19. Beantwoording schriftelijke vragen D66 - Organisatieontwikkeling - Artikel BD 13-7-2024

Vught

Aan de leden van de raad

Uw kenmerk Ons kenmerk Behandeld door Onderwerp

27 augustus 2024 Datum DV/Z24 - 281145/UIT/24 - 639362 Verzonden D.F. Bakker/ +31736580196 Beantwoording schriftelijke vragen ex art. 42 RvO van de fractie D66 d.d. 15 augustus 2024 inzake Organisatieontwikkeling artikel BD 13.07.2024.

Geachte heer, mevrouw, Door de fractie D66 zijn op 15 augustus 2024 vragen gesteld naar aanleiding van een artikel in het Brabants Dagblad van 13 juli 2024 inzake Organisatieontwikkeling. Op 19 juni jl. hebben wij het collegebesluit `organisatie structuurwijziging in het kader van Vught bouwt verder", inclusief de bijlagen, transparant met de raad gedeeld. Deze bijlagen bevatten o.a. het OR-rapport, de reactie op dit rapport en een `Statement OR en Directie'. Uit de vragen kunnen wij afleiden dat de fractie van D66 deze informatie nog niet tot zich heeft kunnen nemen. Een aantal van de vragen wordt in deze mededelingen beantwoord. Beide mededelingen zijn terug te vinden bij de raadstukken van 4 juli 2024. Daarnaast informeren wij u, zoals toegezegd, 2 maal per jaar over de voortgang van de organisatieontwikkeling, waarbij u in de kadernota, paragraaf `organisatieontwikkeling' een update heeft ontvangen. Uit diverse uitingen van de fractie van D66 in de media kunnen wij ons niet aan de indruk onttrekken dat de fractie van mening is dat de raad niet transparant geïnformeerd wordt. Het college neemt afstand van deze stellingname en wijst nogmaals op de periodieke update in de kadernota en de mededeling van 19 juni jl. waarin het college het OR-rapport, de reactie op dit rapport en een `Statement OR en Directie' transparant met de raad heeft gedeeld. 1.

Wat zijn de conclusies van het interne rapport? Kan dit rapport openbaar worden gemaakt? Wanneer is dit rapport aan het college gestuurd? Antwoord:

1/4

O

Vught Voor de beantwoording van deze vraag verwijen wij u naar bovengenoemde mededelingen. 2. Is er sprake van een reorganisatie en is de term `organisatieontwikkeling' daarom minder passend? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Nee, er is geen sprake van een reorganisatie. Een `reorganisatie' is een specifiekere vorm van een organisatieontwikkeling of een organisatiewijziging die doorgaans gepaardgaat met boventalligheid van personeel. Dit laatste is niet het geval. Het college vindt de term organisatieontwikkeling'passend. Daarbij willen wij benadrukken dat de organisatieontwikkeling meer omvattend is dan alleen de structuurwifziging van het management. 3. Wat is de reactie van het college op de zaken die de OR, volgens het artikel, signaleert, namelijk: dat het reorganisatieplan onvoldoende is onderbouwd, en dat concrete doelen onduidelijk en niet meetbaar zijn? Is het reorganisatieplan aan de OR vooraf voorgelegd, en zo nee, waarom niet? Antwoord: Eerder vermeldden wij al dat ergeen sprake is van een reorganisatie en dus ook niet van een reorganisatieplan. Ook de OR spreekt niet over een reorganisatieplan. Voor de beantwoording van deze vraag verwijzen wij u naar bovengenoemde mededelingen. 4. De OR vraagt het college `grondig met hoofd en hart kennis te nemen van de feedback en reacties van de achterban'.

Aangenomen mag worden dat de OR meent dat dit niet eerder is gebeurd, en dat ook de eerdere reactie van het college op artikelen en in het Brabants Dagblad zakelijk en onvoldoende is geweest. Waarom wordt uitgegaan van een `politiek primaat' en zet het college de OR buitenspel? Is het niet zo dat een reorganisatie juist betere kansen heeft als de OR eerder wordt betrokken? Waarom maakt het college deze keuze inhoudelijk? Is het college nog steeds van mening dat, bijvoorbeeld in de RIB van eind februari, adequaat is gereageerd. Antwoord: Eerder vermeldden wij al dat ergeen sprake is van een reorganisatie. Voor de beantwoording van de.ze vraag verwij.zen wij rt naar bovengenoemde mededelingen. Het college is van mening dat adequaat is gereageerd en dit blfft het college ook doen. Zo is samen met de directie de oproep van de OR overgenomen en wordt op dit moment gewerkt aan het implementatieplan dat voor 1 oktober a.s. .zal worden vastgesteld. Voor een drietal voorbereidende sessies over het implementatieplan hebben ;>'ich meer dan 15 medewerkers aangemeld en ook de OR is bij detie bijeenkomsten vertegenwoordigd 5. Volgens het artikel zou het reorganisatieplan 120.000 euro per jaar aan besparingen moeten opleveren. Dit is minder dan 1% van de totale kosten van de organisatie. In de kadernota is een bedrag van 400.000 opgenomen.

Kan het college dit uitleggen? Kan het de afweging toelichten tussen de risico's van een reorganisatie ten opzichte van 1% besparing. Antwoord: Eerder vermeldden wij al dat ergeen sprake is van een reorganisatie en dus ook niet van een reorganisatieplan. Het bedrag van € 400.000,- genoemd in de kadernota is een taakstelling op de totale bedriffivoering. Dee taakstelling is opgenomen om een structureel sluitende begroting te presenteren. De besparing voortkomend 2/4

Vught uit de aanpassing van de managementstructuur is een onderdeel van de taakstelling. Voor de toelichting op de gemaakte keuzes verwiAen wij u naar de bovengenoemde mededelingen. 6. Ondanks toezeggingen in de raadsvergadering van 3 maart is, volgens het artikel en de OR, nog steeds sprake van `(toenemende) ruis'. Waarom hebben de aangekondigde verbeterstappen nog tot niets geleid? Welke extra stappen worden ondernomen? Antwoord: Het college deelt uw mening niet dat de aangekondigde verbeterstappen tot niets hebben geleid. Hierover heeft het college u in de kadernota, paragraaf `organisatieontwikkeling'geinformeerd. Het college van B&W hef een voorgenomen besluit genomen voor de structuurwij:ziging, maar dalpas een definitiqf besluit nemen nadat het integraal implementatieplan voor de organisatieontwikkeling is vastgesteld. Dit implementatieplan wordt op dit moment, in samenspraak met de organisatie, opgesteld. 7. Overweegt het college de reorganisatie te schrappen? Antwoord: Eerder vermeldden wij al dat ergeen sprake is van een reorganisatie. Voor het antwoord op dee vraag verwifizen wij u naar de mededelingen van 19 en 20 juni 2024 inclusief het B&W-besluit van 18juni 2024. 8.

Hoeveel formatieplaatsen zijn er in de 1e en 2e managementlaag, hoeveel ambtenaren die hier in dienst waren in november 2023 zijn sindsdien vertrokken en hoeveel posities worden momenteel ingenomen door externen? Antwoord: Uitgaande van de nieuwe managementstructuur conform het voorgenomen besluit van B&W dd. 18juni 2024 bestaan de eerste en tweede managementlaag uit twee directeuren en tien teammanagers. Sinds november 2023 tn geen ambtenaren in bovenstaande managementlagen vertrokken, op de adjunctdirecteur na. Met wedertdsgoedvinden isper 1 maart 2024 afscheidgenomen van de toenmalige adjunctdirecteur. Per 1 oktober 2024 n negen van de tien managementfuncties ingevuld door vaste medewerkers. Pas na deformele besluitvorming over de organisatiestructuur (naar verwachting 1 oktober 2024) kan de tiende managementfunctie (teammanager bedrijfsvoering) vacant worden gesteld. Binnen de actuele eerste en tweede managementlaag wordt één externe kracht inge.7.et voor defunctie `directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening' waarbij ook tijdelijk de taken van de `teammanager bedrijfsvoering' wijn ondergebracht. Ten slotte: Wij merken op dat de gestelde vragen met name gebaseerd zijn op een artikel uit de krant. Dit artikel is ook intern/met de ambtelijke organisatie gedeeld. Veel medewerkers geven aan zich niet in de geschetste situatie te herkennen en de blik vooruit te hebben.

Zowel de OR als medewerkers zijn bij de vervolgstappen betrokken en geven aan dat rust in de organisatie wenselijk is. Dit om de volgende stappen te zetten in het bouwen aan een toekomstbestendige organisatie waar het prettig werken is. Hierbij willen wij u nogmaals wijzen op het gezamenlijk statement van de OR en Directie: Statement OR en Directie

`Als Ondernemingsraad en WOR-bestuurder zetten we ons samen in voor de ontwikkeling van onze organisatie. We dijn het op inhoud niet altijd met elkaar eens, maar onze gesprekken n constructief en we vinden elkaar in een geamenlijke wil om onze organisatie vooruit te brengen. Dit is een intern proces dat wij samen doorlopen en

3/4

Vught waar wij de collega's in onze organisatie graag bij betrekken. Dat interne documenten bij de media belanden verstoort de organisatieontwikkeling, schaadt onze organisatie en isfrustrerend voor de vele collega's die vanuit goede wil met ons hun schouders onder het mooie werk zetten dat wij elke dag voor het bestuur en de samenleving mogen doen. Wij blijven met goed vertrouwen in elkaar bouwen aan Vught. " Dit statement wordt onderschreven door het college van B en W.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vught, de secretaris,

de burgemeester,

R.J. van de Mortel

4/4