22. BHIC - Jaarverslag en Jaarrekening 2024, Kadernota 2026 en Ontwerpbegroting 2026
Tekst van het document
Het BHIC heeft ook een locatie in Grave. (foto Henk Buijks)
39 | BHIC jaarverslag 2024
Financieel Samenvatting jaarrekening (x € 1.000)
31 dec 2023
31 dec 2024
Materiële vaste activa
€ 1.840
€ 1.685
Liquide middelen
€ 4.434
€ 5.451
Overige activa
€ 400
€ 473
€ 6.674
€ 7.609
Eigen vermogen
€ 1.621
€ 1.636
Voorzieningen
€ 3.536
€ 4.350
Langlopende schulden
€ 1.100
€ 990
€ 417
€ 633
€ 6.674
€ 7.609
2023
2024
Bijdrage overheden
€ 5.881
€ 6.309
Overige opbrengsten
€ 361
€ 388
€ 6.243
€ 6.698
Personeelskosten
€ 3.648
€ 4.174
Huisvestingskosten
€ 1.560
€ 1.510
€ 989
€ 999
€ 6.197
€ 6.683
Toevoegingen
€ -100
€ -150
Onttrekkingen
€ 179
€ 204
Totaal
€ 79
€ 54
Gerealiseerde resultaat
€ 125
€ 69
Activa
Totaal Passiva
Overige passiva Totaal
Baten
Totaal Lasten
Overige kosten Totaal Mutaties reserves
40 | BHIC jaarverslag 2024
Aflaatbrief van de Illustre Lieve Vrouwe Broederschap uit 1335. Hiermee kregen leden van het broederschap van 10 bisschoppen korting op het vagevuur. (collectie BHIC)
41 | BHIC jaarverslag 2024
Tot gauw bij het BHIC!
Contact- en bezoekersinformatie bezoekadres: Zuid-Willemsvaart 2, 5211 NW ’s-Hertogenbosch postadres:
Postbus 81, 5201 AB ‘s-Hertogenbosch
telefoon:
073 – 681 85 00
website:
www.bhic.nl
e-mail:
info@bhic.nl
Colofon: Dit is het jaarverslag van het BHIC, uitgave maart 2025 Fotografie:
Marc Bolsius Fotografie, BWC Pictures - Ben Nienhuis, Jaap Joris Vens, Superformosa, Bjorn Fleuren, Henk Buijks en foto’s van en uit de collectie van het BHIC
Grafisch ontwerp: Studio Tween Eindredactie:
Margot America, BHIC
42 | BHIC jaarverslag 2024
De Citadel schittert in de sneeuw
8R/>EANT5 h!S-ORISCH INFOIt», 1ATIE CENTRUM
JAARREKENING 2024
Brabants Historisch Informatie Centrum
's-Hertogenbosch, 18februari 2025
INHOUDSOPGAVE JMRREKENING 2024
l
Jaarverslag
II
Paragrafen l. Kengetallen 2. Verslaglegging 3. Resultaatontwikkeling
3
4. Overzicht baten en lasten
4
5. Weerstandsvermogenen risicobeheersing
4
6. 7.
6
Onderhoud kapitaalgoederen Financiering
3 3
6
8. Bedrijfsvoering 9. Verbonden partijen
7
10. Organisatiegegevens
10 11
11. Besluit Algemeen bestuur
9
Jaarrekening l. Balans per 31 december 2024 2. Resultatenrekening over 2024
12
3.
14 15
Kasstroomoverzicht
4. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 5. Toelichtingop de balans 6. Toelichtingop de resultatenrekening
13
18 25
IV Overige gegevens
l. Controleplicht 2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming
31 31
3. Voorstel 4. Gebeurtenissen na balansdatum
31 31
5. Wet normering bezoldigingtopfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 6. VerantwoordingDagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid 7. Accountantsverklaring
31 34 35
l JAARVERSLAG Zieseparaat document.
II PARAGRAFEN l. Kengetallen 2024 2022 2023 1. 313.912 1. 343. 972 1.421.478 1. 243 1. 343 1. 318 40,8 41,9 41,2
Bezoeken website Bezoeken studiezalen
Aantal medewerkers in FTE per 31 december Ziekteverzuimpercentage incl. langdurigin procenten Depotcapaciteit Den Bosch in km. Depotcapaciteit Grave in km, Depotcapaciteit verhuurd aan derden in km.
3,1
6,3
2,7
44,2
44,2
44,2 5,7 4,4
5,7
5,7
4,6
4,4
2. Verslaglegging De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft voor dat elke gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen, conform het Bestuit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) volgt dit BBV
3. Resultaatontwikkeling Het rekeningresultaat 2024 bedraagt 68. 593 positief. In onderstaande tabel is een gecomprimeerde weergavevan de resultaatontwikkelingweergegeven:
bedragen * 1.000
2022
2023
2024
mutatie
5. 642 327 5. 969
5.881 361 6. 242
6. 309 388 6. 698
428 27 456
Personeelskosten
3. 339
3. 648
Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik Financieringskosten
1. 343 247 266 401 203 38
1.560 248 254 402 178 -93
4. 174 1. 510 319 208 392 235 -155 6. 683 14 -150 204 69
526 -50 71 -46 -10 57 -62 486
Baten
Bedrijfsopbrengsten Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten
5.837
6. 197
Totaal saldo van baten en lasten
Totaal lasten
132
45
Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves
-500 406
-100 179
38
125
Gerealiseerde resultaat
-31 -50
25 -55
4. Overzicht baten en lasten
Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het verslagjaar ziet dit er als volgt uit: 2024
Baten
Lasten
Saldo
Historische archieven l)
1. 095. 935
5. 296. 579
-4. 200. 644
Algemene dekkingsmiddelen 2)
5. 601. 802
Overhead3) HeffingVPB4)
O O
O
1.386.902 O
5. 601. 802
-1.386.902 O
Bedragonvoorzien
O
Saldovan baten en lasten
6. 697.737
6. 683.481
O
14.256
O
Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Resultaat
204. 337 6. 902.074
150.000 6. 833.481
54.337 68.593
l) Historisch archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4 - Musea.
2) Al emenedekkin smiddelen Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen. 3) Overhead Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de "Notitie overhead" van de Commissie BBV is het begrip
nader uitgewerkt. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken,
Communicatieen Managementondersteuningtot overheadgerekend, hluisvestingdiewordtgerekend tot de overhead betreft kantoorruimten, voor zover niet behorend tot een specifiek uitvoerende taak en daarmeetot een specifiektaakveld. 4) Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij hetweerstandsvermogengaat het om de matewaarinhet BrabantsHistorischInformatieCentrum in staat is middelenvrij te maken om substantiëlefinanciëletegenvallers opte vangen,zonderdat dit aanpassingvan het beleidvereist. Inditjaarverslagwordt inzichtgegeven in hetvermogenvan het Brabants Historisch Informatie Centrum om risico's op te vangen die niet in de jaarrekening zijn verwerkt. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden
opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaatsin de ProvincieNoord-Brabanten de archiefbewaarplaatsenvan de deelnemendegemeenten en waterschappen.Het richt zichop verbeteringvan de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het Brabants Historisch Informatie Centrum degemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is er ook voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragentaken.
Voorde bekostigingvan de uitvoeringvan dezetaken is het BrabantsHistorisch InformatieCentrum nagenoeggeheelafhankelijkvan degemeenten, waterschappen,het ministerievan OCWen de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: . Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; . Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; . Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; . Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; .
CAO aanpassingen;
. . . . .
Wachtgeldverplichtingen; Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW; De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar; Boekwaardevan het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde; Ontwikkeling en ingebruikname E-depot.
Hetweerstandsvermogen bedraagteind 2023 501.739. De matevan hetvormen vanweerstandsvermogen, wordt in belangrijke mate beïnvloed doorde statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijkeregeling, inzake de resultaatbestemmingen het kunnenvormen van een reserve. De regelinggeeft aandat de reserve niet meerdan 10%van degezamenlijkebijdragen mag bedragen,tenzij door hen gezamenlijkeen ander percentage wordt vastgesteld. In de onderstaande tabel is de berekening van het weerstandsvermogen per 31 december 2023 en 2024 weergegeven:
Algemene reserve Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen
31-12-2023
31-12-2024
418. 139
433. 146
8,4%
8,3%
418. 139 124. 539
433. 146
542. 678
501.739
Weerstandsvermogen
Algemene reserve Nogte bestemmen rekeningresultaat
68. 593
EMU-saldo
De berekeningvan het EMU-saldogeeft aanof er over het verslagjaar, in EMU-termengezien,een overschot of een tekort is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt: EMU-saldo
2023
2024
822. 000
807. 000
Kengetallen
Het Besluit Begrotingen Verantwoordingschrijft een verplichte set vanfinanciëlekengetallenvoor. Naast de kengetallen dient een beoordelingvan de onderlingeverhoudingvan de kengetallen in relatie tot de financiëlepositiete worden opgenomen. De invoeringis bedoeld om de financiëlepositie inzichtelijkerte maken.
2023
2024
Netto schuldquote*
0%
0%
Solvabiliteitsratio
24%
21%
Structurele exploitatieruimte 0, 9% * Is gelijkaan de Netto schuldquotegecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
0,0%
Netto schuld uote
Denetto schuldweerspiegelthet niveau van de schuldenlastvan de gemeenschappelijkeregelingten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.
Solvabiliteitsratio
Dit kengetalgeeft inzichtin de mate waarindegemeenschappelijkeregelingin staat is aan haarfinanciële verplichtingente voldoen. Ondersolvabiliteitsratiowordt verstaan het eigenvermogen als percentagevan het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter.
Bij de beoordelingvan dit kengetal moet in ogenschouwwordengenomen, dat het Brabants Historisch InformatieCentrum eengemeenschappelijkeregelingis en sindsde oprichtingeen maximalereservevan 10% mag hebben. Het cijfer is hoger als gevolg van de aanwezige bestemmingsreserves. Structurele ex loitatieruimte
Destructurele exploitatieruimtewordt bepaalddoor het saldovan de structurele baten en lasten en het saldovan de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulpvan dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbijgeldt dus hoe hogerhoebeter. Destructurele exploitatieruimte is nihil. Ditsluit aan bij het structurele exploitatiesaldo van de jaarrekening 2024. In hoeverre dit structureel doorwerkt naar de begroting 2025 analyseren we in 2025 bij de tussentijdse rapportages in 2025. 2023
Structurele exploitatiesaldi Saldo van baten en lasten
45. 263
Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves
79. 276 124. 539 -67. 544 56. 995
Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)* Saldo
2024 14. 256 54. 337 68. 593
-70.958 -2. 365
* Toelichtin incidentele baten en lasten
Incidenteleverhuur depotruimte Incidentele verhuur kantoorruimte
-17. 064 -50. 480 -67. 544
-17. 740 -53. 218 -70.958
6. Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor
rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst).Tot en met 2018voerde het Rijksvastgoedbedrijfhet onderhouden de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekeningvan het BHIC.
Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHICverantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijfblijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplanvoor de komende30jaar (De Citadel), resp. 15jaar(Grave) opgesteld. 7. Financiering Treasu beleid
Door het bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is bij het financieel beheer, risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen om te gaan. Het is niet toegestaan
zondervoorafgaandetoestemmingvan het algemeen bestuur leningen afte sluiten. Hettreasurybeleidwordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema
In de "Notitie rente 2023" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en
rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijzete bevorderen met betrekkingtot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat
inzichtgeeftin de rentelastenvandeexternefinanciering,het renteresultaaten dewijzevanrentetoerekening. Voor het begrotingsjaargeeft dit het volgende beeld:
Renteschema 2024
a.
Deexterne rentelasten over de korte en langefinanciering
+/+
b.
De externe rentebaten
-/-
43. 476 198.729 -155. 253
Saldo rentelasten en rentebaten
De rente die aan de grondexploitatie moet worden cl. doorberekend
-/-
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende cl. taakveld moet worden toegerekend
-/-
De rentebate van door verstrekte leningen indien daareen specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
+/+ o
-155. 253
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
dl. Rente over eigen vermogen
+/+
o
d2. Rente over voorzieningen
+/+
o
-155, 253
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente
e.
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Renteresultaat o
-/-
het taakveld Treasu
o
-155. 253
Schatkistbankieren
Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december2024 wordt een bedragvan 5.449.420 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. In 2024 werd voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag(het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg 1. 000. 000. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteiten verwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. Kas eldlimiet en renterisiconorm
De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zijn in het verslagjaar niet overschreden.
8. Bedrijfsvoering Al emeen en da eli'ks bestuur
De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur
fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezendoor de 9 gemeenten en de 2 waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHICeen dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
Deor anisatie
Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publieksdiensten, Collectie en Middelen) en is onderverdeeld in clusters.
Het cluster Directieondersteuning/ Communicatie richt zich op de ondersteuning van directie, bestuur en op communicatie en promotie.
Het cluster Projectenbureau is verantwoordelijk voor het uitwerken van de wettelijke dienstverlening, van historische thema's en projecten. Het cluster Studiezaal verzorgt de dienstverlening en werkt steeds meer
digitaal, onder meer met de service scanning op verzoek. De toegankelijke originelen kunnen in de fysieke studiezaal nog steeds door de bezoekers worden geraadpleegd. Het cluster Klantenservice ontvangt en verwijst bezoekers en vragen door naar andere clusters. Daarnaast
verricht het dienstengerichtop hetgebruikvan hetgebouwen faciliteert het evenementen. Het cluster Toezicht, E-depot en advies voert inspecties uit, geeft advies en draagt zorg voor het bewerken van
informatiedragers,zodanigdatdezeopgeslagenkunnenwordenendeoriginelestaatbewaardblijft. Hetcluster is de schakeltussende organisatieen de archiefvormersdiede informatiedragersaanleveren.Verderricht het zich op de ontwikkelingen implementatie van het E-depot. hlet cluster Inhoudelijk-en materieel beheerzorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie, voor conservering en restauratie van de analoge archieven. Het cluster Financiën verzorgt de diverse administraties en de producten uit de planning & control cyclus. Het cluster ICT & gebouwenbeheer ondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse
geautomatiseerdesystemen en verzorgt het technisch gebouwenbeheerdoor onderhoud en instandhouding van de gebouwen. Het cluster HR richt is op de diverse personele processen, uitvoering van de CAO en organisatieontwikkeling. Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum ziet er als volgt uit:
Directeur
Directleondersteuning / Communicatie
Publieksdiensten
Collectie
Projectenbureau
Toezicht
Studiezaal
E-depot en advies
Klantenservice
Inhoudelijk en materieel beheer
Middelen
Financiën
ICT& gebouwenbeheer
HR
Maatscha
eli'k verantwoord ondernemen
Het wordt steeds belangrijkerals organisatie om maatschappelijkverantwoord te ondernemen. IS026000is een internationale richtlijn die maatschappelijkverantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHIConderschrijft de richtlijn en voert deze naareer en geweten uit. Rechtmati heid
In de "Regeling Brabants Historisch Centrum" en volgens de geldende wet- en regelgeving dient elke gemeenschappelijke regeling een verordening te hebben, met de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer. Daarbij wordt het bestuur gevraagd jaarlijks een normen- en toetsingskader vast te stellen in het kadervan rechtmatigheid. In het document "Financieel beleid, financieel beheer en rechtmatigheid 2024" zijn beide onderdelen opgenomen voor het jaar 2024 en zijn deze uitgangspunten en kaders vastgesteld in de bestuursvergaderingvan 5 juli 2024. Vanwegegewijzigderegelgeving, wordt met ingangvan het verslagjaar2023, het dagelijks bestuurvan het BHICgevraagd een verantwoordingover rechtmatigheidafte geven in plaats van de accountant. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2023 het dagelijks bestuur een verklaring aflegt die onderdeel is van de jaarrekening. De accountant controleert de verantwoordingvan het dagelijks bestuur. In de bestuursvergadering van juli 2023 is het onderwerp rechtmatigheid in het algemeen bestuur aan de orde geweest. Hierbij heeft het bestuur de rechtmatigheid nader invulling gegeven en is de rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuurvastgesteld. In 2024 zijn de interne en externe planning & controlcyclus volledig doorlopen en zijn de jaarstukken, begroting, bestuursrapportages en kadernota opgesteld.
Voor de beoordeling van de rechtmatigheid zijn interne controles uitgevoerd op werking van de "Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB)". Voor het uitvoeren van deze werkzaamhedenwordt gebruikgemaaktvan het "Werkprogramma interne controle". Dit werkprogramma bevat systeemgerichte en gegevensgerichte controles, waarmee de werking van procedures wordt getoetst. Indien uit de controles blijkt dat er een fout in een procedure zit, wordt deze hersteld. Erzijn bij de uitgevoerde interne controles geen bijzonderhedenof afwijkingenvan materiële betekenis geconstateerd. In hoofdstuk IV paragraaf6 is de verantwoordingvan het dagelijks bestuur opgenomen. Het dagelijks bestuur is van mening dat de in dezejaarrekeningverantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatigtot stand zijn gekomen binnen de daarvoorgestelde grens. Zowel de baten als de lasten zijn hoger dan begroot. In de bestuursvergaderingvan l november 2024 is dit gemeld bij het bespreken van de bedrijfsresultaten. Het moment van opstellen van de begroting (al in februari/maart) en de forse kostenstijgingen in 2023/2024 (ruim meer dan gemiddelde inflatie), heeft bijgedragen aan hogere baten en lasten ten opzichte van de begroting. De verschillen passen binnen het beleid en worden (deels) gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten. 9.
Verbonden partijen Eenverbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatiewaarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezigbij zeggenschap,hetzij uit hoofdevan vertegenwoordigingin het bestuur hetzij uit hoofdevan stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft éénverbonden partij, te weten de VerenigingVan EigenarenZuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatieMooiland Maaslandvertegenwoordigd. Dezevereniging is opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in Grave.
Vestigingsplaats Openbaarbelang Het belangvan het BHIC
VerenigingVan EigenarenZuid-OosterGrave Grave, Arnoud van Gelderweg69-73. Beheer en onderhoud van het kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren. Op l januari 2024 en op 31 december 2024: het BHICparticipeert voor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%.
Omvangvan het eigen vermogen
Omvangvan het vreemd vermogen
Financieel resultaat
Eigenvermogen 1-1-2024: O Eigenvermogen 31-12-2024: O Vreemd vermogen 1-1-2024: 330. 740 (Totaal Reservefonds Vve). Vreemd vermogen 31-12-2024: 318. 974 (Totaal Reservefonds Vve). Totaal resultaat 2024: 11.766 negatief(totaal resultaat 2023: 2.986
negatief). Het aandeelvan het BHICbedraagt 1. 294 negatief. Na toerekeningvan iedersaandeelsluit dejaarlijkseexploitatiezondersaldo.
10. Organisatiegegevens Statutaire naam
: Brabants Historisch Informatie Centrum
Vestigingsplaats: Rechtsvorm Locaties:
: 's-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen : 's-Hertogenbosch,Grave
Doelstellingen
Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen.
Samenstelling directie De directie werd tot 16 juni 2024 gevoerd door de heer J. C. Kriek. Vanaf 16 juni 2024 tot en met 31 december 2024 werd de directie waargenomen door de heer A. J.A. Wijgers. Per l januari 2025 wordt de directie gevoerd door mevrouw J. M. Orbon. De directeur valt onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u
naar hoofdstuk IVOverigegegevensvan dezejaarrekening. Detotale bezoldigingenliggen onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
Samenstelling Algemeen bestuur Naam
Functie
De heer drs. P. L. B. A. van Geel
Voorzitter
De heer prof. dr. H. C. Bunt
Lid Lid Lid Lid
Mevrouw A. M. Demmers-van der Geest De heer R.J. van de Mortel De heer mr. J.C. M. Pommer Mevrouw drs. M.A. H. Moorman
Lid
De heerS. Oegema
Lid
De heer mr. M.W.J.M. de Man
Lid (vanaf4 november 2023)
De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze
jaarrekening. De bezoldigingvan de bestuursleden ligt onder het van toepassingzijndeWNT-maximum.
10
11. Besluit Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit tot:
l.
het vaststellen van de jaarrekening 2024 in zijn vergadering van 28 maart 2025, met een batig saldo van 68. 593;
2. a. b. c. d. e. f.
een bedragvan 68. 593 toe te voegen aan de algemene reserve; een bedrag van 150. 000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; een bedrag van 9. 144 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel; een bedrag van 152. 483 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot; een bedrag van 13. 923 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; een bedragvan 28.787 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie;
g. in te stemmen met de verantwoordingvan het Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid; h. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toekomstig onderhoud en instandhouding, op basis van een recent beheerplan.
drs. P . . A. V
rzitte
Geel
drs. J. M. Orbon Directeur
11
III Jaarrekening 111. 1 Balans per 31 december 2024 31-12-2023
31-12-2024 VASTE ACTIVA Materiëlevaste activa
Investeringen met een economisch nut
1. 685.053
1. 840.305
141
264
VLOTTENDE ACTIVA Voorraden
Uitzettingen looptijd < l jaar Vorderingenop openbare lichamen Overige vorderingen
o
o
6.354
2. 648 6. 354
2. 648
Liquide middelen
5. 451. 096
4. 433. 932
Overlopende activa
466. 926
397. 181
7.609.571
6.674. 330
Totaal vaste activa
31-12-2023
31-12-2024 VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Beste m m i ngsreserves Gerealiseerde resultaat
433. 146 1. 133. 993 68. 593
418. 139
1. 078. 798 124. 539 1. 635.732
1. 621.476
4. 350. 216
3. 536. 143
990. 000
1. 100.000
Overige schulden
340. 273
212. 107
Overlopende passiva
293. 349
204. 603
7.609.571
6.674. 330
Voorzieningen
Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken
VLOTTENDEPASSIVA Vlottende schulden looptijd < l jaar
Totaal vaste passiva
Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 5 op pagina 18.
12
111.2 Resultatenrekeningover 2024
Werkelijk
Begroting
2023
2024
Werkelijk 2024
3. 215. 535 1. 983. 710 682. 095 361.395 6.242. 736
3. 124. 800 2. 230. 400 695. 900 299. 100 6. 350.200
3. 371. 402 2. 230. 400 707. 446 388.489 6. 697. 737
3.648.072 1. 559. 988 247. 929 254. 317 401. 931 178. 366 -93. 132
3. 772.500 1. 404. 100 268. 300 252. 600 507. 300 274. 500 14. 900
4. 174.370 1. 510. 241 319. 006 207. 954 391. 704 235. 459 -155.253
Totaal lasten
6. 197. 472
6. 494. 200
6. 683. 481
Totaal saldo van baten en lasten
45.263
-144.000
14. 256
-100. 000
-150. 000
-150. 000
179. 276
294. 000
204. 337
124.539
O
68.593
Voor een nadere toelichting op de resultatenrekening wordt verwezen naar hoofdstuk l
paragraaf 6
Baten
Bijdrage Ministerie OCW Bijdrage gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten
Personeelskosten Huisvestingskosten
Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik
Financieringskosten
Toevoegingen reserves Bestemmings reserves
Onttrekkingen reserves Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
op pagina 25.
13
111.3 Kasstroomoverzicht 31-12-2024
31-12-2023 Kasstroom uit
o erationele activiteiten Gerealiseerde resultaat
68.593
124. 539
Aanpassingen voor:
207. 954 15. 007 -69. 344 814.073
- afschrijvingen 254. 317 - mutaties algemene reserve O - mutaties bestemmingsreserves
-79. 276
- mutaties voorzieningen
746. 513
921.554
967. 690
Veranderingen in werkkapitaal: - voorraden
- uitzettingen looptijd < l jaar - overlopende activa - netto vlottende schulden < l jaar - overlopende passiva
123 -3. 706 -69. 745 128. 166 88.746
64
1.774 -121.965 -211.663 -5.084 -336. 875
143. 583
709. 219
1. 179.866
Totaal kasstroom uit
operationele activiteiten Kasstroom uit
investerin sactiviteiten
Investeringen materiëlevaste activa Mutatie leningen u/g
-52. 702
-28.575 O
o
Totaal kasstroom uit
investeringsactiviteiten
-52. 702
-28. 575
Kasstroom uit financierin sactiviteiten o
Nieuwopgenomen leningen O Aflossing langlopende schulden -110.000 Overige mutaties eigen vermogen O
-110.000 o
Totaal Kasstroom uit
financieringsactiviteiten
-110.000
-110.000
570. 644
1.017.164
3.863.288 4.433.932
4. 433. 932 5. 451. 096 1.017.164
Mutatie eldmiddelen incl. kortlo ende schulden aan kredietinstellin en Eindsaldo eldmiddelen
Saldo l januari Saldo 31 december Mutatie
570.644
14
111.4 Grondslagen van waarderingen resultaatbepaling 4. 1. Algemeen Al emenewaarderin s rondsla
De algemene grondslag voor de waarderingvan de activa en passiva, alsmede voor de bepalingvan het resultaat, is de verkrijgings- ofvervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondsla en voor het o stellen van de'aarrekenin
Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprongvinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Ver eli'kin met voor aand'aar
De cijfers van 2023 zijn, waar nodig, anders gerubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2024 mogelijk te maken. Schattin en
Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de ondernemingsleiding, overeenkomstig algemeen geldende grondslagen, bepaaldeschattingen en veronderstellingen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken.
4. 2. Grondslagen voor de waarderingvan activa en passiva Materiële vaste activa
Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaarzijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerdop verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Operational leasing wordt niet als actief in de balansverwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopende verplichtingen wordt vermeld in de toelichting op de balans. Voorraden
De voorraden worden gewaardeerdtegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettin en en overlo ende activa
De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal éénjaar
15
Li uide middelen
De liquide middelen (bestaandeuit kas-en banksaldi)wordengewaardeerdop de nominalewaardeen staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie. Ei envermo en
De algemene reserve dient als algehele bufferom toekomstigetegenvallerste kunnen opvangen. Onder een bestemmingsreservewordt verstaan een reserve waaraandoor het bestuureen bepaalde bestemming is gegeven. Het bedragvan de bestemmingsreserve ultimo hetjaar dient onderbouwdte zijn met bestuursbesluitenvan het algemeen bestuur danwel opgenomente zijn in het voorliggendevoorstel tot resultaatbestemming. Voorzienin en
Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de
balansdatum bestaan,waarbij het waarschijnlijkis dat een uitstroom van middelen noodzakelijkis en waarvande omvangop betrouwbarewijze is te schatten. Devoorzieningenwordengewaardeerd tegen de beste schattingvan de bedragen die noodzakelijkzijn om deverplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden
Onderde vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan éénjaar. De schuldenworden gewaardeerd op de nominale waarde. Netto vlottende schulden en overlo ende assiva
De netto vlottende schulden en overlopende passivaworden opgenomentegen nominalewaardeen hebben een verwachte looptijd van maximaal éénjaar. Lan lo ende niet uit de balans bli'kende ver lichtin en
Langlopendeverplichtingen die niet blijken uit de balans, wordenvermeld in detoelichtingop de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie".
4. 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Al emeen
Het resultaat wordt bepaaldals het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermeeverbonden, aan het verslagjaartoe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtnemingvan de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen.Baten wordenverantwoord in hetjaarwaarin de opbrengst is gerealiseerd. Lastenworden in aanmerkinggenomen in hetjaarwaarindezevoorzienbaarzijn. Deoverige bedrijfskostenworden opgenomentegen uitgaafprijs. Pensioen remies
Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling.
Hiervoor in aanmerkingkomendewerknemers hebben op de pensioengerechtigdeleeftijd recht op een pensioen dat afhankelijkis van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regelingis ondergebrachtbij het bedrijfstakpensioenfondsABP. Het Brabants Historisch InformatieCentrum heeftgeen verplichtingtot het voldoen van aanvullende bijdragen in gevalvan een tekort bij het ABP, andersdan het effect van hogeretoekomstige premies. Het Brabants Historisch InformatieCentrum heeftdaarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.
16
Afschri'vin en
De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouwen
Afschrijvingstermijn geen afschrijving 40 jaar
Verbouwingen
10 jaar
Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw Bedrijfsinstallaties-overig
20 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 5 jaar 25 jaar 10 jaar 5 jaar
Inventarissen-kantoor
Inventarissen-kantine
Depotinrichting-stellingen DeDotinrichtine-inventaris ICT-Hardware ICT-Software
5 jaar
Financierin skosten
De financieringskosten betreffen betaalde en ontvangen rente.
4.4. Grondslagenvan het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen.
17
111. 5 Toelichting op de balans VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
De investeringen met een economisch nut kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806 196. 655 197. 782 38. 106 1.840.305
31-12-2024
94.034 1.064.387 8.086 21.447 137.015 166. 330
Grond Gebouwen Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichtingen
178. 220 15. 534 1.685.053
ICT-Hardware ICT-Software Totaal materiële vaste activa
Het verloop van de materiëlevaste activa is als volgt: Afschrijvings-
Stand
Investeringen
percentage
31-12-2023
in 2024
Grond Gebouwen
Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software
2, 5% 10% 5, 62/3, 10% 10%,20% 4%/10% 20% 20% Totaal
94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806 196. 655 197. 782 38. 106 1. 840. 305
Afschrijvingen in 2024 o
o
o
46. 277 1. 578 7. 147 27. 791 30. 325 72. 264 22.572 207.954
o o o o
52. 702 o
52.702
Stand
31-12-2024 94. 034 1.064. 387 8. 086 21. 447 137. 015 166. 330 178. 220 15. 534 1. 685. 053
Ditjaaris er geïnvesteerd in (het vervangenvan) netwerkswitches( 42.035), in (het vervangen)van UPSsystemen ( 7. 990, le termijn) en in laptops ( 2.676).
VLOTTENDEACTIVA Voorraden Boeken
31-12-2024
31-12-2023
141
264
Uitzettingen rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een rente-typische looptijd van éénjaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Stand Toevoeging Onttrekking Stand Ministerie van OCW 31-12-2023 in 2024 in 2024 31-12-2024 Loon- en prijscompensatie rijk
0
0
0
O 18
Overi evorderin en Debiteuren
31-12-2024
31-12-2023
6. 354
2.648
Het vormen van een voorzieningvoor dubieuzedebiteuren is niet noodzakelijk. Liquide middelen Kassen
Rekening-courant banken Spaarrekeningbanken Schatkistbankieren
Totaal liquide middelen
31-12-2024 1. 597 80 o
5. 449. 420 5.451.096
31-12-2023 1.429 259. 616 878 4. 172. 009 4.433. 932
Schatkistbankieren
Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Door de verschuivingvan het eigenaarsonderhouddoor het Rijksvastgoedbedrijf naar het BHIC per l januari 2019, zijn de liquide middelen toegenomen. Sindsdien moet het BHICzelf een voorziening aanhoudenvoor het onderhoud en instandhoudingvan De Citadel. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteitenverwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in dejaarrekening.
Overlopende activa
31-12-2024
31-12-2023
157. 493
132. 247
64. 778 21. 257 9. 526 2. 295 2. 526 100.551 4. 619 1,000
61. 951 21. 216 4. 266 2. 516 3. 730
Vooruitbetaalde bedra en
Onderhoudskosten ICT-voorzieningen Licentie- en
hostingskosten Verzekeringspremies Personeelskosten
Huisvestingskosten Organisatiekosten Collectiebeheer Publieksbereik Borgsommen
364.044
56. 525 23. 510 1. 000 306. 963
No te ontvan en bedra en Terug te ontvangen BTW
Afrekening energiekosten
8. 587 9. 222
Personeelskosten
o
Organisatiekosten
21. 100 15. 945 48. 028
Adviezen en inspecties Rentebaten
Overige vorderingen
9. 295 3. 796 21. 880 o
102.882
8. 374 46. 823 51 90. 219
466. 926
397. 181
o
Totaal overlopende activa
19
VASTE PASSIVA Eigen vermogen
Algemene reserve Het verloop van de algemene reserve is als volgt: Stand 31-12-2023 Totaal 418. 139
Toevoeging Onttrekking in 2024 in 2024 15, 007 0
Stand
31-12-2024 433. 146 7, 7%
Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen
De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten
(artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regelinggeeft aan dat de reserve niet meer dan 10%van degezamenlijkebijdragenmagbedragen,tenzijdoorhengezamenlijkeenanderpercentagewordtvastgesteld.
Bestemmingsreserves
Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt:
De Citadel (l) E-depot (2) Genealogisch centrum (3) Publieksfunctie (4) Totaal
Stand
Toevoeging
31-12-2023
in 2024
707. 553
o
91. 268 140. 148 139. 829 1.078.798
259.532
Onttrekking in 2024 9. 144
o
152.483 13.923 28.787
259.532
204.337
o
Stand
31-12-2024 698. 409 198. 317 126. 225 111. 042 1. 133.993
(l) DeCitadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions
en rondom een bredegracht. Later, eind 18eeeuw, kwam er een hoofdgebouwbij, dat defunctie kreegals militaire gevangenisen nogweer later als kazerne. Doorde verbredingvan de ZuidWillemsvaartwerd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985.
Het Rijksvastgoedbedrijfis eigenaarvan het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhoudingvan De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen "als ware zij eigenaar". Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het BHIC is
aansprakelijkvoorjuridischeen organisatorischerisico's,schadevoortkomend uit hetgebruik,wateroverlastin de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij
vertrek. Samengevatzijn het calamiteitenen risico'sdie nietverzekerbaarzijn. Indienaanwezigkan de reserve te zijnertijd een bijdrageleveren aaneen "midlife-renovatie",welke na 75jaar (2060) aannemelijkis. Vooruitlopend op structurele financiering wordt een start gemaakt met verduurzaming van de gebouwen
en de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie(huisvestingsaspect). De reserve moet minimaaltoereikend zijn om de risico'svolgens de risico-inventarisatiete kunnen dekken.Jaarlijkszal bij de begrotingde risicoinventarisatie worden geactualiseerd.
20
De onttrekkin in 2024 betreft kosten die samenhangen met de mogelijke verduurzamingsmaatregelen
genoemd in het EPA-U(EnergiePrestatieAdvies Utiliteitsgebouwen). In 2024 is er een nadereinventarisatie uitgevoerd voor hetvolledig overschakelen naarLedverlichting.Ten behoevevan de verbouwingvan het voormalig restauratieatelierhebbenwij degeselecteerde installateuropdrachtgegeveneen document met uitgangspuntenop te stellen voorde installaties, rekeninghoudendmet verduurzaming. De insteek is,dat deze informatie ook in de toekomst bruikbaar is bij verdere verduurzaming van de gebouwen.
(2) E-depot In 2016 is er gestart met de ontwikkeling van een eigen e-depot, waarbij is afgesproken nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHIC heeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De
bestem mingsreserve voorkomt, dat ertussentijds extra middelengevraagd moeten worden aande deelnemers. Vanaf 2024 zorgen de deelnemers van het BHIC, via een groeimodel, voor de bekostiging van de voorziening. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Het groeimodel van de bekostiging van de e-depotvoorziening loopt 4 jaar en eindigt in 2027. De onttrekkin in 2024 betreft exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder de kosten voor de exploitatie van MY-LEX PRO/view. Gebleken is dat MY-LEX PRO een duidelijke meerwaarde biedt voor de toegankelijkheid van het E-depot. Verder betreft dit hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten, zoals de jaarlijkse vergoeding voor onze e-depotvoorziening, te weten de CEP-versie
(Cloud Edition Professional)van Preservica.Veeloverheidsorganisaties,bijvoorbeeld het NationaalArchief, maken gebruikvan de diensten van Preservica.
(3) Genealo isch centrum In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" zijn doelstellingen voor de komende jaren
geformuleerd. Voorhet realiserenvan "Wijzijn het Genealogischcentrum van Brabant"is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met
persoonsgegevens van Brabanders. De originele aktes zijn grotendeels gescand en we gaan verder met het koppelen van de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans. De onttrekkin in 2024 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand.
(4) Publieksfunctie In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026"worden doelstellingen voorde komendejaren
geformuleerd. Zowillen wij hetfoto- en filmgeheugenvan Brabantworden,willen we Brabantsegeschiedenis schrijven en willenwe een brederpubliekverwelkomen. En richten we ons op de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie(publieksaspect). Voorhet realiserenvan dezedoelstellingen is een bestemmingsreserve gevormd. De onttrekkin in 2024 betreft personeelskosten en de kosten van het digitaliseren van films.
21
Gerealiseerde resultaat
Het verloop is als volgt: Stand Totaal
31-12-2023 124.539
Toevoeging
in 2024 68. 593
Stand
Onttrekking in 2024 124. 539
31-12-2024 68. 593
Het gerealiseerde resultaat bedraagt 68.593. Voorgesteldwordt dit bedragtoe te voegen aan de algemene reserve. Deonttrekking in 2024 betreft hetgerealiseerde resultaat over 2023.Vandit bedragis 109. 532 toegevoegd aan de bestem mingsreserve E-depot en 15. 007 aan de algemene reserve. Voorzieningen
Het verloop van de voorzieningen is als volgt: Stand
Toevoeging
Vrijval
31-12-2023
in 2024
in 2024
Stand
31-12-2024
110. 136
5. 124
O
115. 260
voorzieningDeCitadel (2)
2.950.861
934.850
IKB-envitaliteitsverlof(3)
475. 146 3. 536. 143
299. 283 1. 239. 257
302. 024 123. 160 425. 184
3.583.687 651. 269
OnderhoudsvoorzieningGrave (l) Onderhouds-en instandhoudings-
Totaal
4.350.216
(l) Onderhoudsvoorzienin Grave De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt
vooreigen rekening. Daartoeis een onderhoudsplanopgesteld met een looptijd van 15jaar. In dezeperiode zijn dejaarlijksetoevoegingen aandevoorzieningvoldoendeom dejaarlijks geplandeonderhouds-en instandhoudingstakenuit te voeren. Er was geen vrijval in 2024. (2) Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhoudingvan De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplanopgesteld met een looptijd van 30jaar. In deze periode zijn dejaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren. De vrijval in 2024 betreft onder meer het onderhoudscontract van de E & W-installaties, herstel van
vloeren, koude opwekking, warmtedistributie, luchtbehandeling , regeling klimaat en het groenonderhoud van De Citadel. Verder zijn er in het kader van de brandveiligheid bouwkundige aanpassingen verricht en zijn
(waarnodig)de brandwerendedoorvoerenen branddeuren hersteld ofvervangen. (3) IKB-envitaliteitsverlof
In de CAOis opgenomen dat hetgekochte IKB-verlof(Individueelkeuzebudget) niet meervervalt ofverjaart, ongeacht in welkjaar dit gekocht is. Het extra verlof kanworden ingezetvoor mantelzorg,sabbatical,tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een mogelijkheid opgenomen voor medewerkers om vitaliteitsuren te sparen. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensionering kunnen aanvullende fiscale regels gelden. De vrijval in 2024 betreft de opname van verlofuren door medewerkers.
22
Vaste schulden rente-typische looptijd > l jaar Binnenlandse banken
AflossingsBNG 40. 100581 (2005) BNG 40. 101402 (2006)
wijze
Looptijd
Lineair
20 jaar
Lineair
30 jaar Totaal
Oorspronkelijk Bedrag 600. 000 2. 400. 000 3. 000.000 Opname
in 2024
BNG40. 100581(2005) BNG40. 101402(2006)
o o
Totaal
o
Aflossings-
Stand
verplichting
31-12-2023
30. 000 80. 000 110.000 Aflossing in 2024 30. 000 80. 000 110.000
60. 000 1. 040. 000 1. 100.000 Stand
31-12-2024 30. 000 960. 000 990. 000
Het deel van de langlopendeschulden met een looptijd langerdan 5 jaar bedraagt 500.000. Dit betreft O voor lening BNG40. 100581en 500.000voor lening BNG40. 101402. De lening uit 2005 heeft een rentepercentagevan 3,95% en de lening uit 2006van 4, 16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar.
Netto vlottende schulden rente-typische looptijd < l jaar
De in de balansopgenomen netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd van éénjaarof minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2024
31-12-2023
Pensioenen
125. 828 173. 987 40. 458
25. 188 143. 854 43. 066
Totaal netto vlottende schulden
340. 273
212. 107
Overlopende passiva
31-12-2024
31-12-2023
125.291 98. 666
40. 922 73. 939 4. 237 1. 326
Overi e schulden Crediteuren
Loonbelastingen sociale lasten
No te betalen kosten Personeelskosten
Huisvestingskosten Organisatiekosten ICT-kosten Collectiebeheer Publieksbereik Rentelasten Accountsntskosten
4. 752 o
501 4. 220 20. 462 11. 677 265. 568
2. 287
355 22. 620 11.474 157. 160
23
31-12-2024
31-12-2023
10. 853
27. 780
16. 878 5. 701 6. 800 9. 180 8. 884 47.443
293. 349
204. 603
Vooruitontvan en bedra en
Huur en gebruik depotruimten Conserveringsgelden Uittredingsbijdrage Haaren Saldo Paleografie Projectgelden Mondriaanfonds
Totaal overlopende passiva
3. 801 o
13. 126 o
Niet uit de balans blijkende informatie Huurcontracten ebouwen
Er is in 2019 een nieuwe huurovereenkomst voor De Citadel afgesloten met een looptijd van 3 jaar. De overeenkomst eindigde op 31 december 2021 en loopt nu voor onbepaalde tijd door. De huur over 2024 bedroeg 190. 294. Service- en onderhoudscontracten
Per l januari 2019is het eigenaarsonderhouddoor het RVBovergedragenaan het BHIC.Voorhet uitvoeren van dezetaak is onder meer een onderhoudscontractvoor de E & W-installaties afgesloten, waarvande kosten in 2024 69. 195 bedroegen. Pensioenvoorzienin
en
De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregeling nog bij de onderneming berusten
(loonontwikkeling, prijsindexatie, beleggingsrendementop het fondsvermogen) komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening. Btw in relatie tot de rovinciale bi'dra e
In 2018 is er, in samenspraak met de Provincie, overleg gevoerd met de belastingdienst over de vraag of er btw berekend moest worden over de provinciale bijdrage. Er is inderdaad btw verschuldigd, die door de Provincie via het btw-compensatiefonds kan worden teruggevraagd. Vennootscha sbelastin
In 2017 hebben wij het bericht van de belastingdienst ontvangen dat er, op basis van de huidige situatie, geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
24
111.6 Toelichtingop de resultatenrekening BATEN
Werkelijk Bedrijfsopbrengsten
2023
Bijdrage Ministerie OCW-lumpsum Bijdrage Ministerie OCW-bijdrage kenniscomponent Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Totaal bedrijfsopbrengsten
3. 165. 535 50. 000 1. 983.710 682.095 5. 881.340
Begroting
2024 3. 074. 800 50. 000 2. 230. 400 695. 900 6.051. 100
Werkelijk 2024 3. 321. 402 50. 000 2. 230. 400 707.446
6.309.248
Bi'dra e Ministerie OCW-lum sum
De lumpsumbijdrage is in 2024 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2024 en een vergoeding voor uittredingswerkzaamheden. Bi'dra e Ministerie OCW - overi e
In verband met de herpositionering van de RHC's, het niet meer kunnen gebruiken van het rijks e-depot en het voornemen van het Rijk uit te treden, zijn er afspraken gemaakt. Onderdeel van deze afspraken is het toekennen van een bedrag van 50. 000 per jaar voor de periode 2022 tot en met 2026, voor de zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Bi'dra e Gemeenten en waterscha
en
De bijdragen zijn in 2024 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2024. Daarnaast is er een toename
alsgevolgvande bekostigingvandee-depotvoorziening,conform hetgroeimodel ( 0,25 per inwonerin 2024). Dienstverlenin Provincie Noord-Brabant
Voor de periode 2022-2027 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen de Provincie Noord-Brabant en het BHIC. De bijdrage is in 2024 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2024.
Overige bedrijfsopbrengsten Verhuurvastgoed en catering Verhuur depotruimte Dienstverlening Overige opbrengsten Totaal overige bedrijfsopbrengsten
Werkelijk
Begroting
2023
2024
90. 054 260. 409 10. 932 O 361. 395
55. 300 235. 000 8.800 O 299. 100
Werkelijk 2024 91. 677 258. 428 38. 384 o
388. 489
De post "Verhuurvastgoed en catering" is hogerdoordetijdelijke verhuurvan kantoorruimte ( 53.218). Voor tijdelijke verhuur van depotruimte werd een bedrag ontvangen van 17. 740.
De post "Dienstverlening"is hogerdoor het faciliterenvan publieksdagen,waartegenoverookweer kosten staan en door hogere opbrengsten van dienstverleningsovereenkomsten.
25
LASTEN
Werkelijk Personeelskosten
Salarissen en toeslagen Pensioenpremiesen sociale lasten Personeel niet in loondienst
Andere personeelskosten Totaal personeelskosten
2023 2. 486. 573 666. 938 346. 728 147.834
3. 648. 072
Begroting
Werkelijk
2024 2. 649. 000 738. 400 264. 600 120. 500 3. 772. 500
2024 2. 835. 704 755. 104 363. 272 220. 290 4. 174.370
Salarissen en toesla en
De salariskosten zijn in 2024 met name hoger dan in 2023 door periodieken, de doorwerking van de CAOverhoging van 4, 75% per l januari 2024 en een CAO-verhoging per l september 2024 van 2, 5%. De post
salariskosten omvat behalve reguliere salariskostenook het IKB-budget,dat daarmeeooksteeg. Dit budget omvat brutosalarisbestanddelen, zoals vakantietoeslag, eindejaarstoeslag, levensloopbijdrage en enkele
toeslagen. Verderzijn ervervangingskosten. Het BHICheeft als expertise-organisatierelatiefveel hooggeschooldenin dienst. Lagergeschooldwerk is voor een deel uitbesteed. Pensioen remies en sociale lasten
Destijgingvan de pensioenpremiesten opzichtevan 2023 wordtveroorzaaktdoor hogere bruto salariskosten, welke echter wordt gecompenseerd met een lagere pensioenpremie. De pensioenpremie van het Ouderdomspensioen is gedaald en bedroeg 27, 0% (was 27, 9%). hlet Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een
pensioen dat afhankelijkis van leeftijd, salarisen dienstjaren. De regelingis ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot
het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de
pensioenregelingverwerkt als eentoegezegde-bijdrage-regelingen heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in dejaarrekening verantwoord.
Ookde socialelasten zijn gestegenten opzichtevan 2023, met name alsgevolgvan de hogere bruto salariskosten. De premiepercentages liggen in 2024 iets hoger dan in 2023. Personeel niet in loondienst
Voorschoonmaakdienstenwerd voor een bedragvan 39. 800 ingehuurd, voor de service scannen op verzoek 84.300 en voor ICT-diensten 53.400. Voor archiefbewerkingwerd voor een bedragvan 65.400
ingehuurd. Per l januari2019is het eigenaarsonderhouddoor het RVBovergedragenaan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar,maarhet BHICisverantwoordelijkvoor het onderhouden de instandhoudingvan De Citadel. De kosten van deze inhuur van capaciteit en expertise bedroegen in 2024 111. 300. Daarnaast zijn er de kosten voor het inhuren van administratieve diensten en inspecties, 9. 100. Andere ersoneelskosten
Dit betreft met name scholingskosten, kosten arbodienst, reiskosten, wervingskoste n, kerstpakketten, kosten BHV en overige personeel gerelateerde kosten. De kosten zijn in 2024 hoger als gevolg van trainingen en de wervingskosten van een nieuwe directeur. Wet normerin bezoldi in to functionarissen ublieke en semi ublieke sector WNT
De bestuursleden en de directeurvallen onder de WNT. Vooreen nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IVOverige gegevens van dezejaarrekening.
26
Aantal medewerkers Personeel in loondienst
Werkelijk 31-12-2023 FTE 38, 0
Begroting 2024 FTE 40, 1
Werkelijk 31-12-2024 FTE 38,7
Personeel niet in loondienst
3, 2
3,7
3,2
Totaal FTE
41,2
43,8
41,9
Op 31 december 2024 bedroegen de openstaandevacatures in totaal 1,8 FTE (2023:1,6 FTE).
Werkelijk Huisvestingskosten Huurkosten
Belastingen en verzekeringen Toevoeging onderhoud en instandhouding Onderhoud en verduurzaming Energiekosten
Andere huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten
2023 187. 408 20. 548 898. 859 46. 970 370. 745 35. 459 1. 559.988
Begroting 2024
197.500 32. 100 820.600 91. 800 234. 300 27. 800 1.404. 100
Werkelijk
2024 190.294 21.893 939.974 102. 159 228. 195 27. 726 1. 510.241
Huurkosten
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoed bedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. De huurprijs is gebaseerd op de financieringslasten en de boekwaarde van De Citadel. Dit bedragwordt verhoogd met een opslagvoor het Rijksvastgoedbedrijf voor eigenaarslasten. De in rekening gebrachte huur voor De Citadel over 2024 bedroeg 190. 294. Toevoe in onderhoud en instandhoudin
Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. De berekende
toevoegingaandezevoorzieningbedraagt 934.850. Het restantvan dezepost betreft detoevoegingaande onderhoudsvoorzieningvande locatie Grave, een bedragvan 5. 124. Onderhoud en verduurzamin
Dit betreft het klein onderhoud en inrichtingskosten, wat niet is opgenomen in het meerjarig onderhoudsen instandhoudingsplan. Voor de locatie in Den Bosch komt dit uit op 11. 600 en voor Grave op 5. 700. Verder betreft dit ons aandeel in de kosten van het beheer en onderhoud van het gezamenlijke pand in Grave, via de VerenigingVan EigenarenZuid-OosterGrave ( 75.600). Dit laatste bedrag is dit jaar hoger als gevolg van ons aandeel in het aanpassen en vervangen van Vve-installaties. Ten slotte zijn er kosten gemaakt voor mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) ( 9. 100). Ener iekosten
De energie wordt centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf en ook wij hebben last van de gestegen energieprijzen gehad. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%).
27
In de begroting van 2024 is aangegeven dat we geconfronteerd werden met hoge energiekosten, door de gestegen energieprijzen. Het BHICheeft dit niet doorberekend aan de deelnemers. De huidige marktprijzen zijn inmiddels lager, maar nog steeds op een hoger niveau dan we gewend waren, hlet lijkt er op dat de extreem hoge kosten beperkt blijven tot 2023. Zoals eerder beschreven zijn we gestart met verduurzamingsmaatregelenom ook het energieverbruikterug te dringen. Het verbruik van zowel gas als elektra is in 2024 opnieuw gedaald. Wel is het zo dat het gasverbruiksubstantieel beïnvloed wordt door het wel of niet hebbenvan een strenge winter. De klimaatinstallaties van de depots van het BHIC worden vooreen belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De kosten van elektra zijn in de begroting ook substantieel hoger dan de kosten van gas. De kosten van gas bedroegen in 2024 51.000,van elektra 176.700 en van water 500. Andere huisvestin skosten
Onder deze post vallen de schoonmaakkosten, gevel-en glasbewassing en de bewakings-en beveiligingskosten. Werkelijk Organisatiekosten Kantoorkosten, telefonie en dataverbindingen Advies-, administratie- en accountantskosten
Automatiseringskosten Algemene kosten Andere organisatiekosten Totaal organisatiekosten
2023 53.974 40. 843 108. 755 31. 134 13. 223 247.929
Begroting
2024 54. 200 53. 700 115. 200 35. 700 9. 500 268.300
Werkelijk 2024 46. 108 101. 188 123. 048 37. 315 11. 347 319.006
De advieskosten zijn hoger als gevolg van externe advisering over de organisatiestructuur en -aansturing. Onder automatiserin skosten vallen de licentiekosten en onderhouds-en servicecontracten van de ICT-
voorzieningen. De al emene kosten betreffen reiskosten, bestuu rskoste n, representatiekosten, verzekeringen en bijdragen aan brancheorganisaties.Onderandere or anisatiekosten vallen onder meer inkoop, catering en koffievoorzieningenvoor bezoekers.
Werkelijk Afschrijvingen Gebouwen Verbouwingen
2023 46. 277 1. 578
Installaties
7. 147
Inventarissen
27. 791
Depotinrichtingen
30. 325 107. 129 34. 070 254. 317
ICT- hardware ICT- software
Totaal afschrijvingen
Begroting
2024 50. 900 19. 600 11. 500 31. 500 30. 400 75. 100 33. 600 252. 600
Werkelijk 2024 46. 277 1. 578 7. 147 27. 791 30. 325 72. 264 22. 572 207.954