23. BHIC - Jaarverslag en Jaarrekening 2021, Kadernota 2023 en Ontwerpbegroting 2023

Van: Verzonden: CC: Onderwerp: Bijlagen:

Secretariaat <Secretariaat@bhic.nl> dinsdag 19 april 2022 12:13 Jan Kriek; Adrie Wijgers; Ellen Kuijf; Dagmar van der Kooij 2022020 BHIC Jaarverslag en Jaarrekening 2021, Kadernota 2023 en Ontwerpbegroting 2023 BHIC Jaarverslag 2021.pdf; BHIC Jaarrekening 2021 - vastgesteld en getekend 080422.pdf; BHIC Kadernota 2023 - vastgesteld 080422.pdf; BHIC Ontwerpbegroting 2023 - getekend.pdf

Let op: Deze mail komt van buiten de gemeente Vught. Help mee om de gemeente Vught veilig te houden en denk na voordat je op een link klikt of een bijgevoegd bestand opent.

Geachte mevrouw, meneer, Het BHIC-bestuur heeft het jaarverslag 2021, de jaarrekening 2021 en de kadernota 2023 vastgesteld in de vergadering van 8 april 2022. Deze ontvangt u ter kennisneming. Tevens ontvangt u hierbij de Ontwerpbegroting 2023. Hierbij kort de belangrijkste punten uit de begroting:  De begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2024-2026 zijn structureel sluitend.  De indexatie voor stijgende lonen en prijzen is berekend op 2,0%.  De meerjarenbegroting is opgesteld in de lijn van de begroting 2023. Bij de meerjarenbegroting is er geen indexering toegepast, dus op basis van prijspeil 2023. Normaal wijkt de meerjarenbegroting dan ook niet wezenlijk af. In deze meerjarenbegroting is dat echter anders, omdat het bestuur op 8 april 2022 een besluit heeft genomen over de bekostiging van de e-depotvoorziening van het BHIC. Dit besluit is genomen na ontvangst van de zienswijzen op de kadernota 2023. Alle 11 deelnemers (9 meenten en 2 waterschappen) van het BHIC, die vanaf 2024 deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling, hebben een positieve zienswijze gegeven op de kadernota en de bekostiging van de e-depotvoorziening.  Vanaf 2024 wordt door de deelnemers, middels een 4-jarig groeimodel, een bijdrage gedaan per inwoner van € 0,25 in 2024, € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027.

Vanaf 2028, wordt de bijdrage samengevoegd met de reguliere bijdrage en wordt er vanaf dat moment ook jaarlijks geïndexeerd over de bijdrage voor de e-depotvoorziening. De meerkosten van de e-depotvoorziening in de periode 2022 tot en met 2026 worden mede gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot.  De begroting 2023 kent een herziening van de rubricering van de kosten. Dat is de reden dat op rubrieksniveau enige verschuivingen te zien zijn, bij vergelijking met de jaarrekening 2021.  Na een proefperiode van 3 jaar zal het eigenaarsonderhoud van De Citadel, na een uitgevoerde evaluatie, definitief door het Rijksvastgoedbedrijf overgedragen worden aan het BHIC.  Door de positieve uitkomst van de evaluatie omtrent het eigenaarsonderhoud lopen de uitgaven vanaf 2023 steeds meer via de exploitatie. De bestemmingsreserves verminderen sterk, met uitzondering van de bestemmingsreserve De Citadel. Bij het in onderhoud nemen van De Citadel wordt het BHIC geacht te handelen “als ware zij eigenaar”. De Citadel is een voormalig fort gebouwd in de 17e eeuw. Voor de (niet verzekerbare) risico’s die hiermee samenhangen is een bestemmingsreserve “De Citadel” (stroppenpot) gevormd.

U wordt vriendelijk verzocht uw eventuele zienswijze over deze begroting vóór 24 juni 2022 aan ons kenbaar te maken, opdat het BHIC-bestuur vervolgens binnen de wettelijke termijn de begroting kan vaststellen en aan de Provincie kan aanbieden. Met vriendelijke groet, J.C. Kriek Directeur 1

Postbus 81 Tel. Website

5201 AB 's-Hertogenbosch +31 (0) 73 681 85 00 www.bhic.nl

2

Jaarverslag 2021 Een overgangsjaar Voor u ligt het jaarverslag van het BHIC over 2021. Een jaar waar we met trots op mogen terugkijken. Trots omdat onze dienstverlening, ondanks corona, weer onverminderd door is gegaan. Dankzij de inzet van onze medewerkers heeft het ons publiek en onze deelnemers aan niets ontbroken. Maar het kan niet ontkend worden dat het behoorlijk wat van de organisatie heeft gevergd. Onze vrijwilligers konden bijvoorbeeld grote delen van het jaar niet aan de slag op de Citadel. Met alle gevolgen van dien. Het was een jaar van ”Vallen en opstaon en wijdter gaon” 1. In veel opzichten valt 2021 daarom te kenschetsen als een overgangsjaar. De verhouding met het Ministerie van OCW en het Nationaal Archief zal zoals bekend de komende jaren ingrijpend veranderen. De gesprekken over een nieuw archiefstelsel komen nu in een afrondende fase. Zo kregen we de verzekering van het ministerie van OCW, bij monde van de vertrekkende Minister Slob, dat de financiering namens het Rijk gegarandeerd blijft, ook al stopt de ministeriële verantwoordelijkheid formeel per 1 januari 2024. Dat biedt vertrouwen en zekerheid voor de toekomst. Een van de meest ingrijpende gevolgen van deze stelselwijziging is dat het bestaande landelijk e-depot, gefaciliteerd door het Nationaal Archief, definitief zal komen te verdwijnen.

Daarom is het BHIC na een zorgvuldige procedure in 2021 middels een aanbesteding over gegaan tot aanschaf van een eigen digitale duurzame voorziening voor onze deelnemers. Zo kunnen we onze deelnemers garanderen dat we ook hun digitale archieven kunnen onderbrengen. Hiermee verwezenlijkten we een belangrijke ambitie in ons beleidsplan. We noemen onszelf het Geheugen van Brabant. Dat doen we graag samen met andere organisaties die zich sterk maken voor de geschiedenis en erfgoedpositie van Brabant. De Citadel met haar rijke geschiedenis zou zelfs kunnen uitgroeien tot een bredere provinciale archief- en erfgoedlocatie. Om die reden onderzoeken we met Erfgoed Brabant op welke onderdelen we zouden kunnen samenwerken en of huisvesting op het Citadelterrein, in het voormalige restauratie atelier, een meerwaarde voor beide organisaties zou kunnen vormen. Het afgelopen jaar is nóg een van de belangrijkste ambities in ons beleidsplan verwezenlijkt: het Brabantse centrum voor Beeld en Geluid. Onder de titel BrabantinBeelden kan iedereen zich nu aansluiten bij deze portal om zo het beeldarchief van Brabant te vormen. Daarvoor is ook aansluiting gezocht bij Heemkundekringen en alle andere archiefinstellingen van Brabant om op dat terrein onze krachten te bundelen. Het RHCe in Eindhoven is al aangesloten, en de verwachting is dat er op korte termijn andere collega-archieven zullen volgen.

Samen staan we sterk. Ik omschreef 2021 als een overgangsjaar. Dat was het in velerlei opzichten. In 2020 nam de organisatie al afscheid van René Bastiaanse. In 2021 was het de beurt aan Jan Sanders met zijn meer dan 42 jaar lange archiefervaring. De twee ‘founders’ van het BHIC mogen trots zijn op hun verdienste voor het Brabantse archiefwezen en voor het BHIC in het bijzonder. Wij zijn dat in ieder geval wel! Jan Kriek directeur

Missie BHIC Meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek

1

Uit ‘Hier heur ik thuis’ van Gerard van Maasakkers

2021 in één oogopslag Een - niet uitputtend - overzicht van highlights voor het BHIC in 2021.

januari

Lancering thema website Rebellerende vrouwen: https://www.bhic.nl/ontdekken/onsbrabant/rebellerende-vrouwen

Mijlpaal: 20 miljoen Brabanders in onze database!

februari Nieuwe fotocollectie van het nostalgisch boerenleven in Brabant online. Consulentschap voor Akkerbouw en Rundveehouderij, afdeling Tilburg

maart

In mei mag de studiezaal op de Citadel weer worden opengesteld

april mei

PR voor eigen merk gifjes op Giphy: giphy.com/ BrabantinBeelden

juni

juli Aanschaf eigen duurzame digitale archiefvoorziening (e-depot) van Preservica

Start samenwerking Omroep Brabant: wekelijks beelden van het leven van gewone Brabanders uit ons archief

Jaarverslag BHIC 2021

2

augustus

Afronding Metamorfozeproject Sint-Catharinagasthuis te Grave met veel aandacht in de media. https://www.npostart.nl/nieuwsuur/11-082021/VPWON_1324300

Afscheid van Rijksarchivaris in Noord-Brabant Jan Sanders, mét koninklijke onderscheiding

september

Lancering website www.brabantinbeelden.nl In december volgt een promotiecampagne met Brabantse cabaretier Wim Daniëls Het stokje wordt overgedragen aan de nieuwe Rijksarchivaris in Noord-Brabant Hella Timmermans

oktober Oplevering koudedepot BHIC: hier kunnen historische films onder de juiste omstandigheden worden bewaard. Collega Joost Hoedemaeckers in het koudedepot

november Per 27 november 2021 treedt de gemeente Boxtel toe tot de gemeenschappelijke regeling van het BHIC

december

Jaarverslag BHIC 2021

Eerste aflevering ‘Het geheugen van Brabant’, dé podcast van het BHIC

3

Organisatie Voor elke organisatie was ook 2021 een uitdaging als gevolg van de coronapandemie. Bij het BHIC betekende dit een groep medewerkers die door de aard van hun werkzaamheden toch aan de locatie gebonden bleek en een groep die door lockdowns noodgedwongen vanuit huis werkte. De verbinding die altijd zo vanzelfsprekend was bij het BHIC, vergde ineens inspanningen van eenieder. Maar ook nu weer bleek de flexibiliteit van de medewerkers meer dan voldoende om elkaar daar waar mogelijk en anders digitaal te treffen. In september 2021 nam Jan Sanders, na meer dan 40 jaar trouwe dienst, afscheid van het BHIC. Daarmee nam het BHIC niet alleen afscheid van de Rijks-, Provincie-, Gemeente en Waterschapsarchivaris, maar ook van de adjunct-directeur die bevlogen de teams Inhoudelijk-, Materieel- en Relatiebeheer aanstuurde. Hella Timmermans volgde hem op als dé archivaris van het BHIC en stuurt de teams aan. Adrie Wijgers is per september de nieuwe adjunct-directeur. Medewerkers Eind 2021 telde het BHIC 51 medewerkers (40,5 FTE), exclusief 2 vacatures voor in totaal 1,4 FTE, welke begin 2022 zijn ingevuld. Het aantal medewerkers is inclusief 7 gedetacheerde medewerkers die het BHIC inleent voor o.a. het scannen op verzoek en schoonmaak. Vanaf 1 april 2015 geldt de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Dit quotum bedraagt voor 2021 2,56%.

Overheidswerkgevers, met 25 werknemers of meer, dienen dit quotumpercentage te halen. Op basis van het aantal FTE-(fulltime)banen in loondienst, komt dit voor het BHIC uit op 0,94 FTE. Eind 2021 zijn er in totaal 4,1 FTE banen gerealiseerd. Het BHIC heeft 2,6 FTE (5 medewerkers) ingehuurd voor de service Scannen op verzoek. Daarnaast wordt er 0,5 FTE schoonmaak ingehuurd en heeft het BHIC 1,00 FTE in dienst via de constructie Begeleid werken. Daarmee voldoet het BHIC ruimschoots aan de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Bij het BHIC is 43% van de medewerkers 55+ (dat was eind 2019 nog 50%). De gemiddelde leeftijd is net als vorig jaar 48,7 jaar. Vrijwilligers Het BHIC heeft al jaren een hele trouwe en kundige groep vrijwilligers, in december 2021 waren dat er 93. Een groot deel van hen werkt met name mee aan de verwezenlijking van de genealogische ambitie van het BHIC. Ook zij moesten als gevolg van de maatregelen schakelen en velen van hen hebben de afgelopen twee jaar zo goed mogelijk geprobeerd om vanuit huis hun werkzaamheden te verrichten. Door de versoepelingen konden we hen in juni 2021 weer op locatie verwelkomen. Helaas maakte de lockdown aan het einde van het jaar dat iedereen weer vanuit huis moest werken.

Het BHIC is de vrijwilligers zeer erkentelijk voor de bergen werk die zij verzetten, maar daarnaast maakt hun aanwezigheid het BHIC een fijne plek om met elkaar te werken.

Vrijwilligersbegeleiders Vincent van de Griend en Arnout van Erp met enkele van onze trouwe vrijwilligers

Jaarverslag BHIC 2021

4

Ziekteverzuim Corona was af en toe een beproeving voor de continuïteit van de dienstverlening voor zowel onze bezoekers als onze deelnemers, maar met een ziekteverzuim van 3,95% bleven we ook dit jaar op hetzelfde niveau als afgelopen jaren. En daarmee ligt het percentage ruim onder het landelijk gemiddelde.

Jaarverslag BHIC 2021

5

Publieksfunctie Net als voorgaande jaren leggen we onze resultaten van de publieksfunctie langs de meetlat van onze operationele missie: meer publiek, meer divers publiek en meer tevreden publiek. En om maar meteen de hete soep op te dienen: het bezoek aan onze website is voor het eerst sinds het ontstaan van het BHIC gedaald. In eerdere verslagen hielden we al rekening met stabilisatie of (lichte) daling. Maar toch vraagt deze om een goede analyse, mogelijke verklaring en toekomstige verwachting. Meer publiek Maar voordat we gaan verklaren, toch eerst de kille cijfers: het bezoek aan onze website daalde van 1.567.843 in 2020 naar 1.405.546 in 2021. Dat is een daling van 10%. De grafiek laat goed zien, dat we hiermee terug op ongeveer het niveau van 2019 zitten.

De daling van het aantal unieke bezoekers (de meeste mensen bezoeken onze website vaker dan eens) is een stuk kleiner: van 198.698 in 2020 naar 195.280 in 2021 (slechts 2% daling). De daling van het aantal bekeken pagina’s (de meeste mensen bekijken tijdens hetzelfde bezoek immers meerdere pagina’s) is eveneens kleiner: van 20.195.812 in 2020 naar 19.299.674 in 2021 (4% daling). Iets mínder mensen bezocht dus onze website. Die mensen bezochten ons ook minder vaak, maar bekeken tijdens hun bezoek gemiddeld wel iets méér pagina’s. Hoe dan ook per saldo dus een daling. Bij dit bezoekaantal moet dan nog wel het aantal bezoeken aan onze diverse themawebsites worden opgeteld. Denk aan ‘Wierook, wijwater en worstenbrood’ (over het Rijke Roomse Leven en de Brabantse internaten), ‘Brabantse gesneuvelden’ (onze eregalerij met portretten van gesneuvelde militairen en verzetstrijders van 1940 tot vandaag) en ‘In Brabant staat een huis’ (over de geschiedenis van de Brabantse maakindustrie en haar innovatieve – en herkenbare – producten). Tellen we alle 321.444 bezoeken aan alle themawebsites op bij het bezoek aan de hoofdwebsite, dan hebben mensen in totaal 1.726.990 bezoeken aan onze gezamenlijke websites afgelegd. Hoe jammer een daling ook is, belangrijker is of hij verklaarbaar is, en of het aannemelijk is dat het tij zal worden gekeerd. Ter geruststelling: beide is het geval.

Ter verklaring allereerst de impact van de coronamaatregelen. Net als bij andere archiefdiensten (en trouwens ook veel andere organisaties) kregen ook de sites van het BHIC tijdens het eerste coronajaar in 2020 ontzettend veel extra bezoek. Kort door de bocht: veel mensen zaten plots verplicht thuis en

Jaarverslag BHIC 2021

6

gingen hun stamboom uitpluizen, gingen oude foto’s kijken of kregen op een andere manier tijd voor het verleden. Het omgekeerde effect, een daling van onze bezoekcijfers, zien we gelijk opgaan met de stijgende vaccinatiegraad in 2021 en het versoepelen van maatregelen. Deze trend was te volgen op onze hoofdwebsite, op onze themawebsites, maar ook in het aantal chatgesprekken, de activiteit op onze forums, op sociale media enzovoort; per kanaal verschilde overigens de mate waarin pieken en dalen zich lieten zien. Bij ons en bij collega-instellingen. Als tweede kunnen we er niet omheen, dat we afgelopen jaar simpelweg minder nieuws te bieden hadden dan voorgaande jaren. Zo was het lang niet voor al onze vrijwilligers mogelijk om goed thuis door te werken, waardoor we in 2021 minder indexen konden toevoegen aan onze databases. Ook zijn er minder themawebsites gelanceerd dan in voorgaande jaren; na de ‘eindsprint’ onder afzwaaiend directeur René Bastiaanse, is er een nieuwe aanloop genomen en vol ingezet op het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. BrabantinBeelden (waarover later meer) en de podcast (waarvan medio december de eerste aflevering online kwam) zijn bovendien producten die bij livegang niet tot extra bezoek leiden aan onze hoofdwebsite, als het ware het moederschip, maar op een geheel andere manier bijdragen aan de missie. Ook daarover later meer.

Maar goed om te weten: het BHIC is nog altijd een van de top-archiefdiensten in Nederland als het gaat om digitaal publieksbereik, in Brabant zelfs met ruime marge de allergrootste. Scannen op verzoek Bovendien zijn er ruim voldoende lichtpunten te benoemen, zoals om te beginnen onze succesvolle dienst scannen op verzoek. Deze service wordt gebruikt door ambtenaren die overheidsdossiers uit het archief nodig hebben, heemkundigen die de geschiedenis van hun plaats onderzoeken, particulieren die bouwtekeningen opvragen enz. Zij drukken vanuit huis op de aanvraagknop en binnen een paar dagen (voor ambtenaren en opvragers van bouwtekeningen) of twee weken (bij historisch onderzoek) zijn de gewenste dossiers gescand, toegestuurd en online raadpleegbaar. Gratis. Van deze service werd tijdens het eerste coronajaar natuurlijk al gretig gebruik gemaakt, maar ook gedurende het tweede coronajaar groeide ze flink: werden er in 2020 nog 731.229 scans gemaakt, in 2021 waren dat er maar liefst 961.872. Op naar het miljoen dus!

Scanmedewerker Marcelina Mauricio Mario scant een 17-e eeuws protocol met de A2-boekscanner

Anders dan veel andere archiefdiensten heeft het BHIC deze service ook tijdens lockdowns zonder beperkingen aangeboden; dus – behoudens een duidelijke fair use policy – geen limiet op het aantal aan te vragen stukken of anderszins. Iedereen werd door ons binnen en buiten lockdowns geholpen als gewoonlijk. Het BHIC draaide door.

Jaarverslag BHIC 2021

7

BrabantinBeelden Een tweede lichtpunt is de eind 2021 gelanceerde themawebsite – maar eigenlijk veel méér dan dat – BrabantinBeelden. Een website waarop iedereen in beeld en geluid de geschiedenis van onze provincie kan doorzoeken én beleven. Met nu al de grootste historische filmdatabase van Brabant, maar ook beeldverhalen die het lokale verleden van onze dorpen en steden belichten. BrabantinBeelden is als website een tweede moederschip, niet zozeer van het BHIC als wel van een Brabants foto- en filmarchief. Want alhoewel dit project de ambitie en het initiatief is van het BHIC, zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met andere collectiebeherende instellingen (zoals archiefdiensten, de Brabant-Collectie en heemkundekringen) maar ook particulieren; juist deze laatste groep heeft op zolders of andere plekken nog oude filmrollen liggen. En daarvoor slaat de klok bijna twaalf uur, voordat verroeste filmblikken, verzuurde filmstroken of simpelweg weggooien voorgoed ons bewegende Brabantse verleden verloren doen gaan.

Collega’s Joost Hoedemaeckers en Ria Bonten ontwarren een spaghetti aan film, zodat deze gedigitaliseerd kan worden

Daarmee is BrabantinBeelden ook een perfect voorbeeld van hoe 2021 als overgangsjaar fungeerde: het grootste deel van het jaar is er achter de schermen een enorme berg werk verzet door een nieuw team van collectiebeheerders, beeldredacteuren en projectmedewerkers. Films zijn geacquireerd, geïnventariseerd, gedigitaliseerd en beschreven, de auteursrechten zijn geregeld en gebruikslicenties afgesproken, de website werd gebouwd en beeldverhalen samengesteld. En dat kon pas naar buiten komen medio september (waarna trouwens in slechts een paar maanden tijd al maar liefst 63.778 keer de website werd bezocht!). Honderden oude films konden worden opgespoord en behouden. En niet te vergeten: in de hele provincie werden nieuwe samenwerkingsverbanden gesmeed, waardoor zich in 2022 nieuwe partners zullen aansluiten bij BrabantinBeelden. Studiezaalbezoek Tot slot van de lichtpunten mist de lezer van dit verslag wellicht de bezoekcijfers aan de studiezaal. Jaarlijks al een dalend aantal – in gelijke tred aflopend met de vlucht omhoog die de digitale dienstverlening heeft genomen – maar zeker met alle lockdowns en beperkende maatregelen een snel gekrompen getal. Maar hoewel het meeste onderzoek inmiddels digitaal gebeurt en de meeste vragen digitaal worden gesteld, blijft ook de studiezaal van belang. Om te beginnen omdat sommige

Jaarverslag BHIC 2021

8

archiefstukken simpelweg (nog) niet via internet raadpleegbaar gemaakt kunnen worden – denk aan de beperkt openbare dossiers. En ook omdat sommige onderzoekers extra hulp van de studiezaalmedewerkers nodig hebben. Bijvoorbeeld bij hun duik in complexe bronnen als het historische Kadaster, hun onderzoek in recente overheidsbronnen of bij hun prille stappen in het stamboomonderzoek. Wel is de organisatie van dit bezoek veranderd, zoals door vaker op afspraak te werken dan op zoete inval. Zo is er naast méér ruimte om bezoekers die ‘gedwongen’ zijn aangewezen op de studiezaal de aandacht te geven die ze nodig hebben, ook méér ruimte voor de scanservice; de digitale studiezaal. Bovendien biedt het extra ruimte aan groepen studenten, die zich voorheen wellicht wat verdwaald voelden in het archief, maar nu door medewerkers begeleid kunnen worden in hun opdracht de Brabantse geschiedenis van nieuwe inzichten te voorzien.

Archivisten Hilde Jansma en Lisette Kuiper in de studiezaal van het BHIC

Meer divers publiek Sinds het ontstaan van het BHIC is veel werk gemaakt van het bereiken van een ander publiek dan het traditionele archiefpubliek. Dit vertrouwde publiek kan worden gekenmerkt als vaker man dan vrouw, eerder hoog dan laag opgeleid, eerder specialistische diepgraver dan algemeen geïnteresseerde, met veel tijd voor het doen van onderzoek (vaak gepensioneerd!) en een trouwe gang naar onze studiezaal. Door de focus op digitale dienstverlening wordt tegenwoordig een meer gevarieerd publiek bereikt. Verhalen lezen op de website, chatten met een archivaris, bladeren door foto’s, reageren op Facebook en talloze andere vormen; het zijn allemaal in de loop van de jaren ontstane middelen van publieksbereik die ons publiek hebben doen veranderen. Steeds vaker vrouw, gemiddeld lager opgeleid, iets jonger ook, dus lang niet altijd gepensioneerd, zéker geen tijd of zin om naar het archief te komen, maar wél om de website te bezoeken, alhoewel minder loyaal; er is immers nog zoveel méér in het leven. In voorgaande jaren is het vaak over deze verschuiving gegaan.

Gebruikersonderzoek In november 2021 is door onze webmaster en communicatiecoördinator in samenwerking met Digitaal Erfgoed Nederland (kennisinstituut voor digitale transformatie in de cultuursector) een groot publieksonderzoek uitgevoerd, bestaande uit enerzijds een analyse van de resultaten van een survey op (een deel van) onze website en anderzijds interviews en customer journey mapping (bijvoorbeeld het in kaart brengen van klikpaden op de website). Meer dan 2.000 mensen vulden de online vragenlijst in, waarmee de representativiteit van het onderzoek gewaarborgd was. De resultaten tonen aan, dat alhoewel ca. een kwart tot iets meer dan 30% van de respondenten aangeeft (ook) te komen voor stamboom- en archiefonderzoek, de meeste inmiddels komen voor algemene informatie over de geschiedenis van hun plaats of regio, voor foto’s en verhalen. Ook de

Jaarverslag BHIC 2021

9

meeste, zo’n 40%, blijkt nog altijd hoog opgeleid (HBO/WO), maar verheugend is nu, dat al bijna 35% aangeeft lager opgeleid te zijn (MBO of slechts basisschool/middelbare school). Het aantal respondenten jonger dan 65 jaar is inmiddels gestegen tot 30%. Dat aandeel is natuurlijk nog ver verwijderd van de verdeling over leeftijdscategorieën in onze maatschappij als geheel, maar voor een instelling die toch vooral in trek raakt bij mensen die zelf al enige geschiedenis achter de rug hebben, een mooie ontwikkeling. Dat geldt even zo voor de verdeling man/vrouw, die nu twee op één is. Wederom, nog niet representatief voor de maatschappij, maar voor een instelling waarvan de studiezaal in het verleden bevolkt werd door louter mannen, is dit een kleine revolutie. Diversiteit en inclusiviteit Kortom, ons publiek is diverser dan ooit. Maar, nog lang niet divers genoeg. Nog lang niet een weerspiegeling van de maatschappij. En willen we daadwerkelijk ons predicaat het geheugen van Brabant waarmaken, dan is er werk aan de winkel. In de vooruitblik achterin dit jaarverslag meer daarover. In dit verband is er ook afgelopen jaar al werk verzet: onze themakaart ‘rebellerende vrouwen’ werd gelanceerd, een thema speciaal gewijd aan de Tweede Feministische Golf in Brabant; aan de voorvechtsters van gelijke rechten voor vrouwen naast mannen.

Zo willen we vanuit ons archief de brug slaan naar personen en groepen die onze maatschappij mede hebben gevormd tot waar we nu zijn, maar van wie het geluid – en het archief – nog niet in onze depots was terug te vinden, of via onze website te horen. Soms letterlijk, want inmiddels is het archief van de Bossche Vrouwenradio gedigitaliseerd. Feminisme in Brabant niet alleen door de ogen van de overheid die ermee om moest gaan, maar vooral ook door de ogen van de vrouwen zelf. Vrouwenstaking in ’s-Hertogenbosch, 30 maart 1981 (foto: Wilma Geurtjes, collectie BHIC)

Nieuwe thema’s zijn in voorbereiding. Te beginnen met gerelateerde groeperingen als krakers, milieuen vredesactivisten, maar denk daarna ook aan jongerencultuur, gastarbeiders en andere groepen die zich nog niet herkennen in het door ‘ons’ bewaarde geheugen van Brabant. Brabant schrijft geschiedenis Binnen deze ambitie wil het BHIC zich meer profileren, niet alleen als het centrum voor geschiedenis en genealogie van Brabant, maar ook als sterke speler in het wetenschappelijke veld. Het project Alledaagse criminaliteit in oorlogstijd is daarvan een goed voorbeeld. Samen met de Radboud Universiteit in Nijmegen onderzoeken we hoe de houding van burgers en justitie ten opzichte van alledaagse criminaliteit (zoals diefstal) onder oorlogsomstandigheden veranderde, welke gevolgen dit had voor de berechting van criminaliteit en of deze ontwikkeling na de oorlog tot blijvende veranderingen in ons denken over recht en berechting heeft geleid. Waren de oorlogsomstandigheden voor rechters bijvoorbeeld aanleiding om milder te denken over een vader die luiers uit een loods wegnam voor zijn pasgeborene? En hield de veranderende moraal van gewone burgers over hun ongewone handelen in oorlogstijd na afloop van de oorlog stand? Grote series strafvonnissen en

Jaarverslag BHIC 2021

10

procesdossiers zijn gescand en worden met een speciale tool doorzoekbaar gemaakt. Zo dragen we niet alleen bij aan de blijvende toegankelijkheid van archiefstukken, maar ook aan het onderzoek naar de unieke Brabantse geschiedenis, aan het begrip van onze huidige maatschappij, door te zien hoe die zich vanuit het verleden heeft ontwikkeld.

Veel persaandacht voor ons wetenschappelijk onderzoek naar criminaliteit in oorlogstijd.

Dat laatste is ook een doel van de fellowships – zeg maar beurzen – voor jonge onderzoekers die we afgelopen jaar zijn begonnen voor te bereiden en die in 2022 het levenslicht zullen zien. Daarover dus vanzelfsprekend in het volgende jaarverslag meer. Maar waarmee wederom is aangetoond, dat 2021 een jaar van zaaien is geweest. Meer tevreden publiek Nog altijd veel publiek, steeds diverser publiek, maar ook tevreden publiek? Jaar na jaar maakten we op deze plek gewag van onze opmars in de ranking die Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven heette. Om het jaar werd het publiek overal in het land gevraagd naar haar tevredenheid met en oordeel over de Nederlandse archieven. En eind 2019 scoorde het BHIC met het rapportcijfer 8,7 met afstand het best van allemaal. Dat mooie cijfer werd behaald door een keigoede dienstverlening digitaal en op studiezaal, maar ook doordat onze dienstverlening persoonlijk is, met aandacht voor de mens achter de vraag, juist ook digitaal. Meest sprekende voorbeeld is nog altijd onze chatservice. Geen robot die je vragen niet begrijpt, maar een vriendelijke archiefmedewerker die je tijdens je zoektocht op onze website terzijde staat. Service met een smiley. Afgelopen jaar zo weer 8.596 chats gehad – samen met onze collega’s van het Regionaal Archief Tilburg trouwens.

Maar ook op minder zichtbare manieren onderscheiden we ons door onze aanpak van collegaarchiefdiensten. Neem de reacties van mensen op oude foto’s op onze website. Bij anderen worden deze reacties aangegrepen om de beschrijvingen van foto’s te verbeteren. De reactie zelf is daarna niet meer relevant en wordt verwijderd, als ruis in een database. Zo niet bij het BHIC, waar een reactie niet in de eerste plaats een manier is om onze database te verbeteren, maar om met mensen het gesprek aan te gaan over vroeger; over veranderende straatbeelden, nieuwe woonwijken en gesloopte

Jaarverslag BHIC 2021

11

kerkgebouwen. Natuurlijk, ook wij nemen de gelegenheid te baat onze inventaris te verbeteren, maar door het terug reageren op de reageerders, ontstaat binding en betrokkenheid; we voegen voor mensen betekenis toe aan hun erfgoedbeleving. Het aantal reacties op onze foto’s ligt dan ook vele malen hoger dan bij veel collega’s: in 2021 wel 6.213 in totaal. Alhoewel de Kwaliteitsmonitor na 2019 niet meer is uitgevoerd, is er geen reden aan te nemen dat de tevredenheid met en betrokkenheid bij het BHIC zijn gedaald. De vele positieve reacties en complimenten op chat, in e-mails, aan de telefoon of via de sociale media bewijzen dit. Toch is dat voor ons als BHIC onvoldoende. Want meten is weten en dat geldt ook voor de tevredenheid van het publiek. Daarom hebben wij het voortouw genomen om te komen tot een doorstart, in een modern jasje, van de Kwaliteitsmonitor. Hiertoe is een landelijke werkgroep geformeerd die onder de vleugels van de KVAN, onze beroepsvereniging, al ver gevorderd is met haar plannen.

Niet alleen de Kwaliteitsmonitor 2.0 is daarin opgenomen, ook wordt gewerkt aan een benchmark voor het archiefwezen waarmee cijfers die archiefdiensten zelf verzamelen (bezoek aan de website, terabytes in het e-depot, huisvestingskosten enz.) via een dashboard zijn gekoppeld aan cijfers vanuit het publiek (tevredenheid met de website, oordeel over de toegang tot het e-depot enz.) Daarmee wordt het voor het eerst mogelijk om uitspraken te doen over het archiefwezen als geheel, maar ook – en dat is voor ons als BHIC belangrijk – onze resultaten af te kunnen zetten tegenover onze concullega’s, zonder steeds zelf spreadsheets te hoeven vullen. Kwantiteit vs. Kwaliteit De som van het bovenstaande leidt per saldo, en tot slot over de publieksfunctie, tot een belangrijke constatering. Want inderdaad 2021 als overgangsjaar; een jaar van zaaien om in de daaropvolgende jaren weer te oogsten. Maar ook een jaar waarin we de start zien van een geleidelijke andere overgang, die naar andere statistieken en grafieken om onze belangrijkste resultaten te laten zien. Sinds de start van het BHIC is het belangrijkste kengetal waaraan we het succes van de publieksfunctie aflezen, het bezoekcijfer aan de website geweest. Dat cijfer zal belangrijk blijven, maar daarnaast worden steeds vaker andere cijfers nodig.

Als mensen hun dossiers gescand en wel in de mailbox ontvangen, klikken ze niet meer op de website rond; het publiek is béter bediend, maar de website krijgt mínder bezoek. Even zo voor mensen die films aanleveren voor het filmarchief van BrabantinBeelden, luisteraars van de podcast en jonge onderzoekers die via een fellowship de Brabantse geschiedenis met nieuwe inzichten verrijken. Allemaal resultaten die zich niet in bezoek aan de website laten meten. Ook op het vlak van diversiteit gaat die vlieger op: het is voor hoge bezoekcijfers het eenvoudigst om ons op de ‘gemiddelde Brabander’ te richten; onze depots puilen uit met dossiers van én over hen. Maar het is maatschappelijk noodzakelijk om ons juist ook op mensen en groepen te richten die weliswaar Brabant mee maken tot wat het is, maar verre van het gemiddelde representeren, en zich in onze collectie én diensten nog niet gerepresenteerd zien. Zoals ooit het aantal bezoekers aan de studiezaal als de belangrijkste graadmeter van succes werd verdrongen door het aantal bezoeken aan de website, zo zullen we ook de komende jaren werken aan nieuwe wegen om onze resultaten te kunnen meten.

Jaarverslag BHIC 2021

12

Archieffunctie E-depot Het jaar 2021 stond voor het BHIC voor een groot deel in het teken van de aanschaf van een volwaardig eigen e-depot, een digitale duurzame voorziening. Daarmee werd ook meteen een van de belangrijkste ambities uit ons beleidsplan “Waarheen leidt de weg?” behaald. Het was overigens, om misverstanden te voorkomen, geen vrijwillige keuze van het BHIC. De minister liet ons namelijk geen andere mogelijkheid aangezien hij in zijn brief uit 2018 duidelijk had aangegeven niet langer de verantwoordelijkheid te willen dragen voor het bestaande landelijke e-depot met daarin, naast alle RHC’s, ook de ministeries. Overigens blijven de analoge archieven van het Rijk wél ondergebracht bij de RHC’s, en blijft de vergoeding die wij daarvoor ontvangen onverkort gehandhaafd. Met ingang van de nieuwe Archiefwet die hoogstwaarschijnlijk 1 januari 2024 van kracht wordt, stopt dan ook deze landelijke voorziening. Voor ons als grootgebruiker van dat landelijke e-depot was het daarom ook een absolute noodzaak om hier tijdig en adequaat op in te spelen. Na een zorgvuldige inventarisatie van onze eisen, wensen en verlangens, maar ook die van onze deelnemers, zijn we in 2020 daarom gestart met een eigen aanbesteding die we in 2021 positief hebben kunnen afronden.

Uiteindelijk hebben we voor het bedrijf Preservica gekozen, de leverancier van het landelijke Rijks edepot en bijvoorbeeld ook van de UK National Archives. Een bedrijf met internationaal een grote staat van dienst, dat heeft laten zien aan onze eisen tegemoet te kunnen komen en gemaakte toezeggingen waar te kunnen maken. Daarmee zijn we in archievenland samen met bijvoorbeeld het Noord-Hollands Archief koploper en wordt onze opgedane expertise en ervaring door veel andere RHC’s gebruikt en ingezet. De aanschaf van een eigen e-depot geeft ons tot de daadwerkelijke datum van 1 januari 2024 de tijd voor een goede en zorgvuldige overdracht maar ook om ‘vlieguren’ op te doen voor we daadwerkelijk op eigen benen moeten staan. In de tweede helft van 2021 is gestart met het overzetten van onze data vanuit het e-depot van het Nationaal Archief naar ons eigen e-depot. Het betreft bouwvergunningen van bijna al onze gemeenten, videotulen en kleine archieven. Om onze deelnemers zo goed mogelijk te bedienen zijn er rond de zomer gesprekken gevoerd met de portefeuillehouders om eventuele specifieke vragen te kunnen beantwoorden en onduidelijkheden weg te nemen. Want met de aanschaf van een eigen e-depot houdt onze verantwoordelijkheid als BHIC natuurlijk niet op.

We mogen met gepaste trots zeggen dat we klaar zijn om naast de analoge nu ook de digitale archieven van onze deelnemers te kunnen beheren. Daarmee is het BHIC toekomstbestendig en klaar voor de digitale transitie van de archieven van onze deelnemers en DVO-partners.

Opvragingen in het e-depot 28849 15281

Aantal

0

20000

2021 2020

40000

Bijgaande cijfers tonen aan dat er steeds meer gebruik wordt gemaakt van het e-depot

Ook met de Provincie Noord-Brabant zijn in 2021 gesprekken gevoerd over het toekomstig beheer van haar archieven. De huidige Dienstverleningsovereenkomst liep eind 2021 af dus was het noodzaak nieuwe afspraken te maken voor de toekomst. Afspraken om daarmee net als voor onze deelnemers ook de bewaarplaats voor zowel het analoge als het digitale archief van de Provincie te worden. Die gesprekken zijn nu zo goed als afgerond. Er ligt nu een langdurige overeenkomst die in de loop van 2022 door Commissaris van de Koning Ina Adema ondertekend kan worden. Ook dat biedt volop vertrouwen voor de toekomst.

Jaarverslag BHIC 2021

13

Relatiebeheer

Eén van de doelstellingen van 2021 was om alle deelnemende gemeenten en waterschappen te voorzien van een verslag van de archivaris. Vanwege de herindeling van vijf gemeenten naar de nieuwe gemeente Land van Cuijk hebben we ervoor gekozen om deze inspectie begin 2022 te doen. Daarmee is het ons gelukt om begin 2022 alle gemeenten en waterschappen van een verslag te voorzien. In 2021 is er door het team veel tijd gestoken in de twee herindelingen in onze regio, namelijk Land van Cuijk en Maashorst. We hebben meegedraaid met de werkgroepen op het gebied van informatievoorziening die de overgang naar de nieuwe gemeenten in goede banen moesten leiden. Het ging hierbij om het afsluiten van de papieren en digitale archieven en de migratie van de data die nodig is voor het huidige werkproces. Daarbij hebben we de werkgroepen van advies gediend. Het jaar 2021 was een druk jaar als het gaat om overbrengingen van overheidsarchieven. Door de herindelingen maakten de gemeenten extra haast met het afsluiten en overbrengen van hun papieren archieven. Ook moest in 2020 het tienjarenblok 19901999 door de gemeenten worden overgebracht. Vanwege corona hebben deze overbrengingen vertraging opgelopen waardoor veel blokken in 2021 alsnog naar het BHIC kwamen.

Voorafgaand aan de overbrengingen hebben we veel tijd besteed aan het beoordelen van de inventarissen en het adviseren over de openbaarheid hiervan.

Relatiebeheer in cijfers 90

8282

80 70 60

51

50 40 30

42 32

31 24

20 10

2018

43

2019

35 33 26 2225

2020

13 25

2021 0

242

0 Acquisities Acquisities Inspecties, Adviezen Adviezen analoog digitaal contacten vernietiging vervanging

Jaarverslag BHIC 2021

14

Inhoudelijk beheer De acquisitie van particuliere archieven wordt voortaan uitgevoerd binnen het team Inhoudelijk beheer. Het project rondom digitalisering van St. Catharina Gasthuis in Grave is een van de grote wapenfeiten van 2021. In samenwerking met het Gasthuis, het landelijke programma Metamorfoze en het Zeeuws Archief is het volledige archief gedigitaliseerd en online toegankelijk gemaakt. Ook het project rondom de digitalisering van de archieven van de Abdij van Tongerlo is afgerond. De lancering van de inventaris zal, in samenwerking met de abdij, plaatsvinden in 2022. Daarnaast zijn in 2021 een aantal aanvullingen verwerkt op de archieven van de adellijke families De Jong van Beek en Donk en De Jonge van Zwijnsbergen. In samenwerking met het Nationaal Archief is het project rondom de digitalisering van de notariële archieven in het kader van het rijksprogramma digitale taken rijksarchieven (DTR) 3 afgerond. Dit programma beoogt te zorgen voor de digitalisering van de belangrijkste onderdelen van de rijkscollectie. Met de afronding hiervan zijn de archieven van alle notarissen in het werkgebied van het BHIC tot 1935 digitaal raadpleegbaar via de website.

Junior archivaris Jenna The in één van de ondergrondse depots

Voor het gericht op naam kunnen doorzoeken van onze grote database op notaris- en schepenakten is nieuwe software ingezet waarmee we namen uit de database kunnen extraheren en op de website presenteren.

Het verloren gewaande charter

Ook in 2021 is een aantal interessante archieven toegevoegd aan de collectie van het BHIC. Zo is, deels door bemiddeling van de stichting Gijzelaarskampen Sint-Michielsgestel, een tweetal collecties verworven van de zogenaamde Indische gijzelaars, die aan het begin van de Tweede Wereldoorlog gevangen zijn genomen om als tegenwicht te dienen voor een groep Duitse gijzelaars die in het (toen nog niet bezette) Nederlands-Indië waren vastgezet. Daarnaast is een verloren gewaand charter verworven dat terug is ingevoegd bij de chartercollectie van het Provinciaal Genootschap voor de Kunsten en Wetenschappen.

Met het verwerven van het archief van de Partisanen Actie Nederland (P.A.N.) is een belangrijke aanwinst gedaan op het gebied van Tweede Wereldoorlog en het gewapend verzet in Eindhoven en de Kempen. De collectie werd verder uitgebreid met het archief van de familie Van Rijckevorsel, die ruim 250 jaar landgoed De Denneboom in Schijndel heeft bewoond. Verder is in 2021 gewerkt aan het vervolg van de digitalisering van de Burgerlijke Stand en aan de digitalisering van de resolutieboeken van de Staten Generaal, een belangrijke bestuurlijke bron voor de geschiedenis van Brabant. Verder heeft het team Inhoudelijk beheer ondersteuning geboden bij de diverse lopende vrijwilligersprojecten en het beheer van de genealogische database.

Jaarverslag BHIC 2021

15

Materieel beheer Op het gebied van materieel beheer zijn een aantal belangrijke stappen gezet in huisvesting. Om de audiovisuele collectie van het BHIC onder de juiste omstandigheden te kunnen conserveren, is een speciaal koudedepot ingericht. Hierin worden, naast de bestaande collectie, onder meer de originele filmspoelen duurzaam bewaard, die het BHIC verwerft in het kader van het project BrabantinBeelden. Daarnaast is, met het oog op het verpakken, etiketteren en materieel verzorgen van de collectie een speciale conserveringsruimte ingericht. Hier kunnen ook de stukken die in aanmerking komen voor scanning op verzoek worden voorbereid voor digitalisering. De medewerkers van Materieel beheer hebben in 2021 hard gewerkt aan de verpakking en etikettering van de collectie. Onder meer de burgerlijke stand is, na vervreemding van een groot aantal inventarisnummers in de afgelopen jaren, aangeschoven en van nieuwe etiketten voorzien.

In de depots van het BHIC zijn bijvoorbeeld ook talloze oude kaarten te vinden

Jaarverslag BHIC 2021

16

Vastgoed Onderhoud en instandhouding De Citadel Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode van 3 jaar is er in 2021 een evaluatie uitgevoerd bij de musea en RHC’s. De DG Cultuur en Media en DG Rijksvastgoedbedrijf hebben besloten de overdracht van de werkzaamheden definitief te maken. Na het overgangsjaar 2022, zal per 1 januari 2023 het nieuwe huisvestingsstelsel in werking treden. In 2021 is verder vorm gegeven aan deze huisvestingsopdracht. Naast het reguliere onderhoud van de gebouwen en de installaties, is de noodverlichting vervangen en is voor een deel van het hoofdgebouw het binnen schilderwerk aangepakt. Voor de toekomst wordt verwacht dat er rekening gehouden moet worden met, waar mogelijk, de verduurzaming van ons historische rijksmonument. Bij het vormgeven van de verduurzaming maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant. In 2021 is bij de nieuwe noodverlichting en vluchtpictogrammen gekozen voor LED. Daarnaast zijn warmwaterboilers vervangen door (zuinigere) doorstroomapparaten. Verder is er een begin gemaakt met gedachtenvorming over de bestemming en profilering van De Citadel.

De Citadel aan de Zuid-Willemsvaart in ‘s-Hertogenbosch

Locatie Grave Vanaf april 2020 tot en met 31 december 2021 hebben we een deel van de studiezaal kunnen verhuren aan de bloedafnamedienst van Grave, onderdeel van het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis. De verhuur van depotruimte aan Gemeente Grave, Mooiland Maasland en Dedicon wordt voortgezet en geprobeerd wordt de begane grond opnieuw te verhuren. Door het voller raken van de archiefdepots in Den Bosch, zal bij verhuur van depotruimte, de impact op de eigen vraag naar depotcapaciteit beoordeeld worden. Voor wat betreft de toekomstige bestemming van het pand wordt gezamenlijk opgetrokken met de andere eigenaren, omdat dit voor de lange termijn de beste keuze lijkt.

Jaarverslag BHIC 2021

17

Vooruitblik De contouren van het nieuwe archiefstelsel worden langzaam zichtbaar. Ook al verdwijnt de directe lijn met het Ministerie en de Minister, we hebben, samen met de andere RHC’s, een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Deze archiefrol van de overheid is van het allergrootste belang en onlosmakelijk verbonden met de rechtstaat. De informatiehuishouding moet in alle gevallen op orde zijn. Burgers hebben daar recht op. De recente toeslagenaffaire heeft laten zien dat dat niet vanzelf gaat. Er wordt immers vaker gekeken naar de toekomst dan naar het verleden. Om maar met Kierkegaard te spreken: “Het leven wordt achterwaarts begrepen, maar moet voorwaarts worden geleefd”. Ik hoop dat de stem van onze archiefsector en de Algemeen Rijksarchivaris daarbij in het bijzonder in het publieke debat vaker gehoord zal worden. Wij zullen ook de komende jaren blijven ijveren voor meerstemmigheid in onze archieven. Onze wettelijke taak behelst de overheidsarchieven, maar onze maatschappelijke opgave roept ons op ook andere kanten van Brabant zoals de vrouwen- en protestbewegingen in kaart te brengen. Ook de geschiedenis van Brabanders met een migratieachtergrond dient bewaard te worden. Dat vraagt om een inclusievere aanpak en werkwijze. Daar ligt een bestuurlijke, maar ook morele opdracht.

Dat doen we graag samen met andere organisaties die actief zijn op het snijvlak van geschiedenis, erfgoed en archivering. We kennen de verschillen: “De essentie van Erfgoed is dat je zo veel mogelijk wilt bewaren. Maar de essentie van archivistisch handelen dat je zo veel mogelijk weloverwogen weggooit, anders stik je in de informatie”. Maar we hebben ook veel gemeenschappelijks. Ik hoop dat we nog meer zullen kijken naar wat ons bindt en minder naar de verschillen. De verkenning met Erfgoed Brabant en de samenwerking met Brabantse Heemkundekringen zijn voorzichtige pogingen om de handen in Brabant ineen te slaan. Dat doen we al met projecten zoals BrabantinBeelden, maar we zullen de komende jaren nog meer van dergelijke initiatieven ontwikkelen of ondersteunen. De Citadel is letterlijk en figuurlijk een vesting. Maar deze stadsburcht vertelt ook een verhaal. In coronatijd hebben we geëxperimenteerd met theatervoorstellingen en optredens op ons buitenterrein. Het is onze missie om zoveel mogelijk bezoekers in aanraking te brengen met onze rol als het Geheugen van Brabant. Dat dat doen we graag, in goed overleg met de stad ’s-Hertogenbosch. De komst op 20 augustus van de Vuelta naar Brabant is bijvoorbeeld een mooie kans om iets over de bijzondere geschiedenis van Brabant tijdens de Nederlandse Opstand te laten zien. Ik noemde 2021 een overgangsjaar.

Laten we hopen dat het coronavirus een steeds minder dominante rol zal spelen in de samenleving en dus ook bij ons. In ieder geval is 2022 positief van start gegaan. Steeds meer medewerkers kunnen weer op locatie aan de slag, en ook onze vrijwilligers mogen we weer op de Citadel verwelkomen. Zonder hun aanwezigheid verliest het BHIC toch iets van haar glans. We kijken dan ook vol vertrouwen naar de toekomst. Dit jaar kunnen we eindelijk de gesprekken over onze kernwaarden afronden als opmaat naar ons nieuwe beleidsplan. Zo hopen we met de pracht en kracht van onze archieven een nog groter en diverser publiek te bereiken!

Jaarverslag BHIC 2021

18

Kadernota BHIC 2023 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Uden en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. Per 1 januari 2022 worden de gemeenten Landerd en Uden heringedeeld tot de gemeente Maashorst. Per dezelfde datum worden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert heringedeeld tot de gemeente Land van Cuijk. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier: in het tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen niet verhoogd en tot en met 2014 is er naast de 0-lijn 10% bezuinigd. Vanaf 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort. De afgelopen jaren zijn de budgetten alleen verhoogd vanwege indexering voor loon-en prijsontwikkeling. Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC.

De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: De heer drs. P.L.B.A. van Geel Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer prof. dr. H.C. Bunt De heer mr. J.C.M. Pommer De heer R.J. van de Mortel Mevrouw E.H.T. Stravens Mevrouw M.A.H. Moorman Vacature

rijkslid (vz) rijkslid rijkslid rijkslid regiolid regiolid regiolid regiolid

Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Het Rijk (de Minister van OCW) wil uittreden per 1-1-2024. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de Minister aan de GR. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. De uitkering zal jaarlijks worden geïndexeerd. Het Rijk heeft dit inmiddels gegarandeerd en aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

1

voor de zittende partners. Dit betekent ook dat per 1-1-2024 de samenstelling van het bestuur zal wijzigen en er een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgesteld moet worden. Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten. Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden.

In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de volgende ambities geformuleerd: - Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; - Het BHIC versterkt marketing & promotie; - Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot. E-depotvoorziening Het BHIC heeft op dit moment een aansluiting op het Rijks e-depot. Het Rijk heeft aangegeven dat dit eindigt met de uittreding van het Rijk als deelnemer van het BHIC, naar verwachting per 1-1-2024. De uittreding heeft géén directe financiële gevolgen, de reguliere rijksbijdrage voor het papieren archief blijft gegarandeerd. De beëindiging van de aansluiting betekent wel dat alle RHC’s zelf voor een edepotvoorziening moeten zorgen. Het BHIC heeft inmiddels een eigen e-depotvoorziening, dezelfde leverancier als het Rijk (https://preservica.com). Vanaf 2022 komen álle kosten van de e-depotvoorziening volledig voor onze rekening. Daarenboven heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC en andere RHC’s op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Dit hebben wij ook al in de begroting 2022 moeten verwerken. Het bestuur is gevraagd een besluit te nemen over de bekostiging van een e-depotvoorziening, een nieuwe wettelijke taak. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren wil het BHIC vanaf 2024 een bijdrage vragen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC. Zie hierna bij Meerjarenraming 2024-2026. Werkplan 2023 Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2023 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft in 2023 nog geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Het e-depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

2

Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals voorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. - voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot het genealogisch centrum van Brabant. - voor het schrijven van Brabantse geschiedenis brengen we aan de hand van inmiddels 10.000 verhalen Brabant in beeld.

Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2023 zal deze reeks worden voortgezet. Ook werden de afgelopen periode de oorlogsdagboeken van De Quay gepresenteerd. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. - een andere belangrijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto’s en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. De verwachting is dat veel particulieren, organisaties en instellingen zich zullen melden met beeldmateriaal. Budgetontwikkeling 2023 Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage. Dit percentage wordt in de begroting gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister vastgestelde rijksindexeringspercentage, dat veelal lager is.

Op deze wijze geldt voor alle deelnemers hetzelfde indexeringspercentage. Met het oog op de verwachte loon-en prijsontwikkeling, wordt voor de begroting 2023 uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 2%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 was ten tijde van het opstellen van deze kadernota nog niet bekend, zodat de hierboven genoemde correctie nog niet te berekenen is. Bij het opstellen van de begroting 2023 zal het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 wel bekend zijn. Bij het opstellen van de begroting zal daarom rekening gehouden kunnen worden met de hierboven genoemde correctie. Bijdrage 2023 De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2023 € 3,97. De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geïnd. Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

3

Deelnemer REGIO Bernheze Boekel Boxtel Haaren 1) Land van Cuijk 2) Maashorst 3) Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught WS Aa en Maas WS De Dommel (4)

Begroting 2022 € 112.100 € 36.500 € 127.500 € 20.300 € 347.300 € 213.700 € 299.400 € 338.500 € 109.500 € 117.100 € 118.700 € 76.400 € 1.917.000

€

-6.800

€

42.800

2023 Index 2,0% Bijdrage 2023 € 2.200 € 114.300 € 700 € 37.200 € 2.600 € 130.100 € 0 € 13.500 € 6.900 € 354.200 € 4.300 € 218.000 € 6.000 € 305.400 € 6.800 € 345.300 € 2.200 € 111.700 € 2.300 € 119.400 € 2.400 € 121.100 € 2.400 € 121.600

€

36.000

€

Mutaties

38.800

€

1.991.800

BCF 2023 € 5.500 € 1.800 € 6.300 € 0 € 17.000 € 10.500 € 14.700 € 16.600 € 5.400 € 5.700 € 0 € 0 €

83.500

1) Op basis van uittredingsbijdrage 2021-2024 Uittredingsbijdrage 2023: Biezenmortel € 2.700 en Haaren € 10.800 2) Herindeling Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert, St. Anthonis 3) Herindeling Landerd en Uden 4) De aanwezige aanvullende DVO verschuift naar de bijdrage

Deelnemer RIJK Min. van OC&W-lumpsum Min. van OC&W-DTR

2022 € 2.835.900 € 0

Mutaties

€ 2.835.900

€

Overige bijdragen Provincie Noord-Brabant

2022 €

657.700

0

mutaties €

0

2023 Index 2,0% € 56.700 € 0

Bijdrage 2023 € 2.892.600 € 0

€

€

56.700

2.892.600

2023 Index 2,0%

Bijdrage 2023

€

€

13.200

670.900

Afschrijvingsbeleid 2023 Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2021 De exploitatierekening over 2021 wordt naar verwachting met een positief resultaat afgesloten. De conceptjaarrekening 2021 zal begin februari 2022 beschikbaar zijn.

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

4

Vermogenspositie 2021 De algemene reserve bedraagt eind 2021 naar verwachting € 418.000. Dit is 8,6% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder het maximaal toegestane percentage van 10%. Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Indien voordeel wordt behaald met het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, mag dit binnen de doelstellingen van het BHIC worden besteed. Een belangrijk deel van het bedrag moet worden gereserveerd voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico’s als gevolg van het zelf verantwoordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding en voor verduurzaming van het gebouw. In de periode 2019-2022 loopt de besteding van de gelden via bestemmingsreserves.

Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners. Wel is het zo, dat alle deelnemers van het BHIC van eventueel te behalen voordelen kunnen profiteren bij het uitvoeren van de wettelijke taken en de maatschappelijke opgaven. Ook is er een direct voordeel voor de gemeenten: de betaalde BTW over het zelf uitgevoerde onderhoud en instandhouding, kan naar verhouding worden verrekend via het BTW compensatiefonds. Resultaat evaluatie In juli 2021 hebben wij het volgende bericht ontvangen: De DG Cultuur en Media en DG Rijksvastgoedbedrijf hebben over het evaluatierapport gesproken en de volgende besluiten genomen: - Per 1/1/2023 treedt het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. - Het jaar 2022 is een overgangsjaar. Het overgangsjaar wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. In het najaar van 2021 starten OCW en RVB de vormgeving van het definitieve stelsel. U zult hier dan ook nader over worden geïnformeerd. In 2022 is het streven de uitkomsten van het definitieve huisvestingsstelsel aan de Kamer te melden.