RM 2021-12048 beantwoording schriftelijke vragen PvdA-GroenLinks over de evaluatie Voorst onder de Loep

Mededeling aan de gemeenteraad

23 februari 2021

Onderwerp:

beantwoording schriftelijke vragen PvdA-GroenLinks over de evaluatie Voorst onder de Loep

Nummer: Z-21-01724_2021-12048

Programma:

4. Gezond Voorst, 5. Sociaal Voorst

Openbaar

Inleiding Wij hebben schriftelijke vragen ontvangen van de PvdA-GroenLinks van 10 februari 2021 over de evaluatie Voorst onder de Loep. Met deze raadsmededeling beantwoorden wij deze vraag. Kern van de boodschap 1. Wie gaat de evaluatie uitvoeren? Wij zijn voorstander van een partij met enige distantie ook om de olifant in de kamer niet te missen. En daarmee bedoel ik iets wat voor de collega's van Voorst onder de Loep vanzelfsprekend is en niet het vermelden waard, maar dat wel is. Wilt u daar aan tegemoet komen? Als eerste merken wij op dat in elke beleidscyclus de evaluatie een onderdeel is. Deze evaluatie voeren wij altijd zelf uit. Wij zien, net als u, het belang van een evaluatie die een eventuele spreekwoordelijke olifant in de kamer niet mist. Zowel het projectteam van Voorst onder de Loep als wij willen zo onafhankelijk mogelijk reflecteren, zodat wij als gemeente daadwerkelijk kunnen leren van dit proces. De volledige evaluatie uitbesteden aan een extern bureau is echter te kostbaar. Wij hebben gekozen om het resterende budget en de beschikbare uren zo veel mogelijk in te zetten voor de ontwikkeling en borging van preventie. Een extern bureau inhuren voor de totale evaluatie gaat ten koste daarvan. Daarbij geeft het geen garantie dat een bureau een eventuele olifant in de kamer wel ziet.

Wij hebben goed nagedacht hoe wij de reflectie zo objectief mogelijk vorm kunnen geven. Als college hebben wij vertrouwen in de professionaliteit en kritische blik van het projectteam en de objectieve feedback die de samenleving geeft tijdens de evaluatie. Deze combinatie maakt dat wij denken dat als er een olifant in de kamer is, deze zeker gezien en benoemd wordt. 2. Het college neemt in de evaluatie de borgingsfase niet mee om overduidelijke redenen. Maar hoe denkt het college dat de kennis en ervaring die uit deze fase opgedaan wel beschikbaar kan komen voor raad en college voordat nieuw beleid vorm gegeven moet worden? Dit staat als volgt vermeld in het voorstel dat bij de raadsmededeling gevoegd is: "Aangezien we de raad uiteraard wel op de hoogte willen brengen van de eindresultaten van het project zullen we na afloop van de borgingsfase - in juni 2022 - nog een eindconclusie trekken. Hierin laten we zien wat onze bijdrage was aan de basisinfrastructuur voor preventief werken en hoe deze geborgd is." 3. Kunt u straks met wat de evaluatie oplevert antwoord geven op de vragen: a. wat ging goed en waarom? b. wat kon beter en waarom? c. wat waren successen? Jazeker. In het voorstel voor Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep hebben wij enkele vragen gesteld waarop wij antwoord willen krijgen.

Daarmee willen wij zeker de vragen die u stelt beantwoorden, op verschillende niveaus zelfs: proces én inhoud. 4. Kunt u dan ook, wellicht als bijlage, een kwantitatief overzicht bieden bij de evaluatie van gerealiseerde projecten met daarin vermeld: a. startdatum? b. doorlooptijd? c. deelnemers? d. doel? e. afgerond of niet? Voor het antwoord op deze vraag moeten wij eerst enkele zaken toelichten: Allereerst is het belangrijk om aan te geven dat het project Voorst onder de Loep meer omvat dan het realiseren van projecten. Heel veel werk en resultaat zijn gaan zitten in inzicht en bewustwording creëren en verbindingen tot stand brengen. -1-

Het is goed om te weten dat het niet altijd om concrete projecten gaat die problemen in de samenleving voorkomen. Soms is het ook een verbinding tussen twee (of meer) mensen waarmee een probleem voorkomen wordt. Soms gaat het erom of er bewustwording van een probleem bestaat of van een oplossingsmogelijkheid. Soms werd er alleen maar een zaadje geplant of veranderde iemand iets in zijn houding of in de kritische vragen die hij/zij stelde. Het is niet allemaal zo concreet dat wij daar een start- en einddatum aan kunnen hangen. Daar waar dat kan is dat met enige regelmaat teruggekoppeld via de voortgangsrapportages en in die vorm koppelen wij ook waar mogelijk terug tijdens de evaluatie. Daarnaast zijn er veel ontwikkelingen geweest waarvan de resultaten niet direct bijdragen aan preventie, maar die wel zeer belangrijk en randvoorwaardelijk zijn voor toekomstige resultaten op gebied van preventie. Voorbeelden zijn het tot stand komen van de opgaves in het meerjarenbeleid en een drankakkoord. In het aanjagen van de totstandkoming hiervan is veel tijd van het projectteam gaan zitten en het heeft veel effect gehad. Maar dit is bijzonder moeilijk te meten. Vervolgens is het van belang om te vermelden dat Voorst onder de Loep niet 'de eigenaar' is van de projecten die tot stand gekomen zijn. Het projectteam is vaak de aanjager en hooguit een deelnemer.

Zij zien een kans in het voorkomen van problemen of een mogelijke verbinding en versterken dat. Zij zijn niet de projectleiders van alle projecten op gebied van preventie. Mensen in de samenleving zijn eigenaar of een idee komt voort uit een samenwerking. Deze eigenaren zijn niet altijd direct verbonden met Voorst onder de Loep. Dit maakt het ook lastig om zo concreet terug te koppelen. Wat kan op dit vlak: Voor ieder project dat binnen de Voorster samenleving gericht is op preventie kunnen wij nagaan of het beoogde resultaat behaald is. Dit kent een aantal moeilijkheden:  mensen vinden het moeilijk concreet aan te geven wat resultaten zijn. Er zijn veel acties zonder duidelijke resultaten, ook daar waar wij als team erop hebben aangedrongen en onze ondersteuning hebben geboden, is dit niet altijd gelukt;  veel projecttrekkers/trekkers van acties is het niet gelukt om het doel van hun actie of project goed te verwoorden (nog moeilijker dan het resultaat…).  de trekkers vonden het nog moeilijker om dit te koppelen aan een doel (of interventiepunt) van Voorst onder de Loep, dus ook daar kunnen wij moeilijk op meten. Door het projectteam is er veel tijd en aandacht aan besteed om dit te versterken, tot op (of soms net over) de rand van irritant zijn, maar het resultaat blijft beperkt. Het enige wat wij hierin kunnen doen is kwalitatief vragen aan 1. de trekker zelf, 2.

de doelgroep, 3. onszelf als team of 4. een externe partij of zij vinden dat de actie het doel bereikt heeft OF bijgedragen heeft aan het interventiepunt/doel van Voorst onder de Loep. Dat is mogelijk, maar zeer tijdsintensief en zeker niet objectief. Daarnaast geeft het dus een beperkt beeld van het effect van het project Voorst onder de Loep omdat er veel tijd van het projectteam is gaan zitten in bewustwording, partijen verbinden, inspireren, inzicht creëren en motiveren. Dit zijn resultaten die niet of nauwelijks te meten zijn in concrete resultaten. De tijdsinvestering voor het maken van deze kwantitatieve bijlage gaat of ten kosten van het budget (externe inhuur) of ten koste van uren (inzet op borging). 5. Hoe gaat u zorgen dat de evaluatie adviezen oplevert ten aanzien van: a. hoe te borgen? b. wat loslaten? c. inrichting ambtelijk apparaat, waarbij o.a. te denken aan personeelszaken, beleid, financien, dienstverleningsconcept? Deze vragen zijn bij de reflectie nog niet echt te beantwoorden, omdat het project dan nog niet ten einde is en er nog volop gewerkt wordt aan juist die onderwerpen.

-2-

Wij kunnen ons voorstellen dat deze wel meegenomen worden in de eindconclusie die wij in de beantwoording van vraag 2 noemen.

Het college van burgemeester en wethouders.

Gerelateerde stukken:  schriftelijke vraag PvdA-GroenLinks van 10 februari 2021 evaluatie Voorst onder de Loep

Informatie over deze mededeling: portefeuillehouder: W.I.J.M. Vrijhoef

RM_2021-12048_beantw_schr_vr_PvdA-GL_eval_Voorst_onder_de_Loep

-3-

ambtenaar: Roos Engelsman, projectleider Voorst onder de Loep r.engelsman@voorst.nl