12. Raadsinformatiebrief Organisatieontwikkeling

Vught

k'

Raadsinformatiebrief Datum Onderwerp Zaaknummer Documentnr.

23 april 2024 Organisatieontwikkeling Z24 - 276828 UIT/24 - 615818

Inleiding Twee maal per jaar informeren wij uw raad over de voortgang van de organisatieontwikkeling van onze ambtelijke organisatie via de reguliere P&C-cyclus. In aanvulling daarop informeren wij u, zoals toegezegd tijdens de raadsvergadering van 7 maart jl, graag tussentijds over actuele ontwikkelingen. Wijziging managementstructuur De ambitie van de gemeente Vught is om een zelfstandige gemeente te blijven. Daarbij hoort een volwassen organisatie die zich steeds kan aanpassen aan de omgeving. Om goed in te spelen op de veranderende omgeving en behoeften van onze inwoners, is het nodig om als ambtelijke organisatie meer regie te nemen en te behouden op deze ontwikkelingen door wendbaar, daadkrachtig en flexibel te zijn. Met een focus op een goede dienstverlening. Vanuit de kernwaarden: Dienstverlenend, ondernemend, eigenaarschap en flexibiliteit. De gelegenheid is ontstaan om de huidige managementstructuur tegen het licht te houden en een aanpassing door te voeren, waarbij eigenaarschap en verantwoordelijkheid beter belegd zijn en de organisatie een overzichtelijkere structuur krijgt. Zodat samenwerking en snelle besluitvorming voldoende ruimte krijgen en de controle en grip om optimaal te kunnen sturen op de ontwikkeling wordt vergroot.

Hierbij passen minder managementlagen en zo optimaal mogelijk samengestelde teams wat leidt tot een meer efficiënte, effectieve en resultaatgerichte organisatie met kortere lijnen en meer aandacht voor medewerkers en bedrijfsvoering. Zodat we met elkaar in een prima sfeer op goede wijze dienstverlening kunnen leveren aan de samenleving en het bestuur. Alvorens deze aangepaste managementstructuur te formaliseren is op 17 april jl. formeel advies gevraagd aan de Ondernemingsraad. Het behoort vervolgens tot de bevoegdheid van het college van B en W om een definitief besluit te nemen over de organisatiestructuur en de implementatiedatum vast te stellen. Wij verwachten de besluitvorming voor het zomerreces af te ronden en een implementatiedatum vast te kunnen stellen. Voor alle betrokken leidinggevenden in de huidige organisatie is, vanuit het principe `mens volgt werk', een plek in de nieuwe organisatiestructuur voorzien.

Duidelijkheid korte termijn Om snel duidelijkheid te bieden aan de organisatie is, in goed overleg met de Ondernemingsraad, ervoor gekozen tot het moment van formele besluitvorming te werken met een tijdelijke managementstructuur. Deze bestaat uit een tweehoofdige directie (gemeentesecretaris/algemeen directeur en directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening) en een managementteam met tien teammanagers. Dit past in de koers die met de organisatieontwikkeling is ingezet. De functie van 1/2

Vught directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening is vooralsnog op tijdelijke basis ingevuld. De huidige teamleiders en -regisseurs bekleden de rol van teammanager zoals beoogd in de nieuwe organisatiestructuur. Het directie- en managementteam zijn een teamontwikkeltraject gestart, met aandacht voor het goede werkklimaat in de organisatie, heldere samenwerkingsafspraken, onderlinge kennisdeling en communicatie met de teams. Verlichten werkdruk en communicatie In de afgelopen weken zijn verder concrete stappen gezet om, waar nodig, de werkdruk te verlichten en interne communicatie te verbeteren. Zo zijn de teams HR en Communicatie versterkt. Hierdoor kunnen dossiers adequater en sneller afgehandeld worden, die soms al langere tijd lagen. De interne communicatie rond de organisatieontwikkeling is geïntensiveerd en gestructureerd. Directie en managementteam voeren hierover periodiek gesprekken met alle teams. Hierbij is ruimte voor vragen en eventuele zorgen en er is aandacht voor de mogelijkheden die er zijn om signalen (vertrouwelijk) te melden. Tot slot Als college zetten wij er ons ook voor in om nog meer zichtbaar en aanspreekbaar te zijn voor de organisatie, door vaker aanwezig te zijn in de organisatie, (nog) meer overleggen in het gemeentekantoor te laten plaatsvinden, of regelmatig gebruik te maken van een werkplek in het gemeentekantoor.

Met de in deze informatiebrief geschetste ontwikkelingen hebben wij als college er vertrouwen in dat de juiste, concrete en merkbare stappen zijn en worden gezet om rust en duidelijkheid in de organisatie te scheppen en werkdruk te verlichten waar dat dringend nodig is. Om daarmee ruimte te creëren voor een verdere doorontwikkeling van onze organisatie zodat voortvarend verder gewerkt kan worden aan de stevige ambities zoals die in het coalitieakkoord zijn verwoord. Om in een snel veranderende maatschappij een slagvaardige, dienstbare en wendbare organisatie te kunnen zijn is organisatieontwikkeling in feite een continu proces, wat nooit echt af is. Wij blijven u hierover informeren via de gebruikelijke weg in de P&C-cyclus. Burgemeester en wethouders van Vught, de burgemeester, de secretaris,

eijzers

R.J. van de Mortel

2/2