Raadsvoorstel werkwijze raad en aanschaf audiovisuele middelen (AV-middelen) raadszaal en rondetafelgesprek (2021-27433)

Voorstel aan de gemeenteraad

11 mei 2021

Onderwerp:

werkwijze raad en aanschaf audiovisuele middelen (AV-middelen) raadszaal en rondetafelgesprek (RTG)-ruimte

Nummer: Z-21-04680_2021-27433

Programma:

7. Dienstverlenend Voorst

Openbaar

Voorstel van het college 1. Instemmen met de voorgestelde werkwijze voor de raad en de benodigde AV-middelen voor de raadszaal en de RTG-ruimte en hiervoor € 200.000 beschikbaar stellen, opgenomen in het Voortgangsbericht 2021 (jaarlijkse exploitatiekosten begroot op € 32.000). 2. Kiezen voor de optie om gelijktijdig een tweede livestream uit te kunnen zenden vanuit de RTG-ruimte en hiervoor een additioneel budget van € 15.000 beschikbaar stellen, opgenomen in het Voortgangsbericht 2021 (jaarlijkse additionele exploitatiekosten begroot op € 5.000). Inleiding U heeft op 9 november 2020 een motie aangenomen waarbij u ons de opdracht heeft gegeven om een voorstel te doen voor een inrichting van de raadszaal waarbij de raad bij terugkomst in het hernieuwde gemeentehuis op vertrouwde Voorster wijze kan vergaderen.

In de motie heeft u het volgende verzocht:  een sober voorstel aan de raad te doen voor een inrichting van de raadszaal die het vergaderen op de vertrouwde Voorster wijze mogelijk maakt;  daarbij een overzicht te geven welke noodzakelijke investeringen nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen qua toegankelijkheid te voldoen en inzichtelijk te maken waarom en op grond van welke wetgeving dit noodzakelijk is;  de raad inzicht te verschaffen in mogelijke investeringen voor moderne AV-middelen die betrokkenheid van en toegankelijkheid voor inwoners bij raadsvergaderingen vergroot. Een werkgroep, bestaande uit een aantal raadsleden, de burgemeester, griffie, een vertegenwoordiger MT, een medewerker informatievoorziening en de projectleider heeft na deze motie onderzoek gedaan naar een passende werkwijze voor de raadsvergaderingen en de RTG-en van de gemeente Voorst. De werkgroep heeft op 14 april 2021 tijdens een informatieve bijeenkomst de resultaten van haar onderzoek met u gedeeld. Argumenten 1.1 De voorgestelde werkwijze past bij de Voorster wijze zoals aangegeven in de motie Uitgangspunt is dat u uw huidige werkwijze wil voortzetten wat betreft:  zittend vergaderen met eigen microfoon (inclusief microfoons voor staande sprekers bij bijzondere sessies);  stemmen met handopsteking;  het niet (exact) bijhouden van de spreektijden.

De raadszaal wordt ook (weer) geschikt voor huwelijken en voor presentaties waarbij de AV-middelen kunnen worden gebruikt. De werkgroep vindt het van grote meerwaarde dat inwoners en belangstellenden thuis een raadsvergadering kunnen blijven volgen in beeld en geluid en adviseren u om deze tijdelijke situatie blijvend 'mee te nemen' naar het nieuwe gemeentehuis. 1.2 De voorgestelde werkwijze past binnen wettelijke vereisten Aangezien het maken en uitzenden van een video opname van de raadsvergadering geen wettelijke verplichting is, is dit geen grond om de huidige AV-middelen te vervangen voor een systeem met camera's. De wet digitale toegankelijkheid geeft echter wel aan dat alle video/audio die wij later publiceren via ons raadsinformatiesysteem, wel toegankelijk moet zijn. Dat betekent dat deze informatie als audio te horen moet zijn (voor visueel beperkten) én via tekst te volgen moet zijn (voor auditief beperkten). Automatische ondertiteling voldoet daarbij. -1-

1.3 De voorgestelde werkwijze is toekomstbestendig en geeft de mogelijkheid om betrokkenheid van inwoners blijvend te vergroten Tijdens de coronapandemie is gebleken dat sinds het uitzenden (livestreamen) van de raadsvergaderingen en RTG-en veel inwoners deze vergaderingen meekijken of later terugkijken. Om toekomstbestendig te zijn en de betrokkenheid van onze inwoners blijvend te vergroten stelt de werkgroep voor om ook de volgende mogelijkheden mee te nemen:  een slim camera volgsysteem;  gebruik van pasjes ter identificatie van sprekers (sprekers naam + fractie komen direct in beeld);  hybride vergaderen;  mogelijkheid voor interruptiemicrofoons;  de volledige vergaderingen (beeld en geluid) van zowel de raadsvergaderingen als de RTG-en worden opgenomen en zijn de volgende dag ondertiteld terug te zien via ons raadsinformatiesysteem (internet);  de beelden uit de raadszaal worden live ook uitgezonden (livestream) via het raadsinformatiesysteem (internet);  optioneel (keuze aan u!) is om een tweede livestream, vanuit de RTG-ruimte, gelijktijdig uit te zenden;  het signaal van de livestream kan aan de lokale omroep worden aangeboden, zodat inwoners ook via de tv (lokale omroep) de vergadering kunnen volgen. In de beide ruimtes (raadszaal en RTG) is het mogelijk om beelden op te nemen en uit te zenden via het raadsinformatiesysteem (internet).

Desgewenst kan de raadsvergadering ook via de lokale omroep (tv) uitgezonden worden. Dit doen wij met behulp van een slim cameravolgsysteem in combinatie met een pasjessysteem. Ieder raadslid ontvangt van de griffie een pasje en meldt zich aan bij een microfoonkastje. Als een raadslid iets wil zeggen, dan activeert hij/zij zelf de camera en microfoon door op de sprekersknop van het microfoonkastje te drukken. De naam van het raadslid en de partij komen dan automatisch in beeld. Daarmee gaan wij over van audio verslagen achteraf, naar het live uitzenden van beeld en geluid van de vergaderingen die in de raadszaal plaatsvinden (zowel raadsvergadering als RTG) en het publiceren van zowel de raadsvergaderingen als de RTG-vergaderingen achteraf op onze website (raadsinformatiesysteem), inclusief ondertiteling. Ook het hybride vergaderen, waarbij een deel van de raad of insprekers thuis, en een ander deel van de raad in het gemeentehuis aanwezig is, moet - ondanks dat het op dit moment wettelijk nog niet is toegestaan om op deze wijze besluiten te nemen - mogelijk zijn. Vooral voor de RTG is deze methode erg geschikt. Het nieuwe vergadersysteem met pasjes geeft de mogelijkheid om in de toekomst zelfs over te gaan naar digitaal stemmen en spreektijden in te stellen als dit op een later moment alsnog wenselijk is. Ook bestaat de mogelijkheid te werken met interruptiemicrofoons.

Uitgangspunt is een bedraad vergadersysteem (dus niet draadloos) om de kwaliteit en stabiliteit te kunnen borgen en de kosten te beperken. Zowel beeld- als geluidskwaliteit zijn goed; dan kan iedereen elkaar goed verstaan en kunnen er kwalitatief goede opnames (beeld en geluid) gemaakt worden. 2.1 Kiezen voor een tweede livestream, vanuit de RTG-ruimte Om de (burger)participatie/betrokkenheid van inwoners en organisaties en transparantie nog verder te vergroten is het mogelijk om ook de beelden vanuit de RTG-ruimte direct uit te zenden via internet. Dit vraagt extra inspanning en regie van de griffie (een deel van de huidige werkzaamheden voor het schrijven en verwerken van de verslagen vervalt bij de nieuwe werkwijze), maar vergroot de mogelijkheden en transparantie. Wij stellen voor om deze optie voor een tweede livestream direct te realiseren, zodat zowel de beelden uit de raadszaal als ook uit de RTG-ruimte live te volgen zijn. Alternatief is dat wij de voorbereidingen voor deze optie in de basis uitvraag meenemen, maar de feitelijke uitbreiding van de apparatuur uitstellen tot het moment dat er ook daadwerkelijk gebruik van wordt gemaakt.

Financiële toelichting Om het bovenstaande te kunnen realiseren is een gedeeltelijke vervanging en uitbreiding van onze AV-middelen nodig:  meerdere camera's in zowel de raadszaal als de RTG-ruimte;  geluidskwaliteit check in raadszaal en RTG-ruimte;  vergaderposten vervangen (pasjeslezer, stemopties); -2-

     

groot beeldscherm in de raadszaal, met goede beeldkwaliteit (oude beamer vervangen!); scherm voor de voorzitter/griffie; mobiel scherm in centrale hal om de vergadering te kunnen volgen; groot beeldscherm in de RTG-ruimte; alle verbindings- en besturingsapparatuur (onder andere bedienposten voor griffie); koppeling van AV-systeem met raadsinformatiesysteem (NotuBiz).

Passend binnen de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente Voorst wordt gekeken waar hergebruik mogelijk is van bestaande apparatuur zonder (te veel) afbreuk te doen aan kwaliteit en voornoemde punten. Voor de herinrichting van de raadszaal en RTG-ruimte wordt gevraagd eenmalig een budget beschikbaar te stellen van € 200.000 zoals aangegeven in het voortgangsbericht. Structureel dient € 1.500 per jaar opgenomen te worden voor een onderhoudscontract met de leverancier. Om ook gelijktijdig te kunnen streamen vanuit de RTG-ruimte, is een additioneel budget nodig van € 15.000 voor de benodigde programmatuur en koppelingen. De budgetten zijn gebaseerd op oriënterende gesprekken met verschillende leveranciers van AV-middelen, waarin de mogelijkheden zijn verkend. Ook is gekeken naar offertes en prijsindicaties bij andere gemeenten, waarbij aard en omvang niet altijd geheel identiek zijn aan gemeente Voorst, om te komen tot een goede inschatting. Uitgaande van het hierboven genoemde budget, kunnen wij uitgaan van € 32.000 exploitatiekosten per jaar. In geval u kiest om ook de optie livestream vanuit de RTG-ruimte direct te realiseren komen de exploitatiekosten uit op ongeveer € 37.000 (mede in verband met verhoging van de jaarlijkse kosten van NotuBiz).

Vervolgactie college Na het beschikbaar stellen van het gevraagde budget gaan wij over tot het aanbesteden en invoeren van de genoemde AV-middelen, zodat u in het nieuwe gemeentehuis op de gewenste wijze uw werk kunt doen.

Het college van burgemeester en wethouders, drs. Jos Penninx, burgemeester Lisette Wolbers-Cents, secretaris

Gerelateerde stukken:  aangenomen motie over AV-middelen raad

Informatie over dit voorstel: portefeuillehouder: Hans van der Sleen

RV_2021-27433_werkw_raad_en_aanschaf_audiovisuele_middelen

-3-

ambtenaar: Dirk-Jan de Lange, senior informatieadviseur 0571-27 93 09 d.delange@voorst.nl