoordelijken zijn zich er over het algemeen
voldoende van bewust dat zaken compleet moeten zijn. Ingeval dat het nodig is wordt door de medewerkers informatiebeheer gewezen op onvolledigheid. Daarop wordt actief geanticípeerd. Verder krijgen alle medewerkers een uitgebreide training over het gebruik van het zaaksysteem met de bedoeling zaken compleet te hebben. Opslag van originele bescheiden op netwerkschijven blijft echter mogelijk en komt nog steeds De omvang van de opslag op netwerkschijven is in beeld. De omgeving van de netwerkschijven is open en goed te controleren. De persoonlijke schijven zijn niet in beeld, maar deze hebben maar een beperkte opslagcapaciteit. Men verwacht dat opslag van archiefwaardige bescheiden uiterst klein is, gezien de grote mate van compleetheid over het algemeen van zaken in het zaaksysteemla.
voorn.
Emails Emails worden zoveel mogelijk, als ze archiefwaardig zijn, opgeslagen in het zaaksysteem. Ook hier
geldt de eigen verantwoordelijkheid
van de medewerker.
Eventuele e-mails die betrekking hebben
op de zaak dienen door de proceseigenaren aan de zaak te worden gehangen, door een plug-in. De
handeling is eenvoudig en vormt geen barrière om dit achterwege te laten. De gemeente Vught beschikt over een uitgebreid emailprotocol, waarmee is vastgelegd hoe om te
gaan met het ontvangen, verzenden en opslaan van archiefwaardige
emailberichtenw.
Dat niet alles op de "betreffende plaats" terechtkomt, waar het hoort is nooit helemaal te
garanderen, Ook hier geldt hetzelfde voor wat betreft de compleetheid van zaken wat daarover bij
de netwerkschijven is geschreven.
Metadata Authenticiteit
en context van archiefbescheiden kunnen worden vastgesteld. De gemeente Vught
heeft geen metadataschema vastgesteldm. Metadata liggen vast in het zaaktype op basis van navigator voor zover het het zaaksysteem betreftn. Het beschikken over een vastgesteld
16Beantwoording vraag interview medewerker P en
als gebruiker van het zaaksysteem
17Beantwoording vraag 5.1 interview medewerkers Doc.|nfo 18Beantwoording vraag 5.1 interview medewerkers Doc.|nfo 19Email-reglement gemeente Vught, 2011 wBeantwoording vraag KPI 5.2 2llšeantwoording vraag 5.2 interview medewerkers Doc.|nfo
beeld omvang archiefbescheiden op netwerkschijven
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
metadataschema is echter wettelijk verplicht22 en nodig voor een goede overbrenging van documenten naar het e-depot van het BHIC.
Backups, herstel en uitwijk Dagelijks worden er backups gemaakt van de gehele omgeving, de retentie hiervan is 30 dagen en 12 maanden. De maximale bewaartermijn is 1jaar. De backups worden op 2 verschillende adressen bewaard,
Er wordt indien nodig een deel van de daartoe benodigde backup teruggezet.
Verder vindt er een keer perjaar een uitwijktest voor BAG-gerelateerde servers plaats.
Compressie en encryptie Er is sprake van compressie bij kleurenscans. Deze worden standaard gecomprimeerd
naar packbits.
Deze techniek is uiterst effectief om het volume te verkleinen en leidt vrijwel niet tot
informatieverlieszs. Er wordt geen gebruik gemaakt van encryptie.
Kansen I
u
I
Er is een overzicht welke (kopieën) van archiefbescheiden zich in welke
applicaties/informatiesystemen bevinden, middels l-navigator. Hierdoor is tevens duidelijk welke procesínformatie zich in welke applicatie bevindt en ook is er informatie over beheeren vernietigingsmogelijkheden van deze applicaties voorhanden; De gemeente is zich bewust wat de mogelijke risico's zijn voor opslag van archiefwaardige informatie en bescheiden op netwerkschijven; De gemeente beschikt over een volledig overzicht vakapplicaties waar mogelijk archief- en informatiebeheer plaatsvindt en dat kan worden gebruikt als middel om het archief- en informatiebeheer beter te beheersen, monitoren en te sturen; De gemeente is zich bewust van mogelijke risico's van niet gearchiveerde emails, van belang voor de volledigheid van dossiers.
Bedreigingen 0
De gemeente
loopt een risico, al is deze in het geval van de gemeente Vught klein, dat
archiefwaardige informatie opgeslagen en beheerd buiten het zaaksysteem niet voor de organisatie beschikbaar komt, met alle mogelijke gevolgen van dien voor de bedrijfsvoering en juridische bewijslast;
Idem geldt dit voor archiefvvaardige informatie opgeslagen op netwerkschijven en achtergebleven in emailboxen. Al geeft men aan dat de kans klein is door een strakke
kwaliteitscontrole op de volledigheid van zaken; 0
De gemeente Vught beschikt niet over een wettelijk vereist vastgesteld metadataschema en
voldoen daarmee niet aan wet- en regelgeving.
Aanbevelingen 0
Start op korte termijn met de inrichting van digitale vernietiging in alle relevante applicaties;
0
Let bij aanbesteding van vakapplicaties op voldoende functionaliteit voor informatiebeheer
en -vernietiging (archivíng by designl; u
Archiefregeling 2014, an. 19 23Beantwoording vraag 5.11
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Zorg voor de vaststelling van het metadataschema.
10 Vervanging,
conversie/migratie,
selectie, vernietiging
en vervreemding
van archiefbescheiden (KPI
Vervanging De gemeente Vught werkt vanaf 2006 digitaal. Op 23 april 2013 is door het college van burgemeester en wethouders het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden genomen. In 2010 was een dergelijk besluit reeds genomen voor te vernietigen archiefbescheiden. Vanaf dat moment vindt er vervanging plaats. Het huidige vervangingsbesluít geldt voor zowel vernietigbare als te bewaren documenten. Volgens het handboek vervanging worden de originele documenten na 7 weken daadwerkelijk vernietigd.
Conversie en migratie Conversie Aangetoond is dat bij conversie vrijwel altijd een minimum aan data (of opmaak) verloren gaat. 0m te voorkomen dat men bij iedere wijziging van de geldende of geaccepteerde standaard alle in JOIN Zaak&Document opgeslagen bestanden telkens zou moeten omzetten naar het nieuwe geldende formaat (en er dus dataverlies zou optreden) is ervoor gekozen om dit pas te doen op het moment van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Op deze manier wordt het verlies aan data tot een minimum beperkt en garandeert Decos Software Engineering BV dat de authenticiteit, integriteit en de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden gewaarborgd is en blijft. Bij de overbrenging converteert Join Zaak Document alle metadata naar XML en voegt deze samen met de PDF bestanden van de scans in een zogenoemde XML ~wrapper24.
Migratie Er heeft de afgelopen jaren geen migratie plaatsgevonden. De overgang van het DMS naar het zaaksysteem heeft binnen dezelfde omgeving plaatsgevonden. Er bestaan op dit moment ook geen plannen tot migratie. Er is geen migratieprotocol voorhanden. Dat wordt op dit moment niet zinvol geacht, zolang migratie niet aan de orde i525. Op het moment dat er een migratie op handen is zal een protocol worden opgesteld en ter advies worden voorgelegd aan de gemeente-archivaris.
Vernietiging Er zijn geen achterstanden in de jaarlijkse vernietiging van analoge archiefbescheiden geconstateerd. Wat betreft de digitale bescheiden is er een achterstand zowel in het zaaksysteem als in de
vakapplicaties. De digitale vernietiging is reeds opgepakt door een machtiging tot doorlopende vernietiging van archiefbescheiden met een korte bewaartermijn voor processen binnen het sociaal domein. Betreffende vernietiging is binnen het zaaksysteem reeds opgepakt. Daarnaast wordt binnen de vakapplicatie van het Sociaal Domein handmatig vernietigdzß. z
Beantwoording vraag KPl 5.11
15Beantwoording vraag KPI 6.2 26Verbeterregister, KPl 6.1
Zaaknummer: Z22 - 250507 Document: IN/23 - 528310 Overig stuk inkomend
Verder heeft de gemeente geen hotspotlijst vastgesteld. Dit wordt doorgeschoven naar 202327.
Vervreemding Er heeft de afgelopen jaren geen vervreemding aan derden plaatsgevonden. Verder is het archief van de voormalige gemeente Helvoirt, inclusief de registers van de burgerlijke stand na de herindeling van de gemeente Haaren in 2021 aan de gemeente Vught vervreemd. Daarvan is het blok 1981-1995 nog niet formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Kansen De organisatie heeft geen achterstanden in vernietiging, voor zover het analoge archief betreft. Men is er zich van bewust dat vernietiging digitale bescheiden en informatie een
primair aandachtspunt is dat verder opgepakt moet gaan worden; De gemeente
is zich bewust van de noodzaak van de periodieke vaststelling van een
hotspotlijst; Het nog ontwikkelen van een migratieprotocol zal aan alle moderne eisen met betrekking tot wet- en regelgeving en kwaliteit kunnen voldoen; De gemeentelijke organisatie werkt vanaf augustus 2006 digitaal en vanafjuni zaakgericht. Dat leidt tot eenduidigheíd in het archief› en informatiebeheer.
2016
Bedreigingen Het vernietigen van archiefbescheiden of informatie zonder de daarvoor vastgestelde procedure en zonder een oordeel van inhoudelijk deskundigen kan leiden tot verlies van informatie van belang voor de bedrijfsvoering, voorjuridische bewijslast dan wel in het kader van de verantwoording achteraf naar de burger of voor wetenschappelijk onderzoek; Het niet voorhanden hebben van een hotspotlijst over een bepaalde periode, kan ertoe leiden dat waardevolle stukken verloren gaan door verplichte vernietiging. Betreffende bescheiden kunnen van belang zijn voor als historische bron voor plaatselijke bijzondere
kwesties of gebeurtenissen; Het niet voorhanden hebben van een vastgesteld metadataschema betekent, dat men niet voldoet aan wet› en regelgeving waar het archief- en informatiebeheer betreft.
Aanbevelingen Draag zorg voor de vernietiging van informatie en archiefbescheiden volgens de eisen van wet- en regelgeving en selectievoorschriften, overal zowel in het zaaksysteem als alle
vakapplicaties, waarin archief' en informatiebeheer plaatsvindt; Draag zorg voor een hotspotmonitor en de vaststelling van een hotspotlijst bijzondere zaken en gebeurtenissen gemeente Vught.
11.
Conclusies
Zie voor algemene conclusies hoofdstuk 1 lConclusies en managementsamenvatting'.
U
Beantwoording vraag KPl 6.1 interview medewerkers Doelnfo