Nota reserves en voorzieningen 2023

Nota reserves en voorzieningen 2023

2 |

Inhoudsopgave ■ 1 | Inleiding ■ 2 | Spelregels reserves en voorzieningen ■ 3 | Toelichtingen op reserves en voorzieningen en voorstellen 3.1 | Algemene reserves 3.2 | Bestemmingsreserves 3.3 | Voorzieningen

■ 4 | Bijlagen

4.1 | Mutaties reserves en voorzieningen 4.2 | Wettelijk kader

9 10 12 15 16

| 3

Hoofdstuk 1 Inleiding

4 |

Volgens artikel 8 van de financiële verordening gemeente Voorst 2017 biedt het college de raad eens in de vier jaren een nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan. Deze nota behandelt de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen. Uitgangspunten van deze nota zijn een inzichtelijk en transparant beleid, waarbij het inzicht in de financiële positie m.b.t. de reserves en voorzieningen helder is. Daarnaast is het van belang dat de algemene reserve vrij aanwendbaar voldoende weerstandsvermogen biedt om de diverse risico’s en tegenvallers op te kunnen vangen zonder dat onmiddellijk drastische ingrepen in beleid moeten plaatsvinden.

| 5

Hoofdstuk 2 Spelregels reserves en voorzieningen

6 |

Wettelijk kader De reserves en voorzieningen moeten voldoen aan de wettelijke kaders. Met name in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en notities van de Commissie BBV zijn regels voor reserves en voorzieningen vastgelegd. Voor het wettelijk kader wordt verwezen naar bijlage 2. Instellen reserves en voorzieningen Het instellen van reserves of voorzieningen is een raadsbevoegdheid. In het raadsbesluit zal, voor zover van toepassing, de noodzaak, de start- en eventuele einddatum, de soort, het doel, het motief de gewenste omvang en de wijze waarop stortingen en onttrekkingen tot stand komen, vermeld moeten worden. Rente over eigen vermogen (reserves) en voorzieningen In de Nota activabeleid 2021 is vastgelegd dat aan de voorzieningen en het eigen vermogen (reserves) geen rentevergoeding berekend worden, uitgezonderd de voorzieningen die op basis van contante waarde zijn gewaardeerd (voorziening groot onderhoud en vervangingsinvesteringen riolering). Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen De toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en voorzieningen zijn altijd gebaseerd op raadsbesluiten. Bij de begroting, tussentijdse rapportages (voortgangsbericht en bestuursrapportage) en in separate raadsvoorstellen stelt de raad de mutaties voor reserves en voorzieningen vast. De werkelijke mutaties worden verantwoord in de jaarstukken.

De mutaties voor de reserves lopen via het taakveld 'mutaties reserves' in de exploitatie. Bij de voorzieningen is sprake van rechtstreekse onttrekking aan de voorziening, terwijl de toevoeging aan de voorziening ten laste van het desbetreffende taakveld in de exploitatie plaatsvindt. Beheer- of bestedingsplan voorzieningen De voorzieningen sportcomplexen, speelvoorzieningen, onderhoud gemeentelijke gebouwen en groot onderhoud en vervangingsinvesteringen riolering zijn gebaseerd op een beheer- of bestedingsplan, die periodiek geactualiseerd moet worden. Dit is een instrument om het gewenste niveau van een voorziening te bepalen en heeft met name betrekking op het periodiek terugkerend onderhoud van kapitaalgoederen. Aan de hand van de in de beheerplannen aangegeven onderhoudsniveaus en de daarmee gemoeide kosten vindt egalisatie van de lasten in de exploitatie plaats. De voorzieningen wethouderspensioenen, Lawa Mena en de nieuw in te stellen voorziening verlofsparen hebben (nog) geen meerjarig beheer- of bestedingsplan. Voor de wethouderspensioenen wordt m.i.v. 2023 jaarlijks een nieuwe berekening gemaakt en bij Lawa Mena is de besteding afhankelijk van aanvragen door de Stichting Lawa Mena. De storting in en onttrekking uit de voorziening verlofsparen is afhankelijk van de aanvragen van medewerkers; ook wordt het aanwezige saldo jaarlijks verhoogd met de CAO-index.

Wijzigen of opheffen De raad is bevoegd het doel of bestemming van een bestemmingsreserve te wijzigen. Het doel van een voorziening kan niet wijzigen gezien het verplichtend karakter en de strakke wettelijke kaders. Wanneer het doel waarvoor een reserve is gevormd op enig moment vervalt of de eventueel vastgestelde einddatum verstreken is, dan wordt de reserve bij raadsbesluit opgeheven. Een eventueel resterend saldo wordt toegevoegd aan de algemene reserve vrij aanwendbaar. Opheffing door de raad van een voorziening is alleen mogelijk indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening. De vrijkomende middelen vallen dan vrij ten gunste van de exploitatie. | 7

Hoofdstuk 3 Toelichtingen op reserves en voorzieningen en voorstellen

8 |

3.1 Algemene reserves Algemene reserve vrij aanwendbaar Anders dan de naam doet vermoeden, is de reserve nog niet geheel vrij aanwendbaar door de aanspraken die erop gedaan zijn. Als bij voorstellen de algemene reserve als financiële dekking wordt aangegeven, dan moet het beschikbare budget naar de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten of eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten worden overgeheveld. Alleen zo blijft het saldo echt vrij aanwendbaar. Voorstel 1: Als de algemene reserve als financiële dekking aangewezen wordt, vindt er standaard een overheveling plaats naar de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten of eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten.

| 9

3.2 Bestemmingsreserves Tarieven afvalstoffenheffing Zoals de naam ‘Egalisatiereserve tarieven afvalstoffenheffing’ aangeeft is de reserve bedoeld om de ontwikkeling van de tarieven afvalstoffenheffing zoveel gelijkmatig, zonder pieken en dalen, te laten verlopen. Elk jaar wordt op begrotingsbasis bepaald of een onttrekking (bij een tekort op afval) of een toevoeging (bij een overschot op afval) aan de reserve plaatsvindt. De werkelijke afrekening gebeurt via de jaarstukken. Ook in 2022 en 2023 wordt een stijging van de reserve voorzien door positieve resultaten m.b.t. afval. Voor de jaren 2024-2026 zijn negatieve resultaten begroot. Reclamebelasting Deze bestemmingsreserve heeft de egalisatie van financiële overschotten en tekorten van reclamebelasting tot doel. Na positieve resultaten in 2018 t/m 2020 volgde in 2021 een negatief resultaat. Volgens raadsbesluit zijn de saldi boven de minimumgrens van € 4.000 in 2020 en 2021 afgeroomd en overgemaakt aan Ondernemersvereniging Twello Centrum. Dekking kapitaallasten Deze reserve wordt ingezet ter dekking van kapitaallasten van in het verleden gedane investeringen met als dekking een reserve. Het saldo is toereikend; de dekking van de kapitaallasten loopt door tot en met 2054. Wijk- en dorpsontwikkelfonds Het Wijk- en dorpontwikkelfonds is voortgekomen uit afspraken uit het verleden met woningcorporatie IJsseldal Wonen.

Gezamenlijk worden de projecten voor besteding van de gelden uit het fonds bepaald. Het fonds wordt niet meer gevoed en opgeheven als de gelden zijn besteed. Het college is door de gemeenteraad gemachtigd tot zowel het storten in de bestemmingsreserve als het besteden van de gelden voor een bedrag van maximaal € 1 miljoen euro. Op 8 november 2022 heeft de gemeenteraad de motie 'Wijk- en dorpsontwikkelfonds inzetten voor verduurzamen areaal sociale woningen' aangenomen. De Fliert Vanuit deze reserve zou in eerste instantie een fietspad worden gefinancierd. Dit fietspad gaat na bezwaren uit de directe omgeving niet door. Na intensief overleg met de buurt is een alternatief gevonden in de aanleg van een halfverhard wandelpad. De verwachting is dat de aanleg in 2023 wordt gestart. Daarnaast wordt het Fliertdal in overleg met omwonenden voorzien van landschapselementen in de vorm van hagen, bosjes, poelen en overige beplantingen. Uit het resterende budget voorziet deze reserve de komende jaren in het beheer en onderhoud van het gebied. Vereveningsfonds sociale woningbouw Het vereveningsfonds sociale woningbouw is een fonds dat is opgericht om verevening mogelijk te maken als er bij een ontwikkeling geen of te weinig sociale woningbouw in het plan is opgenomen. Op deze manier wordt indirect meebetaald om sociale woningbouw elders mogelijk te maken.

De gelden het vereveningsfonds wordt ingezet bij projecten met een groter component sociale huurwoningen waarbij sprake is van onrendabele toppen. Dit zal zich vooral richten op nieuwe woningbouwlocaties. Het college is door de gemeenteraad gemachtigd tot zowel het storten in de bestemmingsreserve als het besteden van de gelden. Op 8 november 2022 heeft de gemeenteraad de motie 'Wonen moet ook met 1 of 2 kunnen' aangenomen.

10 |

Nieuwbouw Veluws College Bij de realisatie van de nieuwbouw Veluws College was de verwachting dat, mede door de forse extra kapitaallasten, de totale kosten van het Veluws College de inkomsten (algemene uitkering gemeentefonds, rekening gehouden met 350 leerlingen) overtreffen. Voor de jaren 2016 tot en met 2018 was dit ook het geval, terwijl vanaf 2019 er, door een forse toename van het aantal leerlingen, positieve saldo’s zijn toegevoegd aan de reserve. Vanaf 2022 zijn er geen toevoegingen aan de reserve meer begroot. De inkomensfunctie van de reserve, het dekken van structurele lasten in de begroting, is inmiddels achterhaald. De reserve kan worden opgeheven en het saldo komt ten gunste van de algemene reserve vrij aanwendbaar. Voorstel 2: De bestemmingsreserve Nieuwbouw Veluws College opheffen en het saldo ad € 502.235 toevoegen aan de algemene reserve vrij aanwendbaar deel. Eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten Op deze reserve verzamelen we de financiële gevolgen van alle bestaande en nieuwe raadsbesluiten met een eenmalig karakter, die niet op de exploitatie verantwoord kunnen worden of specifiek aan andere reserves toe te schrijven zijn. De algemene reserve vrij aanwendbaar voedt deze reserve. De afgelopen jaren zijn een aantal budgetten wel overgeheveld, maar de bestedingen zijn per abuis toch verrekend met de algemene reserve vrij aanwendbaar.

Ook dragen onderbestedingen c.q. niet gerealiseerde investeringen bij aan het forse saldo van € 1.302.365. Dit bedrag kan terugvloeien naar de algemene reserve vrij aanwendbaar deel. Om in de toekomst herhaling te voorkomen moet jaarlijks bij de jaarstukken een eventueel vrijkomend saldo van de bestemmingsreserve eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten overgeheveld worden naar de algemene reserve vrij aanwendbaar deel. Voorstel 3: Van de bestemmingsreserve eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten € 1.302.365 overhevelen naar de algemene reserve vrij aanwendbaar deel. Voorstel 4: Jaarlijks bij de jaarstukken een eventueel vrijkomend saldo van de bestemmingsreserve eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten terug laten vloeien naar de algemene reserve vrij aanwendbaar deel.

| 11

3.3 Voorzieningen Sportcomplexen Op basis van een meerjarig onderhoudsplan wordt de jaarlijkse dotatie vanuit de exploitatie bepaald. Jaarlijks wordt het onderhoudsplan geactualiseerd. Speelvoorzieningen Deze voorziening egaliseert de kosten voor instandhouding van speeltoestellen. Op basis van een meerjarig onderhoudsplan wordt de jaarlijkse dotatie vanuit de exploitatie bepaald. De voorziening is gebaseerd op het meerjarig onderhoudsplan uit 2019. Onderhoud gemeentelijke gebouwen Het onderhoud van gemeentelijke gebouwen is gebaseerd op het MJOP 2023-2032, dat jaarlijks wordt geactualiseerd. In de voorziening zijn ook middelen voor vervangingsinvesteringen opgenomen, die moeten worden geactiveerd. Jaarlijks vindt bij het voortgangsbericht correctie plaats door het overhevelen van gelden naar de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten, waaruit de uit de investeringen voortvloeiende kapitaallasten gedekt worden. Groot onderhoud en vervangingsinvesteringen riolering Deze voorziening egaliseert de lasten groot onderhoud en vervangingsinvesteringen van rioleringen. Het exploitatieresultaat van rioleringen wordt jaarlijks toegevoegd aan de voorziening. De voorziening heeft een directe relatie tot het Programma water 2020-2025.

De commissie BBV adviseert om in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP / Programma water) eenduidig onderscheid te maken tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen. De aanbeveling wordt meegenomen bij het maken van het nieuwe programma water. Wethouderspensioenen De uitvoering van de wethouderspensioenen hebben we volledig in eigen beheer. De voorheen bij de ASR pensioenen ondergebrachte pensioenaanspraken zijn in 2022 d.m.v. een kapitaalstorting ondergebracht in deze voorziening. Vanuit het beschikbare budget van deze voorziening worden jaarlijks bedragen toegevoegd aan de exploitatie ter compensatie van de uitkeringen. De voorziening moet van een dergelijke omvang zijn om in de toekomst te kunnen voldoen aan de pensioenverplichtingen van onze (ex-)wethouders. De berekening van de hoogte van de voorziening is complex en gebaseerd op algemeen gebruikelijke actuariële formules met marktconforme rekenrentes. Bij het opstellen van de jaarrekening over 2022 wordt een nieuwe berekening gemaakt om de hoogte van de benodigde voorziening te bepalen. Lawa Mena Deze voorziening biedt dekking voor de door het rijk afgekochte onderhoudslasten aan het gebouw van Lawa Mena. De aanwending van het beschikbare bedrag is afhankelijk van aanvragen door de Stichting Lawa Mena.

Voor de uitvoerbaarheid is het praktisch om de toekomstige uitgaven, in overleg met de Stichting Lawa Mena, te mandateren aan het college . Voorstel 5: Aanspraken van de Stichting Lawa Mena op de voorziening Lawa Mena mandateren aan het college van burgemeester en wethouders.

12 |

Voorziening verlofsparen Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 volgens de CAO bovenwettelijke vakantieuren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskostengerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, moet hier een voorziening voor gevormd worden. Voorstel 6: Instellen van een voorziening verlofsparen.

| 13

Hoofdstuk 4 Bijlagen

14 |

4.1 Mutaties reserves en voorzieningen Omschrijving

Begroting 2023-2026 (geprognostiseerd per 1-1-2023)

Mutaties

Begroting 2023-2026 (geprognostiseerd per 1-1-2023) na verwerken nota

Algemene reserves: Algemene reserve vrij aanwendbaar

7.891.292

1.804.600

9.695.892

Bestemmingsreserves: Tarieven afvalstoffenheffing Reclamebelasting Dekking kapitaallasten Wijk- en dorpontwikkelfonds De Fliert Vereveningsfonds sociale woningbouw Nieuwbouw Veluws College Eenmalige investeringen en incidentele raadsbesluiten

297.153 254 6.751.507 1.552.018 223.695 578.561 502.235 1.328.365

-502.235 -1.302.365

297.153 254 6.751.507 1.552.018 223.695 578.561 26.000

Totaal reserves

19.125.080

-

19.125.080

Sportcomplexen Speelvoorzieningen Onderhoud gemeentelijke gebouwen Groot onderhoud en vervangingsinvesteringen riolering Wethouderspensioenen Lawa Mena

99.661 106 716.905 19.087.887 1.435.092 161.091

-

99.661 106 716.905 19.087.887 1.435.092 161.091

Totaal voorzieningen

21.500.742

-

21.500.742

Voorzieningen:

| 15

4.2 Wettelijk kader Gemeentewet De gemeentewet schrijft in artikel 186 voor dat de begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag worden ingericht overeenkomstig bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regels. Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) In het BBV zijn ook regels ten aanzien van de omgang en verantwoording van reserves en voorzieningen vastgelegd. Artikel 43: 1 In de balans worden de reserves onderscheiden naar: a. de algemene reserve; b. de bestemmingsreserves. 2 Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan provinciale staten respectievelijk de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Artikel 44 1 Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d.

de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. 2 Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b. 3 Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Artikel 45 Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan. Artikel 54 1 In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht. 2 Per reserve wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken: a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; b. de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar; c. de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening; d. de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd; e. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

16 |

Artikel 55 1 In de toelichting op de balans worden de aard en reden van de voorzieningen, bedoeld in artikel 44 en de wijzigingen daarin toegelicht. 2 Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken: a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; b. de toevoegingen; c. ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen; d. de aanwendingen; e. saldo aan het einde van het begrotingsjaar. Notities Commissie BBV De onderstaande "stellige uitspraken" (wet) en aanbevelingen (advies) zijn van toepassing op reserves en voorzieningen. Voor reserves en voorzieningen heeft de commissie geen notitie opgesteld. Notitie rente Aanbeveling: Alhoewel in het BBV de mogelijkheid vooralsnog blijft bestaan om een rentevergoeding (of een vergoeding voor de inflatie) over het eigen vermogen en de voorzieningen te berekenen en deze door te belasten aan de taakvelden, adviseert de Commissie BBV vanwege het verlangde inzicht, de eenvoud en transparantie deze systematiek niet (meer) toe te passen.

Notitie Materiële vaste activa Stellige uitspraken (7.5 Groot onderhoud ten laste van een onderhoudsvoorziening ter egalisatie): ▪ Voorzieningen die vooraf worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren, kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent beheerplan; ▪ Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken; ▪ Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud. Notitie meerjarig financieel inzicht voor de raad In de hoofdstukken 6 en 7 van deze notitie wordt uitleg gegeven over de reserves en voorzieningen. Notitie lokale heffingen Aanbeveling (5.1 algemeen): De commissie BBV adviseert om in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) eenduidig onderscheid te maken tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen. Financiële verordening gemeente Voorst 2017 Artikel 8.

Reserves en voorzieningen Het college biedt de raad eens in de vier jaren een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen.

| 17