13. BHIC - Jaarverslag en Jaarrekening 2023, Kadernota 2025 en Ontwerpbegroting 2025
Tekst van het document
Onder deze post vallen de schoonmaakkosten, gevel-en glasbewassing en de bewakings-en beveiligingskosten.
Werkelijk Organisatiekosten Kantoorkosten, telefonie en dataverbindingen Advies-, administratie- en accountantskosten Automatiseringskosten Algemene kosten
Andere organisatiekosten Totaal organisatiekosten
2022 44. 438 50. 857 109. 035 32. 224 10. 744 247.298
Begroting 2023 49. 700 51. 500 105. 000 36. 200 1. 300 243. 700
Werkelijk 2023 53. 974 40. 843 108. 755 31. 134 13. 223 247.929
Onder automatiserin skosten vallen de licentiekosten en onderhouds-en servicecontracten van de ICT-
voorzieningen. De al emene kosten betreffen reiskosten, bestuurskosten, representatiekosten, verzekeringen en bijdragen aan brancheorganisaties.Onder andere or anisatiekosten vallen onder meer inkoop, catering en koffievoorzieningenvoor bezoekers.
Werkelijk Afschrijvingen Gebouwen
Verbouwingen Installaties Inventarissen
Depotinrichtingen ICT- hardware
2022 46. 277 1. 578 29. 378 19. 482 29. 310 104. 416
Begroting 2023 46. 300 1.600 7. 100 28. 800 29. 200 104. 800
Werkelijk 2023 46. 277 1. 578 7. 147 27. 791
30.325 107. 129
ICT- software
35.550
34.800
34.070
Totaal afschrijvingen
265.991
252.600
254. 317
Werkelijk Collectiebeheer
2022
Transport archiefen aankoop collecties Gebruiksgoederen en onderhoudskosten depots Scannen door derden en digitaliseringskosten Internet-, cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling
3.297 13.635 91.206 177.756 115.412
Totaal collectiebeheer
401.306
Begroting 2023 7. 500
Werkelijk 2023
22.000 130.000 196.500 55.800
1.073 18.269 81.951 239.405 61.232
411.800
401.931 28
abel/aa; ii i;:!-ii"
O
Scannen door derden en di italiserin skosten
Dit jaar betreft dit het scannen van registers van de Burgerlijke Stand, archief van de Krijgsraden en beeldmateriaal.
Internet- doud- en hostin sdiensten
Dit betreft diensten voor het beheer en onderhoud van onze collectie. Daarvoor zijn binnen onze eigen ICT-
omgevingvoorzieningengetroffen, zoalsscanners, beveiligingen opslag ( 49.200). Een deel van onze digitalearchievenwordt gehost bij een externe partij, waarook de digitale exemplaren van de service scannen op verzoek worden geplaatst ( 81.400). Daarnaast betreft dit exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten. De stijging ten opzichte van 2022 wordt met name veroorzaakt door het hosten MY-LEX PRO/view, welke oplossing van belang is voor de toegankelijkheid van het E-depot. verder betreft dit de jaarlijkse vergoedingvoor onze e-depotvoorziening,te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional)van Preservica. In totaal komen de kosten op 108.800. Inhuur derden en ontwikkelin
Dit betreft de inhuur van derden voor de ontwikkeling en verbetering van de hierboven genoemde diensten ( 41. 200). Daarnaast betreft dit de kosten voor (bijna 100) vrijwilligers (met name reiskosten), die helpen met het maken van indexen op onze bronnen ( 19. 900).
Werkelijk
Publieksbereik Bibliotheek en studiezaal
2022
7. 119 96. 120
Internet-, cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling Publiciteit en promotie Totaal publieksbereik
60.381
38. 976 202.596
Begroting
2023 15. 600 109. 900 83. 000 57. 700 266. 200
Werkelijk 2023 4. 851
109.033 47. 193 17. 288 178.366
Internet- cloud- en hostin sdiensten Dit betreft diensten voor het beheer en onderhoud van onze hoofdwebsite bhic.nl en diverse
satellietwebsites, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende producten. Inhuur derden en ontwikkelin
Dit betreft de inhuur van derden voor de ontwikkeling en verbetering van onze hoofdwebsite bhic. nl en diverse satellietwebsites. De kosten betreffen het regulier onderhoud, updates, het oplossen van
problemen en het verbeteren van de performance van de websites.
Werkelijk
Financieringskosten Rentelasten Rentebaten Totaal financieringskosten
2022 52. 502 -14. 535 37.967
Begroting
2023 48. 000 48.000
Werkelijk 2023 47. 990 -141.122
-93. 132
Dit betreft de lasten van de twee langlopende leningen van de BNG afgesloten in 2005 en 2006. De rentelasten dalen vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen. De leningen hebben een rentepercentage van 3, 95% resp. 4, 16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. De rentebaten zijn afkomstigvan het Rijk. Inmiddelsontvangen we weer een rentevergoedingover ons saldo schatkistbankieren.
29
abel^ac., -'i 'ita lts "-""
Werkelijk Toevoegingen reserves De Citadel
E-depot Genealogisch centrum Publieksfunctie
Totaal toevoegingen reserves
Werkelijk
Begroting
2022 125. 000 125. 000 75. 000 175. 000 500.000
2023 50. 000 50. 000
2023 50. 000 50. 000
o
o
o
o
100.000
100.000
Conform de vastgestelde begroting zijn er bedragen toegevoegd aan de bestemmingsreserves.
Werkelijk Onttrekkingen reserves De Citadel
E-depot Genealogisch centrum
2022
2023 50. 000 149. 300 50. 000 30. 000 279. 300
41. 172 194. 637
Publieksfunctie
59. 168 111.521
Totaal onttrekkingen reserves
406.498
Werkelijk 2023
Begroting
5.043 108. 808
24.337 41.088 179.276
De Citadel
De onttrekking in 2023 betreft kosten die voortkomen uit de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U(Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen). In 2023 zijn de instellingen in het gebouwbeheersysteemgecontroleerd. Ten aanzienvan het volledig overschakelen naar Ledverlichtingis dit jaar een inventarisatie uitgevoerd van het gehele complex. Ten behoevevan het punt infiltratie is er een thermografisch onderzoek uitgevoerd van de gevels en het dak door Monumentenwacht Noord-Brabant. E-depot
De onttrekking in 2023 betreft onder meer de kosten voor de exploitatie van MY-LEXPRO/view.Gebleken is dat MY-LEXPRO een duidelijke meerwaarde biedt voor de toegankelijkheid van het E-depot. Daarnaast betreft dit exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten. Dit laatste betreft onder meer de jaarlijkse vergoeding voor onze edepotvoorziening, te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional) van Preservica. Veel overheidsorganisaties, bijvoorbeeld het NationaalArchief, maken gebruikvan de diensten van Preservica. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. Vanaf2024 zorgen de deelnemers van het BHIC,via een groeimodel, voor de bekostigingvan de voorziening. De kosten van de e-depotvoorzieningzijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragenvan deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Genealo isch centrum
De onttrekking in 2023 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand. Publieksfunctie
De onttrekking in 2023 betreft personeelskosten, kosten van het digitaliseren en het ompakken van films.
abel)
7
30 l:i;
tS
IV Overige gegevens l. Controle licht
Op basisvan geldende wettelijke bepalingen en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheiden rechtmatigheid. Daarnaastschrijven ook de statuten van het BHICeen accountantscontrole voor. 2. Statutaire be alin en inzake resultaatbestemmin
Volgensartikel 22 van de Regeling Brabants Historisch Centrum kan een batig saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen.Voorzovereen batigsaldo niet wordt aangewendvoor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10%van de gezamenlijke bijdragenvan de minister, de gemeenten en de waterschappen,tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. 3. Voorstel
l. het vaststellen van dejaarrekening 2023 in zijn vergaderingvan 5 april 2024, met een batig saldo
van 124.539; 2. a. een bedrag van 109. 532 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; b. een bedragvan 15.007toe te voegen aan de algemene reserve; c. een bedragvan 50.000toe te voegen aan de bestemmingsreserve De Citadel; d. een bedragvan 50.000toe te voegen aan de bestem mingsreserve E-depot; e. een bedragvan 5.043 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel; f. een bedrag van 108. 808 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot; g. een bedragvan 24.337te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; h. een bedragvan 41.088te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie; i. in te stemmen met de verantwoording van het Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid; j. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostigingvan het toekomstig onderhoud en instandhouding,op basisvan een recent beheerplan. 4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen. 5. Wet normerin bezoldi in to functionarissen ublieke en semi ublieke sector WNT
Per l januari 2013 is de Wet normering bezoldigingtopfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Dezeverantwoording is opgesteld op basisvan de volgende op het Brabants Historisch Informatie Centrum van toepassingzijnde regelgeving: het algemene WNT-maximum. hlet bezoldigingsmaximumin 2023 voor het Brabants Historisch Informatie Centrum is 223.000 (FT-basis). Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1, 0 fte. Uitzondering hierop is het WNTmaximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzitter 33. 450 en voor de overige leden 22. 300.
abel/acGüuntar
31
Bezoldigingtopfunctionarissen Leidin
evende to unctionarissen met dienstbetrekkin
Gegevens dit jaar (2023) Functie(s) Datum aanvang functie in boekjaar Datum einde functie in boekjaar Omvang dienstverband (in fte)
J.C. Kriek Directeur
1-jan
31-dec 0, 89
Gewezen topfunctionaris?
nee
198. 222 115. 236 19. 582 134. 818
Individueel toep. bezoldigingsmax. Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaarop termijn * Subtotaal
-/- Onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldigingboekjaar
o
134.818 J.C. Kriek
Gegevensvoorgaandjaar (2022) Aanvangen einde functievervulling Omvang dienstverband (in fte) Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaarop termijn Totale bezoldigingvoorgaandjaar
Directeur
1/1 - 31/12 0,89 108. 441
19.236 127.677
Dit zijn de door de werkgever betaalde pensioenpremies conform de cao.
Toezichthoudendeto unctionarissen
Gegevens dit jaar(2023) Functie(s) Datum aanvangfunctie in boekjaar Datum einde functie in boekjaar Omvang dienstverband (in fte) Gewezentopfunctionaris? Individueeltoep. bezoldigingsmax. Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaarop termijn * Subtotaal
-/- Onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldigingboekjaar
P. L. B. A. van Geel Voorzitter
1-jan
31-dec n.v. t. nee
33. 450 2. 006 o
2.006 o
2. 006 P. L.B.A. van Geel
Gegevens voorgaandjaar (2022)
Voorzitter
Rapportageverplichting niet van toepassing, bezoldigingwas minder dan 1.800.
32
abel, accountaiit-
Toezichthoudendeto unctionarissen waarvan bezoldi in Naam
1. 900 o minder Functie
De heer prof. dr. H. C. Bunt Mevrouw A. M. Demmers-Van der Geest De heer R. J. van de Mortel De heer mr. J.C. M. Pommer Mevrouw drs. M. A. H. Moorman
De heer ing. A. A. M. J. Walraven
De heer mr. V. E.C. Lokin (t/m 3 november 2023) De heer S. Oegema (vanaf4 november 2023)
Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldigingboven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2023 geen ontslaguitkeringen betaald aan overige functionarissen die op grond van de WNTdienen te worden gemeld, of die in eerdere jaren op grond van de WOPTof de WNTvermeld zijn of hadden moeten worden.
6. Verantwoordin
Da eli'ks Bestuur inzake rechtmati heid
Verantwoordelijkheid Dagelijks Bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekeningworden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoordinglicht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in dejaarrekeningverantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders, zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 7 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Dezeverantwoording hanteert een grensbedragomdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Dezegrens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusieftoevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op 189. 449.
Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in dezejaarrekeningverantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoorgestelde grens. In de paragraafrechtmatigheid is op basisvan de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBVen op basisvan de afspraken met het algemeen bestuur, aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraafheeft het dagelijks bestuur ook beschreven, indien van toepassing, welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
33
abel/ 'acLountcints
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT datum
Aan: het bestuur van Brabants Historisch Informatie Centrum
7 maart 2024 Kenmerk
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2023 van Brabants Historisch Informatie Centrum te
's-Hertogenbosch gecontroleerd. Naar ons oordeel:
.
geeft de in deze jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van Brabants Historisch
Informatie Centrum op 31 december 2023 en van het resultaat over 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten (BBV) en voldoet aan de bepalingen van en krachtens de Wet normering topinkomens (WNT);
.
zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder het normen- en toetsingskader dat door het bestuur is vastgesteld op 7 juli 2023.
Deze jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2023; 2. de resultatenrekening over 2023;
3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiëleverslaggeving en andere toelichtingen. De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlandsrecht, waaronderook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale
overheden (Bado), het normen- en toetsingskader dat door het bestuur is vastgesteld op 7 juli 2023 en het controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT)vallen. Onzeverantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van dejaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Brabants Historisch Informatie Centrum zoals vereist in
de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd
In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1 . 6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o
Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
080. 067-CV-070324
B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie
Naastdejaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten dejaarstukken andere informatie, die bestaat uit:
. .
hetjaarverslag; de verantwoording Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid;
.
andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met dejaarrekeningverenigbaaris en geen materiëleafwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen uit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onzewerkzaamhedenhebbenwij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijkvoor het opstellen van hetjaarverslag en de andere informatie in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheid van het bestuur voor de jaarrekening
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering
topinkomens (WNT). In dit kaderis het bestuurverantwoordelijkvoor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van de
in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de in de
relevante wet- en regelgeving, waaronder het normen- en toetsingskaderdat door het bestuur is vastgesteld op 7 juli 2023. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of de organisatie
in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft
om de organisatie te liquideren of de activiteiten te beëindigenof als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie
haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Onze verantwoordelijkheid voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
kenmerk
080.067-CV-070324 pagina
2
/ Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en
fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), het normen- en toetsingskader dat door het bestuur is
vastgesteld op 7 juli 2023, de Regeling Controleprotocol WNT 2023, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere
uit: .
het identificeren en inschatten van de risico's dat dejaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het
verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basisvoor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijkingvan materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van
samenspanning,valsheid in geschrifte, hetopzettelijk nalaten transactiesvast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
.
.
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamhedente selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor
financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en
.
het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controleinformatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.
Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven;
.
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
.
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
kenmerk
080. 067-CV-070324 pagi
3
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Wij bevestigen aan het bestuur dat wij de relevante ethische voorschriften over
onafhankelijkheid hebben nageleefd. Wij communiceren ook met het bestuur over alle relaties en andere zaken die redelijkerwijs onze onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden en over de daarmee verband houdende maatregelen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.
's-Hertogenbosch, 7 maart 2024 Abel accountants B.V. Namens deze:
Wasgetekend drs. P. A. T. J. van Rossum RA
kenmerk
080.067-CV-070324 pagina
4
Kadernota BHIC 2025 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Land van Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestel en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. Normaliter is er alleen sprake van indexering van de bijdragen voor loon-en prijsontwikkeling. Echter als gevolg van de kredietcrisis werd de bijdrage in de periode 2009-2014 niet geïndexeerd en volgde later in 2017 nog een structurele korting van 9%. In 2022 heeft het bestuur een besluit genomen over de bekostiging van de e-depotvoorziening, nodig voor het uitvoeren van deze nieuwe wettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de onderdelen Budgetontwikkeling 2025 en Meerjarenraming 2026-2028.
Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: Naam De heer drs. P.L.B.A. van Geel De heer prof. dr. H.C. Bunt Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer R.J. van de Mortel De heer mr. J.C.M. Pommer Mevrouw drs. M.A.H. Moorman De heer S. Oegema (vanaf 4 november 2023) De heer mr. M.W.J.M. de Man (vanaf 5 april 2024)
Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid
Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Uittreding van het Rijk Het Rijk (de Minister van OCW) wil uittreden per 1-1-2025. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de Minister aan de GR. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
1
van de analoge rijksarchieven. De uitkering zal jaarlijks worden geïndexeerd. Het Rijk heeft dit inmiddels gegarandeerd en aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners. Dit betekent ook dat per 1-1-2025 de samenstelling van het bestuur en de gemeenschappelijke regeling zal wijzigen. Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In het nieuwe beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd en wordt voortgegaan op de ingezette weg. Bij de positionering van het BHIC tonen zich de twee gezichten: enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. Deze opgave heeft geen uitzetting van de begroting tot gevolg.
Binnen de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. Binnen de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. Het BHIC heeft de volgende ambities: - Wij beschikken over een eigen digitaal, duurzaam depot - Wij zijn het Genealogisch Centrum van Brabant - Wij zijn het foto- en filmgeheugen van Brabant - Wij schrijven Brabantse Geschiedenis - Wij verwelkomen een breder publiek Werkplan 2025 - Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2025 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit digitale duurzame depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het edepot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers.
Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. - Voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot hét genealogisch centrum van Brabant. - Een andere belangrijke invulling van de maatschappelijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto’s en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. Particulieren, organisaties en instellingen melden zich Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
2
-
-
inmiddels met beeldmateriaal, waarbij we strenge criteria hanteren bij acquisitie en selectie. Daardoor worden er ook collecties beleefd geweigerd, ten behoeve van een evenwichtige samenstelling van de collectie. Zo wordt het aantal opgenomen familiefilms relatief minder, en wordt het aandeel van films gemaakt door o.a. amateurfilmclubs relatief groter. Dit zijn grotere collecties, vaak ‘professioneler’ gemaakt, met eerder gebeurtenissen in stad of dorp, in plaats van in de familie of bij toeval. Voor het schrijven van Brabantse geschiedenis brengen we aan de hand van inmiddels ruim 10.000 verhalen Brabant in beeld. Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven, zoals met Protest in Brabant. Daarmee willen we de meerstemmigheid en diversiteit van onze archieven bevorderen. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2025 zal deze reeks worden voortgezet. Ook willen we verder met de dagboeken van De Quay.
Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. Voor het verwelkomen van een breder publiek wordt het terrein van De Citadel meer ingezet. Daartoe zijn er verkennende gesprekken met Erfgoed Brabant, als mogelijke nieuwe huurder van het voormalige restauratieatelier van het BHIC. Een huurder die zich, net als het BHIC, richt op expertise binnen het erfgoed. Dit zou van toegevoegde waarde kunnen zijn, om de Citadel nog meer de historische context te geven die het in potentie al heeft. De ingebruikname is gepland in 2024/2025. Naast de andere verhalen willen we verder onze digitale dienstverlening en vindbaarheid optimaliseren, zodat dit een breder publiek bereikt.
Budgetontwikkeling 2025 Bekostiging e-depotvoorziening Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld, beginnend met € 0,25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanaf dan jaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorziening zullen gedekt worden uit een transitievergoeding e-depot van het Rijk en de inzet van de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves. Indexering voor loon-en prijsontwikkeling Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loon-en prijsontwikkeling. Dit voorlopig percentage wordt in de komende begroting (2025) gecorrigeerd aan de hand van het vastgestelde indexeringspercentage van het lopende jaar (2023). Deze systematiek werkt goed en is herkenbaar, omdat aansluiting wordt gezocht met het indexeringssysteem van gemeenten. Voor deze kadernota is dat de septembercirculaire gemeentefonds 2023. In deze circulaire worden gemeenten gefaciliteerd bij het omgaan met loon- en prijsontwikkelingen.
Daartoe is een tabel van het CPB opgenomen. De tabel bevat een aantal loon- en prijsindicatoren die het CPB onderscheidt voor de overheidssector. De cijfers zijn ontleend aan de meest recente publicaties van het CPB. De indexering in begroting 2023 bedroeg 2,0%, op het moment van opstelling van die begroting een realistisch percentage. De werkelijke percentages liggen veel hoger, wat tot een correctie leidt van 2,8% in 2025. Samen met de indexering van 2025 van 4,0% betekent dit voor de begroting 2025 een indexeringspercentage van 6,8%.
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
3
Voor de loonontwikkeling houden we rekening met de percentages die genoemd worden bij “Loonvoet sector overheid” in de septembercirculaire gemeentefonds. Voor de prijsontwikkeling hanteren we de percentages die bij “Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)” genoemd worden. Vervolgens wordt de laatst vastgestelde begroting (2024) aangehouden voor de verhouding “Loonontwikkeling – Prijsontwikkeling”. De correctie is hoger dan gebruikelijk, vanwege de lage voorlopige index in de begroting 2023. Septembercirculaire gemeentefonds 2023:
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
4
Stijging kosten In de lopende CAO (Provinciale sector tot en met 31-12-2023) zijn er meerdere loonsverhogingen afgesproken. De onderhandelingen over een nieuwe CAO zijn onlangs gestart. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%). De klimaatinstallaties worden voor een belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De energiekosten worden centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf. In juni van dit jaar zijn er richtprijzen voor 2024 afgegeven door het Rijksvastgoedbedrijf. De voorlopige groothandelsprijs voor gas wordt 3,4 keer zo hoog als in 2022 en elektra 1,8 keer zo hoog als in 2022. Het Rijk is gevraagd om (gedeeltelijke) compensatie van de gestegen energiekosten, echter geen enkele toezegging is tot op heden gedaan. Verder worden wij, zoals vrijwel alle organisaties, nog steeds geconfronteerd met hoge(re) prijsverhogingen door leveranciers dan gebruikelijk is. Verduurzaming Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk.
Verduurzaming van het gebouw is niet eenvoudig, enerzijds vanwege de monumentale status en anderzijds vanwege het feit dat wij huurder zijn. Dat wil niet zeggen, dat wij hieraan geen aandacht besteden. Integendeel, waar mogelijk doen wij aanpassingen en maken wij gebruik van de kennis en expertise van bijvoorbeeld het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant. In 2022 hebben we onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen door een EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) op te laten stellen. De doelstelling hiervan is te onderzoeken of we ons gebouw met een verbeterd installatieconcept zo optimaal mogelijk kunnen verduurzamen en ons energieverbruik verder kunnen reduceren. Er zijn 6 aanbevelingen gedaan en globaal doorgerekend. De volgende stap was deze uit te werken, waarbij we ons bij de prioritering richten op hetgeen snel te realiseren is. Bij de verduurzamingsmaatregelen werden genoemd: bijstellen stooklijnen, LED-verlichting, ventilatie, infiltratie, HR++glas en warmtepomp. Op dit moment zijn de instellingen in het gebouwbeheersysteem gecontroleerd, waar nodig aangepast en worden aandachtspunten nader onderzocht. Uiterlijk in 2026 hebben wij een EMS (Energie Management Systeem) geïmplementeerd ten behoeve van een professionele monitoring van het energieverbruik.
Ten aanzien van het volledig overschakelen naar LED-verlichting is een inventarisatie uitgevoerd van het gehele complex. We willen dit project in 2024 uitvoeren. Voor de maatregel ventilatie (en inregeling luchtbehandeling), zijn we overgestapt naar een nieuwe filterleverancier. Ten behoeve van het punt infiltratie is er een thermografisch onderzoek uitgevoerd van de gevels en het dak door Monumentenwacht Noord-Brabant. Hieruit bleken géén noemenswaardige energielekken. De mogelijke vervanging van het glas naar HR++ wordt geparkeerd. De huidige beglazing heeft voorzetramen en deze maatregel blijkt uitstekend te werken. De warmtepomp wordt toegepast in de aanstaande verbouwing van het voormalig restauratieatelier. Dit gaat ons veel informatie opleveren, welke wij kunnen gaan gebruiken bij mogelijke toepassing daarvan in het hoofdgebouw. Bijdrage deelnemers 2025 De bijdragen van de regiopartners zijn t/m 2024 steeds gebaseerd op de inwoneraantallen van 20 jaar geleden, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. In de bestuursvergadering van 31 maart 2023, gehoord hebben de portefeuillehouders, is besloten vanaf 1-1-2025 uit te gaan van nieuwe inwoneraantallen. Indien gerekend wordt met de meest recente inwoneraantallen per 1-1-2023, geeft dit een verschuiving van de bijdragen tussen de deelnemers.
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
5
Bijdrage o.b.v. oude inwoneraantallen Begroting 2025 € 134.200 € 43.600 € 152.800 € 416.000 € 256.000 € 358.600 € 405.600 € 131.100 € 140.200 € 142.300 € 142.800 € 2.323.200
Deelnemer REGIO Bernheze Boekel Boxtel Land van Cuijk Maashorst Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught Waterschap Aa en Maas Waterschap De Dommel
Bijdrage o.b.v. nieuwe inwoneraantallen Begroting 2025 € 140.500 € 48.600 € 147.000 € 398.100 € 256.600 € 364.600 € 411.200 € 131.200 € 139.800 € 142.700 € 142.800 € 2.323.200
Verschil 2025 € 6.300 € 5.000 € -5.800 € -17.900 € 600 € 6.000 € 5.600 € 100 € -400 € 400 € 0 € 0
Door het omslaan van de kosten over de nieuwe inwoneraantallen daalt aanvankelijk de bijdrage per inwoner. In de (meerjaren)begroting zien we per saldo toch een stijgende bijdrage per inwoner door het groeimodel (4 jaren) van de bekostiging van de e-depotvoorziening en de indexering. De bijdrage per inwoner in 2025 bedraagt € 4,65 (2024: € 4,46). De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geïnd. Bijdrage deelnemers 2025
Deelnemer REGIO
Begroting 2024
Mutaties
Index 6,8%
2025 E-depot € 0,20
Bernheze
€
128.500
€
6.300
€
9.200
€
6.500
€
150.500
€
6.800
Boekel
€
41.800
€
5.000
€
3.200
€
2.200
€
52.200
€
2.400
Boxtel
€
146.200
€
5.800-
€
9.500
€
6.700
€
156.600
€
7.100
Haaren*
€
6.800
€
6.800-
€
-
-
€
-
Land van Cuijk
€
398.100
€
17.800-
€
25.900
€
18.300
€
424.500
€ 19.300
Maashorst
€
245.000
€
600
€
16.700
€
11.800
€
274.100
€ 12.400
Meierijstad
€
343.200
€
6.000
€
23.700
€
16.700
€
389.600
€ 17.700
Oss
€
388.200
€
5.600
€
26.800
€
18.900
€
439.500
€ 19.900
St. Michielsgestel
€
125.500
€
100
€
8.500
€
6.000
€
140.100
€
6.400
Vught
€
134.200
€
400-
€
9.100
€
6.400
€
149.300
€
6.800
WS Aa en Maas
€
136.200
€
400
€
9.300
€
6.600
€
152.500
€
0
WS De Dommel
€
136.700
€
0
€
9.300
€
6.600
€
152.600
€
0
€ 2.230.400
€
6.800-
€
151.200
€
106.700
Bijdrage 2025
BCF 2025
€ 2.481.500
€ 98.800
* Uittredingsbijdrage Biezenmortel en Haaren
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
6
2025 Deelnemer RIJK Min. van OC&W-lumpsum
2024
Mutaties
Index 4,0%
Bijdrage 2025
E-depot
€ 3.074.800
€
200-
€
123.000 €
0
€ 3.197.600
€
50.000
€
0
€
0 €
0
€
€ 3.124.800
€
200-
€
123.000 €
0
€ 3.247.600
Min. van OC&Wkenniscomponent**
50.000
** Tijdelijke bijdrage i.v.m. uittreding Rijk
De index over de bijdrage van het Rijk is voor de begroting 2025 zonder correctie van 2023, omdat het Rijk dit al vanaf het jaar 2023 corrigeert en beschikbaar stelt. Dit deel zit dus al in de bijdrage. Overige bijdragen 2025 Met de provincie Noord-Brabant is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten per 1 januari 2022 voor een periode van 10 jaar (6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). Afschrijvingsbeleid 2025 Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2023 Bij de exploitatie over 2023 worden we geconfronteerd met extra lasten, met name door de gestegen energiekosten en loonkosten. Tot op heden hebben we de totale exploitatiekosten weten te beperken en hebben we extra bedrijfsopbrengsten kunnen genereren (door verhuur en rentebaten), zodat de exploitatierekening over 2023 niet met een negatief resultaat wordt afgesloten. De conceptjaarrekening 2023 zal in februari 2024 beschikbaar zijn. Vermogenspositie 2023 De algemene reserve bedraagt eind 2023 naar verwachting € 418.000. Dit is 7,3% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder het maximaal toegestane percentage van 10%. Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten en deze loopt voor onbepaalde tijd door.
Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Naar verwachting treedt per 1 januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. De jaren 2022, 2023 en 2024 gelden als overgangsjaren. Deze periode wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. Eind 2021 zijn OCW en RVB gestart met de vormgeving van het definitieve stelsel.
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
7
Meerjarenraming 2026-2028 De meerjarenbegroting zal worden opgesteld in de lijn van de begroting 2025. Uitgangspunt blijft dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd, tenzij dit een nieuwe wettelijke taak is. Voor de meerjarenbegroting is van belang dat t/m 2027 de bijdrage wordt verhoogd vanwege de bekostiging van de e-depotvoorziening. Volgens het afgesproken groeimodel stijgt de bijdrage in de jaren 2026 en 2027 jaarlijks met € 0,20 per inwoner. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en loopt vanaf dan mee in de jaarlijkse indexering.
Begroting
E-depot € 0,20 Begroting
Prijsniveau 2025 E-depot € 0,20 Begroting
Begroting
2025
2026
2027
2028
Deelnemer REGIO Bernheze
€
Boekel Boxtel Land van Cuijk Maashorst Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught WS Aa en Maas WS De Dommel
€ 52.200 € 156.600 € 424.500 € 274.100 € 389.600 € 439.500 € 140.100 € 149.300 € 152.500 € 152.600 € 2.481.500
€ 54.400 € 163.300 € 442.800 € 285.900 € 406.300 € 458.400 € 146.100 € 155.700 € 159.100 € 159.200 € 2.588.200
€ 56.600 € 170.000 € 461.100 € 297.700 € 423.000 € 477.300 € 152.100 € 162.100 € 165.700 € 165.800 € 2.694.900
Begroting 2025 € 3.197.600
Begroting 2026 € 3.197.600
Prijsniveau 2025 Begroting Begroting 2027 2028 € 3.197.600 € 3.197.600
€ 50.000 € 3.247.600
€ 50.000 € 0 € 3.247.600 € 3.197.600
Deelnemer RIJK Min. van OC&W-lumpsum Min. van OC&Wkenniscomponent**
150.500
€
157.000
€
163.500
€
163.500
€ 56.600 € 170.000 € 461.100 € 297.700 € 423.000 € 477.300 € 152.100 € 162.100 € 165.700 € 165.800 € 2.694.900
€ 0 € 3.197.600
** Tijdelijke bijdrage i.v.m. uittreding Rijk
Kadernota BHIC 2025 - 5 april 2024
8
Kadernota 2025 – zienswijzen deelnemers en reactie BHIC In onderstaand overzicht zijn de ingediende zienswijzen/opmerkingen op de concept Kadernota 2025 weergegeven per deelnemer, met in de laatste kolom de reactie van het BHIC op de gemaakte opmerkingen. Samenvattend kan gesteld worden dat er geen negatieve zienswijzen zijn afgegeven. Deelnemer Gemeente Bernheze
Zienswijze Zie opmerkingen
Gemaakte opmerkingen - Verzoek om met een kritische blik te kijken naar de begroting 2025 en verder i.v.m. verwachting zwaar financieel weer voor gemeenten. o Verzoek om waar mogelijk kosten te besparen (door innovaties) en terughoudend te zijn met nieuwe beleidsvoornemens. o Verzoek om in geval van nieuw beleid dekking te zoeken binnen de eigen begroting (afspraken over loon-/prijsindexatie worden gerespecteerd).
Reactie BHIC - In de begroting passen wij alleen de afgesproken indexering toe, gebaseerd op de septembercirculaire. We nemen daarnaast geen extra kosten op buiten de eerder afgesproken beleidskaders.
- De overweging wordt meegegeven om te bezien of een positief jaarrekeningsaldo, waar mogelijk, kan worden terugbetaald aan de deelnemers van de GR.
- Het BHIC kent een algemene reserve en drie bestemmingsreserves. De reserves hebben bepaalde bandbreedtes. Een overschot in de jaarexploitatie gaat, mits binnen de bandbreedtes, automatisch naar de reserves. Wanneer dit boven de bandbreedtes uitkomt, is het uitgangspunt dat dit terugvloeit naar de deelnemers. Het BHIC-bestuur besluit hierover.
- Ondersteuning voor verzoek aan het Rijk voor (gedeeltelijke) compensatie gestegen energiekosten.
- Het Rijk is gevraagd naar een compensatie van de gestegen energiekosten, echter geen enkele toezegging is tot op heden gedaan. Wel hebben wij een prijsindexatie ontvangen vergelijkbaar met die van de gemeenten. Duidelijkheid wordt niet op korte termijn verwacht, al achten wij de kans gering dat er separate compensatie komt. Het is de inzet in de begroting alle stijgingen op te vangen met de berekende indexering van de bijdrage.
Gemeente Bernheze (vervolg)
Vanaf de begroting 2023 is al zoveel mogelijk geanticipeerd op de stijgende energiekosten. Gezien de huidige marktprijzen hopen we op blijvend lagere prijzen. Bij dit scenario blijven de extreem hoge kosten beperkt tot 2023/2024. Zoals opgenomen in de kadernota 2025 zullen, op basis van de kennis nu, de begroting 2025 en de meerjarenbegroting 2026-2028, structureel sluitend zijn. - N.v.t.
Gemeente Boekel
Geen zienswijze
- Instemming met de kadernota 2025.
Gemeente Boxtel
Positief
- N.v.t.
Gemeente Land van Cuijk
Geen zienswijze, zie opmerking
Gemeente Maashorst
Positief
Gemeente Meierijstad
Geen zienswijze
- Akkoord met de voorliggende kadernota; de voor 2025 uitgezette koers wordt hiermee ondersteund. - Aandacht wordt gevraagd voor de verslechterde financiële uitgangspositie van gemeenten. Van de gemeenschappelijke regelingen wordt verwacht dat zij ook kritisch zijn op uitgaven. Verwacht wordt dat dekking voor nieuw beleid binnen de begroting van de GR wordt gevonden. Afspraken over loon/prijsindexatie worden conform de huidige systematiek voortgezet. - De kadernota volgt het beleid van het BHIC. Verhogingen van de bijdragen voor e-depot en aanpassing inwonertallen zijn al eerder in het besluitvormingstraject betrokken. Instemming met de kadernota. --
Gemeente Oss
Zie opmerkingen
- Ondersteuning voor het werkplan 2025 dat gebaseerd is op een geactualiseerd beleidsplan “(Ook) Ons Brabant”.
- N.v.t.
- Instemming met aanpassing inwoneraantallen voor berekening bijdrage vanaf 2025.
- N.v.t.
- In de begroting passen wij alleen de afgesproken indexering toe, gebaseerd op de septembercirculaire. We nemen daarnaast geen extra kosten op buiten de eerder afgesproken beleidskaders.
- N.v.t.
- N.v.t.
Gemeente Oss (vervolg)
- Begrip voor de zorg over de hogere energielast. De verwachting is dat dit gedeeltelijk door het Rijk zal worden gecompenseerd. Ondersteuning van verzoek hiertoe vanuit het BHIC aan het Rijk.
- Het Rijk is gevraagd naar een compensatie van de gestegen energiekosten, echter geen enkele toezegging is tot op heden gedaan. Wel hebben wij een prijsindexatie ontvangen vergelijkbaar met die van de gemeenten. Duidelijkheid wordt niet op korte termijn verwacht, al achten wij de kans gering dat er separate compensatie komt. Het is de inzet in de begroting alle stijgingen op te vangen met de berekende indexering van de bijdrage. Vanaf de begroting 2023 is al zoveel mogelijk geanticipeerd op de stijgende energiekosten. Gezien de huidige marktprijzen hopen we op blijvend lagere prijzen. Bij dit scenario blijven de extreem hoge kosten beperkt tot 2023/2024. Zoals opgenomen in de kadernota 2025 zullen, op basis van de kennis nu, de begroting 2025 en de meerjarenbegroting 2026-2028, structureel sluitend zijn.
- Gezien het ravijnjaar is er naar verwachting weinig structurele ruimte in de gemeentebegroting. Daarom het verzoek aan de GR om terughoudend te zijn met extra kostenstijgingen (buiten reguliere inflatie) en ontwikkelingen zoveel mogelijk op te vangen binnen de beschikbare financiële middelen. - Akkoord met de voorliggende kadernota; de voor 2025 uitgezette koers wordt hiermee ondersteund.
- In de begroting passen wij alleen de afgesproken indexering toe, gebaseerd op de septembercirculaire. We nemen daarnaast geen extra kosten op buiten de eerder afgesproken beleidskaders.
Gemeente SintMichielsgestel
Positief
- N.v.t.
Gemeente Vught
Positief
- Ondersteuning uitgezette koers in kadernota 2025.
- N.v.t.
Waterschap Aa en Maas
Geen zienswijze
--
- N.v.t.
Waterschap De Dommel
Geen zienswijze ontvangen
--
- N.v.t.
Bestuursvergadering5 april 2024 Bestuur agendapunt5.8 PH-overleg agendapunt3.6
BRABANTS HISTORISCH INR3RMATIE CENTRUM
ONTWERPBEGROTING 2025
Brabants Historisch Informatie Centrum
's-Hertogenbosch, 6 maart 2024
INHOUDSOPGAVEBEGROTING2025
Programmaplan l. Doelstellingen en werkplan 2. Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
3 6
3. Overzicht baten en lasten
7
4. Begroot resultaat en wijzigingen
8
Paragrafen l. Weerstandsvermogenen risicobeheersing 2. Onderhoudkapitaalgoederen 3.
Financiering
4. Bedrijfsvoering 5. Verbonden partijen 6.
Organisatiegegevens
7. Besluit Dagelijks bestuur 8. BesluitAlgemeen bestuur
Financiëlebegroting l. Geprognosticeerde balans per 31 december 2024-2028 2. Exploitatiebegroting2025 3. Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028 4. Toelichting Exploitatiebegroting 2025 5. Meerjarenbegroting 2026-2028
6. Toelichting Meerjarenbegroting 2026 - 2028 7. Overzichtstructureel begrotingssaldo
11 12 13 15 16 17
18 18
19 20 21 28 34 35 37
l Programmaplan 1. 1 Doelstellingen en werkplan
Inleiding Het BHIC is een gemeenschappelijke regeling (GR), per l januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchiefin Noord-Brabanten de Streekarchieven Brabant-Noordoosten LangsAa & Dommel. De huidigedeelnemers in de Regeling Brabants HistorischCentrum zijn: De Ministervan Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethoudersvan de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Landvan Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestelen Vughten de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappenAa en Maasen De Dommel. De provincie Noord-Brabantisop haareigenverzoekgeendeelnemervan degemeenschappelijkeregeling van het BHIC, maar heeft per l januari 2022 met het BHIC een (nieuwe) dienstverleningsovereenkomst afgesloten. De looptijd bedraagt 10jaar, waarvan Gjaarvasten 2verlengingsoptiesvan 2jaar Wijziginggemeenschappelijke regeling, nieuweArchiefweten uittreding Rijk De aanleidingvoor het wijzigenvan onzegemeenschappelijke regeling is tweeledig. Enerzijdszijn er de wijzigingendievoortvloeien uit de gewijzigdeWetgemeenschappelijke regelingen. Anderzijdsis er de nieuweArchiefwet 2021, die naarverwachting per l januari 2025van kracht wordt. De invoeringvan de nieuwe Archiefwet leidt ertoe dat de Minister van OCW uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling van het BHIC. Hetzelfdegeldt voor de andere Regionale Historische Centra (RHC's) in Nederland.
Met het Rijk zijn afsprakenvastgelegd over de papieren rijksarchieven en deze blijven bij het BHICondergebracht. Dit wordt via een delegatiebesluiten een specifieke uitkeringgeregeld. Daarnaastis op l februari 2024een bestuursconvenantgetekend door de staatssecretarisvan Onderwijs,Cultuur en Wetenschapen de RHC's over de samenwerking. Binnen deze nieuwe samenwerkingsvorm blijft het Rijk langdurig inhoudelijken financieel betrokken bij de 11 RHC's. Het Rijk heeft aangegevendat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners.
Dewijzigingvan onzegemeenschappelijke regeling zal naarverwachtingop l januari 2025 in werking treden en wijkt afvan de planningvan de andere GR-en in de regio. Het doorvoeren van de wijzigingenin de Wetgemeenschappelijke regelingen en later de wijzigingenin de Archiefwet, zou er toe leiden dat de wijzigingsproceduretweemaal kort na elkaar moet worden doorlopen en dat is ongewenst. Het Rijk heeft daarop aangegevendat het in deze specifiekesituatie mogelijk isvoor de RHC's om de inwerkingtredingsdatum van de wijzigingen als gevolg van de wetswijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingente verschuiven naar l januari 2025. Op die manier hoeft de wijzigingsprocedureslechts éénmaalte worden doorlopen. Begin december 2023 is het wijzigingsbesluit van de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum aan de deelnemers aangebodenen is hen gevraagd een eventuele zienswijzeuiterlijk 31 maart 2024 in te dienen. Geval en voor be rotin 2025
De begroting 2025 is opgesteld in de lijn van begroting 2024. De aanstaandeaanpassingvan de gemeenschappelijke regeling en de financieringswijze is hierin nog niet verwerkt. Er is afgesproken met
het Ministerie van OCWdat de ingangsdatumvan de nieuweArchiefweten het starten van de specifieke uitkering van Rijk, dezelfdezal zijn. Oftewel, zolangde nieuweArchiefwetniet is ingegaanblijft de huidigefinancieringdoor het Ministerievan OCWvan kracht. Dit is dan de lumpsum financieringvan het Rijk als deelnemervan de gemeenschappelijke regeling BHIC. Er kan dus geen hiaatin de financiering ontstaan.
Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missieen strategische doelstellingen In het nieuwe beleidsplan "(Ook) Ons Brabant" voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komendejarengeformuleerden wordtvoortgegaanopde ingezetteweg. Bij de positioneringvan het BHIC tonen zich de twee gezichten:enerzijds is het BHICeen archiefdat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstellingdie inhoudgeeftaan demaatschappelijkeopgave. Dezeopgaveheeftgeen uitzetting van de begroting tot gevolg.
Binnen de archieffunctie bewaarten beheert het BHIC'op goede, geordende en toegankelijkewijze' zo'n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. Binnen de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHICde historische informatie en beleving op dusdanigewijze dat een zogroot mogelijk, een zo divers mogelijk en zotevreden mogelijk publiek wordt bereikt, hlet BHICheeft de volgende ambities: Wij beschikken overeen eigen digitaal, duurzaam depot Wij zijn het Genealogisch Centrum van Brabant
Wij zijn het foto- en filmgeheugenvan Brabant Wij schrijven BrabantseGeschiedenis Wij verwelkomen een breder publiek Actualisering inwoneraantallen De bijdragen van de regiopartners zijn t/m 2024 steeds gebaseerd op de inwoneraantallen van 20 jaar geleden, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. In de bestuursvergaderingvan 31 maart 2023, gehoord hebben de portefeuillehouders, is besloten vanaf 1-1-2025 uit te gaan van nieuwe inwoneraantallen.
E-depotvoorziening Het BHICheeft een eigen e-depotvoorzieningvoor haardeelnemers. In 2022 heeft het bestuureen besluitgenomen over de bekostigingvan de e-depotvoorziening, nodigvoor het uitvoeren van deze nieuwewettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzenvan alle deelnemers, zijn hierover afsprakengemaakt. Middels een groeimodel (4jaren) wordt een bijdrageter beschikkinggesteld, beginnend met 0,25 per inwoner in 2024. Vervolgensgaat dit bedrag naar 0,45 in 2025, 0, 65 in 2026 en 0,85 per inwonerin 2027. Vanaf2028 wordt de bijdragetoegevoegd aan de reguliere bijdrageen volgt vanafdanjaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorzieningzijn tot en met 2026 hogerdan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorzieningzullen gedekt worden uit de bestem mingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijkingvan de overige bestemmingsreserves.
Onderhouden instandhoudingDe Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten en deze loopt voor onbepaaldetijd door. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhouddoor het RVBovergedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHICis verantwoordelijkvoor het onderhoud en de instandhoudingvan De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het éénen ander definitief te maken. Naar verwachting treedt per l januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. Dejaren 2022, 2023 en 2024gelden als overgangsjaren. Dezeperiode wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. Eind 2021 zijn OCW en RVB gestart met de vormgeving van het definitieve stelsel.
Voor De Citadel is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30jaar opgesteld. Bij hetvormgeven van het onderhouden de instandhouding,maken wij onder meergebruikvan de kennis en expertise van het Rijken MonumentenwachtNoord-Brabant. Verduurzamin
Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk. Verduurzamingvan het gebouw is niet eenvoudig, enerzijds vanwege de monumentale status en anderzijdsvanwege het feit dat wij huurder zijn. Datwil niet zeggen, dat wij hieraangeen aandachtbesteden. Integendeel,waarmogelijk doen wij aanpassingen en maken wij gebruik van de kennis en expertise van bijvoorbeeld het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant.