34. Gemeente Meierijstad - Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeentelijke regelingen GR-en in Brabant-Noord

Zaaknummer: Z22 - 252593 Document: IN/22 - 497417 Kennisgeving (inkomend)

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5461 KN Veghel

gemeente vught Zaak:

'

ontv.:

fTIEIERIJSTQD

-6 )UU 2022

/

Postadres Postbus 10.001 5460DA Veghel T: 14 0413 E: info@meierijstad.nl W: www.meierijstad.nl IBAN: NL09 BNGH 0285 1701 04

Postinnr.:

Gemeente Vught t.a.v. het college van B&W en de gemeenteraad Postbus 10.100 5260 GA VUGHT

Uw kenmerk

Uw brief van

Ons kenmerk

2072530

Datum

4 juli 2022

Behandeld door

Ad van Gerwen

Verzenddatum

4 juli 2022

Bijlage(n)

3

Onderwerp

Afstemmingsproces

tussen gemeenten

en gemeenschappelijke regelingen

(GR-en) in Brabant-Noord

Geachte gemeenteraad/bestuur/college, Jaarlijkskrijgt u van Meierijstad, als coördinerende gemeente, een brief over het afstemmingsproces tussen gemeenten en GR-en in Brabant-Noord. Met deze procesafspraken stemmen we de planning & controlcyclus van samenwerkingsverbanden in deze regio en hun deelnemers (hoofdzakelijk gemeenten) Een uitgebreidere toelichting op dit proces en het belang daarvan leest u in bijlage 1.

af.

Hoe ziet de planning 2023eruit? Dat ziet u in bijlage 2. Het doel hiervan is dat gemeenteraden in staatzijn op tijd te reageren op de beleidsvoornemens van de GR-en. Zoals gebruikelijk omvat deze cyclus twee onderdelen: - de kadernota - de begroting

en de jaarstukken

De afstemmingsbrief van 2021 met de procesplanning 2022 is als basis genomen voor deze brief en de procesplanning 2023. Waarvan toepassing is in de planning al rekening gehouden met de wijzigingen in de WGR. “Omdat de wijzigingswet op 1 juli 2022 in werking treedt, kan deze wijziging gevolgen hebben voor de termijnen die bij de begrotingscyclus voor 2023 worden gehanteerd. In de praktijkzullen veel gemeenschappelijke regelingen al vóór1 juli hun ontwerpbegrotingen aan de vertegenwoordigende organen toezenden voor een zienswijze. Het is van belang dat de gemeenschappelijke regelingen hierbij reactietermijnen stellen conform de nieuwe termijnen die op 1 juli 2022 ingaan. Dit betekent concreet dat de gemeenschappelijke regelingen een reactietermijn dienen op te nemen die eindigt na het zomerreces. Uitzondering hierop vormen die

Zaaknummer: Z22 - 252593 Document: IN/22 - 497417 Kennisgeving (inkomend)

procedures waarvoor de zienswijzetermijn eindigt voor 1 juli. In deze gevallen mag rekening worden gehouden met de verruiming, maaris dit niet verplicht.” In het Coördinatieteam is afgesproken om ons te richten op vaststelling van de begroting vóórhet zomerreces. Deze brief/de planning heeft de instemming van het Coördinatieteam Adoptieproces GR-en. In het Coördinatieteam participeren 5 gemeenschappelijke regelingen (Regiotaxi, GGD, ODBN, BSOB en de Veiligheidsregio), de Provincie en enkele gemeenten (griffiers en ambtelijke contactpersonen). Wij vragen u deze planning als uitgangspunt te gebruiken bij het plannen van uw bestuursvergaderingen. Dat is nodig om (met name) de gemeenteraden de gelegenheid te kunnen bieden hun kaderstellende rol te kunnen waarmaken. Verder zorgt de planning ervoor dat de gemeenschappelijke regelingen voldoende tijd hebben om de zienswijzen op de kadernota ’s in de conceptbegrotingen te verwerken. Wij adviseren de AB-leden én betreffende contactambtenaar van de GR om de GR tijdig te informeren over de zienswijze die de raad heeft uitgebracht. Overigeonderwerpen Verlenging pilot kadernota ODBN In het jaar2022 is op verzoek van de ODBN een pilot gehouden met betrekking tot de kadernota van de ODBN. In het Coördinatieteam is afgesproken de pilot te evalueren met de griffiers en het adoptiepanel. De ervaringen van de ODBN zijn positief.

We gaan er dan ook vanuit dat voor de kadernota van de ODBN een vergelijkbare planning wordt gevolgd als dit jaar,wat betekent dat de Kadernota ODBN 2024 door het Algemeen Bestuurwordt vastgesteld in december 2022. Bij het opstellen van de concept-begroting 2024 wordt gereageerd op reacties van de deelnemers op de kadernota. Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022 Op 19 april2022 ontvingen wij een brief van het Ministerie van BZK over de wijziging van de WGR. Deze treft u ter kennisname bijgevoegd aan. In het Coördinatieteam is onlangs afgesproken dat een klein groepje (vertegenwoordigers ODBN/GGD/Regiotaxi/griffier/ambtenaar Meierijstad/ambtenaar Provincie/externe deskundige) een brede bijeenkomst gaat voorbereiden over dit onderwerp. Uiteraard wordt u hierover nader geïnformeerd. Afstemmingsproces 2023 Ook komend jaarwil Meierijstad investeren in het afstemmingsproces. Meierijstad doet dat graag in afstemming met gemeenten, Provincie en gemeenschappelijke regelingen, en nodigt u uit om te participeren in de voorbereiding van het afstemmingsproces kunt uw belangstelling kenbaar maken bij dhr. A. van Gerwen.

U

Zaaknummer: Z22 - 252593 Document: IN/22 - 497417 Kennisgeving (inkomend)

Wilt u meedoen bij de voorbereiding van het afstemmingsproces of heeft u vragen over de brief, neem dan contact op met Ad van Gerwen (avanqerwen@meieriistad.nl /telefoonnummer +31 (413)38114). Met vriendelijke groet

ir. C.H.C. van Rooij, Coördinerend burgemeester

Bijlagen: 1. Toelichting 2. Planning

werkwijze voor kadernota 2024 en begroting

3. Brief Ministerie van BZK d.d. 19 april 2022

2024 + jaarstukken 2022

Zaaknummer: Z22 - 252593 Document: IN/22 - 497417 Kennisgeving (inkomend)

Bijlage1: Toelichtingwerkwijze De gemeenten en besturen van de gemeenschappelijke regelingen in Brabant-Noord hebben ingestemd met de procedure om te komen tot een betere afstemming in de beleidsprocessen met de deelnemende gemeenten. Dit noemen we het adoptieproces. Waarovergaathet adoptieproces? Het adoptieproces gaat in ieder geval over de kadernota ’s, begrotingen en jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen. De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen deze stukken jaarlijksmaken en dat gemeenten de mogelijkheid hebben een zienswijze op de concept begroting in te dienen. Het gaat om de volgende organisaties: - GGD Hart voor Brabant - Veiligheidsregio Brabant-Noord - Regionale Ambulancevoorziening Brabant-Midden- West-Noord - Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) - Werkvoorzieningschap Noordoost-Brabant (WSW) - Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV) - Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) - Regionaal BureauLeerplicht (RBL) - Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

(alleen begroting)

Waaromhet adoptieproces? Er zijn verschillende redenen waarom we met elkaargekomen zijn tot een adoptieproces: - De gemeenteraden staan op afstand als gevolg van het werken met gemeenschappelijke regelingen. Het adoptieproces is bedoeld om raden in positie te brengen op tijd een zienswijze op de stukken van de gemeenschappelijke regelingen uit te brengen. - De gemeenschappelijke regelingen krijgen de zienswijzen van de gemeenten binnen een kort tijdsbestek, zodat zij weten wat er binnen de verschillende gemeenten leeft en in staatzijn de zienswijzen te verwerken. - Met het adoptieproces worden de ambtelijke processen binnen gemeenten gestroomlijnd. Per gemeenschappelijke regeling schijft een kleine adoptiegroep een concept advies voor alle gemeenten. Dit zorgt voor een efficiënt proces en voor eenduidige adviezen richting gemeenteraden. Elke gemeente heeft vervolgens wel de mogelijkheid het advies naar eigen inzicht aan te passen, zodat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft er een eigen kleur aan te geven. Praktische uitwerkingvanhet adoptieproces in eenplanning Om het adoptieproces in de praktijkop een goede manier te kunnen organiseren maken we een planning voor de bespreking van de kadernota ’s, begrotingen en jaarstukken in de gemeenteraden in deze regio.

De wettelijke deadlines waarop de gemeenschappelijke regelingen deze stukken bij Gedeputeerde Staten moeten inzenden zijn daarbij het vertrekpunt. Vervolgens redeneren we terug op basis van bespreking van de stukken in besturen van gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden en de ambtelijke voorbereidingstijd die nodig is om dat op een goede manier te kunnen doen. Dat is een behoorlijke uitdaging als we kijken naar de diversiteit aan gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden, met verschillende dynamieken en verschillende vergadercycli.

Zaaknummer: Z22 - 252593 Document: IN/22 - 497417 Kennisgeving (inkomend)

Bijlage2: Planning voor kadernota2024en begroting 2024+ jaarstukken 2022

Actie Kadernota2024 1. Brief met procesplanning en aandachtspunten naar de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen sturen. 2. Griffiers zorgen voor agendering in commissies en/of gemeenteraden/provinciale staten en contactpersonen stemmen proces (kadernota en begroting/jaarrekening) af met behandelende ambtenaren in eigen organisatie. ___________ 3. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept kadernota aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 4. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept kadernota naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven. _________ 5. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 6. Bespreking concept kadernota ’s in raadscommissies en/of raden. 7. Uitbrengen reacties door deelnemers aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. _____________________ 8. Bespreken en vaststellen van de kadernota in het algemeen bestuurvan de gemeenschappelijke regeling. ______________ 9. Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde kadernota aan de deelnemers (officiële deadline is 30april).

Week

Uiterlijke datum

27

4 juli 2022

44

uiterlijk okt 2022

48

30november 2022

49

9 december 2022

2 9

11 januari 2023 2 maart2023

9

5 maart2023

13

31 maart 2023 3april2023.

14

Zaaknummer: Z22 - 252593 Document: IN/22 - 497417 Kennisgeving (inkomend)

Actie

Week

Uiterlijke datum

Begroting 2024en jaarstukken 2022 10. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept begroting en concept jaarstukken aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 11. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept begroting en concept jaarstukken naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven over de concept-begroting. 12. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. (en concept jaarstukken) in 13. Bespreking concept begrotingen raadscommissies en/of raden. 14. Uitbrengen zienswijzen van deelnemers aan het algemeen bestuurvan de gemeenschappelijke regeling. 15. Bespreken en vaststellen van de begroting en jaarstukken in het algemeen bestuurvan de gemeenschappelijke regeling.

16.

Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde begroting en jaarstukken aan de deelnemers en Gedeputeerde Staten.

13

31 maart 2023

15

12 april2023

17

26 april2023

27

6 juli 2023

27

7 juli 2023 rekening houden met wettelijke termijn* wette lijke termijn*

De wettelijke deadline voor het inzenden van de stukken aan Gedeputeerde Staten is binnen 2 weken na vaststelling met een uiterste datumvan 15 juli voor de jaarstukken, 15 september voor de begroting.