31. BHIC - Bestuursbesluit financiering E-depot en overzicht en reactie zienswijzen Kadernota 2023

Van: Verzonden: CC: Onderwerp: Bijlagen:

Secretariaat <Secretariaat@bhic.nl> vrijdag 22 april 2022 09:55 2022022 Bestuursbesluit BHIC financiering E-depot en overzicht en reactie zienswijzen Kadernota 2023 Zienswijzen Kadernota 2023 inclusief reactie BHIC.pdf

Let op: Deze mail komt van buiten de gemeente Vught. Help mee om de gemeente Vught veilig te houden en denk na voordat je op een link klikt of een bijgevoegd bestand opent.

Geachte colleges/besturen en gemeenteraden, (cc portefeuillehouders BHIC) Eind 2021 verzochten wij u om uw zienswijze op onze concept-kadernota 2023 kenbaar te maken. Daarbij hebben wij u expliciet gevraagd een voorkeursscenario aan te geven voor de financiering van de E-depotvoorziening van het BHIC. Voorkeursscenario deelnemers Alle deelnemers aan onze gemeenschappelijke regeling hebben hier gehoor aan gegeven. Van de elf deelnemers (negen gemeenten en twee waterschappen) hebben zes deelnemers voorkeur uitgesproken voor scenario 1 (groeimodel) en vier deelnemers voor scenario 1 met de kanttekening dat scenario 3 bespreekbaar is. Eén deelnemer spreekt de voorkeur uit voor scenario 3 (gelijk aan kosten). Bestuursbesluit In het bestuursoverleg van 8 april jl. heeft het bestuur, na consultatie van het portefeuillehoudersoverleg, het volgende besluit genomen over de financiering van het E-depot: 1. Voor de bekostiging van de e-depotvoorziening van het BHIC vanaf 2024, een bijdrage te vragen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC volgens scenario 1; 2. De meerkosten van de e-depotvoorziening in de periode 2022 tot en met 2026 te dekken met een transitievergoeding e-depot van het Rijk en de inzet van de bestemmingsreserve e-depot.

Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves. Reactie zienswijzen In de diverse zienswijzen zijn opmerkingen opgenomen over verschillende onderwerpen. In de bijlage treft u een overzicht aan van de door onze deelnemers ingediende zienswijzen. Ook leest u hierin onze reactie op de gemaakte opmerkingen. Het BHIC neemt deze opmerkingen vanzelfsprekend ter harte bij toekomstige ontwikkelingen. Bestuur en directie van het BHIC spreken graag hun dank uit aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling voor het gestelde vertrouwen in de E-depotvoorziening van het BHIC. Het stelt ons in staat om deze nieuwe wettelijke taak goed en toekomstbestendig uit te voeren. Met vriendelijke groet, J.C. Kriek Directeur

1

Ter bescherming v an uw priv acy is deze afbeelding niet auto matisch v an internet gedownload.

Postbus 81 Tel. Website

5201 AB 's-Hertogenbosch +31 (0) 73 681 85 00 www.bhic.nl

2

Kadernota 2023 – zienswijzen deelnemers en reactie BHIC In onderstaand overzicht zijn de ingediende zienswijzen/opmerkingen op de Kadernota 2023 weergegeven per deelnemer, met in de laatste kolom de reactie van het BHIC op de gemaakte opmerkingen. Deelnemer Gemeente Bernheze Gemeente Boekel Gemeente Boxtel

Zienswijze Positief Positief Positief

Gemeente Land van Cuijk

Positief

Gemeente Maashorst

Positief

Gemeente Meierijstad

Positief

Keuze scenario E-Depot 1 1 1, met kanttekening dat groeimodel aangepast mag worden om reserves BHIC minder te belasten. Let wel; het gaat hier om de algemene reserves (benutten bestemmingsreserves e-depot is geen probleem). 1, met kanttekening dat groeimodel aangepast mag worden om reserves BHIC minder te belasten. 1, met kanttekening dat groeimodel aangepast mag worden om reserves BHIC minder te belasten. 1

Gemaakte opmerkingen ----

Reactie BHIC N.v.t. N.v.t. N.v.t.

- Aandacht voor herijking beleidsplan.

- In 2022 wordt het beleidsplan 2023-2026 vormgegeven. Eind 2022 worden de deelnemers hierover nader geïnformeerd.

--

N.v.t.

- Meerkosten opnemen in kadernota 2024.

- De verhoging van de bijdrage t.b.v. de Edepotvoorziening wordt opgenomen in de Kadernota en ontwerpbegroting 2024.

Deelnemer Gemeente Oss

Zienswijze Positief

Gemeente SintMichielsgestel

Positief

Gemeente Vught

Positief

Keuze scenario E-Depot 1, met kanttekening dat groeimodel aangepast mag worden om reserves BHIC minder te belasten.

3

1

Gemaakte opmerkingen - Aandacht voor inhoudelijk aansluiten op edepotvoorziening.

Reactie BHIC - Elke inhoudelijke aansluiting zal maatwerk zijn. De medewerkers van het BHIC zullen per organisatie een aansluittraject starten. In dit traject wordt bekeken welke metadata en type bestanden de organisatie wil overbrengen naar het E-depot. Op basis hiervan maken we gezamenlijk een plan van aanpak en worden er enkele proefingesten gedaan.

- Aandacht voor herijking beleidsplan.

- In 2022 wordt het beleidsplan 2023-2026 vormgegeven. Eind 2022 worden de deelnemers hierover nader geïnformeerd.

Redenen scenario 3: - Inzetten reserve beperkt ruimte voor opvangen tegenvaller bij invoering/implementatie. Dan moeten deelnemers alsnog bijleggen. Sint-Michielsgestel pleit voor collectieve belang en een conservatievere begrotingsopzet. Restitutie kan altijd nog plaatsvinden als blijkt dat reserve niet nodig is. --

- Het BHIC waardeert de keuze van de Gemeente SintMichielsgestel voor scenario 3, waarin de financiering van het E-depot vanaf 2024 direct kostendekkend is. De afgelopen jaren is het positieve jaarresultaat toegevoegd aan de bestemmingsreserves voor het Edepot. Er is door de deelnemers dus al langdurig collectief ‘gespaard’ voor de aanschaf en implementatie van het E-depot via de reserves. Het BHIC verwacht dat dit toereikend is. Mocht dit niet het geval zijn, zal het resterende deel o.a. gedekt worden uit het deel boven 5% van de algemene reserve en via herijking van de overige bestemmingsreserves. N.v.t.

Deelnemer Waterschap Aa en Maas

Zienswijze Zie opm.

Keuze scenario E-Depot 1

Gemaakte opmerkingen - Geen voorstander van algemene reserves bij verbonden partijen.

Reactie BHIC - Onze algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico’s in de bedrijfsvoering die in een boekjaar onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. In de statuten van de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. Onze algemene reserve is in de jaren 2022-2026 begroot op gemiddeld 8,3% van de gezamenlijke bijdragen. Indien de bestemmingsreserves voor het E-depot in de periode 2022-2026 niet dekkend blijken voor de meerkosten (na ontvangst bijdrage deelnemers), zal het resterende deel o.a. gedekt worden uit het deel boven 5% van de algemene reserve en herijking van de overige bestemmingsreserves.

- Aandacht voor toetsing merendeelcriterium (80/20).

- In de gesprekken die momenteel gevoerd worden tussen het Ministerie van OCW en de RHC’s (Regionale Historische Centra) over de uittreding van het Rijk en de gevolgen hiervan voor de Gemeenschappelijke Regelingen, is het merendeelcriterium een van de belangrijkste overgebleven punten. Op dit moment loopt een traject waarin juridisch wordt onderzocht hoe dit ondervangen gaat worden. Dit onderwerp heeft dan ook de volle aandacht van het BHIC en haar collega-RHC’s.

Deelnemer Waterschap Aa en Maas (vervolg)

Zienswijze

Keuze scenario E-Depot

Gemaakte opmerkingen - Aandacht voor en communicatie over informatieveiligheid en privacy bij implementatie e-depot.

Reactie BHIC - Informatiebeveiliging en privacy is ook voor het BHIC van groot belang. We hebben op dit gebied een reputatie hoog te houden. Daarom hebben wij bij de aanbesteding van het E-depot hier enorm de nadruk op gelegd. De leveranciers zijn in het bezit van verschillende certificaten waaronder de ISO270001. Vanwege de beperkte hoeveelheid aanbieders in de Edepotmarkt zijn we wel afhankelijk van datgene wat zij aanbieden. Ook intern vragen we hiervoor aandacht. De afdeling ICT heeft daarom verschillende veilige mogelijkheden voor bestandsoverdracht ontwikkeld. Daarnaast willen we de komende jaren toewerken naar volledige certificering van ons E-depot door het behalen van een CoreTrustSeal.

- Aandacht voor herijking beleidsplan.

- In 2022 wordt het beleidsplan 2023-2026 vormgegeven. Eind 2022 worden de deelnemers hierover nader geïnformeerd.

- Aanpassing GR i.v.m. uittreden Rijk graag combineren met aanpassingen n.a.v. wijziging Wet GR.

- Deze trajecten pakt het BHIC inderdaad tegelijkertijd op, mede om op die manier bestuurlijke drukte bij haar deelnemers te voorkomen.

Deelnemer Zienswijze Waterschap De Dommel Zie opm.

Keuze scenario E-Depot 1

Gemaakte opmerkingen - Geen voorstander van algemene reserves bij verbonden partijen.

Reactie BHIC - Onze algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico’s in de bedrijfsvoering die in een boekjaar onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. In de statuten van de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. Onze algemene reserve is in de jaren 2022-2026 begroot op gemiddeld 8,3% van de gezamenlijke bijdragen. Indien de bestemmingsreserves voor het E-depot in de periode 2022-2026 niet dekkend blijken voor de meerkosten (na ontvangst bijdrage deelnemers), zal het resterende deel o.a. gedekt worden uit het deel boven 5% van de algemene reserve en herijking van de overige bestemmingsreserves.

- Aanvullende eisen e-depot m.b.t. privacy en veiligheid (two-factor authenticatie en testen veilige bestandsoverdracht)

- Informatiebeveiliging en privacy is ook voor het BHIC van groot belang. We hebben op dit gebied een reputatie hoog te houden. Daarom hebben wij bij de aanbesteding van het E-depot hier enorm de nadruk op gelegd. De leveranciers zijn in het bezit van verschillende certificaten waaronder de ISO270001. Vanwege de beperkte hoeveelheid aanbieders in de Edepotmarkt zijn we wel afhankelijk van datgene wat zij aanbieden. Ook intern vragen we hiervoor aandacht. De afdeling ICT heeft daarom verschillende veilige mogelijkheden voor bestandsoverdracht ontwikkeld. Daarnaast willen we de komende jaren toewerken naar volledige certificering van ons E-depot door het behalen van een CoreTrustSeal.

Deelnemer Zienswijze Waterschap De Dommel (vervolg)

Keuze scenario E-Depot

Gemaakte opmerkingen - Aanpassing GR i.v.m. uittreden Rijk graag combineren met aanpassingen n.a.v. wijziging Wet GR.

Reactie BHIC - Deze trajecten pakt het BHIC inderdaad tegelijkertijd op, mede om op die manier bestuurlijke drukte bij haar deelnemers te voorkomen.

- Aandacht voor toetsing merendeelcriterium (80/20).

- In de gesprekken die momenteel gevoerd worden tussen het Ministerie van OCW en de RHC’s (Regionale Historische Centra) over de uittreding van het Rijk en de gevolgen hiervan voor de Gemeenschappelijke Regelingen, is het merendeelcriterium een van de belangrijkste overgebleven punten. Op dit moment loopt een traject waarin juridisch wordt onderzocht hoe dit ondervangen gaat worden. Dit onderwerp heeft dan ook de volle aandacht van het BHIC en haar collega-RHC’s.