RM 2020-76137 opdrachtomschrijving voor evaluatie Voorst onder de Loep

Mededeling aan de gemeenteraad

12 januari 2021

Onderwerp:

opdrachtomschrijving voor evaluatie Voorst onder de Loep

Nummer: Z-20-13029_2020-76137

Programma:

5. Sociaal Voorst

Openbaar

Inleiding Volgens de planning van de termijnagenda gemeenteraad leveren wij u voor de raadsvergadering van 1 maart 2021 de evaluatieopdracht van het project Voorst onder de Loep bij u aan. Hierin geven wij aan hoe wij het project gaan evalueren. In de termijnagenda vindt u deze actie onder N -10 - Preventie Sociaal Domein. Voorst onder de Loep is sinds 2017 actief binnen de gemeente Voorst om met preventief werken problemen in en met de samenleving te voorkomen. In de onderzoeksfase is veel informatie verzameld. De problemen die de samenleving ervaart en de mogelijke oplossingen zijn daarmee in kaart gebracht. In de uitvoeringsfase is gewerkt aan het opzetten van diverse activiteiten en projecten die helpen bij het voorkomen van problemen. Er is ook gewerkt aan het ontwikkelen van beleid dat een preventieve werking heeft. Ten slotte ondersteunt Voorst onder de Loep bij het creëren van randvoorwaarden, kennis en vaardigheden die nodig zijn om preventief te kunnen werken. Over de stappen die door Voorst onder de Loep en de samenleving genomen zijn en de resultaten daarvan informeerden wij u de afgelopen jaren met verschillende voortgangsrapportages. Over de komende periode van borging informeerden wij u tijdens de Informatieve Beeldvormende Bijeenkomst van 16 november 2020. Met de fase van borging komt ook het einde van het project in zicht.

Maar voordat het project stopt, gaan wij het natuurlijk evalueren. Om lering te trekken uit de ervaringen die wij als project, als samenleving en als gemeentelijke organisatie hebben opgedaan en om eventuele vervolgstappen uit dit proces te filteren. In het bijgevoegde document brengen wij u op de hoogte van de manier waarop deze Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep wordt uitgevoerd. Kern van de boodschap Om leerpunten te halen uit dit grote project en de resultaten ervan vast te stellen, kijken wij terug op zes jaar Voorst onder de Loep met een reflectie op het proces en de inhoud. Hoe wij deze reflectie effectief, zorgvuldig en binnen redelijke grenzen van tijd en middelen gaan uitvoeren, omschrijven wij in de bijgevoegde opdrachtomschrijving van de Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep. Omdat wij evalueren op het moment dat het project nog volop bezig is met ontwikkelen en borgen, kiezen wij ervoor het woord reflectie te gebruiken. Hiermee hopen wij te voorkomen dat betrokkenen denken dat het project na de evaluatie ook daadwerkelijk beëindigd is. Nadere toelichting Het is van belang om als lerende organisatie te reflecteren op zowel inhoud als proces van een project als Voorst onder de Loep. Wij evalueren in eerste instantie de periode 2017 tot en met zomer 2021. Het project loopt echter nog tot juli 2022.

Omdat u ervoor gekozen heeft dat de evaluatie vóór de gemeenteraadsverkiezingen afgerond moet zijn, kunnen wij nog niet reflecteren op de borging als fase, want deze loopt nog volop op dat moment. Over de reflectie op het proces kijken wij daarmee naar de overige drie fases in het project: de opdrachtverstrekking en -neming, het onderzoek en de uitvoering. Binnen elke fase reflecteren wij op de keuzes die werden gemaakt en wat de effecten van deze keuzes waren. Over de inhoud bekijken wij de verschillende aspecten waarbinnen resultaten behaald zijn: bewustwording, ontwikkeling, randvoorwaarden en actie. Wij jagen namelijk niet alleen aan op de doelen (actie), maar ook op een andere manier van werken (bewustwording, ontwikkeling en randvoorwaarden). Binnen alle aspecten zijn resultaten behaald. Soms groot en soms klein. Allemaal zijn ze echter waardevol op hun eigen schaal en geven ze een mooi beeld van de diversiteit van dit proces. In de wijze van reflecteren (het hoe) is gekozen voor een zorgvuldige, zij het in tijd en belasting haalbare, manier van evalueren. -1-

Wij kijken zelf kritisch naar het proces, raadplegen de aanwezige documenten en ons documentatiesysteem waarin wij onder andere de diverse activiteiten steeds hebben bijgehouden. Wij houden een aantal diepte-interviews en zetten breed een korte enquête uit. Wij hebben ervoor gekozen om de kosten van de evaluatie redelijk te houden, zodat de middelen die aanwezig zijn zoveel mogelijk ten bate blijven komen van de resultaten van het project. De reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep, tot zomer 2021, ronden wij voor de gemeenteraadsverkiezingen af. Over de borgingsfase, die na de zomer van 2021 nog volop bezig is, maken wij aan het eind van het project een korte eindconclusie. Kortom: wij bieden de evaluatieopdracht dus volgens bovenstaande aanpak in december 2021 bij u aan. De planning van de evaluatie is als volgt: Voorjaar 2021 Zomer 2021 September 2021 September 2021 November 2021 December 2021 Begin 2022

Vormgeven enquête Mensen benaderen voor interviews Interviewen Rondsturen enquête Verwerken informatie en schrijven reflectie Reflectie naar de raad Reflectie in de raadsvergadering

Het college van burgemeester en wethouders.

Bijlagen:  opdrachtomschrijving van de Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep (2020-77938)

Informatie over deze mededeling: portefeuillehouder: W.I.J.M. Vrijhoef

RM_2020-76137_Opdr_omschr_eval_Voorst_onder_de_Loep

-2-

ambtenaar: Roos Engelsman, lid uitvoeringsteam Voorst onder de Loep 0571-27 98 54 r.engelsman@voorst.nl