Document · PDF

Programma van eisen Aanbesteding accountantsdiensten

gemeenteraad 30 januari 2023, gemeente VoorstBij agendapunt: Accountantsdiensten 2023-20265.274 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Programma van Eisen

‘Accountantsdiensten gemeente Voorst’

Gemeente Voorst Kenmerk: Datum:

Z-22-06158 juni 2022

Inhoudsopgave 1 Algemeen................................................................................................................................................. 3

1.1 Planning............................................................................................................................... 4 2 Inhoud van de opdracht............................................................................................................................ 4

2.1 Doel van de opdracht........................................................................................................... 4 2.2 Informatie opdrachtgever.....................................................................................................5 2.3 Onderdelen van de opdracht................................................................................................5 2.3.1 Controle van de jaarrekening........................................................................................................5 2.3.2 Interim-controle...........................................................................................................................6 2.4 Bestuurlijke Ondersteuning..................................................................................................6 2.5 Natuurlijke adviesfunctie......................................................................................................7 2.6 Rapportages en evaluaties...................................................................................................7 2.7 Controleteam.......................................................................................................................

7 2.8 Optionele opdrachten...........................................................................................................8 3 Contractuele voorwaarden en financiële condities...................................................................................9

3.1 Overeenkomst...................................................................................................................... 9 3.2 Inkoopvoorwaarden..............................................................................................................9 3.3 Prijsuitvraag......................................................................................................................... 9 3.4 Werkzaamheden deelverantwoordingen en meerwerk.......................................................10 3.5 Prijsaanpassingen.............................................................................................................. 10 4 Uitgangspunten aanbesteding................................................................................................................ 11

4.1 Geschiktheidseisen............................................................................................................ 11 4.2 Beoordeling inschrijvingen.................................................................................................11 4.3 Beoordelingsteam.............................................................................................................. 11 4.4 Gunningscriterium.............................................................................................................. 12 .............................................................................................................................................................12 4.4.1 Uitwerking Criteria......................................................................................................................13 4.5 Beoordelingsmethodiek......................................................................................................15 4.6 Verificatiegesprek............................................................................................................... 17

1 Algemeen Opdracht(gever) De gemeenteraad van de gemeente Voorst (hierna: de aanbestedende dienst en/of de opdrachtgever) heeft het voornemen om de dienstverlening in het kader van de wettelijke accountantscontrole Europees aan te besteden. Dit Programma van Eisen (hierna: PvE) is bedoeld om partijen de mogelijkheid te bieden op een goede wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. De opdracht omvat een vaste contractduur van 1 april 2023 tot en met 30 juni 2027 met daarnaast maximaal 2 afzonderlijk optiejaren tot en met maximaal 30 juni 2029. Het contract heeft bij maximaal gebruik van het optiejaar dus betrekking op de boekjaren 2023, 2024, 2025, 2026, 2027 en 2028. Clusteren en percelen Voor deze opdracht is geen sprake van clustering en de opdracht is niet verdeeld in percelen. De Opdrachtgever is van mening dat er sprake is van een zodanige samenhang van de werkzaamheden dat de opdracht als één logisch geheel kan worden gezien. Hierbij is rekening gehouden met de eisen ten aanzien van de proportionaliteit. Het opsplitsen van de opdracht in meerdere aanbestedingen, dan wel percelen, zou tot kostenverhoging kunnen leiden en tot een onnodige grote belasting voor de Aanbestedende dienst en de Inschrijver. Het betreft namelijk één functie.

Daarbij creëert de samenhang geen onnodige beperkingen van de markt en behoudt het midden- en kleinbedrijf (mkb) toegang tot deelname aan de aanbestedingsprocedure. Gunning Het gekozen gunningscriterium is de ‘beste Prijs-Kwaliteitverhouding’. (BPKV) De gunning van de opdracht vindt plaats onder voorbehoud van goedkeuring door de Gemeenteraad van de gemeente Voorst. Aanspreekpunt aanbestedende dienst De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Monique Wennink, inkoopadviseur van de gemeente Voorst. Het benaderen van andere medewerkers van de aanbestedende dienst over deze aanbestedingsprocedure is niet toegestaan en kan leiden tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

1.1 Planning De planning voor de Europese aanbestedingsprocedure is in onderstaande tabel weergegeven: Procedurestap

Datum

Publiceren aanbestedingsdocumenten

Maandag 26 september 2022

Sluitingstermijn voor het stellen van vragen over de aanbestedingsstukken

Maandag 10 oktober 2022 om 10:00 uur

Verzenden Nota van Inlichtingen behorende bij de aanbestedingsstukken

Maandag 17 oktober 2022

Sluitingstermijn indienen inschrijvingen

Maandag 7 november 2022 om 10.00 uur

Verificatiegesprek met inschrijvers

Maandag 21 november 2022 vanaf 19.30 uur

Voorlopige gunning (bij één inschrijving (mogelijk) tevens definitieve gunning)

Maandag 28 november 2022

Definitieve gunning

Woensdag 21 december 2022

Ingang contract

1 april 2023

2 Inhoud van de opdracht 2.1 Doel van de opdracht De aanbestedende dienst wenst door middel van deze aanbesteding één opdrachtnemer te contracteren voor de uitvoering voor de accountantscontrole en alle bijbehorende dienstverlening, zoals omschreven in dit PvE. Opdrachtgever wenst voor het leveren van accountantsdiensten een externe partner, die op basis van klantgericht ondernemen, flexibiliteit, creativiteit en op basis van vaste tarieven de gevraagde dienstverlening tegen een goede kwaliteit verzorgt. Belangrijk is ook dat de opdrachtnemer naast de rol van dienstverlener ook de rol van samenwerkingspartner vervult en zelf verbetervoorstellen initieert, die de kwaliteitsverhouding ten goede komen. Dit zonder daarmee de professionele onafhankelijkheid te schaden.

De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van die controle als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 van de Gemeentewet heeft de Gemeenteraad de verordening conform artikel 213 vastgesteld. In deze verordening zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgelegd. Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota’s en richtlijnen. Hierbij dient de rechtmatigheidsverantwoording door het College van Burgemeester en Wethouders (hierna: het College) ook te worden meegenomen. De te leveren dienstverlening dient aan de minimumeisen in dit PvE te voldoen. Indien de door u aangeboden dienstverlening niet voldoet aan één of meerdere van de in dit PvE gestelde eisen, leidt dit tot directe uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Daarnaast dient de door u aangeboden dienstverlening niet alleen aan de in dit PvE genoemde eisen te voldoen, maar ook aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

2.2 Informatie opdrachtgever De gemeente Voorst bestaat uit 12 dorpen. Er wonen ca. 25.000 inwoners. Bij de gemeente zelf werken meer dan 280 medewerkers inclusief medewerkers op grond van de Wet Sociale Werkvoorziening. De organisatie van gemeente Voorst kent een platte organisatiestructuur die bestaat uit vakgroepen verdeeld onder de drie domeinen, sociaal, fysiek en middelen. Elk domein wordt aangestuurd door een manager. Binnen elke vakgroep fungeert een senior voor o.a. coördinerende taken. Binnen de gemeente is kennis van en ervaring met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (hierna: BBV) in voldoende mate aanwezig, waarbij continue gewerkt wordt aan verbetering van de Planning- en Control cyclus en de elementen die daar onderdeel van uitmaken. Momenteel wordt invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2023 van kracht wordt. Per 1 januari 2023 gaat de gemeente over op een nieuw financieel pakket, genaamd “Key2Financiën’. Tot en met het boekjaar 2022 wordt gewerkt met Decade Financials.

2.3 Onderdelen van de opdracht De gemeente Voorst streeft naar een nauwe samenwerking met een accountantskantoor dat zich binnen een hele korte tijd kan inleven in de werkwijze en procedures van opdrachtgever. De opdracht betreft het uitvoeren van de wettelijke accountantscontrole. Dit omvat in hoofdlijnen onderstaande: - De controle van de jaarstukken en het verstrekken van een oordeel over de jaarrekening (algemeen certificerende functie); - Het verrichten van een jaarlijkse interim-controle; - Het geven van bestuurlijke ondersteuning; en - Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie. De kaders en de randvoorwaarden voor de opdrachtverlening aan de accountant en de controle op hoofdlijnen zijn vastgelegd in de Controleverordening van de gemeente Voorst.

2.3.1

Controle van de jaarrekening

De reikwijdte van de controle en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn opgenomen in het controleprotocol/normenkader. De gemeenteraad stelt jaarlijks een

controleprotocol/normenkader vast, waarin de basisopdracht aan de accountant is vastgelegd. Het controleprotocol/normenkader 2022 is onderdeel van het PvE. Eventuele afwijkingen/aanvullingen hierop worden jaarlijks voorafgaand aan de start van de controle toegevoegd en vastgesteld. De aard en omvang van de werkzaamheden worden door de accountant bepaald op basis van de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) (deugdelijke grondslag). Het controleren van jaarrekeningen moet geschieden op getrouwheid en rechtmatigheid (deze laatste tot aan de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording), administratieve organisatie en interne controle. De controle moet gebaseerd zijn op de Gemeentewet, het BBV, wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse departementen, alsmede de gemeentelijke verordeningen en concernrichtlijnen. Het afzonderlijk controleren van verschillende verantwoordingen die voortkomen uit dezelfde administratie leiden tot een hogere controledruk. Daartoe is de ‘Single Information Single Audit’ in het leven geroepen. Ook de verantwoordingen op basis van Single Information Single Audit dienen onder de controle te vallen.

Als onderdeel van de controle zal door de accountant ook worden geadviseerd over de risico’s die de gemeente mogelijkerwijs loopt, dit enerzijds gerelateerd aan de jaarrekening en anderzijds uit hoofde van wijzigende externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college van B&W. Op te leveren documenten door de controlerend accountant (jaarrekening): -

2.3.2

een lijst met door de organisatie aan te leveren stukken; de controleverklaring; en het rapport van bevindingen, inclusief SiSa verantwoording.

Interim-controle

De accountant voert jaarlijks een interim-controle uit. De gedane bevindingen en aan te bevelen zaken worden samengevat in een managementletter op het niveau van de totale organisatie. De jaarlijkse interim-controle wordt in de eerste helft van de maand oktober van het jaar uitgevoerd. De managementletter wordt binnen twee (2) weken na afronding van de controlewerkzaamheden, uiterlijk vóór 15 november van het jaar, aangeleverd aan het college.

2.4

Bestuurlijke Ondersteuning

Opdrachtnemer verstrekt op verzoek algemene bestuurlijke ondersteuning aan de opdrachtgever door: -

Het geven van informatie aan en het adviseren van de gemeenteraad; en Het geven van een toelichting op de managementletter, de controleverklaring, de jaarstukken en het rapport van bevindingen. Dit wordt qua urenbesteding geschat op twee (2) bijeenkomsten van ongeveer één (1) uur (exclusief voorbereiding à ongeveer één (1) uur per bijeenkomst)

De kosten verbonden aan algemene bestuurlijke ondersteuning zijn onderdeel van de vaste bedragen zoals door opdrachtnemer aangeboden via de inschrijving. Verder geldt dat alle in dit PvE genoemde

getallen en gegevens zoveel mogelijk zijn geverifieerd, echter aan de aantallen/getallen en gegevens genoemd in het PvE kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend.

2.5

Natuurlijke adviesfunctie

De uitvoering van de adviesfunctie dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van de opdrachtgever plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant (in het kader van controle van de jaarrekening). In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept)-rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen (zowel intern als extern) en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de controlerend accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met (een vertegenwoordiging van) de ambtelijke organisatie, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de Gemeenteraad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De opdrachtgever verlangt van de accountant, dat hij zich opstelt als een sparringpartner met een proactieve en creatieve houding, die met oplossingsgerichte adviezen komt die zijn toegesneden op de opdrachtgever.

De natuurlijke adviesfunctie wordt geacht onderdeel uit te maken van de opdracht en kan niet separaat in rekening worden gebracht.

2.6

Rapportages en evaluaties

De opdrachtnemer dient in de rapportages opbouwend kritisch te zijn naar de opdrachtgever toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen. Dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in rapportages een consistente gedragslijn is te volgen en tekortkomingen en risico’s tijdig te signaleren zijn. Ook dient hij hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken voor zover dit past binnen de natuurlijke adviesfunctie. In de rapportages van bevindingen dienen naast standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, algemene ontwikkelingen, verslaglegging, balans, risico’s en overige bevindingen) ook onderwerpen te worden opgenomen betreffende geconstateerde fouten, tekortkomingen, gebreken en onzekerheden. Hiervan dient de goedkeuringstolerantie te worden opgenomen in de rapportage, uitgedrukt in een percentage en een geldbedrag. Uit de rapportages moet daarnaast duidelijk blijken dat de opdrachtnemer de organisatie kent. Tevens dient de opdrachtnemer positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportages op te nemen, de rapportages op elkaar af te stemmen en te zorgen voor, zover als mogelijk, eenzelfde niveau van rapporteren. In de managementletter dient specifiek ingegaan te worden op aspecten welke de bedrijfsvoering raken, waaronder verbeter- en aandachtspunten.

De gemeente ziet eveneens graag de positieve aspecten terug in de rapportage en niet per definitie alleen de negatieve aspecten. Datgeen wat goed gaat, mag immers ook benoemd worden.

2.7

Controleteam

Bij samenstelling van het controleteam is deskundigheid inzake de te controleren organisatie vereist. De

opdrachtgever verwacht van de opdrachtnemer dat medewerkers in het controleteam vooraf over specifieke informatie van de gemeente beschikken (contactpersonen, bevindingen van voorgaande jaren, actuele problemen, gangbare procedures en werkwijzen). Wisselingen in de samenstelling van het controleteam dienen, ten gevolge van extra interne belasting/kosten voor de opdrachtgever, zoveel mogelijk te worden beperkt. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. De opdrachtnemer dient de intentie uit te spreken dat minimaal de verantwoordelijke partner/ eindverantwoordelijke en eerstverantwoordelijke voor de uitvoering van de controle, gedurende de looptijd van de overeenkomst dezelfde personen blijven. De opdrachtnemer is verplicht om in geval van wijziging van de eindverantwoordelijke accountant, dan wel de controleleider, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de opdrachtgever terstond hiervan in kennis te stellen. De accountant zal hierover vooraf in contact treden met de griffier.

De opdrachtgever heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de opdrachtnemer te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen.

2.8

Optionele opdrachten

De controlerend accountant kan ook ingezet worden voor opdrachten door College. Daarbij kan gedacht worden aan opdrachten in verband met verantwoording aan derden (Ministeries, CBS, ABP, Sociale Verzekeringsbank, Gedeputeerde Staten en dergelijke). Deze opdrachten maken slechts als optie onderdeel uit van de overeenkomst die voortvloeit uit deze aanbesteding. Het College is vrij deze opdrachten aan een andere dan de door de Gemeenteraad benoemde accountant te verstrekken. Indien gebruik gemaakt wordt van de gecontracteerde accountant dienen de afgegeven tarieven gehanteerd te worden zoals gelden voor deze opdracht. Andere tarieven worden niet geaccepteerd.

3 Contractuele voorwaarden en financiële condities 3.1

Overeenkomst

De opdrachtgever heeft de intentie om een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. De opdrachtnemer dient gedurende de opdracht te blijven voldoen aan de gestelde eisen. De overeenkomst kent een vaste contractduur met als startdatum 1 april 2023 en heeft als einddatum 30 juni 2027. Daarnaast heeft de overeenkomst een optie tot verlenging van maximaal twee (2) jaren. In beginsel eindigt de overeenkomst dus van rechtswege automatisch na afloop van de vaste looptijd op 30 juni 2027. Daarnaast kan door middel van de optie de overeenkomst met een periode van twee (2) jaren worden verlengd, waarmee de overeenkomst derhalve van rechtswege eindigt op uiterlijk 30 juni 2029. Deze optie houdt in dat de af te sluiten overeenkomst in ongewijzigde vorm en onder gelijkblijvende condities zal worden voortgezet. Het is wel toegestaan om voor de optiejaren – als deze wordt gebruikt – de tarieven te indexeren. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren 2023, 2024, 2025, 2026 en optioneel 2027 en 208. De opdrachtgever heeft een eenzijdige mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen met twee (2) optiejaren (2027 en 2028) en zal dit uiterlijk vier (4) maanden voor het verstrijken van de einddatum aangeven bij opdrachtnemer.

3.2

Inkoopvoorwaarden

Op de opdracht respectievelijk de overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeenten regio Stedendriehoek van toepassing. Eventuele verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de inschrijver of andersluidende voorwaarden worden nadrukkelijk van de hand gewezen, ongeacht het moment dat deze ter hand zijn gesteld.

3.3

Prijsuitvraag

De prijsuitvraag bestaat uit een uitsplitsing van de prijs voor de jaarrekeningcontrole (inclusief SISAverantwoording en controle van de rechtmatigheidsverantwoording), de interim-controle en de natuurlijke adviesfunctie. Daarnaast dienen uurtarieven voor de verschillende disciplines inclusief een indicatie van het aantal uur inzichtelijk te worden gemaakt. De uurtarieven per discipline dienen gelijk te zijn voor de verschillende prijsonderdelen. Alle tarieven dienen te worden afgegeven in euro’s exclusief BTW. De opgegeven tarieven dienen daarnaast alle logischerwijs tot de opdracht behorende onderdelen te bevatten, zoals onder ander (niet uitputtend): -

Kantoor- en uitvoeringskosten; Vervoers- (transport-)kosten, waaronder; brandstof, parkeer-, tol- en veergeld en verzekeringen; Opleidingskosten; Reis-, reistijd-, verblijfs-, administratie-, bureau-, project-, verzend- en registratiekosten; en Kosten voor overhead, communicatie, rapportage en klachtenafhandeling.

De opdrachtnemer dient borg te staan voor een correcte uitvoering van de dienstverlening tegen de afgegeven tarieven.

3.4

Werkzaamheden deelverantwoordingen en meerwerk

Het uitvoeren van werkzaamheden voor andere (deel)verantwoordingen en meerwerk kan uitsluitend conform de ingediende tarieven, zoals vermeld op het inschrijfbiljet. In geval van meerwerk zal opdrachtnemer een verzoek indienen voor meerwerk bij de opdrachtgever op basis van de bevindingen uit de interim-controle tot een periode van 2 weken na deze interim-controle 1. Voorafgaand aan de besteding van de uren dient gemotiveerd te worden waarom opdrachtnemer van mening is dat er meerwerk dient plaats te vinden. Enkel na schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever kan het meerwerk in rekening worden gebracht bij opdrachtgever. Hierbij wordt het verwachte aantal uren schriftelijk vastgelegd middels een offerte van opdrachtnemer. Meerwerk is niet te verwarren met mogelijke aanpassingen in de wet- en regelgeving gedurende deze opdracht die vanuit de overheid wordt opgelegd.

3.5

Prijsaanpassingen

Voor de vaste looptijd van de overeenkomst (vier (4) jaar) gelden de tarieven zoals vermeld op het inschrijfbiljet. Indien de overeenkomst na de vaste looptijd wordt verlengd kunnen de tarieven per 1 januari 2027 worden geïndexeerd conform het CBS-prijsindexcijfer reeks “alle bestedingen” 2 (2015=100). Andere indexen kunnen niet worden toegepast. De prijsindexeringen kunnen alleen plaatsvinden per 1 juli 2027 en dienen uiterlijk op 1 april daaraan voorafgaand aan de Gemeente kenbaar te worden gemaakt. Het kenbaar maken van een prijsindexering wordt gedaan middels een schriftelijk verzoek. In het verzoek dient een specificatie van alle oude en nieuwe tarieven te worden opgenomen. Het verzoek dient door de Gemeente akkoord bevonden te worden, alvorens men de prijsindexering mag doorvoeren. Verzoeken die na 1 april van enig jaar worden ontvangen, worden niet gehonoreerd. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk.

Indexering vindt plaats over de 12 maanden voorafgaand aan de maand juli van het voorgaande jaar, door middel van: (PI juli laatste jaar / PI juli voorafgaande jaar) x huidig tarief = nieuw tarief Rekenvoorbeeld: Prijs = € 150,00 PI juli voorgaande jaar: 103,9 PI juli laatste jaar: 105,7 Nieuwe prijs: (105,7 / 103,9) x € 150,00 = € 152,60 Indien toepassing van de indexering zou leiden tot een prijsverlaging dient de Gemeente dit kenbaar te maken. In dat geval zal Opdrachtnemer de tarieven overeenkomstig verlagen en van te hoog gefactureerde diensten het verschil crediteren.

1 Het gaat hier dan om het uitvoeren van de controlewerkzaamheden (ter plaatse) 2 Consumentenprijzen; prijsindex 2015=100 (cbs.nl)

Indien van overheidswege de opdracht, of de uitvoering van de opdracht, gewijzigd dient te worden, zullen de Opdrachtnemer en de Gemeente in overleg treden om te bepalen of, en zo ja in welke vorm, de prijzen moeten worden aangepast.

4.1

Uitgangspunten aanbesteding Geschiktheidseisen

De aanbestedende dienst stelt de volgende geschiktheidseisen: Geschiktheidseis Technische en beroepsbekwaamheid

Omschrijving De inschrijver heeft ervaring met het uitvoeren van interim- en jaarrekening- controles bij gemeenten en/of bij provincies en/of gemeenschappelijke regelingen (Wgr) conform voor de opdrachtgever geldende eisen met een totale opdrachtwaarde van minimaal € 35.000,- per jaar bij één (1) opdrachtgever, waarbij de ervaring met het uitvoeren van de interim- en jaarrekeningcontroles onderdeel uitmaakt van de referentie. Deze referentie mag niet ouder zijn dan drie (3) jaar op het moment van inschrijving. De inschrijver heeft meerdere accountants in dienst met de hiervoor vermelde ervaring.

Kerncompetentie: Ervaring met het uitvoeren van interim- en jaarrekeningcontroles bij gemeenten en/of bij provincies en/of bij gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

Beroepsbevoegdheid

1. Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). 2. De inschrijver dient ingeschreven te zijn in het register van de Koninklijke Nederlandse beroepsorganisatie van accountants. (NBA)

Indien een inschrijver niet of niet voldoende kan aantonen dat hij over deze geschiktheidseisen beschikt, zal de inschrijving ongeldig worden verklaard en daarmee uitgesloten van de aanbestedingsprocedure.

4.2

Beoordeling inschrijvingen

De inschrijving wordt eerst getoetst op basis van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen gesteld in het PvE (paragraaf 4.9). Indien een inschrijving niet voldoet aan de gestelde eisen, leidt dit feit tot directe uitsluiting van de verdere gunningsprocedure. Als aan deze eisen is voldaan, wordt de inschrijving beoordeeld door het beoordelingsteam op basis van de gunningscriteria, zoals genoemd in paragraaf 4.6.

4.3

Beoordelingsteam

Het beoordelingsteam bestaat uit personen vanuit de opdrachtgever. Het gaat om een ter zake kundig team, bestaande uit raadsleden, fractieondersteuner, de griffier, de wethouder middelen, de controller en de inkoopadviseur. Indien één van de leden van het beoordelingsteam door omstandigheden niet aanwezig kan zijn bij de

beoordeling, zal deze met gepaste deskundigheid vervangen worden. De kwalitatieve beoordeling wordt door het beoordelingsteam gedaan zonder de inschrijfprijzen te kennen. Dit om de objectiviteit van de beoordelingen te waarborgen.

4.4

Gunningscriterium

Na beoordeling op de procedurele voorwaarden, de compleetheid en de verdere minimumeisen wordt er beoordeeld op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitverhouding. De beoordeling vindt plaats volgens de onderstaande stappen: -

Verspreiding (door de inkoopadviseur) van de “Kwaliteitsaspecten” aan het beoordelingsteam. De inschrijfsom wordt pas kenbaar gemaakt aan het beoordelingsteam na de beoordeling van de kwaliteit; Individuele beoordeling door de leden van het beoordelingsteam op basis van eigen deskundigheid van de kwaliteitscriteria; en Gezamenlijke bespreking van de beoordeling van de kwaliteit door het beoordelingsteam en evalueren van de individuele scores, waarna binnen het beoordelingsteam de scores per kwaliteitscriterium in consensus wordt vastgesteld.

Er wordt gebruik gemaakt van de methodiek van gunnen op waarde. Bij gunnen op waarde wordt de waarde per gunningcriterium in Euro’s uitgedrukt, dus in financiële meerwaarde. De volgende gunningscriteria voor kwaliteit zijn opgesteld: Criterium Omschrijving K1 Visie op natuurlijke adviesfunctie K2 Kennis en ervaring (toelichting + cv) K3 Controlefilosofie en -aanpak K4 Controle Rechtmatigheidsverantwoording Totaal fictieve aftrek K1 + K2 + K3 + K4 =

Maximaal te behalen fictieve aftrek € 60.000 € 40.000 € 60.000 € 40.000 € 200.000

4.4.1

Uitwerking Criteria

Nummer K1; Plan van aanpak Criteria

Kwaliteit.

Sub-criteria titel

Visie op natuurlijke adviesfunctie

Sub-criteria inhoud

Een op maat geschreven visie op de natuurlijke adviesfunctie voor gemeente Voorst.

Doel opdrachtgever

De gemeente wenst een externe partner, die klantgericht, deskundig, flexibel en creatief is en naast de rol van controleur ook de rol van samenwerkingspartner vervult en zelf verbetervoorstellen adviseert die de kwaliteitsverhouding ten goede komen (dit voor zover mogelijk binnen de onafhankelijkheid die aanwezig moet zijn en blijven).

Eenheid/elementen Schaal

De wijze waarop de gemeente geïnformeerd wordt, de wijze van communiceren, het advies op maat. 0 – 25 – 50 – 75 – 100.

Maatstaf

Meerwaarde ten opzichte van de eisen in dit PvE.

Benodigde informatie in de inschrijving

In de uitwerking van het criteria dienen onderstaande vragen minimaal te zijn opgenomen: -

Hoe ziet u uw rol als accountant om de Gemeenteraad hierbij te helpen? Welke mogelijkheden ziet u als accountant om deze rol door de Gemeenteraad goed te kunnen laten vervullen? Beschrijf op welke wijze u als opdrachtnemer externe ontwikkelingen, risico’s en trends signaleert die voor gemeente Voorst relevant kunnen zijn, hoe u hierover adviseert en tevens concreet bespreekbaar maakt welke ontwikkelingen en trends er zijn die effecten hebben op de processen binnen de gemeentelijke organisatie. Beschrijf op welke wijze u als accountant interne verbetermogelijkheden op bedrijfsvoering processen en de inrichting van de organisatie signaleert, hierover adviseert en tevens concreet bespreekbaar maakt met de gemeentelijke organisatie. Wat is uw visie als accountant op de natuurlijke adviesfunctie aan de gemeente?

Maximaal twee (2) A4, lettertype Arial 10. Indien meer pagina’s ingediend worden, worden de eerste twee (2) pagina’s beoordeeld. Extra pagina’s en een eventueel voorblad, inhoudsopgave en bijlage(n) worden niet in de beoordeling meegenomen.

Nummer K2; Plan van aanpak Criteria

Kwaliteit.

Sub-criteria titel

Kennis en ervaring

Sub-criteria inhoud

Kennis en ervaring binnen de publieke sector van het controleteam.

Doel Opdrachtgever

Een ervaren team met voldoende deskundigheid en kwaliteit.

Eenheid/elementen

Borging van kennisoverdracht, voldoende kennis van relevante wet- en regelgeving, voldoende kennis van administratieve organisatie en interne beheersing, belastingwet- en regelgeving en rechtmatigheid.

Schaal

0 – 25 – 50 – 75 – 100.

Maatstaf

Meerwaarde ten opzichte van de eisen in dit PvE.

Benodigde informatie in de inschrijving

Beschrijving van de samenstelling van het vaste controleteam met namen, het kennis- en opleidingsniveau en de ervaring binnen de publieke sector van het controleteam; Beschrijving borging van kennisoverdracht zowel intern als richting opdrachtgever; Beschrijving van borging van inzet van mensen met voldoende ervaring en/of kennis.

Kwaliteit.

Sub-criteria titel

Controlefilosofie en -aanpak

Sub-criteria inhoud

Sluit aan bij de werkwijze van opdrachtgever.

Doel Opdrachtgever

Geeft inzicht in de wijze waarop de inschrijver zijn rol vorm geeft als controlerend accountant. Op praktische wijze invulling geven aan de controlewerkzaamheden en deze wijze ook kunnen onderbouwen.

Eenheid/elementen

Niveau en leesbaarheid van de rapporten, wijze van communiceren tijdens de controles, wie verricht welke werkzaamheden (accountant vs. gemeente), afstemming over planning en voortgang.

Schaal

0 – 25 – 50 – 75 – 100.

Maatstaf

Meerwaarde ten opzichte van de eisen in dit PvE.

Benodigde informatie in de inschrijving

Beschrijving van de controlefilosofie waaronder de controleaanpak en de eisen en wensen met betrekking tot de interne controle en administratieve organisatie. Hoe ziet u uw rol bij de implementatie van regelgeving in de verslaggeving door gemeenten (begroting/jaarstukken)? Op welke wijze kunt u bijdragen om de administratieve last die deze veranderende wet- en regelgeving tot gevolg heeft, te beperken? Hoe ziet u uw rol om gemeenten op de hoogte te houden van belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving (BBV, et cetera).

Nummer K4; Plan van aanpak Criteria Kwaliteit. Sub-criteria titel

Controle Rechtmatigheidsverantwoording

Sub-criteria inhoud

Een goede aansluiting bij de werkwijze van opdrachtgever.

Doel Opdrachtgever

Geeft inzicht in de wijze waarop de inschrijver zijn rol vormgeeft als controlerend accountant in relatie tot de gemeentelijke organisatie die vanaf 2023 te maken krijgt met nieuwe wet- en regelgeving, een nieuwe werkwijze en nieuwe wijze van rapporteren.

Eenheid/elementen

Niveau en leesbaarheid van de rapporten, wijze van communiceren tijdens de controles, wijze van ondersteuning (waar mogelijk), wie verricht welke werkzaamheden (accountant vs. gemeente), afstemming over planning en voortgang (gedurende het boekjaar).

Schaal

0 – 25 – 50 – 75 – 100.

Maatstaf

Meerwaarde ten opzichte van de eisen in dit PvE.

Benodigde informatie in de inschrijving

Beschrijving van de controleaanpak voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording en de eisen en wensen die daarbij spelen. Hoe ziet u uw rol bij de implementatie van deze specifieke wet- en regelgeving? Op welke wijze kunt u bijdragen om de administratieve last die deze veranderende wet- en regelgeving tot gevolg heeft, te beperken? Hoe ziet u uw rol om gemeenten op de hoogte te houden van belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving (BBV, et cetera). De visie op de samenwerking, het steunen op de gemeentelijke werkzaamheden en de gemeentelijke P&Ccyclus.

4.5

Beoordelingsmethodiek

De inschrijvingen voor deze aanbesteding worden beoordeeld aan de hand van de methodiek ‘gunnen op waarde’. Bij ‘gunnen op waarde’ vindt er een beoordeling plaats per gunningscriterium. Dit houdt in dat er een maximaal haalbare meerwaarde gescoord kan worden indien het maximaal aantal punten wordt behaald. Bij een lager puntenaantal wordt er een percentage van de maximaal haalbare meerwaarde verrekend. Er kan zo variatie in score per gunningscriterium ontstaan tussen de inschrijvende partijen. De kwaliteitsbeoordelingen worden uitgevoerd door een beoordelingsteam. Bij de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit wordt per kwaliteitsaspect een puntenwaardering gegeven. Deze bestaat uit een cijfer (0, 25, 50, 75, en 100) en wordt volgens de onderstaande schaalverdeling toegekend: -

Score van 100

Score van 75

Score van 50

Score van 25

De inschrijver levert zeer veel meerwaarde, er is sprake van uitzonderlijke extra kwaliteit in processen en/of producten en de meerwaarde is SMART omschreven; De inschrijver levert aanzienlijke meerwaarde, er is sprake van aanzienlijke extra kwaliteit in de processen en/of producten en de meerwaarde is SMART omschreven; De inschrijver levert meerwaarde uitgedrukt in kwaliteit van de processen en/of producten en de meerwaarde is SMART omschreven; en De inschrijver levert minimale aantoonbare meerwaarde;

Score van 0

De inschrijver levert geen meerwaarde.

Met SMART wordt bedoeld: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Na de kwalitatieve beoordeling wordt de inschrijfsom per inschrijver bekend gemaakt aan het beoordelingsteam. Bij de totale inschrijfsom wordt gekeken naar de totale inschrijfprijs exclusief BTW over 4 boekjaren, namelijk 2023, 2024, 2025 en 2026. Dit conform hetgeen is ingevuld op het Inschrijfbiljet. De totaal behaalde meerwaarde – voortvloeiend uit de kwaliteitscriteria – wordt als ‘korting’ van de oorspronkelijke inschrijfsom in mindering gebracht en de fictieve inschrijfsom die daardoor ontstaat, wordt als eindtotaal in de beoordeling meegenomen. Rekenvoorbeeld Stel dat een inschrijver op de kwaliteitscriteria K1 t/m K4 een maximale score heeft gehaald van vier (4) keer 100 punten, dan verdient men een maximaal haalbare fictieve korting op de inschrijfprijs van € 200.000 (4 x € 50.000). Bijvoorbeeld: de daadwerkelijke inschrijving van de inschrijver bedraagt in Euro’s voor de boekjaren 2023 tot en met 2026 in totaal € 350.000. Na verwerking van de fictieve aftrek is de prijs die meegenomen wordt in de beoordeling dus € 350.000 -/- € 200.000 = € 150.000. Wanneer de € 150.000 de laagste prijs is, wint deze inschrijver de aanbesteding.

Winnende Inschrijver De behaalde kwalitatieve korting/bijtelling (al dan niet geboden meerwaarde) wordt in mindering gebracht op de ingediende inschrijfsom en geeft zo de fictieve inschrijfsom voor de betreffende inschrijving. De laagste fictieve inschrijfsom geeft de beoogd winnaar van de aanbesteding weer (zie ook bovenstaand voorbeeld). Vanzelfsprekend wordt de invulling van de kwaliteitsaspecten door de winnaar onderdeel van de overeenkomst.

4.6

Verificatiegesprek

Alle inschrijvers worden na beoordeling van de inschrijvingen uitgenodigd voor een verificatiegesprek met de beoordelingscommissie. Dit verificatiegesprek is bedoeld om vanuit de inschrijver een toelichting te geven op de schriftelijke inschrijving en daarin dient ondermeer ingegaan te worden op de ingediende kwalitatieve beschrijvingen. Dit gesprek wordt gebruikt ter bevestiging van de gegeven scores op de ingediende kwalitatieve beschrijvingen. Het verificatiegesprek zelf wordt niet beoordeeld. Wel kunnen op basis van het verificatiegesprek de gegeven scores op de diverse kwaliteitscriteria door het beoordelingsteam worden aangepast. Bij dit verificatiegesprek dient het in de inschrijving aangegeven beoordelingsteam aanwezig te zijn. Het verificatiegesprek zal plaats vinden op maandag 21 november 2022 op locatie van de gemeente Voorst (exacte tijd wordt nader aangegeven door gemeente). De duur van het gesprek is maximaal een uur, waarin circa een half uur voor de toelichting door inschrijver en circa een half uur ingeruimd is om vragen te stellen vanuit de gemeente. Als locatie wordt een presentatieruimte beschikbaar gesteld vanuit de gemeente. De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom is winnaar van de aanbesteding. De uiteindelijke opdracht heeft de waarde van de originele inschrijfsom van de winnende partij.

Bij een gelijke fictieve inschrijfsom tussen inschrijvers prevaleert de inschrijving met de kwalitatief hogere inschrijving boven de laagste inschrijfsom. Indien dit ook gelijk is, dan zal door de loting worden bepaald aan welke Inschrijver uiteindelijk voorlopig gegund wordt.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12167834/1