Concept begrotingswijziging (2022-19278)

Concept begrotingswijziging (2023-1) op de begroting 2023, betreffende demarcatie Datum:

29 maart 2022

Inleiding De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) verzorgt de brandweerzorg in 22 gemeenten en maakt daarvoor gebruik van brandweerkazerne(s) in eigendom van de gemeenten (56 kazernes totaal). Over het gebruik/beheer van de kazernes ontstaan soms onduidelijkheden tussen gemeenten en VNOG, omdat de taakverdeling hieromtrent niet altijd helder is of is vastgelegd en het per gemeente (soms per kazerne) verschillend is. Al enige jaren loopt er een project om deze duidelijkheid te krijgen (‘project demarcatie’). Stappen in 2021 Begin 2021 is in overleg met de gemeenten bij alle kazernes een nul- en conditiemeting uitgevoerd, om de staat en de voorzieningen in beeld te brengen. De kazernes zijn daarbij ook getoetst op de Arbo-vereisen. Daarnaast is er in 2021, na uitgebreide consultatie van zowel de gemeentelijke gebouwbeheerders en de gemeentelijke financieel ambtenaren, een ‘Regeling demarcatie’ opgesteld. In de Regeling staat de taakverdeling tussen de gemeenten en VNOG, alsook werkwijzen, samenwerkingsafspraken, etc. Met de Regeling ontstaat dan voor iedereen de gewenste duidelijkheid. Naar oordeel van alle betrokken gemeentelijke en regionale specialisten biedt de Regeling werkbare, toekomstbestendige uitgangspunten en lost hij de onduidelijke situatie op. Begin december 2021 heeft het algemeen bestuur van de VNOG ingestemd met de Regeling.

De Regeling is eind december 2021 ter instemming aan de colleges voorgelegd. Taakverschuiving en begrotingswijziging Conform de Regeling gaat de VNOG bepaalde (facilitaire) taken uitvoeren (beoogd: per 2023). Hiervoor zal een taakoverdracht plaatsvinden van gemeenten naar VNOG. VNOG zal de kosten van deze taken, als onderdeel van de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage, bij de 22 gemeenten in rekening brengen, verdeeld over de gemeenten conform het reguliere financiële verdeelmodel. De VNOG begroting zal in omvang stijgen, maar de gemeenten kunnen voortaan deze facilitaire kosten uit hun eigen gemeentelijke begroting schrappen. Voor de taakoverdracht is een begrotingswijziging op de begroting 2023 van de VNOG gemaakt. In de Regeling zijn voorts afspraken opgenomen over de grondslagen voor de bepaling van de vergoeding van de kosten voor kazernes met een regionale functie vanuit de VNOG aan de betreffende gemeenten. De financiële effecten hiervan zijn ook in de begrotingswijziging verwerkt. De begrotingswijziging ligt nu ter zienswijze voor. Totstandkoming begrotingswijziging In de Regeling demarcatie is exact opgenomen welke taken de gemeenten uitvoeren en welke taken

Pagina 1 van 3

de gemeenten gaan overdragen aan de VNOG, zodat de VNOG die voortaan kan uitvoeren. Het betreft in totaal 184 activiteiten.

Voorbeeld: uitsnede uit de Regeling Demarcatie De kosten die de gemeenten momenteel voor deze taken maken, zijn geïnventariseerd. Dit is uitgevraagd bij de gebouwbeheerders en de gemeentelijke financieel ambtenaren. Er zijn onderlinge verschillen tussen de gemeenten: in de gehanteerde werkwijze rond vastgoed, in de begrotingstechnische en administratieve vastlegging, en uiteraard in de bouwkundige staat en in het onderhoudsniveau. Dit heeft zijn weerslag op de geïnventariseerde getallen; er is sprake van diversiteit. Daarom is vervolgens een extern bureau ingeschakeld dat kengetallen en normeringen heeft aangeleverd, afgezet tegen de specifieke situatie van elke kazerne, om te komen tot een zo goed mogelijke inschatting van de kosten. De volgende kengetallen zijn daarbij per kazerne onder andere gebruikt:

Voorbeeld: uitsnede uit de kengetallen per kazerne Op basis van de kengetallen en de lijst met activiteiten, is vervolgens per kazerne per activiteit een bedrag bepaald:

Voorbeeld: uitsnede uit specificatie per activiteit per kazerne Er is daarbij ook onderscheid gemaakt in de structurele kosten per jaar en incidentele kosten / investeringen (krediet of voorziening) en bovendien is rekening gehouden met de kazernes die op korte termijn reeds gepland staan voor nieuwbouw. De totale begrotingswijziging bedraagt uiteindelijk € 2.458.200. Het nu begrote bedrag komt grosso modo overeen met de aan het begin van het traject gemaakte inschatting van € 2,3 miljoen. Daarin waren, zoals in de Regeling verwoord, nog niet inbegrepen de investeringen voor het toegangsbeheer, inrichting en meubilair. Voor deze onderwerpen is nu duidelijk dat de VNOG deze investeringen zal doen. De kapitaallasten zullen geleidelijk toenemen al naar gelang de jaren waarin een krediet wordt aangevraagd voor investeringen m.b.t. facilitaire zaken. Zoals besproken in de vergadering van het algemeen bestuur van 9 december 2021 worden dergelijke investeringen niet (eerder) gedaan als dat (nog) niet noodzakelijk is.

Pagina 2 van 3

Gevolgen begrotingswijziging per gemeente De gevolgen van de begrotingswijziging per gemeente zijn als volgt, waarbij het totale bedrag van de begrotingswijziging over de gemeenten is omgeslagen conform de percentages uit het financiële verdeelmodel VNOG: Gemeente Aalten Apeldoorn Berkelland Bronckhorst Brummen Doetinchem Elburg Epe Ermelo Harderwijk Hattem Heerde Lochem Montferland Nunspeet Oldebroek Oost Gelre Oude IJsselstreek Putten Voorst Winterswijk Zutphen Totaal

Structurele facilitaire kosten 48.354 469.568 80.327 84.548 36.805 186.084 45.676 67.537 29.056 139.446 20.178 38.012 90.673 43.062 50.403 48.098 85.617 57.512 28.576 43.762 32.080 125.375 1.850.749

Bijkomende Bijdrage facilitaire koskosten* ten 2023 (afgerond) 19.609 68.000 128.523 598.100 34.058 114.400 29.141 113.700 14.692 51.500 40.069 226.200 15.785 61.500 24.648 92.200 20.338 49.400 31.144 170.600 7.467 27.600 12.263 50.300 28.473 119.100 25.923 69.000 19.002 69.400 16.088 64.200 21.856 107.500 26.652 84.200 16.452 45.000 18.517 62.300 21.977 54.100 34.483 159.900 607.161 2.458.200

*Dit betreft vergoeding aan gemeenten die voorzien in kazernes met een regiofunctie, binnenschilderwerk en overige onregelmatig voorkomende facilitaire kosten (niet-zijnde investeringen), zoals winteraangelegenheden (strooien/sneeuwvrij houden achter het hek), verbanddozen, serviesgoed, onderhoud losse ladders en trappen.

Vervolgstappen In het AB van 9 december 2021 is besproken dat er per pand zal worden gekeken, ook gelet op de lokale situatie/omgeving, wat er noodzakelijk is om de kazerne op het in de Regeling afgesproken niveau (sober en doelmatig) te krijgen en te houden. Hier wordt prudent mee omgegaan. Er is sprake van geleidelijke ingroei de komende jaren, altijd in nauw overleg tussen gemeente en VNOG. Hiervoor zijn er, zoals in de Regeling vastgelegd, diverse structurele afstemmomenten en monitoringsmomenten, zowel met de gemeentelijke gebouwbeheerders als met de gemeentelijke financieel ambtenaren. Na vaststelling van de begrotingswijziging door het AB op 23 juni, vindt in de tweede helft van 2022 de daadwerkelijke taakoverdracht plaats, waaronder overdracht van contracten, etc. Dit gebeurt in nauw overleg tussen VNOG, gemeentelijke gebouwbeheerders en gemeentelijke financieel ambtenaren. Per 2023 kan de VNOG dan de taken uitvoeren. Rapportage/ evaluatie In de Regeling demarcatie is opgenomen dat in ieder geval de eerste twee jaar in het overleg met de gemeentelijke financieel ambtenaren (FAO) gemonitord wordt hoe de kosten voor de taken zich ontwikkelen. In de Regeling is voorts opgenomen dat er een structureel werkoverleg komt tussen de gemeentelijke gebouwbeheerders en de VNOG, waarin de plan-do-check-act cyclus voor de huisvestingstaken een plek vindt.

Dit overleg begint al in 2022. Tenslotte is in de Regeling opgenomen dat steeds over dit onderwerp in de reguliere documenten van de P&C cyclus zal worden gerapporteerd, zodat u de ontwikkelingen kunt blijven volgen.

Pagina 3 van 3