Jaarstukken 2020 (2021-24302)
Tekst van het document
Verder vallen algemene –niet productgerelateerde- adviesactiviteiten voor de diverse milieubeleidsterreinen onder dit programma, welke overigens kunnen verschillen per partner, alsmede deelname aan platforms en expertgroepen Gelders stelsel en het accountmanagement onder dit programma. Doelstelling Wat wilden we bereiken? Het voor de partners uitvoeren van wettelijke (advies)taken, dan wel adviseren over thematisch milieubeleid met het oog op een beter leefmilieu (gezondheid, veiligheid en leefbaarheid). Specialisten versterken elkaar in integrale adviesproducten. Innovaties spelen een voorname rol, er is veel aandacht voor duurzaamheid en in het bijzonder voor energievraagstukken en circulariteit. Gestreefd wordt naar een systematische aanpak met een hoog rendement. Effectkengetal Onderstaand zijn de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) weergegeven zoals die zijn opgenomen in de binnen het Gelders stelsel ontwikkelde kernset KPI’s. 2020 Begroting
Realisatie
Percentage adviesaanvragen dat binnen de met de partners afgesproken termijnen, is afgedaan
80%
90%
Percentage beschikkingen (op het gebied van zowel vergunningen als handhaving) dat overeind blijft in juridische procedures
90%
n.v.t. 1)
1)
Deze KPI is bij OVIJ niet van toepassing omdat het verweer bij bezwaar- en beroepszaken niet aan OVIJ is gemandateerd, maar bij de partner plaatsvindt. OVIJ heeft hier alleen een adviserende rol.
Het gerealiseerde percentage externe adviezen dat binnen de afgesproken termijn is behandeld, is hoger dan het geraamde percentage. Evenals in 2019 is hierop het afgelopen jaar actief gestuurd nadat deze KPI in 2018 niet was gehaald. 42
Wat hebben we bereikt? Alle gevraagde adviezen zijn uitgebracht. Output Wat hebben we er voor gedaan? In onderstaande tabel is in de kolom Begroting de productie vermeld zoals deze met de partners is overeengekomen in de Samenwerkingsovereenkomsten 2020. Deze aantallen wijken af van de aantallen zoals die in de Begroting 2020 staan. Op basis van nieuwe inzichten zijn in de SWO’s met de partners soms andere afspraken gemaakt over de productie in 2020. In de kolom Realisatie staat de productie zoals die is opgenomen in het bedrijvenbestand MpM dat tot en met oktober 2020 werd gebruikt door OVIJ. Eind oktober 2020 heeft OVIJ het nieuwe zaaksysteem OpenWave geïmplementeerd. Het is nog niet mogelijk om de aantallen gerealiseerde producten uit OpenWave te ‘halen’. De verwachting is dat in de loop van 2021 de productiecijfers uit OpenWave kunnen worden gehaald. In onderstaande tabel staat daarom de realisatie van de vraaggestuurde en geplande producten met een startdatum vóór 1 november 2020 en een afrondingsdatum vóór 1 januari 2021. De vraaggestuurde producten die zijn gestart vanaf 1 november 2020 en zijn afgerond in november of december 2020, zijn geregistreerd in het nieuwe zaaksysteem OpenWave en zijn dus niet opgenomen in onderstaande tabel. In werkelijkheid zijn er dus meer vraaggestuurde producten gemaakt dan in onderstaande tabel wordt vermeld.
Dit geldt niet voor de realisatie van de geplande producten (b.v. integrale controles, geplande aspectcontroles en de producten Bodemloket - groot en Bodemloket – klein). De realisatie van deze producten is voor het hele jaar 2020 in het oude bedrijvensysteem MpM opgenomen en staat dus ook in onderstaande tabel. Apeldoorn
Brummen
Epe
Voorst
Gelderland
Totaal
Product B
R
Adviesvraag mileu enkelvoudig - bodem
255
159
96
5
31
-26
65
41
24
0
0
0
0
0
Eindbrief melding bodem (grondverzetmelding BBK)
190
177
13
30
28
2
30
17
13
22
58
-36
0
Adviesvraag milieu enkelvoudig - geluid en lucht
50
31
19
0
0
0
5
4
1
0
0
0
Adviesvraag milieu enkelvoudig - ecologie
150
229
-79
0
0
0
50
57
-7
0
0
Adviesvraag milieu enkelvoudig
40
95
-55
0
0
0
9
16
-7
0
Adviesvraag milieu meervoudig
150
146
4
0
0
0
10
21
-11
Adviesvraag milieu enkelvoudig juridisch
25
9
16
0
0
0
2
3
Vraag Bodemloket klein
750
399
351
15
56
-41
75
Vraag Bodemloket groot
50
110
-60
5
17
-12
1.660
1.355
305
55
132
-77
Totaal
V
B
R
V
B
R
V
B
R
V
B
R
V
B
R
V
0
325
231
94
0
0
272
280
-8
0
0
0
55
35
20
0
0
0
0
200
286
-86
0
0
0
0
0
49
111
-62
0
0
0
0
0
0
160
167
-7
-1
0
0
0
0
0
0
27
12
15
87
-12
0
0
0
0
0
0
840
542
298
5
28
-23
0
0
0
0
0
0
60
155
-95
251
274
-23
22
58
-36
0
0
0
1.988
1.819
169
43
Kosten Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1,Begroting nà wijziging
Realisatie
Afwijking
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Programma Advies
1.203.617
825.787
377.830
1.203.617
1.085.552
118.064
Saldo van baten en lasten
1.203.617
825.787
377.830
1.203.617
1.085.552
0
0
0
0
1.203.617
825.787
377.830
1.203.617
Mutaties reserves
Gerealiseerde resultaat
Baten
Lasten
Saldo
0
-259.765
259.765
118.064
0
-259.765
259.765
0
0
0
0
0
1.085.552
118.064
0
-259.765
259.765
Verschillenanalyse Aan de batenkant is geen verschil zichtbaar tussen de begrote en gerealiseerde baten. De overschrijding aan de lastenkant wordt veroorzaakt doordat aan dit programma meer uren zijn besteed dan begroot. Deze extra uren waren het gevolg van de vraag naar extra adviezen die binnen dit programma zijn gerealiseerd.
44
5.6
Programma 006: Stelseltaken
Beschrijving OVIJ heeft – mede op basis van de “Notitie Stelsel Werkzaamheden” - in het Bedrijfsplan de stelseltaak Portaal Gelderse Omgevingsdiensten ingericht. Deze stelseltaak geeft invulling aan de onderdelen Portaal, Kennis en Communicatie. Deze invulling vindt plaats vanuit een integrale benadering (opgavegericht), waarbij kwaliteit van het milieu en een duurzaam en verantwoord gebruik door burgers en bedrijven van de leefomgeving het uitgangspunt zijn. Naast de stelseltaak Portaal waar OVIJ zelf verantwoordelijk voor is, betaalt OVIJ ook een bijdrage voor de stelseltaken die bij de andere Gelderse omgevingsdiensten zijn belegd en de activiteiten die door de 7 Gelderse omgevingsdiensten samen worden georganiseerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om Ketentoezicht, Coördinatie & Kwaliteit, P&O en BSBm. Doelstelling Wat wilden we bereiken? Het Portaal Gelderse Omgevingsdiensten draagt bij aan het vergroten van de professionaliteit van de omgevingsdiensten in Gelderland en het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering van taken binnen het omgevingsrecht. De Gelderse omgevingsdiensten maken een ontwikkeling door en werken opgavegericht. De focus van de stelseltaak Portaal ligt hierdoor op het faciliteren en ondersteunen van het opgavegericht werken en de samenwerking binnen de Gelderse omgevingsdiensten.
Portaal Het Portaal is de spil in de (algemene) contacten op strategisch/tactisch niveau tussen de Gelderse omgevingsdiensten en externe partners, waarbij de onderlinge afstemming tussen strafrechtelijke en bestuurlijke handhaving centraal staat. We zorgen voor verbinding met partijen als politie, OM, veiligheidsregio’s, waterschappen etc., onderhouden de contacten en boren nieuwe contacten aan. Het Portaal vormt het aanspreekpunt voor externe partijen en is verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen. We stemmen af en brengen het gesprek op gang; we faciliteren maar leveren zelf geen inhoudelijke input. Kennis Portaal Kennis faciliteert de ontmoeting en samenwerking binnen het stelsel. Enerzijds middels het faciliteren en organiseren van bijeenkomsten en anderzijds door het - in samenwerking met de stelseltaak HRM - organiseren van opleidingen. De omgevingsdiensten zijn verantwoordelijk voor het opleiden van hun medewerkers. Daar waar er meerwaarde (qua kosten, kennisdeling, level playing field, samenwerking en kwaliteit) voor de individuele omgevingsdiensten te behalen is, bestaat de mogelijkheid om Portaal Kennis de opleidingen voor de Gelderse omgevingsdiensten te laten organiseren. Portaal Kennis ondersteunt HRM en de omgevingsdiensten bij het samenstellen van de opleidingsvraag en –behoefte.
Hiermee wordt invulling gegeven aan kennisontwikkeling en samenwerking binnen het stelsel. Communicatie Portaal Communicatie onderhoudt en optimaliseert communicatiekanalen en -middelen binnen de Gelderse omgevingsdiensten. In het land hebben de Gelderse omgevingsdiensten inmiddels een herkenbare positie ingenomen. Deze positie danken we mede aan de herkenbare uitstraling dankzij de uniforme huisstijl, website en andere Gelderlandbrede uitingen zoals persberichten en flyers. Portaal Communicatie zal deze uitingen blijven beheren en samen met de collega communicatieadviseurs binnen de Gelderse omgevingsdiensten doorontwikkelen. Verder zorgt Portaal Communincatie voor de interne Gelderlandbrede communicatie via Geldernet, nieuwsbrieven, enz. 45
Wat hebben we bereikt? In 2020 waren de activiteiten van Portaal GO gericht op het ondersteunen en faciliteren van de 7 Gelderse omgevingsdiensten. Daarnaast worden adviesplatforms en expertgroepen ondersteund (waar vertegenwoordigers van de Gelderse omgevingsdiensten op VTH-gebied zitting in hebben), om kennis te delen en projecten uit te voeren. Het Portaal heeft hier een coördinerende en faciliterende rol gespeeld. In het kader van het stelselplan 2019-2022 heeft Portaal GO 2 managementbijeenkomsten gefaciliteerd. Het communicatieteam binnen het Portaal heeft, in samenwerking met de 7 Gelderse omgevingsdiensten, een nieuwe communicatiestrategie en -plan opgesteld dat in juni 2020 is vastgesteld in het directeurenoverleg van de Gelderse omgevingsdiensten. Dit resulteert in een meer uniforme wijze van communicatie en geeft meer eenduidigheid in de interne en externe communicatie. Ook heeft het communicatieteam de projectleiding verzorgt voor het ontwerp en de aanbesteding van een nieuwe website en huisstijl voor de Gelderse omgevingsdiensten. De verwachting is dat de nieuwe website in het voorjaar van 2021 live gaat. Het Operationeel Overleg Overijssel Gelderland (OOOG), een overleg tussen de omgevingsdiensten uit Overijssel en Gelderland met het Openbaar Ministerie en de politie over handhaving casussen, heeft vanwege de coronamaatregelen beperkt fysiek plaats gevonden.
Dit type van overleg, met het oog op data en gegevensveiligheid, kan niet via digitale systemen als bijvoorbeeld Microsoft Teams. Het Portaal heeft als verbindingsofficier in bilaterale overleggen opgetreden. Bij de volgende projecten was Portaal GO betrokken: • Het project Mest van de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit. • Het provinciale project BIBOB/ondermijning. • Het Gelders Ondergrond Overleg (GOO) waar Portaal GO de rol van penningmeester vervult. • De Gelderse omgevingsdiensten taskforce nieuwe Omgevingswet. Het Portaal heeft hier de aanbesteding en de coördinatie van de omleidingen verzorgd. Output Wat hebben we ervoor gedaan? Het Programma 2020 van Portaal GO is, met uitzondering van het organiseren van fysieke bijeenkomsten en de hierbij behorende werkzaamheden, uitgevoerd. Als bijzondere zaken en werkzaamheden kunnen worden vermeld: • In 2020 zijn (op basis van raamcontracten met diverse opleidingsinstituten) cursussen gecoördineerd op verschillende niveaus en op diverse VTH-gebieden. De cursussen zijn onder auspiciën van de HRM-expertgroep en de platforms opgezet en zijn in de meeste gevallen digitaal vorm gegeven. • Door Portaal GO werd ook in 2020 uitvoering gegeven aan het Operationeel Overleg Overijssel Gelderland (OOOG).
In deze overleggen werken Politie Oost-Nederland, het OM Oost en de 9 omgevingsdiensten in Overijssel en Gelderland nauw samen op het gebied van toezicht, handhaving en opsporing en de prioritering en programmering ervan. De samenwerkingsvorm is zeer succesvol. Inmiddels zijn een aantal (landelijke) instanties waaronder het RIEC-Oost en de NVWA op ad-hoc basis OOOG-deelnemer bij bijzondere casussen en informatiedeling. • Door Portaal GO zijn twee aanbestedingen georganiseerd: Website Gelderse Omgevingsdiensten en Opleidingen nieuwe Omgevingswet. • De huisstijl van de Gelderse Omgevingsdiensten heeft een update ondergaan. • De informatieverzoeken in het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) zijn voor de Gelderse omgevingsdiensten in 2020 door het Portaal gecoördineerd. 46
Kosten Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1,Begroting nà wijziging
Baten
Lasten
Programma Stelseltaken
755.673
713.461
Saldo van baten en lasten
755.673
Mutaties reserves
Gerealiseerde resultaat
Realisatie
Saldo
Afwijking
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
42.211
644.335
527.751
116.584
111.338
185.710
-74.372
713.461
42.211
644.335
527.751
116.584
111.338
185.710
-74.372
0
0
0
0
0
0
0
0
0
755.673
713.461
42.211
644.335
527.751
116.584
111.338
185.710
-74.372
Verschillenanalyse De onderschrijding aan de batenkant wordt veroorzaakt doordat in 2020 de kosten voor de stelseltaak K&P, die OVIJ voor de Gelderse omgevingsdiensten uitvoert, lager zijn uitgevallen dan begroot. Het saldo van deze stelseltaak is gecrediteerd op de bijdrages die de Gelderse omgevingsdiensten aan OVIJ hebben betaald voor de uitvoering van deze stelseltaak. De onderschrijding aan de lastenkant houdt verband met het feit dat minder uren aan dit programma zijn besteed en de kosten voor de stelseltaken die de andere Gelderse omgevingsdiensten voor OVIJ uitvoeren, lager zijn uitgevallen dan begroot. Er zijn vooral minder uren aan dit programma besteed, omdat door COVID-19 geen fysieke bijeenkomsten konden worden georganiseerd en hierbij behorende werkzaamheden, kwamen te vervallen.
47
5.7
Algemene dekkingsmiddelen
Hieronder wordt een toelichting gegeven op de realisatie van het overzicht van algemene dekkingsmiddelen. Bedragen x € 1,Begroting na wijziging
Baten
Lasten
Saldo
Realisatie
Afwijking
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Algemene dekkingsmiddelen
0
2.004.291
-2.004.291
120.624
2.100.290
-1.979.666
-120.624
-95.998
-24.626
Onvoorzien
0
62.780
-62.780
0
-50
50
0
62.830
-62.830
Saldo van baten en lasten
0
2.067.072
-2.067.072
120.624
2.100.240
-1.979.616
-120.624
-33.168
-87.456
Mutaties reserves
0
0
0
159.168
0
159.168
-159.168
0
-159.168
Gerealiseerde resultaat
0
2.067.072
-2.067.072
279.793
2.100.240
-1.820.447
-279.793
-33.168
-246.624
Verschillenanalyse De overschrijding aan de batenkant wordt veroorzaakt doordat de door Apeldoorn de betaalde frictiekosten niet waren begroot. Ook de mutaties reserves betreffen niet begrote, maar wel door het algemeen bestuur besloten onttrekkingen aan de bestemmingsreserves. Zie ook hoofdstuk 3.3 Toelichting op de balans en dan in het bijzonder de toelichting onder het verloopoverzicht van de reserves. De overschrijding aan de lastenkant is het gevolg van diverse kleine afwijkingen ten opzichte van de begroting 2020.
48
6. Verplichte paragrafen
49
In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn 7 verplichte paragrafen opgenomen voor de provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Voor OVIJ zijn de paragrafen ‘lokale heffingen’ en ‘grondbeleid’ niet relevant. Deze paragrafen zijn daarom niet opgenomen. De overige paragrafen worden hierna toegelicht.
6.1
Paragraaf Weerstandsvermogen
Deze paragraaf bevat een omschrijving van het risicoprofiel, de risico’s en het gewenste weerstandsvermogen. Risicoprofiel De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffenen, de capaciteit van middelen en mogelijkheden die OVIJ heeft om niet geraamde kosten op te vangen. OVIJ loopt risico’s. Een deel hiervan wordt afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. Het weerstandsvermogen om niet geraamde kosten op te vangen, bestaat uit de Algemene Reserve van € 150.000 en de post Onvoorzien van € 64.000 (afgerond) die jaarlijks in de begroting wordt opgenomen. Benodigde weerstandscapaciteit Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden van de belangrijkste bedrijfsvoeringrisico’s. Bij de berekening van het benodigde weerstandsvermogen zijn de strategische risico’s niet meegenomen, omdat de eigenaren van OVIJ verantwoordelijk zijn voor de strategische keuzes en de financiering hiervan. Hieronder zijn de belangrijkste risico’s met een tijdscope van 3 jaar (2021 t/m 2023) op het gebied van de bedrijfsvoering van OVIJ weergegeven: ▪ Financiële gevolgen van een reorganisatie of andere organisatorische veranderingen. De hiervoor benodigde weerstandscapaciteit wordt geraamd op € 30.000 (€ 100.000 (impact) * 30% (kans).
▪ OVIJ is volgens de Werkloosheidswet (WW) verplicht eigenrisicodrager. Dit betekent dat OVIJ de kosten van de WW-uitkering betaalt als een medewerker van OVIJ werkloos wordt b.v. een medewerker waarvan het tijdelijke contract niet wordt verlengd. De hiervoor benodigde weerstandscapaciteit wordt geraamd op € 35.000 (€ 70.000 (impact) * 50% (kans). ▪ Claims van partners die niet gedekt worden door een verzekering. De claimcultuur die steeds vaker in de samenleving voorkomt, heeft ook effect op de samenwerking met onze partners. Niet alle claims worden gedekt door onze verzekering. De hiervoor benodigde weerstandscapaciteit wordt geraamd op € 15.000 (€ 30.000 (impact) * 50% (kans). De gekwantificeerde bedrijfsvoeringsrisico’s onder de benodigde weerstandscapaciteit bedragen in totaal € 80.000 (afgerond). Beschikbare weerstandscapaciteit Tot het weerstandsvermogen van OVIJ kunnen slechts twee posten worden gerekend: ▪ Reserves ▪ Post Onvoorzien. De omvang van de beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 150.000 incidenteel en € 64.000 structureel. Er van uitgaande dat de post onvoorzien de komende jaren hetzelfde is, kan gesteld worden dat voor een periode van drie jaar deze € 192.000 bedraagt. De totale weerstandscapaciteit komt daarmee op € 342.000.
Ofschoon bestemmingsreserves in principe ook tot de beschikbare weerstandscapaciteit kunnen worden gerekend, is er voor gekozen om deze reserves niet in de berekening mee te nemen, omdat deze reserves in principe niet vrij 50
besteedbaar is. Aan deze reserves zijn door het algemeen bestuur concrete bestemmingen toegekend, waardoor hierover in principe niet vrijelijk kan worden beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de verhouding weer tussen de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit. Voor de kwalificatie van het weerstandsvermogen is gebruik gemaakt van onderstaande ratio: Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit / Benodigde weerstandscapaciteit. Als de beschikbare weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit, komt de ratio van het weerstandsvermogen uit op 4,28 (€ 342.000 / € 80.000). De kwalificatie van het weerstandsvermogen is daarmee volgens het op 29 juni 2015 door het Dagelijks Bestuur vastgestelde rapport “Quick scan majeure risico’s” van Deloitte uitstekend. Financiële kengetallen Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moet een aantal (financiële) kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen worden opgenomen. In de onderstaande tabel worden deze kengetallen gepresenteerd. Financiële kengetallen
Realisatie 2019
Realisatie 2020
Algemene reserve
€ 150.000
€ 150.000
Netto schuldquote
-9%
-4%
Netto schuldquote excl. verstrekte leningen
-9%
-4%
Solvabiliteitsratio
20%
18%
Structurele exploitatieruimte
n.v.t.
n.v.t.
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote en netto schuldquote excl. verstrekte leningen Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een hoge netto schuldquote hoeft geen probleem te zijn. Of dat het geval is, valt niet direct af te leiden uit de netto schuldquote zelf, maar hangt af van meerdere factoren. Zo kan een hoge schuld worden veroorzaakt doordat er leningen zijn afgesloten en die gelden vervolgens worden doorgeleend aan andere partijen die op hun beurt weer jaarlijks aflossen. In dat geval hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin OVIJ in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Indien er sprake is van een forse schuld én veel eigen vermogen (het totaal van de algemene en de bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Daar is bijvoorbeeld sprake van indien een lening is aangegaan omdat het eigen vermogen niet liquide is (omdat het vast zit in het kantoorgebouw of dat er andere investeringen mee zijn gefinancierd).
Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van OVIJ. De mate van weerbaarheid geeft in combinatie met de andere kengetallen een indicatie over de financiële positie van OVIJ. 51
Op basis van de gerealiseerde kengetallen in 2020 is de conclusie gerechtvaardigd dat geen maatregelen nodig zijn om de financiële positie van OVIJ te verbeteren.
52
6.2
Paragraaf Financiering
De financieringsparagraaf is, in samenhang met de financiële verordening, een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het treasurystatuut zijn de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, namelijk risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. De financiële verordening, de controleverordening en het treasurystatuut zijn in 2012 door het algemeen bestuur van OVIJ vastgesteld. In overeenstemming met de GR-OVIJ zijn in 2016 de financiële verordening en het treasurystatuut geactualiseerd en zijn deze nieuwe regelingen door het algemeen bestuur vastgesteld. Als gevolg van een wijziging van het Beluit Begroting en Verantwoording (BBV) is in 2019 door het algemeen bestuur een wijziging van de financiële verordening 2016 vastgesteld. Deze wijziging betreft het opnemen van een overzicht van incidentele baten en lasten in de begroting en jaarrekening. Het financieringsvraagstuk van OVIJ is van een beperkte omvang. Dit heeft te maken met het feit dat de lasten vooral bestaan uit personeelslasten of daaraan gerelateerde kosten. De financieringsrisico's zijn om die reden beperkt. Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido.
Een belangrijk element daarbij is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op korte als lange termijn. Dit betreft dan vooral het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. OVIJ heeft geen leningen uitstaan. OVIJ neemt sinds 2014 deel aan het zogenaamde schatkistbankieren. Dit houdt in dat eventuele positieve banksaldi bij het Rijk worden uitgezet. Het betreft 0,75% van het begrotingstotaal met een minimum van € 250.000 en een maximum van € 2.500.000.
53
Tabel berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000)
Verslagjaar 2020
(1)
Drempelbedrag
250
Kwartaal 1
Kwartaal 2
243
206
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
7
44
104
136
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
-
146
114
(1) Berekening drempelbedrag
Verslagjaar 2020
(4a)
(4b)
(4c) (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000
Begrotingstotaal verslagjaar
-
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
-
-
Drempelbedrag
250
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
Kwartaal 1
(5a)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b)
Dagen in het kwartaal
(2) - (5a) / (5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
Kwartaal 2
22.151
91
243
Kwartaal 3
18.747
91
206
Kwartaal 4
13.449
10.474
92
92
146
114
54
Risicobeheer Uit hoofde van de treasuryfunctie kunnen middelen worden uitgezet. Het Treasurystatuut is hierbij leidend. Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: ▪ Geen overschrijding van de renterisiconorm conform de Wet Fido. ▪ Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning. ▪ De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2020 bedraagt de kasgeldlimiet € 519.945.
Kasgeldlimiet
1e kwartaal
Netto vlottende schuld / vlottende middelen Kasgeldlimiet
Ruimte onder limiet
2e kwartaal
3e kwartaal
4e kwartaal
-1.688.185
-2.125.792
-1.142.215
-1.640.820
519.945
519.945
519.945
519.945
-2.208.130
-2.645.738
-1.662.161
-2.160.765
Uit bovenstaand overzicht blijkt, dat de kasgeldlimiet in 2020 niet is overschreden. Renterisiconorm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisiconorm. Als lange financiering wordt volgens de Wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rentetypische looptijd langer dan één jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Conform de wet Fido geldt dat in enig jaar niet meer dan 20% van het totaal van de begroting mag worden geherfinancierd.
Renterisiconorm
Maximaal renterisico op vaste schuld
Begroot 2020
Realisatie 2020
Begroot 2021
Begroot 2022
Begroot 2023
Begroot 2024
0
0
0
0
0
0
Renterisiconorm
1.268.160
1.268.160
1.268.160
1.268.160
1.268.160
1.268.160
Ruimte onder limiet
-1.268.160
-1.268.160
-1.268.160
-1.268.160
-1.268.160
-1.268.160
Uit bovenstaand overzicht blijkt, dat de renterisiconorm in 2020 niet is overschreden.
55
6.3
Paragraaf Bedrijfsvoering
Deze paragraaf gaat over de sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen van OVIJ. OVIJ werkte, qua structuur, in 2020 volgens onderstaand organigram:
Personeel De medewerkers van OVIJ vormen de stuwende kracht van de organisatie. In hun dagelijkse werk worden ze in meer of mindere mate geconfronteerd met de complexiteit van de leefomgeving, waarbij het werk binnen een politiek-bestuurlijke omgeving voor een extra dimensie zorgt. Medewerkers zijn productverantwoordelijk. Samenwerken, omgevingsbewustheid, zelf reflecterend vermogen, verantwoordelijkheid, transparantie en veranderingsbereidheid vormen de basis voor de werkhouding van de medewerkers. Het is dan ook van belang dat de taken in een veilige en professionele omgeving uitgevoerd kunnen worden. Voor de uitvoering van het werk wordt van de medewerkers verwacht dat zij dit doen vanuit een hoge mate van betrokkenheid. Hiermee wordt de basis gelegd voor een excellente organisatie. Daarnaast is het van belang te voldoen aan de kwalitatieve eisen die worden gesteld aan zowel organisatie als medewerkers. In 2020 kende OVIJ minder mutaties, in vergelijk met voorgaande jaren, in haar medewerkersbestand. Er vertrokken 8 medewerkers, 3 uit vaste dienst en er liepen 5 contracten voor bepaalde tijd af. Als opvolging benoemde OVIJ 3 medewerkers in vaste dienst en kozen wij ervoor om 5 medewerkers aan te nemen op basis van een tijdelijk contract. Wij zijn blij met de nieuwe medewerkers, zij brengen nieuw elan en voeden de organisatie met nieuwe energie.
De kwaliteit van de medewerkers vormt de basis voor het functioneren van de organisatie. Medewerkers moeten voldoen aan de Kwaliteitscriteria 2.2. In 2020 is hierin geïnvesteerd door medewerkers passende opleidingen te laten volgen. Dit heeft vanwege coronamaatregelen veel energie gekost en heeft vooral de introductieprogramma’s onder druk gezet. Het samen met een collega achter een pc zitten of samen naar een bedrijf gaan, was lastig.
56
Medezeggenschap Voor de medezeggenschap is een Ondernemingsraad (OR) ingesteld met daarbij een gemandateerde WOR-bestuurder. Tussen de gemandateerde bestuurder en de OR vond regelmatig en constructief overleg plaats. De huidige OR bestaat sinds de laatste verkiezingen uit 5 personen en een ambtelijk secretaris. In 2020 zijn er geen wettelijke adviesaanvragen behandeld. Wel is regelmatig gesproken en afgestemd over thuiswerken, de inzet van BOA’s en het welzijn van de medewerkers. De OR heeft een enquête gehouden onder de medewerkers van OVIJ met als onderwerp ‘thuiswerken & OVIJ’. De uitkomst van de enquête is door het managementteam vertaald in een met de OR afgestemd actieplan. Op 1 januari 2020 is de WNRA in werking getreden. Dit heeft gevolgen voor de medezeggenschap. Hierover is regelmatig overleg geweest met de voorzitters van de Gelderse omgevingsdiensten en het Centraal Georganiseerd Overleg (CGO). In 2021 moeten hierover definitieve afspraken worden gemaakt. Ook is binnen OVIJ een Georganiseerd Overleg (GO) aanwezig. Huisvesting en Het Nieuwe Werken OVIJ is gehuisvest in het stadhuis van Apeldoorn. Een centrale locatie is belangrijk voor de herkenbaarheid en identiteit van OVIJ, voor zowel het personeel als de opdrachtgevers en externe partijen. Huisvesting moet een bijdrage leveren aan het werkproces en meer zijn dan een kostenpost.
Het uitvoeren en faciliteren van bepaalde diensten op het gebied van bedrijfsvoering door de gemeente Apeldoorn, is vastgelegd in de DVO Bedrijfsvoering 20162020. Deze overeenkomst is in 2020 verlengd tot en met 30 juni 2021. Het is de bedoeling dat in de loop van 2021 met Apeldoorn een nieuwe overeenkomst wordt gesloten die een looptijd heeft tot en met 2024 De ambitie van OVIJ is om, in lijn met Het Nieuwe Werken, plaats- en tijdonafhankelijk werken zo veel mogelijk te stimuleren en mogelijk te maken. Deze ambitie stelt eisen aan onder andere de aansturingsfilosofie (sturen op prestaties en resultaten), de informatie-infrastructuur (toegang tot informatie, digitalisering, technische hulpmiddelen, virtueel kantoor), de cultuur en heeft effect op de huisvesting (minder vaste werkplekken). Door de coronamaatregelen heeft dit in 2020 een versnelling en verbreding gekregen. OVIJ neemt deze ervaringen mee bij de opstelling van de nieuwe DVO Bedrijfsvoering 2021-2024. ICT Volgens de laatste planning van het Rijk wordt op 1 januari 2022 de nieuwe Omgevingswet van kracht. Dit vraagt veel van het digitale werken door de overheid. OVIJ bereidt zich hier op voor door de aanschaf en implementatie van een nieuw zaaksysteem voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH-systeem).
Samen met de omgevingsdiensten ODRA en ODR is in 2020 een nieuw VTH-zaaksysteem aangeschaft en geïmplementeerd. Dit nieuwe zaaksysteem OpenWave is bij OVIJ in oktober 2020 live gegaan. De leverancier van dit VTH-zaaksysteem is REM Automatisering. De implementatie loopt door tot eind 2021 en omvat het uniformeren van processen en producten, het opleiden van medewerkers en het invoeren van werkplannen in OpenWave. Hiermee wordt OVIJ voor wat betreft workflow management (WFM) ingericht conform de eisen van de nieuwe Omgevingswet en kunnen we aansluiten op het Digitaal Systeem Omgevingswet (DSO).
57
Bestuurlijk In 2020 zijn er enkele mutaties geweest in het bestuur van OVIJ. Eind 2020 had het DB en AB de volgende samenstelling: Naam
Functie
Dhr. P. Inberg
Lid AB
Mw. G.I. Timmer
Lid AB
Dhr. R.A.J. Scholten
Lid AB Lid DB
Dhr. H.J. Pinkster
Lid AB Lid DB
Dhr. J. van der Meer
Lid AB
Dhr. Van Vierssen
Lid AB Lid DB
58
6.4
Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen
Deze paragraaf geeft een overzicht van de onderhoudskosten van kapitaalgoederen. Doordat OVIJ er voor gekozen heeft om huisvesting en ondersteunende diensten in te huren van de gemeente Apeldoorn zijn de investeringen in kapitaalgoederen bij OVIJ beperkt. In 2013 zijn vier dienstauto’s van de gemeente Apeldoorn overgenomen. Deze dienstauto’s waren toen al afgeschreven en hebben geen boekwaarde en zijn daarom niet als materiële vaste activa op de balans gezet. De onderhoudskosten van de dienstauto’s worden jaarlijks in de begroting opgenomen.
6.5
Verbonden Partijen
OVIJ heeft geen bestuurlijke en financiële belangen in privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties.
59
7. Overzichten
60
7.1
Baten en lasten per taakveld
Bedragen x € 1,-
Raming begrotingsjaar
Realisatie begrotingsjaar
Taakveld
Baten
Lasten
Baten
Lasten
7.4 Milieubeheer
6.340.798
4.273.726
7.362.664
6.476.707
0.5 Treasury
0
0
0
0
0.4 Overhead ondersteuning organisatie
0
1.983.461
120.624
1.047.623
0.1 Bestuur
0
20.830
0
0
0.9 Vennootschapsbelasting
0
0
0
0
0.8 Algemene baten en lasten
0
62.780
0
-50
Saldo van baten en lasten
6.340.798
6.340.798
7.483.288
7.524.279
0
0
159.168
0
6.340.798
6.340.798
7.642.456
7.524.279
0.10 Mutaties reserves Resultaat
In de programmaverantwoording van de Jaarstukken 2020 worden de verschillen tussen de begroting en realisatie nader toegelicht.
61
7.2
Overhead
Bedragen x € 1,-
Raming begrotingsjaar Salariskosten management en staf
Realisatie begrotingsjaar
1.002.057
1.151.975
Opleidingskosten
69.307
36.151
Personeelskosten
87.399
86.213
Diverse materiële kosten
40.433
20.878
Huisvesting, ICT en ondersteuning
722.584
795.524
Verzekeringen
29.589
22.255
Ondernemingsraad (OR)
5.372
0
Squit-iBis (Epe/Apeldoorn)
15.533
13.406
Lidmaatschap OD.NL
11.187
7.875
1.983.461
2.134.277
Totaal
De overschrijding op Salariskosten management en staf heeft te maken met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem OpenWave in 2020. De onderschrijding op Opleidingskosten is het gevolg van COVID-19, omdat hierdoor minder opleidingen konden worden gevolgd. In vergelijking met 2019 is het percentage Overhead op hetzelfde niveau gebleven, namelijk 28%.
62
7.3
Incidentele baten en lasten
Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) moet in de jaarrekening een overzicht worden opgenomen van de incidentele baten en lasten in de programma’s. Op 16 december 2019 heeft het algemeen bestuur besloten om in de Financiële Verordening OVIJ 2016 vast te leggen dat incidentele baten en lasten vanaf een bedrag van € 25.000 afzonderlijk worden gespecificeerd in de begroting en jaarrekening. In onderstaande tabel worden de posten groter dan € 25.000 vermeld. Bedragen x € 1,Programma
Omschrijving
Raming begrotingsjaar
Baten
Realisatie begrotingsjaar
Lasten
Baten
Lasten
Programma 003: Projecten & Programma's
Geluidsanering Deventerstraat Apeldoorn Uitvoering
0
0
97.893
97.893
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Kennis & Expertise
0
0
35.718
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Geluidsanering Arnhemseweg Apeldoorn Uitvoering
0
0
111.633
111.633
Programma 003: Projecten & Programma's
Project taskforce zonneenergie Apeldoorn
0
0
162.775
35.673
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Externe Veiligheid (Impuls)
0
0
106.148
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Gelders Ondergrond Overleg (GOO)
0
0
60.211
60.211
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Stortplaatsen RWS
0
0
30.000
29.900
Programma 003: Projecten & Programma's
Project EML-controles Apeldoorn
0
0
200.000
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Project CVVP
0
0
37.671
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Detachering Ministerie I&W
0
0
102.709
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Project asbestmeldingen en toezicht Epe
0
0
48.617
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Communicatie OD.NL
0
0
42.882
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Milieuadvisering algemeen Brummen
0
0
47.685
0
Programma 003: Projecten & Programma's
Project Complexe handhavingstaken ODRA
0
0
96.497
0
63
D. Bijlagen
64
8.1
Sociaal jaarverslag 2020
Indiensttredingen in 2020 Totaal
2016
2018
2017
2019
2020
Instroom
5
5
11
15
7
8
Uitstroom
8
8
10
13
8
Doorstroom 1)
2
2
3
2
8 8 2
62 63
65
64
64
Totaal
62
0
1) Doorstroom: het aantal medewerkers dat in een jaar duurzaam van team en/of functie is veranderd. Het gaat hierbij zowel om horizontale als verticale mobiliteit tussen en binnen eenheden/teams (definitie A&O fonds). Bovenstaande aantallen zijn gebaseerd op het aantal vacatures dat door interne kandidaten is ingevuld en exclusief medewerkers die op basis van loopbaanafspraken zijn doorgestroomd.
Team Bedrijfsbureau
2016
2017 1
2018 3
2019
2020
3
1
x x
Advies
2
2
6
3.
Vergunningen
2
-
3
1
x
Handhaving
-
6
3
2
x
Control
-
-
-
-
-
Communicatie
x
x
x
x
-
Portaal
x
x
x
x
-
Ontwikkeling
x
x
x
x
7
Beheer
x
x
x
x
1
Directie
-
-
-
-
-
Totaal
5
11
15
7
8
Omgevingsdienst Veluwe IJssel is in 2013 opgericht. Op 1 april 2013 traden 59 personen in dienst.
Arbeidsrelatie In december 2020 hebben 59 medewerkers een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, 5 medewerkers hebben een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Formatie en bezetting De formatie per 31 december 2020 bedroeg 58 fte. De bezetting bedroeg 57 fte (afgeronde cijfers). De totale loonsom over 2020 bedroeg € 4.457.932,91 Inhuur externen Omgevingsdienst Veluwe IJssel (OVIJ) houdt er in haar beleid rekening mee om flexibel in te kunnen springen op fluctuaties in vraag en aanbod van werk. Daartoe heeft OVIJ de mogelijkheid om extern personeel in te huren. Deze flexibele ruimte is in 2020 benut voor onder meer: • inhuur van externen voor uitvoering van de verschillende programma’s; • projecten communicatiewerkzaamheden voor OVIJ en Portaal/Gelderse Omgevingsdiensten.
65
Leerbedrijf De beroepsbegeleidende leerweg (BBL) is een combinatie van werken en leren, waarbij de leerling in dienst van een bedrijf is en daarnaast een opleiding volgt. Omgevingsdienst Veluwe IJssel bood in 2020 als erkend leerbedrijf geen BBL plekken. Wel zijn er stageplekken geboden aan 2 stagiaires. Managementteam Het managementteam van Omgevingsdienst Veluwe IJssel bestond op 31 december 2020 uit 1 directeur, 2 managers en 1 controller. Aantal mannen en vrouwen per 31 december 2020 2016
2017
2018
2019
2020
Mannen fulltime
26
22
20
19
19
Vrouwen fulltime
8
10
11
13.
9
Mannen parttime
11
11
8
10
9
Vrouwen parttime
17
20
26
22
27
Mannen totaal
37
33
28
29
28
Vrouwen totaal
25
30
37
35
36
Totaal M/V
62
63
65
64
64
Parttime percentages Op 31 december 2020 heeft Omgevingsdienst Veluwe IJssel 64 medewerkers in dienst. Het percentage parttimers bedraagt 56,25%. Het percentage vrouwen bedraagt 56,3%. Van het aantal vrouwelijke medewerkers werkt 75% in een parttime functie. Van het aantal mannelijke medewerkers werkt 32,1% in een parttime functie. Aantal mannen en vrouwen per leeftijdsgroep per 31 december 2020 2016 Leeftijd
M
V
2017 Totaal
M
V
2018 Totaal
20-24
M
V
2019 Totaal
M
V
2020 Totaal
M
V
Totaal
1
0
1
2
0
2
1
0
1
25-29
1
4
5
2
3
5
2
2
4
3
3
6
3
0
3
30-34
1
1
2
2
7
9
1
9
10
0
9
9
0
9
9
35-39
2
4
6
1
2
3
1
6
7
2
4
6
2
9
11
40-44
4
2
6
3
4
7
3
5
8
1
4
5
0
3
3
45-49
7
6
13
4
5
9
1
5
6
3
7
10
2
8
10
50-54
10
4
14
9
5
14
10
5
15
10
4
14
9
4
13
55-59
2
1
3
4
1
5
4
3
7
4
3
7
7
2
9
60-64
9
3
12
8
2
10
5
2
7
4
1
5
3
1
4
65+
1
0
1
0
1
1
0
0
0
0
0
0
1
0
1
Totaal
37
25
62
33
30
63
28
37
65
29
35
64
28
36
64
66
Gemiddelde leeftijd m/v per 31 december 2020 2016
2017
2018
2019
2020
Gemiddelde leeftijd mannen
50,73
50,33
49,11
47,66
49,96
Gemiddelde leeftijd vrouwen
44,00
42,80
42,46
41,49
42,14
Gemiddelde leeftijd
48,02
46,75
45,32
44,28
45,56
Verjonging noodzakelijk 35,9% van het aantal medewerkers van OVIJ valt in de leeftijdscategorie 45 – 54 jaar. Verjonging van het medewerkersbestand blijft noodzakelijk om de toekomstige uitstroom van medewerkers (en dus kennis) op te vangen. Bij een eventuele groei van het medewerkersbestand of het invullen van vacatures binnen de huidige formatie gaat de voorkeur uit naar ‘jonge aanwas’, zodat er een meer evenwichtige verdeling op leeftijd binnen het medewerkersbestand ontstaat. De categorie “jonger dan 35 jaar” is van 25,56% in 2019 gedaald naar 20,31% in 2020. Aantal mannen en vrouwen per salarisgroep per 31 december 2020 Salarisgroep
Aantal mannen
Aantal vrouwen
Totaal
01 t/m 06
0
6
6
07 t/m 09
11
15
26
10 t/m 12
15
12
27
13 t/m 15
1
2
3
Afwijkend*
1
1
2
*Salarisgroep indeling afwijkend betekent dat medewerker een nominaal salaris heeft en niet is ingedeeld op schaal niveau.
Verzuimpercentage per 31 december 2020 Verzuim
2016
2017
2018
2019
2020
0-8 dagen
1,13
0,73
1,10
0,98
0,57
8-43 dagen
0,80
0,47
0,78
0,71
0,45
43-366 dagen
3,32
4,17
3,12
1,28
3,40
0
1,19
1,01
1,44
0,34
Totaal
5,25
6,55
6,01*
4,41*
4,76*
Meldingsfrequentie
1,45
1,03
1,30
1,37
0,74
Langer dan 366 dagen
* Verzuimcijfers worden maandelijks gegenereerd op de 1e werkdag volgend op de afgesloten maand. Op basis hiervan wordt het jaargemiddelde berekend zoals hierboven is weergegeven. Indien we het jaarcijfer achteraf berekenen rekening houdend met alle correcties (ziek- en herstel meldingen) die met terugwerkende kracht zijn doorgevoerd, dan komt het gecorrigeerd jaartotaal op 4,48% (in 2019 4,36%).
Ziekteverzuim Het totale verzuimpercentage is licht gestegen ten opzichte van 2019. Deze stijging bevindt zich in de categorie lang verzuim, 43-366 dagen. Tegelijkertijd zie je dat het kort/middellang verzuim (0-43 dagen) is gedaald. Ook de meldingsfrequentie die aangeeft hoe vaak medewerkers gemiddeld verzuimen, is gedaald. 67
Arbozorg Om het welzijn van de medewerkers van OVIJ te borgen is er een contract met Arbodienstverlener Arbo Unie gesloten en een overeenkomt gesloten met IZA Bedrijfszorg, waarbij medewerkers gebruik kunnen maken van de faciliteiten om gezond en gemotiveerd aan het werk te zijn en blijven. Arbodienstverlener Arbo Unie In 2020 hebben er 9 arbeidsomstandighedenconsulten plaatsgevonden door de bedrijfsarts/ inzetbaarheidscoach, waarvan 8 telefonisch. Er hebben 44 verzuimconsulten bij de bedrijfsarts/inzetbaarheidscoach plaatsgevonden, waarvan 29 telefonisch. Het aandeel telefonische spreekuren is fors toegenomen (in 2019 was dit er maar 1) vanwege de corona maatregelen. Bedrijfsmaatschappelijk werk en vertrouwenspersoon In 2020 hebben 3 medewerkers gebruik gemaakt van de diensten van bedrijfsmaatschappelijk werk. Van de diensten van de vertrouwenspersoon is geen gebruik gemaakt. De organisatie vindt het van belang om actief ondersteuning te bieden aan medewerkers die het moeilijk hebben op het werk en/of te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen of integriteitszaken. In 2021 is er een nieuwe bedrijfsmaatschappelijk werker en vertrouwenspersoon gestart. Medewerkers worden actief gewezen op deze ondersteuning door o.a. managers, HRM, bedrijfsarts, de inzetbaarheidscoach en via het intranet van OVIJ.
De bedrijfsmaatschappelijk werker en de vertrouwenspersoon hebben – in het geval zij een trend ontdekken – een signaalfunctie richting HRM/directeur, uiteraard zonder daarbij de privacy van de individuele medewerkers te schenden. Overig De BHV-organisatie is geregeld in het PIOFACH-contract met gastheer gemeente Apeldoorn. In 2020 is de BHV organisatie 3 keer ingezet voor een ontruiming van het kantoorpand. Een medewerker van team Beheer heeft eind 2020 een melding gedaan van 2 incidenten, die tijdens werkuitvoering hebben plaatsgevonden. Bij het eerste incident ging het om verbaal geweld met fysieke dreiging door een inwoner. Bij de tweede ging het om fysiek geweld door een inwoner. De cijfers zijn afkomstig uit het personeelsinformatiesysteem van de gemeente Apeldoorn.
68
8.2
Verantwoording kwaliteitscriteria 2.2
Deze paragraaf bevat tesktuele uitleg over de kwaliteitscriteria en de kritieke massa. Kwaliteitscriteria 2.2 De kwaliteitscriteria zijn bedoeld om de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (de VTH-taken) door gemeenten en provincies in het omgevingsrecht te professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie te borgen. De criteria gaan over proces, inhoud en kritieke massa. Het voldoen aan de criteria zorgt ervoor dat het bevoegd gezag in staat is om de gewenste kwaliteit en continuïteit te leveren. De set maakt inzichtelijk welke kwaliteit van de VTH-taken burgers, bedrijven en instellingen, maar ook overheden onderling en als opdrachtgevers, mogen verwachten (uitvoeren met ambitie, 2012). Elke jaar rapporteert OVIJ over de voortgang van de kwaliteitscriteria 2.2. In onderstaande figuur worden de resultaten gepresenteerd.
Kritieke massa Het fundament van kwaliteit is het afleveren van een zo goed mogelijk product. Hiervoor is vooral vakmanschap nodig. De criteria voor kritieke massa adresseren dit vakmanschap in termen van voldoende opleiding, ervaring, kennis en het onderhouden en borgen daarvan. Organisaties en medewerkers die aan deze criteria voldoen moeten in de kern in staat zijn om producten af te leveren met de gewenste kwaliteit. Met de kwaliteitscriteria voor kritieke massa kan een antwoord gegeven worden op de vraag of een organisatie en haar medewerkers in principe in staat zijn om de taken en onderliggende operationele activiteiten uit te voeren, gegeven de minimaal benodigde deskundigheid voor de uitvoering van deze taken en de continuïteit daarvan. De volgende figuur geeft de resultaten weer over de kritieke massa.
69
70
8.3
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Op de volgende pagina is de controleverklaring van de onafhankelijke accountant opgenomen.
71
Accountants Belastingadviseurs
adres
telefoon e-mail internet
Pascalweg 2 6662 NX Elst (Gld.) 0481-463534 elst@jonglaan.nl www.jonglaan.nl
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de in de jaarstukken 2020, op pagina 8 tot en met 28, opgenomen jaarrekening 2020 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel gecontroleerd. Naar ons oordeel: geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader. De jaarrekening bestaat uit: 1 de balans per 31 december 2020; 2 het overzicht van baten en lasten over 2020; en 3 de toelichtingen met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde Controleprotocol en het Controleprotocol WNT 2020 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Paragraaf betreffende overige aangelegenheden Tijdens onze controle hebben wij vanwege Covid-19 maatregelen noodgedwongen meer werkzaamheden op afstand uitgevoerd. Deze manier van werken heeft het moeilijker voor ons gemaakt om bepaalde waarnemingen te doen wat er toe kan leiden dat bepaalde signalen worden gemist. Bij het plannen van onze werkzaamheden hebben wij aandacht besteed aan de risico’s hiervan en hebben waar nodig aanvullende werkzaamheden gepland en uitgevoerd. Wij zijn dan ook van mening dat de verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
De Jong & Laan Accountants B.V., gevestigd te Almelo, KvK 06054458. Op al onze diensten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK Oost Nederland te Enschede onder nr. 08153431, zijn in te zien op www.jonglaan.nl, en worden op verzoek kosteloos toegezonden.
Materialiteit De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT.
B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie
Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken het jaarverslag, bestaande uit de programmaverantwoording de verplichte paragrafen en overzichten, alsmede bijlagen waarin opgenomen het sociaal jaarverslag 2020 en de verantwoording kwaliteitscriteria 2.1. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; alle informatie bevat die op grond van het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is vereist. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten volgens de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV en de bepaling van en krachtens de WNT. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de Gemeenschappelijk Regeling in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten.
Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het dagelijks bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het dagelijks bestuur het voornemen heeft om de Gemeenschappelijk Regeling te liquideren of de activiteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de Gemeenschappelijk Regeling haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol vastgesteld door het algemeen bestuur, het controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als
gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur gemaakte schattingen; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.
Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Elst, 7 april 2021 De Jong & Laan Accountants B.V.
Origineel getekend door N.C. van der Wolf MSc RA