Aanbiedingsbrief Toekomstplan en begroting en de 1e wijziging begroting (2021-25957)

Aan de gemeenteraad van de gemeenten Apeldoorn, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen Datum Onderwerp Bijlagen

21 april 2021 Aanbieden begrotingswijziging 2021 Tribuut en Concept Toekomstplan en Begroting 2022-2025 Tribuut Begrotingswijzing 2021 Tribuut Concept Toekomstplan en Begroting 2022-2025 Tribuut

Geachte gemeenteraad, Vanaf 1 januari 2016 hebben de gemeenten Apeldoorn, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen een samenwerken op het gebied van belastingen. Sinds die datum verzorgt Tribuut de taken betreffende de WOZ, heffing en invordering gemeentelijk belastingen uit voor haar deelnemers en adviseert over de optimale aanwending van het belastinginstrumentarium . U ontvangt van de gemeenschappelijke regeling Tribuut hierbij een aantal financiële stukken, waarbij een grote onderlinge samenhang van toepassing is, en waarop de gemeenteraad in de gelegenheid wordt gesteld om een zienswijze in te dienen. Begrotingswijziging 2021 Op 20 maart 2020, is de begroting voor 2021 geaccordeerd in het bestuur. In de loop van 2020 en bij het opmaken van de begroting blijken in het verleden gemaakte keuzes financieel tegen te vallen. Het gaat hierbij deels om incidentele kosten. Daarnaast blijkt dat er geen functionele fijnmazigheid in de huidige begroting is aangebracht, waardoor adequaat budgetbeheer niet altijd eenvoudig is. Het toeslaan van het COVID-19 virus heeft forse consequenties gehad voor de belastingprocessen binnen Tribuut.

Doordat de inning van een aantal belastingen op verzoek van de deelnemers is uitgesteld of zelfs afgesteld, was er sprake verlies van efficiency in het proces, veel extra handmatig werk om ‘uitstel van betaling’ zoals mogelijk gemaakt voor de belastingplichtige in de systemen te verwerken. Ook werd het opleggen van enkele nog niet verzonden belastingen uitgesteld en zijn deze later in het jaar alsnog opgelegd. Door dit alles wordt een normaliter gestroomlijnd en efficiënt ingericht proces in de war gebracht, gaat efficiency verloren én was er een aanzienlijke hoeveelheid extra werk te verrichten. Dit alles leidde ook tot een groot aantal extra inkomende telefonische oproepen en e-mail berichten, met als gevolg de noodzaak om extra capaciteit toe te voegen aan de Front office en cluster Invordering, om de dienstverlening op het gewenste niveau te houden. Na de Lock down in maart 2020 is er geïnvesteerd in mobiele telefoons en laptops om thuiswerken mogelijk te maken en de dienstverlening optimaal te houden. Het bestuur heeft vorig jaar besloten een onderzoek te laten uitvoeren door Rijnconsult naar de doorontwikkeling van Tribuut. Dit rapport is opgemaakt naar aanleiding van gesprekken met medewerkers, management, directie en bestuur. Uit dit rapport zijn een aantal acties uitgezet die tot eenmalige en structurele kosten hebben geleid.

Zo is de inkoopondersteuning nu goed geregeld, is er een intern klimaatonderzoek uitgevoerd en zijn de werkzaamheden van de deurwaarders aanbesteed. De stijging van de proceskostenvergoeding aan ‘no cure-no pay’-bureaus is minderhard gestegen dan verwacht. De kosten hiervoor zijn over 2021 bijgesteld. De belangrijkste wijziging betreft een bijstelling van budgetten van inhuur. Deze kosten werden de afgelopen jaren gedekt uit meevallers op andere clusters en het opstartbudget. Het opstart budget is niet meer opgenomen in de structurele begroting na dit jaar. Dit alles lijkt tot een forse bijstelling van de kosten. In het bestuur is daarover een discussie gevoerd, waarna is afgesproken zo spoedig mogelijk een beter inzicht te geven in het kostenverloop en de aansluiting daarbij op de structurele begroting. De kostenstijging in de gewijzigde begroting van 2021 worden zowel incidenteel als structureel gedekt uit de algemene reserve. Er wordt dus over 2021 geen extra bijdrage van de deelnemende gemeenten gevraagd.

Concept Toekomstplan en Begroting 2022-2025 In het Toekomstplan en Begroting voor de jaren 2022-2025 zijn ook de uitgangspunten voor de begroting opgenomen. De zogenaamde items van de kadernota. De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2022–2025 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2020, die in de septembercirculaire 2020 van het rijk is aangegeven:

• • •

Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers: 3,60%; Prijs overheidsconsumptie, netto materieel: 1,50%; Prijs bruto binnenlands product: 1.70%.

De nieuwe indexering is redelijk vergelijkbaar met die van voorgaande begroting en leidt daardoor niet tot substantiële afwijkingen. Op basis van het door het bestuur aangegeven principe “reëel begroten” is een aantal posten hoger ingeschat dan vorige jaren. Doordat 2021 het eerste jaar is waarin er geen opstartbudget ter beschikking staat om nog niet gerealiseerde efficiency te compenseren, is ervoor gekozen om onder andere de budgetten voor inhuur en deurwaarderskosten naar realiteit in te schatten om zo een sluitende begroting te kunnen presenteren. Dit neemt niet weg dat er alsnog hard gewerkt wordt om deze posten omlaag te krijgen. Eventuele gemeentelijke beleidskeuzes uit de afgelopen jaren zijn verwerkt in deze begroting. Voor de Overhead worden geen bijdragen van de gemeenten verkregen; de gemeenten neemt immers de dienst “uitvoering van de belastingtaak” af van Tribuut, en niet de middelen waarmee die dienst wordt verricht. De kosten van Overhead zijn, op basis van het aantal FTE, doorbelast naar de verschillende programmaonderdelen. De kosteninschatting in deze begroting in een doorrekening van de begrotingswijziging van 2021. Maar afgelopen maanden is gebleken dat er geen functionele fijnmazigheid in de begroting was aangebracht, waardoor adequaat budgetbeheer niet altijd eenvoudig is.

De tijd ontbrak om een gedegen analyse te maken van het kostenverloop van de jaarrekening van 2020 en de doorrekening naar de structurele begroting van 2022 e.v. In het bestuur is daarover een discussie gevoerd, waarna is afgesproken zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor het vaststellen van de begroting in juni a.s., beter inzicht te geven in het kostenverloop en de aansluiting daarbij op de structurele begroting. Vanwege het bepaalde in artikel 35 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en artikelen 20 en 21 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut kunnen de gemeenteraden binnen acht weken na dagtekening van deze brief hun eventuele zienswijzen op de Begrotingswijziging 2021 en het Concept Toekomstplan en Begroting 2022-2025 schriftelijk aan het bestuur kenbaar maken. Wij ontvangen uw eventuele zienswijzen graag zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 16 juni 2021. Vanzelfsprekend worden reacties die na deze datum, echter voor de bestuursvergadering eind juni van Tribuut binnenkomen, ter kennisneming onder de aandacht van het bestuur gebracht. U kunt uw reactie digitaal versturen naar info@tribuut.nl of per post naar: Tribuut Belastingcentrum, Postbus 280, 8160 AG Epe. Wij ontvangen uw reactie bij voorkeur digitaal. Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd en zien uw reactie graag tegemoet. Met vriendelijke groet, Tribuut belastingsamenwerking

B.J. Groot Wesseldijk Directeur a.i.