Nota activabeleid 2021 (2021-02997)

Nota activabeleid 2021

2 |

Inhoudsopgave ■ 1 | Inleiding

Inleiding

■ 2 | Afspraken uit Nota activabeleid 2016

Continueren bestaande afspraken A t/m R

■ 3 | Notitie materiële vaste activa 2020 (Commissie BBV) 3.1 | Stellige uitspraken en aanbeveling 3.2 | Nieuwe afspraak S

■ 4 | Bijlagen

4.1 | Bijlage 1 Wettelijk kader 4.2 | Bijlage 2 Afschrijvingstabel

5 7 15 17 19 21

| 3

Hoofdstuk 1 Inleiding

4 |

Inleiding 1.1 Aanleiding De financiële verordening van de gemeente Voorst 2017 bepaalt dat de raad eens in de 4 jaar een “Activanota” vaststelt. De laatste nota activabeleid dateert van 2016 (op 6 februari 2017 vastgesteld); deze wordt bij vaststelling van deze nota ingetrokken. 1.2 Wettelijk kader Deze nota is de uitwerking van artikel 212 van de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en financiële verordening Gemeente Voorst 2017. Na een “Notitie materiële vaste activa” van december 2017 heeft de commissie BBV in januari 2020 een gelijknamige geactualiseerde notitie uitgebracht. Hierin zijn een aantal “”stellige uitspraken” opgenomen, die gezien worden als wettelijk kader. Ook is een aanbeveling toegevoegd. In hoofdstuk 3.1 wordt per onderdeel de stand van zaken in Voorst toegelicht m.b.t. de stellige uitspraken en aanbeveling. Dit leidt tot de nieuwe afspraak S in hoofdstuk 3.2. Voor de gemeenten blijft relatief weinig beleidsvrijheid over voor het maken van keuzes. Het wettelijk kader is opgenomen in bijlage 1. 1.3 Doelstelling De gemeenteraad legt met deze nota voor het college van B&W kader stellend beleid vast voor het waarderen, activeren, afschrijven en rente toerekenen aan activa.

| 5

Hoofdstuk 2 Afspraken uit Nota activabeleid 2016

6 |

Continueren bestaande afspraken A t/m R Nota activabeleid 2016 In deze nota zijn de volgende afspraken door de gemeenteraad vastgesteld. Deze zijn nog actueel; het voorstel is om deze te continueren. 2.1 Investeringen De investeringen kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: ▪

Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen. Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten.

▪

Vervangingsinvesteringen. Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Deze investeringen zijn noodzakelijk om de bestaande bedrijfsvoering op hetzelfde kwaliteitsniveau uit te voeren of voorzieningen in stand te houden.

▪

Levensduur verlengende investeringen. Deze investeringen worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en leiden expliciet tot een substantiële levensduurverlenging. Het gaat hier dus niet om (groot) onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.

Afspraak A. Autorisatie investeringen 1. Autorisatie van investeringen vindt plaats door vaststelling van de programmabegroting door de raad. De investeringskredieten worden vervolgens door het college beschikbaar gesteld aan de organisatie ter uitvoering. Indien met de investering extra of nieuwe exploitatielasten gemoeid zijn moeten deze worden opgenomen in de meerjarenbegroting vanaf het jaar van realisatie van het actief. 2. In de jaarrekening wordt aangegeven of investeringskredieten worden afgesloten of doorlopen naar het volgende dienstjaar voor verdere uitvoering.

2.2 Vaste activa De vaste activa bestaan uit materiële, immateriële en financiële vaste activa. Per soort worden deze nader toegelicht. 2.2.1 Materiële vaste activa Het betreft investeringen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Te onderscheiden zijn: ▪ ▪

▪

Investeringen met een economisch nut. Dit zijn alle investeringen die verhandelbaar zijn. Investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. Het gaat hier om de mogelijkheid om middelen te verwerven (door tarieven, rechten); dit hoeft dus niet werkelijk te gebeuren. Voorbeelden zijn investeringen die verband houden met de afvalstoffenheffing en het rioolrecht. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Hiervan is sprake als er geen baten in bedrijfseconomische zin uit deze activa (kunnen) worden gegenereerd. Deze categorie is beperkt tot investeringen in de openbare ruimte. Voorbeelden zijn onder andere wegen en bruggen.

Vaste materiële activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs: ▪

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. | 7

▪

De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen verder worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend.

Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. Voor in erfpacht uitgegeven gronden en activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer gelden specifieke waarderingen (artikel 63 BBV). In het BBV is bepaald dat alle investeringen worden geactiveerd, dus ook de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Enige uitzondering is een investering in kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, die niet geactiveerd worden. Vaste materiële activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd (brutowaardering). Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief (bijvoorbeeld subsidies) mogen wel in mindering worden gebracht. Dit geldt niet voor bijdragen vanuit reserves; deze kunnen wel via de reserve dekking kapitaallasten jaarlijks ten gunste komen aan de exploitatie ter dekking van de kapitaallasten. Afspraak B. Bijdragen van derden Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een investering worden in mindering gebracht op zowel investeringen met een economisch nut als investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Volgens de voorschriften mag een redelijk deel van de indirecte kosten(salarissen / apparaatskosten) worden toegerekend aan de vervaardigingprijs. Effect hiervan is dat deze kosten mede worden geactiveerd en de lasten hiervan over de komende jaren gespreid worden. In dit kader heeft de gemeente verschillende opties: ▪

▪

Indirecte kosten toerekenen aan investeringen ▪ Voordelige effecten van deze optie zijn: ▪ de investering komt voor de totale kosten in de administratie; ▪ de exploitatie wordt ontlast voor een deel van salaris/apparaatskosten. ▪ Nadelige effecten zijn: ▪ huidige lasten worden verschoven naar de toekomst; ▪ structurele lasten worden niet structureel gedekt; ▪ er ontstaan fluctuaties in de exploitatie bij een verschillend investeringsniveau over de jaren. Indirecte kosten niet toerekenen aan investeringen ▪ Voordelige effecten van deze optie zijn: ▪ structurele lasten worden structureel gedekt in de begroting; ▪ er ontstaan geen fluctuaties in de exploitatie; ▪ toekomstige generaties worden niet opgezadeld met huidige kosten. ▪ Nadelige effecten: ▪ de investering komt niet voor de volledige last in de administratie.

Afspraak C. Indirecte kosten tijdens de vervaardigingperiode Tijdens de vervaardigingperiode indirecte kosten aan investeringen toerekenen volgens de systematiek als opgenomen in de financiële verordening Gemeente Voorst 2017..

2.2.2 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn investeringen waar geen bezittingen tegenover staan: ▪ Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio mogen direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. 8 |

▪ Kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief. Deze kosten kunnen worden geactiveerd indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Als niet aan alle voorwaarden wordt voldaan, dan moeten de kosten in één keer ten laste van de exploitatie gebracht worden. Afspraak D. Activering kosten onderzoek en ontwikkeling De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden bij de betreffende investering meegenomen en geactiveerd.

▪ Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Deze bijdragen kunnen worden geactiveerd als: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Afspraak E. Activering bijdragen aan activa in eigendom van derden Bijdragen aan activa van derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen.

2.2.3 Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn onder te verdelen in: ▪ kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; ▪ leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; ▪ overige (verstrekte) langlopende leningen; ▪ overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar; ▪ bijdragen aan activa in eigendom van derden. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden geactiveerd en gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2.3 Vlottende activa De vlottende activa zijn onder te verdelen in voorraden, uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar en de liquide middelen. 2.3.1 Voorraden Voorraden in het kader van activabeleid hebben betrekking op onderhanden werken in het kader van bouwgrondexploitaties en vooruitbetalingen. De onderhanden werken grondexploitatie worden opgenomen tegen de verkrijgingsof vervaardigingsprijs. Indien de marktwaarde duurzaam lager is dan deze prijs, vindt waardering tegen de marktwaarde plaats. Ook de overige voorraden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of duurzaam lagere marktwaarde. Afspraak F.

Waardering onderhanden werken Onderhanden werken worden gewaardeerd op verkrijgings-, vervaardigingsprijs of marktwaarde, indien deze duurzaam lager is. | 9

Op de complexen van de grondexploitatie wordt niet afgeschreven, de kapitaallasten bestaan hier dus alleen uit rentelasten. Deze zijn gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen. Het is niet toegestaan om rente over het eigen vermogen toe te rekenen. De rente wordt, net als de overige lasten, als vermeerdering van het desbetreffende complex geboekt. 2.3.2 Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Dit zijn bedragen die de gemeente tegoed heeft van afnemers of andere relaties en die op korte of lange termijn opvorderbaar zijn. Ook behoren de uitzettingen in ´s Rijks schatkist hier toe. De vorderingen op derden worden gewaardeerd tegen nominale waarde. De op de balansdatum openstaande vorderingen worden op volwaardigheid beoordeeld. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening dubieuze debiteuren op het balanstotaal van de vorderingen in mindering gebracht. 2.3.3 Liquide middelen Liquide middelen zijn onder andere: ▪ contant geld, bankbiljetten of munten, die als betaalmiddel in omloop zijn; ▪ banktegoeden (rekening courant); ▪ waardepapieren aan toonder, zoals aandelen en obligaties. De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Bij liquide middelen is geen sprake van activering en afschrijving.

2.4 Minimumeisen activeren Het uitgangspunt is dat alle vaste activa worden geactiveerd en in de financiële administratie vastgelegd. Op deze manier komt de waarde van de activa op de balans tot uitdrukking en ontstaat inzicht in de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Aan het activeren van een investering zijn de nodige administratieve handelingen verbonden. Uit het oogpunt van efficiency heeft het niet de voorkeur om alle investeringen te activeren en is het raadzaam om een ondergrens te hanteren. Bovendien is de invloed van investeringen van geringe financiële omvang van beperkte invloed op de financiële positie. Dit betekent wel dat investeringen die niet geactiveerd worden in de begroting als exploitatielast moeten worden meegenomen. Afspraak G. Minimumeisen activeren Als ondergrens voor het activeren van investeringen geldt een bedrag van € 10.000. Investeringen onder dit bedrag worden om efficiencyredenen direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2.5 Afwaarderen van activa Artikel 65 van het BBV geeft voorschriften voor het afwaarderen van activa: ▪ Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. ▪ Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. ▪ Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 2.6 Desinvesteren Op het moment dat een desinvestering (verkoop van het actief) plaatsvindt wordt, na het afwaarderen van de boekwaarde, de boekwinst of –verlies ten gunste/laste van het betreffende jaar gebracht. Het is niet toegestaan om een boekwinst in mindering te brengen op de nieuwe investering; deze moet immers gewaardeerd worden tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

10 |

Afspraak H. Boekwinst of -verlies De boekwinst of -verlies bij het afstoten van een kapitaalgoed wordt als incidentele bate of last in de exploitatie verwerkt.

2.7 Componentenbenadering Investeringen bestaan soms uit verschillende componenten, zoals grondkosten, gebouwen, technische installaties en inventaris. De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende economische/technische levensduur. De commissie BBV beveelt aan om de componentenbenadering en de daarbij horende opsplitsing van activa in verschillende componenten uit praktische overwegingen te beperken en alleen toe te passen bij investeringen met een economisch nut. Afspraak I. Componentenbenadering De componentenbenadering wordt, indien van toepassing, bij investeringen met een economisch nut gebruikt.

2.8 BTW De aftrekbare (als ondernemer) en compensabele (als overheid) BTW wordt niet geactiveerd. De wel kostenverhogende BTW (niet compensabel) wordt geactiveerd onder gelijke condities als het betreffende kapitaalgoed. Afschrijven van activa Afschrijven is de administratieve verwerking van de waardevermindering van een actief. Hierdoor wordt de juiste waarde op de balans gepresenteerd. De waardevermindering wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Een uitzondering op deze regel vormt een geactiveerde investering in grond, waarop niet mag worden afgeschreven. Gronden en terreinen zijn normaliter niet aan slijtage onderhevig; daardoor is er geen sprake van waardevermindering en bestaat er geen noodzaak tot afschrijving. 2.9 Afschrijvingstermijnen Op basis van de gekozen afschrijvingsmethode worden investeringen afgeschreven in verschillende afschrijvingstermijnen. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de technische of de economische levensduur. Afspraak J. Afschrijvingstermijnen Voor de afschrijvingstermijnen wordt de in bijlage 2 opgenomen afschrijvingstabel gehanteerd.

2.10 Afschrijvingsmethode Bij de overheid worden de lineaire en annuïtaire afschrijvingsmethode gebruikt. Bij de lineaire afschrijving is de afschrijving een vast deel van de aanschafwaarde, gebaseerd op de afschrijvingstermijn. Ondanks de vaste afschrijving dalen de kapitaallasten door minder rentelasten als gevolg van de jaarlijks afnemende boekwaarde. Bij de annuïtaire afschrijving nemen de afschrijvingskosten jaarlijks toe. De afnemende rentelasten zorgen ervoor dat de totale jaarlijkse kapitaallasten tijdens de looptijd gelijk blijven. Deze methode wordt toegepast als de kapitaallasten worden doorberekend in tarieven en belastingen. Afspraak K. Afschrijvingsmethode Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire methode, tenzij de afschrijvingskosten doorberekend worden in tarieven, belastingen en huurprijzen. Dan wordt de annuïtaire methode toegegepast. | 11

2.11 Aanvang afschrijven De commissie BBV doet de aanbeveling om in de financiële verordening c.q. nota activabeleid op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij: ▪ in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt; ▪ in het jaar dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen; ▪ in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. Afspraak L. Aanvang afschrijving Met afschrijving van de investeringen wordt begonnen in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt.

2.12 Restwaarde De restwaarde is de geschatte waarde van een actief aan het eind van de gebruikstermijn. Deze vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten van overdracht, verwijdering of vernietiging van het actief. Vanwege de grote mate van onzekerheid rond het bepalen van de restwaarde van een actief (restwaarden liggen in de verre toekomst en zijn in grote mate onderhevig aan onzekere factoren vanuit de markt) is het te adviseren geen rekening te houden met de restwaarde. Afspraak M. Restwaarde De restwaarde wordt op € 0 gesteld.

2.13 Extra afschrijven Slechts om gegronde redenen kan worden afgeweken van de vastgestelde afschrijvingstermijn. Het gaat hierbij om gewijzigde inzichten in de verwachte toekomstige gebruiksduur van de investering. De totale gebruiksduur is bijvoorbeeld korter dan bij het oorspronkelijke activeringsmoment is geschat. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Afspraak N. Extra afschrijvingen Bij wijziging van de verwachte toekomstige gebruiksduur is het toegestaan investeringen extra af te schrijven.

2.14 Rentepercentage Voor de rentetoerekening aan investeringen heeft de gemeente keuzevrijheid. Voor de toerekening van rentelasten aan investeringen zijn er in principe twee mogelijkheden, te weten: ▪ een omslagrente (het zogenaamde renteomslagpercentage); ▪ een vooraf bepaald vast rentepercentage. In het geval van toepassing van een renteomslagpercentage wordt gebruik gemaakt van het jaarlijks door de gemeente vast te stellen tarief voor de verdeling van rentelasten. Op basis van de rentelasten en de omvang van de boekwaarden van de activa wordt het percentage van de renteomslag berekend. Wanneer de rente wordt toegerekend op basis van een vast rentepercentage wordt het rentepercentage jaarlijks bij de begrotingsrichtlijnen, aan de hand van de leningenportefeuille en de marktrente, bepaald. In de jaarrekening wordt hetzelfde percentage gehanteerd als in de begroting. Het verschil tussen de berekende rentelasten en de werkelijke rentelasten is het renteresultaat dat ten bate of ten laste komt van de exploitatie. Afspraak O. Rentepercentage Voor rentetoerekening aan de vaste activa een vast percentage hanteren.

12 |

2.15 Raming rentelasten Op begrotingsbasis wordt een raming gemaakt van de verwachte rentelasten in het begrotingsjaar. Deze raming bestaat uit een deel waarover zekerheid bestaat en een deel waarover nog onzekerheid bestaat. Het deel van de kapitaallasten waarover zekerheid bestaat betreft activa die al in bezit zijn en waarover afgeschreven wordt (opgenomen op de balans/werkelijke boekwaarden). Het deel van de rentelasten waarover geen zekerheid bestaat betreft activa die in bezit zullen komen of investeringen die gedurende het jaar plaatsvinden. Vooraf is niet aan te geven wanneer in het jaar de investering gerealiseerd wordt. Afspraak P. Raming rentelasten In het jaar van beschikbaarstelling van investeringskredieten worden 25% van de volledige rentelasten geraamd.

Binnen de voorschriften bestaat de mogelijkheid om een rentevergoeding over het eigen vermogen (reserves) en de voorzieningen te berekenen de deze door te belasten aan de taakvelden. Het advies van de commissie BBV om vanwege het verlangde inzicht, de eenvoud en transparantie het toerekenen van een rentevergoeding over het eigen vermogen (reserves) niet (meer) toe te passen, is met ingang van 2017 gevolgd. Voor de voorzieningen was dit al het geval. Afspraak Q. Rente over eigen vermogen (reserves) en voorzieningen Aan de voorzieningen en het eigen vermogen (reserves) geen rentevergoeding berekenen, uitgezonderd de voorzieningen die op basis van contante waarde zijn gewaardeerd (voorziening groot onderhoud en vervangingsinvesteringen riolering)

2.16 Onderuitputting Onderuitputting op de kapitaallasten ontstaat als de werkelijke kosten van een investering (actief) lager zijn dan de geraamde kosten of als activering op een later tijdstip dan gepland plaatsvindt. Hierdoor zijn de kapitaallasten lager of deze worden vanaf een later moment gerealiseerd. Om onderuitputing te beperken worden in het jaar van beschikbaarstelling van het investeringskrediet geen afschrijvingslasten geraamd. Voor de rente wordt 25% van de volledige rentelasten geraamd (zie afspraak P). Afspraak R. Raming afschrijvingslasten In het jaar van beschikbaarstelling van investeringskredieten worden geen afschrijvingslasten geraamd.

| 13

Hoofdstuk 3 Notitie materiële vaste activa 2020 (Commissie BBV)

14 |

3.1 Stellige uitspraken en aanbeveling Stellige uitspraken en aanbevelingen notitie materiële vaste activa 2020, onderdeel 1.4 op bladzijde 5 Met stellige uitspraken geeft de Commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dit betekent dat verwacht wordt dat stellige uitspraken worden gevolgd. Afwijking ervan moet expliciet gemotiveerd kenbaar gemaakt worden bij de begroting en de jaarstukken. Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die ‘steun en richting geven aan de praktijk’. De Commissie BBV spoort gemeenten aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). Stellige uitspraken (opgesplitst per onderdeel) Software Software als afzonderlijk actief valt onder de materiële vaste activa, als bedoeld in artikel 35 lid 1a BBV (investeringen met een economisch nut). Licenties op software voor onbepaalde duur, die in één keer in rekening worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a BBV (investeringen met een economisch nut).

Toelichting: De aanschaf, upgrades en uitbreiding van software en licenties op software voor onbepaalde duur, die in één keer in rekening worden gebracht, komen steeds minder voor. Bovendien brengen we deze vaak eenmalige kosten ten laste van het jaarlijks beschikbare krediet voor ICT-investeringen. Op dit krediet (materiële vaste activa) is een afschrijftermijn van 5 jaar van toepassing, waarmee voldaan is aan de stellige uitspraken. Voor de jaarlijks terugkomende kosten als huur, onderhoud en abonnementen is er een exploitatiebudget beschikbaar. In toenemende mate komt software in de vorm van een SaaS (Software as a Service) oplossing beschikbaar. De gebruiker is geen eigenaar, maar kan in de vorm van een abonnement inloggen bij de dienstverlener. Betaling gebeurt per jaar of in delen daarvan. Waardering: Voor vastgoed met een economische functie is – ingeval van een duurzame waardevermindering - afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven. Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit is een schattingswijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Een wijziging van de ‘vrij te kiezen’ waarderingsgrondslagen is een stelselwijziging.

Bij een stelselwijziging worden bestaande (rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte gebruiksduur afgeschreven. Uit hoofde van rechtmatigheid kunnen besluiten tot een stelsel- of schattingswijziging met betrekking tot materiële vaste activa uiterlijk tot het einde (31 december) van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen door de raad.

Toelichting: De uitspraak over afwaardering bij een duurzame waardevermindering spreekt voor zich. Schattings- en stelselwijzigingen worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Een voorbeeld hiervan is het het raadsvoorstel voor "verduurzaming en revitalisering gemeentehuis" . Hierbij is voorgesteld om annuïtair (i.p.v. lineair) af te schrijven en de afschrijfduur te bepalen op 40 i.p.v. 25 jaar (schattingswijzigingen).

| 15

Voorzieningen Klein en groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object en mag daarom niet worden geactiveerd. Voorzieningen die vooraf worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren, kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent beheerplan. Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud. In geval van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd.

Toelichting: Klein onderhoud van objecten wordt jaarlijks opgenomen in de taakvelden van de Meerjarenprogrammabegroting. Groot onderhoud verloopt via de beheerplannen en wordt direct ten laste van de voorziening gebracht. Zowel klein als groot onderhoud worden dus niet afgeschreven. Het instellen en voeden van een voorziening loopt in Voorst altijd via de gemeenteraad. Met uitzondering van de voorzieningen “Wethouderspensioenen” en “Lawa Mena” zijn alle voorzieningen voorzien van een recent beheerplan. Jaarlijks vindt er, gebaseerd op het beheerplan, vanuit de exploitatie een dotatie aan de voorziening plaats die voldoende is om in ieder geval tijdens de 4-jaarlijkse begrotingstermijn het groot onderhoud uit te voeren. Er is geen sprake van achterstallig onderhoud. Door de accountant is bij de jaarrekening 2019 geconstateerd dat naast groot onderhoud ook vervangingsinvesteringen, die verplicht moeten worden afgeschreven, in eerste instantie ten laste van de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen waren gebracht. Dit leidt tot de nieuwe afspraak S (zie hoofdstuk 3.2). Aanbeveling De commissie BBV beveelt aan om de wijze waarop met investeringen in materiële vaste activa en bijbehorende afschrijvingen wordt omgegaan vast te leggen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, een nota investeringen of de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.

In aanvulling hierop kan een investeringsplan voor het huidige en de komende jaren een bijlage vormen die jaarlijks geactualiseerd wordt.

Toelichting: Deze nota activabeleid, als uitvoering van artikel 7 van de financiële verordening gemeente Voorst, beantwoordt aan deze aanbeveling. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de Meerjarenprogrammabegroting wordt per kapitaalgoed (wegen, riolering, groen, gebouwen, openbare verlichting, materieel) ingegaan op de beleidskaders, de financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting en de mate van kwaliteit en risico’s. Ook zijn per programma de meerjarig geplande investeringen opgenomen en worden in de bijlage van de jaarstukken de stand van zaken m.b.t. bestaande investeringen weergegeven.

16 |

3.2 Nieuwe afspraak S Afspraak S. Beheerplan voor onderhoud gemeentelijke gebouwen Het beheerplan voor onderhoud gemeentelijke gebouwen splitsen in groot onderhoud en (vervangings-)investeringen.

Toelichting: Door de accountant is bij de jaarrekening 2019 geconstateerd dat naast groot onderhoud ook vervangingsinvesteringen, die verplicht moeten worden afgeschreven, in eerste instantie ten laste van de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen waren gebracht. Deze omissie is in 2019 gecorrigeerd; voor 2020 zijn uitgevoerde vervangingsinvesteringen tevens afgeschreven en deze komen niet meer ten laste van de voorziening. Bij de Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025 zal op begrotingsbasis de splitsing een feit zijn. De voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen fungeert dan niet meer als middel om de uitgaven van de (vervangings-)investeringen te dekken. De kapitaallasten (rente en afschrijving) worden gecompenseerd door een de afnemende voeding (dotatie vanuit de exploitatie) van de voorziening. Correctie 2019 t/m 2021 Door het afschrijven van de (vervangings-)investeringen zijn zowel de voeding als de stand van de voorziening te hoog. Daar tegenover staan niet begrote kapitaallasten. Bij het Voortgangsbericht 2021 en/of Bestuursrapportage 2021 volgen voorstellen om dit te corrigeren.

| 17

Hoofdstuk 4 Bijlagen

18 |

4.1 Bijlage 1 Wettelijk kader Gemeentewet Artikel 212 De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.De verordening bevat in ieder geval: 1. regels voor waardering en afschrijving van activa; Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Artikel 59 1. Alle investeringen worden geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: 1. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; 2. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; 3. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; 4. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: 1. er sprake is van een investering door een derde; 2. de investering bijdraagt aan de publieke taak; 3. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; 4.

de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel 62 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. 3. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Artikel 63 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs.

Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. | 19

5. 6. 7. 8.

Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.

Artikel 64 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. 6. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. Artikel 65 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2.

Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Notitie materiele vaste activa 2020 (Commissie BBV) Financiële verordening gemeente Voorst: Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa 1. Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaren een "Activanota" aan. De raad stelt deze nota vast. 2. Voor de waardering en afschrijving van activa worden de methodieken en termijnen gehanteerd, als vermeld in de Activanota. Nota activabeleid 2016 (vervalt)

20 |

4.2 Bijlage 2 Afschrijvingstabel In geel zijn de wijzigingen t.o.v. 2016 qua omschrijving en afschrijftermijn aangegeven. Ook is het onderdeel Duurzaamheid toegevoegd. Omschrijving

2016

2021

Gronden en terreinen Woonruimten nieuwbouw renovatie, restauratie, verbouw en uitbreiding (levensduur verlengend) woonwagens Bedrijfsgebouwen en scholen nieuwbouw (inclusief scholen) renovatie, restauratie, verbouw en uitbreiding (levensduur verlengend) tijdelijke gebouwen/noodlokalen terreinafscheidingen inrichtingskosten oude schoolgebouwen (tot het jaar 1995) schaftunits begraafplaats Grond-, weg-, en waterbouwkundige werken wegen, fiets- en voetpaden, parkeerplaatsen: aanleg/vervanging, reconstructie, renovatie, verkeersmaatregelen parkeerplaatsen: aanleg / vervanging bruggen: aanleg/vervanging en reconstructie openbare verlichting: masten openbare verlichting: armaturen plantsoenen/parken: aanleg/vervanging sportterreinen/speelplaatsen: aanleg/vervanging sportterreinen/speelplaatsen: reconstructie sportterreinen/speelplaatsen: kunstgrasvelden speeltoestellen/ -voorzieningen waterbeheer: vervanging vrijverval leidingen, hemelwatermaatregelen, milieumaatregelen en grondwatertaken waterbeheer: persleidingen bouwkundige aanpassingen waterbeheer: persleidingen mechanische / elektrische aanpassingen waterbeheer: grondwaterbeheersing waterbeheer: onderzoek en advies derden waterbeheer: vervangen/renoveren rioolgemalen waterbeheer: baggerwerkzaamheden Vervoermiddelen vrachtwagen kleine tractor grote tractor gladheidbestrijding: zout(opzet)strooiers gladheidbestrijding:

sneeuwschuivers aanhangwagens personenauto, bestelauto, bus snorscooters schaftwagens Machines, apparaten en installaties archiefinstallaties lift installaties elektrotechnisch installaties werktuigbouwkundig inventaris en meubilair zonwering noodstroomaggregaten brandslanghaspels en blusmiddelen veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen begraafplaatsen: grafbekistingen & rijdende baar begraafplaatsen: grafliften gereedschappen en werktuigen: (onderhouds)materieel divers

n.v.t.

n.v.t.

40 jaar 25 jaar 25 jaar

40 jaar 25 jaar 25 jaar

40 jaar 25 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 60 jaar 15 jaar

40 jaar 25 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 60 jaar 15 jaar

30 jaar 30 jaar 40 jaar 40 jaar 40 jaar 20 jaar 20 jaar 20 jaar 20 jaar 15 jaar 15 jaar 50 jaar

30 jaar 30 jaar 40 jaar 40 jaar 40 jaar 20 jaar 20 jaar 20 jaar 20 jaar 15 jaar 15 jaar 50 jaar

45 jaar 15 jaar 4 jaar 5 jaar 15 jaar 10 jaar

45 jaar 15 jaar 4 jaar 5 jaar 15 jaar 10 jaar

9 jaar 12 jaar 8 jaar 9 jaar 15 jaar 12-15 jaar 8 jaar 8 jaar 10 jaar

9 jaar 12 jaar 8 jaar 9 jaar 15 jaar 12-15 jaar 8 jaar 8 jaar 10 jaar

25 jaar 20 jaar 15 jaar 10 jaar 15 jaar 20 jaar 20 jaar 10 jaar 20 jaar 10 jaar 5-15 jaar

25 jaar 20 jaar 15 jaar 15 jaar 10 jaar 15 jaar 20 jaar 15 jaar 10 jaar 20 jaar 10 jaar 5-15 jaar | 21

gereedschappen en werktuigen: hefbrug Duurzaamheid duurzame bouwkundige investeringen (alleen bij significante kwaliteitsverbetering en levensduurverlengend) duurzame installatietechnische investeringen zon en wind opweksystemen ICT telefooninstallatie servers, PC’s, randapparatuur (hardware) software / applicaties mobiele apparatuur (tablets, smartphones)

22 |

20 jaar

20 jaar

-

25 jaar 15 jaar 25 jaar

5 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar

5 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar