11. Provincie Noord-Brabant - Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Vught t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 10100 5260 GA VUGHT

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 Datum

30 september 2022 Ons kenmerk

Geachte colleg, Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook één van de kerntaken van de provincie NoordBrabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen neemt voor het tegengaan van risico’s.

C2294276/5130599 Uw kenmerk

Contactpersoon

J.P. (Jan Peter) Spierenburg Telefoon

(06) 15 03 22 00 Email

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archief-beheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli aan ons verslag te doen over het informatie- en archiefbeheer van het voorgaande jaar1. Het verslag kan bestaan uit een volledig verslag of een voortgangsbericht en dient vergezeld te gaan van een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw voortgangsbericht over 2021 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 19 april 2022. Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2021 als voldoet.

1 Zie: Uitvoeringsagenda interbestuurlijk toezicht 2022 en Factsheet Informatie- en

archiefbeheer

JSpierenburg@brabant.nl Bijlage(n)

-

Uw verslag aan de raad beoordelen wij aan de hand van de volgende criteria.

Datum

30 september 2022 Ons kenmerk

C2294276/5130599

Beoordeling

Criteria

Voldoet

 Het college van B&W brengt vóór 15 juli een volledig verslag of voortgangsbericht uit aan de gemeenteraad.  Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.  De verslaglegging gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk

 De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: a. geen verslag of voortgangsbericht met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; of b. Gedeputeerde Staten de stukken niet heeft ontvangen.

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico’s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw voortgangsbericht archiefbeheer met bijbehorende stukken voor 15 juli jl. Het voortgangsbericht is door u op 12 april 2022 naar de raad gezonden. Uw voortgangsbericht en bijbehorend verbeterplan beschrijft concreet de knelpunten waarmee u risico loopt, inclusief de maatregelen die u gaat nemen om de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen. Wij beoordelen uw gemeente daarom als ‘voldoet’.

2/4

Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard 2022 op de website https://www.brabant.nl/ibt gepubliceerd.

Datum

30 september 2022 Ons kenmerk

C2294276/5130599

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren. Gevraagde acties van uw kant in 2023

Uiterlijk 15 juli 2023 ontvangen wij graag een volledig verslag informatieen archiefbeheer over 2022 dat u aan de raad heeft gestuurd. De set met stukken bevat in elk geval:  een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2022;  een apart, actueel en concreet (SMART) verbeterplan;  de begeleidende brief van uw college aan de gemeenteraad;  de begeleidende brief van uw college aan Gedeputeerde Staten. In het verslag lezen wij graag op welke punten het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving en op welke punten u verbeteringen door gaat voeren. In het verbeterplan zijn ten minste alle aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 overgenomen. De verbeteracties beschrijft u concreet (SMART) waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden. In navolging van de kennisbijeenkomst, die wij samen met de Brabantse archivarissen op 17 mei jl. hebben georganiseerd, verzoeken wij u ons volgend jaar inzicht te geven in de stand van zaken en resultaten van het overzicht archiefbescheiden conform artikel 18 van de Archiefregeling en het beheer daarop. Doelstelling is dat het overzicht, gericht op de inventarisatie van de informatie, op 15 juli 2023 gereed is. Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer J.P. Spierenburg van ons team IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is op woensdag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-15 03 22 00. Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden.

3/4

Datum

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

30 september 2022 Ons kenmerk

C2294276/5130599

B.J.H. Loeffen, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

4/4