Presentatie informatieve bijeenkomst (2021-04871)

2021

Bestuursinformatiesysteem & Audio visuele middelen Raad

Raad 18 januari 2021 Dirk-Jan de Lange | Monique Verbeeten

Agenda

 Opening door wethouder van der Sleen  Toelichting project door Dirk-Jan en Monique    

Aanleiding Wettelijke vereisten Scenario’s Hoe verder

Aanleiding

Opdracht aan college (motie):  sober voorstel voor inrichting van raadszaal  vergaderen op de vertrouwde Voorster wijze

 overzicht noodzakelijke investeringen  wettelijke verplichtingen / gronden

 inzicht in mogelijke investeringen  moderne audiovisuele middelen die betrokkenheid van en toegankelijkheid voor inwoners bij raadsvergaderingen vergroot

Huidige –tijdelijke- situatie?  Corona

 Veel kijkers naar livestream raadsvergadering

 Zichtbaarheid van de raad en de betrokkenheid van de inwoners vergroot!

Onze aanpak opdracht

 Nieuw voor oud (huidige functionaliteit als basis)  Uitgaan van de vertrouwde Voorster wijze van vergaderen 

incl. wettelijke verplichtingen

 Corona-proof maken (Nieuwe gemeentehuis) 

incl. wettelijke verplichtingen

 Inventariseren extra wensen | mogelijke investeringen  Betrokkenheid | toegankelijkheid inwoners vergroten

Onderdelen

 Bestuurlijkinformatiesysteem (opnieuw aanbesteden)  Raadsinformatiesysteem (RIS) en  Bestuurlijkebesluitvorming | vergadertool (nu Notubiz)

 AV-systemen (Audio | Video)  Vergaderen op de vertrouwde Voorster wijze, en voldoen aan wettelijke verplichtingen  Zijn er nog meer moderne AV middelen, die betrokkenheid en toegankelijkheid voor inwoners vergroten?

 Wettelijke vereisten (toegankelijkheid)

Wet digitale toegankelijkheid Doel: 

Streven dat iedereen, ook mensen met een functie-beperking, gelijke toegang hebben tot digitale inhoud, waaronder video, audio en elektronische documenten

 Alle live uitgezonden audio|video hoeft niet direct toegankelijk te zijn  Alle audio|video die later gepubliceerd wordt, dient wel toegankelijk te zijn Toegankelijkheid: bij publicatie moeten vergaderingen 1. als audio te horen zijn 2. via tekst te volgen kunnen zijn (transcriptie of ondertitels) NB De gemeentewet (in artikel 23, vijfde lid): een besluitenlijst van de raadsvergadering moet verplicht openbaar gemaakt worden de video-opname is op zich geen verplichting

Corona Spoed- en noodwet Doel:  op digitale wijze rechtsgeldige besluiten nemen

Een raadsvergadering kan online plaatsvinden  Vergaderplaats: kan ook een digitale omgeving zijn  Openbaar: via een live verbinding door inwoners te volgen a. ieder lid afzonderlijk digitaal toegang heeft tot de beraadslaging en stemming; b. de leden zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn op een zodanige wijze dat hun identiteit kan worden vastgesteld; c. de voorzitter in staat is de orde te handhaven en de regie kan nemen.

Tijdelijk: tot maart 2021 agv Covid Bron: M.n. artikel 2.1 en 2.3 lid 2 sub a (voor gemeenten). https://wetten.overheid.nl/BWBR0043375/2020-04-09

Huidige situatie  Wettelijke vereisten  openbaar  toegankelijk

Vóór Corona:  raadsvergaderingen (publiek aanwezig)  audio verslag op de website  sinds september 2020 verplicht ondertiteling  digitaal toegankelijk

Met Corona:  geen fysieke openbare raadsvergaderingen  livestream  video verslag op de website 

automatische ondertiteling  digitaal toegankelijk (kwaliteit!?)

AV middelen

Scenario’s  van minimaal naar maximaal

 Nieuw voor ‘oude’ oud  

1. Oude situatie 2. Tijdelijke situatie

: Fysiek vergaderen + audio verslag : Online (Teams) vergaderen + livestream + video-verslag

 Nieuw voor ‘huidige oud’ (livestream)  

Online via Teams + livestream + video-verslag Fysiek vergaderen + camera’s + livestream + video-verslag

 Nieuw optimaal (livestream+)  

+ Sprekersherkenning | video-verslag direct publiceerbaar + Basis voor doorontwikkeling

 Nieuwe functionaliteit > werkbezoek | raad wensen bepalen 

Digitaal stemmen, automatisch bijhouden spreektijden, …

Voorbeeld opties  Nieuwe functionaliteit

Additionele wensen (inventariseren)     



Digitaal stemmen in de zaal en onmiddellijk tonen van uitslagen Automatisch bijhouden van spreektijden; Automatisch tonen van sprekersinformatie, agendapunt en stemmingsuitslagen Ondersteuning van hybride vergaderingen (in Raad en/of RTG zaal) Gemakkelijker zoeken, vinden en terugkijken in het RIS op basis van sprekersnamen, agendapunten, stemmingsuitslagen Automatische beeld- en geluidsregistratie met live-uitzending

Scenario’s  van minimaal naar maximaal

 Nieuw voor ‘oude’ oud  

1. Oude situatie 2. Tijdelijke situatie

: Fysiek vergaderen + audio verslag : Online (Teams) vergaderen + livestream + video-verslag

 Nieuw voor ‘huidige oud’ (livestream)  

Online via Teams + livestream + video-verslag Fysiek vergaderen + camera’s + livestream + video-verslag

 Nieuw optimaal (livestream+)  

+ Sprekersherkenning | video-verslag direct publiceerbaar + Basis voor doorontwikkeling

punt 1+2 motie

punt 3 motie

 Nieuwe functionaliteit > werkbezoek | raad wensen bepalen 

Digitaal stemmen, automatisch bijhouden spreektijden, …

BIS Bestuurlijkinformatiesysteem

Bestuurlijkinformatiesysteem  opnieuw aanbesteden

 Bestuurlijkinformatiesysteem > marktverkenning  Raadsinformatiesysteem (RIS)  en Bestuurlijkebesluitvorming/vergadertool (nu Notubiz) 

Koppelen met zaaksysteem



Werkgroep BIS: griffier, raadsleden en college, MT

Samenvatting

 AV-systemen (audio/video):  Huidige situatie inclusief eenvoudige livestream  

Corona-proof Inwoners betrokken bij raadsvergadering / politiek

 Optimaliseren Livestream+  Additionele wensen

 Bestuurlijkinformatiesysteem - Notubiz (opnieuw aanbesteden)  Raadsinformatiesysteem (RIS)  en Bestuurlijkebesluitvorming/vergadertool

Hoe verder?

 Sheets beschikbaar (via de griffie)  Belangstelling / deelname:  Werkgroep BIS (griffier, raadsleden en college, MT) > aanmelden via griffier  Verkenning opties AV-middelen > aanmelden via griffier

Vragen?

Dank!