Aanvullende raadsmededeling met uitleg over de wettelijke verplichtingen vervanging audiovisuele middelen raad (2021-36858)

Mededeling aan de gemeenteraad

18 juni 2021

Onderwerp:

aanvullende raadsmededeling met uitleg over de wettelijke verplichtingen vervanging audiovisuele middelen raad

Nummer: Z-21-06488_2021-36858

Programma:

7. Dienstverlenend Voorst

Openbaar

Inleiding Tijdens de raadsvergadering van 14 juni 2021 zijn aanvullende vragen gesteld over het raadsvoorstel 'werkwijze raad en aanschaf audiovisuele middelen (AV-middelen) raadszaal en rondetafelgesprek (RTG)-ruimte'. U heeft meer uitleg gevraagd over de wettelijke verplichtingen die golden ten tijde van de toekenning van het taakstellend budget vernieuwbouw gemeentehuis en besluitvorming hierover. En over punt 2 van de op 9 november 2020 aangenomen motie 'Prioriteitennota 2021-2024 - Audiovisuele middelen raad'. Tijdens de RTG van 31 mei 2021 en de informatieve bijeenkomst van 18 januari 2021 is hier toelichting op gegeven. Dit is een aanvulling hierop. Kern van de boodschap Zowel tijdens de besluitvorming en de toekenning van het gevraagde budget voor de hernieuwbouw alsook bij de toekomstige ingebruikname is geen wettelijke verplichting die een andere manier van vergaderen of verslaglegging vereist. Maar wanneer de raad kiest voor een andere manier van vergaderen en verslaglegging, dan worden daarna wel voorwaarden gesteld. Nadere toelichting De wettelijke verplichting waarover gesproken wordt is voluit de Algemene Maatregel van Bestuur 'Besluit digitale toegankelijkheid overheid', vaak afgekort tot wet digitale toegankelijkheid. Deze bepaalt niet hoe vergaderd wordt of welke verslaglegging hierover dient te gebeuren.

Deze bepaalt alleen nadat een keuze hierover gemaakt is, aan welke voorwaarden de verslaglegging moet voldoen. Zo zijn er voorwaarden voor audio-verslagen en voorwaarden voor video-verslagen. Er is echter geen bepaling óf en zo ja welke verslaglegging wordt gebruikt. Bij de toekenning van het budget en de besluitvorming hierover, totdat de raad anders besloten heeft, is de Voorster manier van vergaderen 'op locatie' en de verslaglegging achteraf via audioverslag met ondertiteling. Hiermee voldoen wij aan de wetgeving hierover én aan het eerste punt van uw motie van 9 november 2020: 'een sober voorstel aan de raad te doen voor een inrichting van de raadzaal die het vergaderen op de vertrouwde Voorster wijze mogelijk maakt'. Punt twee van uw motie: 'daarbij een overzicht te geven welke noodzakelijke investeringen nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen qua toegankelijkheid te voldoen en inzichtelijk te maken waarom en op grond van welke wetgeving dit noodzakelijk is' kan daarmee als volgt beantwoord worden: om hieraan te blijven voldoen zijn geen noodzakelijke investeringen nodig. De huidige (de tijdelijk situatie* buiten beschouwing latende) Voorster manier van vergaderen en verslaglegging voldoet en de wetgeving vraagt hier geen verandering in. * De tijdelijke situatie via Teams en met live video-stream is ondervangen met de tijdelijke noodwet en daarom nu niet relevant.

Punt drie van uw motie: 'de raad inzicht te verschaffen in mogelijke investeringen voor moderne audiovisuele middelen die betrokkenheid van en toegankelijkheid voor inwoners bij raadsvergaderingen vergroten' is waar het genoemde raadsvoorstel over gaat met de bijbehorende budgetaanvraag. De keus is dan ook nu aan de raad om hiermee in te stemmen. Als de raad hiermee instemt en daarmee (ook) kiest voor video-verslaglegging, dan moet vanuit de Wet digitale toegankelijk aan voorwaarden worden voldaan. Namelijk dat deze als audio te horen moet zijn (voor visueel beperkten) én via tekst te volgen moet zijn (voor auditief beperkten). Deze voorwaarden volgen uit de keus die de raad maakt, de wet geeft hier geen richting. De wet stelt alleen achteraf voorwaarden.

-1-

Het college is van mening dat geen andere en/of nadere uitleg mogelijk is en verzoekt de raad over te gaan tot besluitvorming.

Het college van burgemeester en wethouders.

Bijlagen:  presentatie informatieve bijeenkomst (2021-04871)

Informatie over deze mededeling:

Gerelateerde stukken:  raadsvoorstel werkwijze raad en aanschaf AV-middelen raadszaal en RTGruimte  motie Prioriteitennota 2021-2024 - Audiovisuele middelen raad

portefeuillehouder: Hans van der Sleen

RM_2021-36858_aanv_rm_uitleg_wettelijke_verpl_verv_AV_midd

-2-

ambtenaar: Dirk-Jan de Lange, senior informatieadviseur 0571-27 93 09 d.delange@voorst.nl