Controleprotocol en normenkader 2023

Controleprotocol en normenkader 2023

Datum gewijzigd: 20-04-2023 Documentversie: 2023

2 |

Inhoudsopgave ■ 1 | Inleiding ■ 2 | Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en ■ 3 ■ 4 ■ 5 ■ 6

rechtmatigheid) | Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties | Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidtoetsing | Rapportering en verantwoording | Bijlage 1: Normenkader

| 3

Hoofdstuk 1 Inleiding

4 |

Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van het opstellen en vaststellen van de jaarrekening 2023 moet de gemeenteraad een aantal zaken regelen. Op hoofdlijnen gebeurt dat in dit controleprotocol. Object van de controle is de jaarrekening 2023 van de gemeente Voorst. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Voorst. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf 2023 is de rechtmatigheidsverantwoordeing een nieuw aspect bij het vaststellen van de jaarstukken. Waar eerder de accountant een oordeel gaf over rechtmatigheid én getrouwheid van de jaarstukken, doet de accountant dit vanaf 2023 alleen over de getrouwheid. Het college zal middels een verklaring in de jaarstukken verklaren of er al dan niet rechtmatig is gehandeld. Het doel van deze wettelijke wijziging is om het gesprek tussen gemeenteraad en college over rechtmatigheid te faciliteren, waar eerder dit gesprek met name tussen gemeenteraad en accountant gevoerd werd. De gemeenteraad stelt, binnen de wettelijke kaders, tolerantiegrenzen vast die het college als basis hanteert voor de rechtmatigheidsverantwoording.

De accountant controleert de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) onverminderd op getrouwheid. Hierbij zal de accountant ook een oordeel geven of de rechtmatigheidsverantwoording overeenkomt met de werkelijkheid. Wettelijk kader De gemeentewet artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de jaarrekening (artikel 197 gemeentewet) en het verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. In het normenkader legt de gemeenteraad vast welke wet- en regelgeving voor de accountantscontrole van toepassing is. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023.

| 5

Hoofdstuk 2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

6 |

Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole (getrouwheid) Zoals in artikel 213 gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: ▪ ▪ ▪

▪ ▪

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten - BBV); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen in het kader van de Single information Single audit (SiSa).

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheidsverantwoording Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”. Het college draagt zorg voor: ▪ het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; ▪ het vastleggen en aantoonbaar maken van de rechtmatige totstandkoming van de financiële transacties, zodat de accountant dit kan gebruiken in haar oordeel of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

| 7

Hoofdstuk 3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

8 |

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties accountant De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft (die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen) zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Hierna zijn opgenomen de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie voor het controlejaar 2023. Deze komen overeen met het wettelijk minimum. De omvangsbasis is gelijk aan het totaal van de lasten in de jaarstukken, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Strekking controleverklaring Goedkeurings-/rapporteringstolerantie getrouwheid Fouten in de jaarrekening (% omvangbasis) Onzekerheden in de controle (% omvangbasis)

Goedkeurend

Beperking

≤ 1%

>1%<3% >3%<10%

≤ 3%

Oordeelonthouding ≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Voor de rapporteringstolerantie voor de specifieke uitkeringen in het kader van de SiSa geldt (conform art. 5 lid 4 Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden): ▪ ▪ ▪

€ 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.

Goedkeurings- en rapporteringstoleranties rechtmatigheidsverantwoording college Het college richt zich op het vaststellen van fouten en onduidelijkheden wat betreft rechtmatigheid. Wanneer de grens voor fouten of onzekerheden niet wordt overschreden, kan het college verklaren rechtmatig te hebben gehandeld. Onduidelijkheden komen naar voren wanneer er discussie bestaat over een (mogelijke) rechtmatigheidsfout. Als specialisten (inkoopadviseur, accountant, etc) van mening verschillen, kan het voor het college onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. In dat geval wordt de mogelijke fout onder de onduidelijkheden opgenomen. Als een fout de rapporteringstolerantie overschrijdt, wordt de fout beschreven in de paragraaf bedrijfsvoering. De toleranties komen overeen met het wettelijk minimum. Toleranties rechtmatigheid Goedkeuringsgrens fouten (onrechtmatigheden) Goedkeuringsgrens onduidelijkheden Rapporteringsgrens

% van omvangsbasis 3% 3% 3%

| 9

Hoofdstuk 4 Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidtoetsing

10 |

Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording college De accountantscontrole (getrouwheid) en rechtmatigheidsverantwoording (college) voor het kalenderjaar 2023 is limitatief gericht op: 1.

2.

de naleving van wettelijke kaders, zoals die in het normenkader(“Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole 2023"), bijlage 1 van dit protocol is opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; de naleving van de volgende kaders: ▪ de begroting ▪ de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet ▪ de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet ▪ en de overige kaders zoals opgenomen in de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole 2023" (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar het recht, de hoogte en duur van financiële beheershandelingen.

Toetsingscriteria De accountant en college hebben met ingang van 2023 hun eigen rol in deze controle. De accountant toetst op de getrouwe weergave van de financiële transacties in de jaarrekening aan de hand van zes criteria: ▪ Calculatiecriterium ▪ Valuteringscriterium ▪ Adresseringscriterium ▪ Volledigheidscriterium ▪ Aanvaardbaarheidscriterium ▪ Leveringscriterium Het college toetst aan de rechtmatigheidscriteria en neemt een oordeel hierover op in de jaarrekening: ▪ Begrotingscriterium ▪ Voorwaardencriterium ▪ Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Het oordeel van het college komt terug in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. De accountant zal deze daarom ook toetsen op getrouwheid en toetst daarmee of het college een getrouw oordeel heeft gegeven over de rechtmatigheid.

| 11

Hoofdstuk 5 Rapportering en verantwoording

12 |

Rapportering door de accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Verslag van bevindingen In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en een getrouwe weergave van de verantwoording daarover waarborgen. De rapportagevorm heeft de volgende uitgangspunten: ▪ gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium; ▪ fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. De rapportagemomenten zijn vastgelegd in het accountantscontract en het programma van eisen met/voor de accountant.

Rapportering door het college In de jaarstukken verantwoordt het college als volgt over het totstandkomen van de financiële transacties: Rechtmatigheidsverantwoording Als onderdeel van de jaarrekening verantwoordt het college of de financiële transacties al dan niet rechtmatig totstand zijn gekomen, conform de toleranties die in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol zijn beschreven. Paragraaf bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering worden de rechtmatigheidsfouten die de rapporteringsgrenzen overschrijden beschreven en licht het college toe welke acties ondernomen worden om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen.

| 13

Hoofdstuk 6 Bijlage 1: Normenkader

14 |

Categorie / proces

Wetgeving extern

Regelgeving en kaderstelling intern

Belastingen, heffingen en leges

Invorderingswet 1990 Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990 Wet op de lijkbezorging Wet Waardering Onroerende Zaken Gemeentewet Algemene wet inzake rijksbelastingen

Gemeenschappelijke regelingen

Wet Gemeenschappelijke regelingen Wet veiligheidsregio's

Grondexploitatie

Wet ruimtelijke ordening Wet voorkeursrecht gemeenten

Handhaving

Wet BIBOB Winkeltijdenwet

Afvalstoffenverordening 2009 GR Tribuut Belastingsamenwerking Legesverordening Marktverordening Nota Lokale heffingen Uitvoeringsbesluit 2017 bij Afvalstoffenverordening 2009 van de gemeente Voorst Verordening heffing en invordering van afvalstoffenheffing en reinigingsrechten Verordening heffing en invordering van reclamebelasting Twello centrum Verordening lijkbezorgingrechten Verordening Onroerende zaakbelastingen Verordening op de heffing en de invordering van marktgeld Verordening op de heffing en de invordering van toeristenbelasting Voorst Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing GR Basismobiliteit GR GGD Noord- en Oost Gelderland GR Omgevingsdienst Veluwe IJssel GR Regio Stedendriehoek GR Tribuut Belastingsamenwerking GR Veiligheidsregio NOG Regionale structuurvisie Stedendriehoek 2030 Exploitatieverordening Nota Grondbeleid 2020 Verordeningen Toekomstbestendig Wonen Lening en Stimuleringslening voor bedrijven en instellingen APV Evenementenbeleid Integraal Veiligheidsplan 2020-2024

Inburgering

Vreemdelingenwet Wet Inburgering Aanbestedingsbesluit Aanbestedingswet 2012 Gids Proportionaliteit Besluit Jeugdwet Jeugdwet

Inkoop & aanbesteding

Jeugdzorg

Kinderopvang

Wet Kinderopvang

Onderwijs & leerlingenvervoer

Wet op de Expertisecentra Wet op het Primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs

Participatiewet

Bbz 2004 IOAW IOAZ Participatiewet Sociale en fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten Besluit locatiegebonden subsidies Besluit woninggebonden subsidies

Subsidieverlening

Treasury WMO

Burgerzaken

Investeringen en afschrijven Personeelszaken & bestuur

Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden Wet financiering decentrale overheden Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015

Paspoortwet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand Legesbesluit akten burgerlijke stand Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers Ambtenarenwet Rechtspositiebesluit Decentrale politieke ambtsdragers

Kadernota sociaal domein 2020-2024 Regionale Uitvoeringsnota Zorg voor Jeugd 2015 – 2016 Verordening jeugdhulp gemeente Voorst 2019 Beleidsnota Kinderopvang gemeente Voorst 2018-2022 Beleidsregels subsidie kinderopvang Beleidsregel bekostiging gymnastiekruimte Beleidsregels subsidie onderwijsbeleid Verordening leerlingenvervoer Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Voorst Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Voorst Beleidsregels Bijzondere bijstand Kadernota sociaal domein 2020-2024 Verzamelverordening Participatiewet, IOAW en IOAZ 2019

Algemene subsidieverordening Beleidsregel Stimuleringssubsidie afvalscheiding basisonderwijs Beleidsregel Stimuleringssubsidie afvalscheiding middelbaar onderwijs en maatschappelijke organisaties Beleidsregels monumentensubsidies Beleidsregels papierinzameling Beleidsregels subsidie jeugd en jongeren Beleidsregels subsidie kunst en cultuur Beleidsregels subsidie leefbaarheid kleine kernen Beleidsregels subsidie natuur en landschap Beleidsregels subsidie onderwijsbeleid Beleidsregels subsidie ouderenwerk Beleidsregels subsidie sportstimulering Beleidsregels subsidie verkeer en vervoer Beleidsregels subsidie welzijnsactiviteiten Subsidieregeling aanvullende of ondersteunende subsidie voor vrijwilligersorganisaties bij inkomstenderving Covid 19

Beleidsregels Landelijke toegankelijkheid en regiobinding maatschappelijke opvang Beleidsregels Maatschappelijke ondersteuning 2020 Besluit Maatschappelijke ondersteuning 2020 Convenant regionale samenwerking MO/BW Oost-Veluwe Kadernota Basismobiliteit Kadernota sociaal domein 2020-2024 Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Voorst 2023

Legesverordening

Nota Activabeleid Rechtspositieregeling buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand Verordening outplacement gewezen wethouders Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Voorst 2019

Algemeen financieel beheer

Schuldhulpverlening Wonen, economie en verkeer

Preventie / volksgezondheid

Milieu, natuur en landschap

Algemeen / overig

Telecommunicatie Openbare ruimte

Ruimtelijke ordening

Wet Normering Topinkomens cao gemeenten cao wsw Algemene Wet Bestuursrecht Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten Besluit Financiële verhouding 2001 Financiële verhoudingswet Fiscale wetgeving Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet op de vennootschapsbelasting 1969 Wet Gemeentelijke schuldhulpverlening Wet Schuldsanering Natuurlijke personen Huisvestingswet Wegenverkeerswet 1994 Wet Markt en Overheid Besluit publieke gezondheid Wet collectieve preventie volksgezondheid Wet publieke gezondheid Erfgoedwet Wet milieubeheer

Archiefwet 1995 Belemmeringenwet Privaatrecht Burgerlijk wetboek Gemeentewet Grondwet Mediawet Telecommunicatiewet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Besluit ruimtelijke ordening Regeling omgevingsrecht Waterwet

Besluit omgevingsrecht Regeling omgevingsrecht Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Woningwet

Controleverordening Financiële verordening Nota Reserves en voorzieningen 2023 Verordening rekenkamercommissie

Kadernota Schuldhulpverlening 2020-2023 Beleidsnota Wet MenO Beleidsregels subsidie verkeer en vervoer Bibob beleidslijn horeca- en sexinrichtingen gemeente Voorst Nota Vitaal Voorst

Addendum bij de nota duurzaamheid Beleidsregels monumentensubsidies Beleidsregels subsidie natuur en landschap Erfgoedverordening Verordening Asbestlening particulieren gemeente Voorst Verordening Asbestlening zakelijk gemeente Voorst Mandaatbesluit Mandaatbesluit Omgevingsdienst Veluwe IJssel gemeente Voorst Onderzoeksverordening Regeling op de vergaderingen en organisatie van de werkzaamheden van de gemeenteraad Voorst 2020

Legesverordening Beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen Beleids- en beheerplan openbare verlichting Integraal Wegenplan Voorst 2020-2024 Legesverordening Programma Water 2020-2025 Wegsleepverordening Programma Groen 2020-2025 Programma mobiliteit 2020-2030 Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuur (AVOI) Bouwverordening Legesverordening Procedureverordening advisering tegemoetkoming planschade Uitvoeringsregeling VROM starterslening Verordening sociale koop- en huurwoningen Verordening Starterslening gemeente Voorst Verordening stimuleringsregeling overige doelgroepen gemeente Voorst Verordening stimuleringsregeling woningen gemeente Voorst