5. Kadernota Toekomstplan en Begroting Tribuut 2025-2028

Kadernota

Toekomstplan

en

Begroting

2025-2028

Datum:

24

januari 2024

Status:

Bestuursvergadering

24

Auteur:

(geanonimiseerd) WN

< (geanonimiseerd)

januari 2024

tribuut belastingcentrum

Kadernota Toekomstplan en Begroting 2025-2028 Financiële uitgangspunten voor de begroting 2025 Voor het jaar 2025 worden de volgende uitgangspunten voorgesteld: 1. Indexering De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2025 en verder worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2022, die in de septembercirculaire 2023 van het rijk is aangegeven: Loonkosten index: • 5,8% • kosten index: Materiële 1,6% • Index PIOFACH:1 2,8%

bron: Septembercirculaire Gemeentefonds 2023 door Min. BZK

2. Actualisatie maatstaven De kosten voor de uitvoering van de belastingtaken worden verdeeld aan de hand van de maatstaven (inwoners, objecten, aanslagregels, aanslagbiljetten en invorderingskosten). Voor de begroting 2025 zijn de maatstaven geactualiseerd op basis van de door uw bestuur vastgestelde berekeningswijze in de notitie kostenverdeelsystematiek van januari 2020. Vastgestelde maatstaven begroting 2024

Kadernota 2025 – 2028

2

Voorgestelde maatstaven begroting 2025

N. B. De proceskosten vergoeding in deze tabel komen uit 2023, wat een uitzonderlijk jaar was en dus niet representatief is. Mede i. v. m. de wetswijziging van 1 januari 2024 wordt daarom voor proceskosten een nieuwe berekening opgemaakt om deze kosten te begroten. Toelichting op de maatstaven t. b. v. de begroting 2025 Algemeen: Woningen en niet woningen: Proceskostenvergoeding: Bezwaren:

Objecten: Aanslagregels:

Biljetten: Kwijtscheldingsverzoeken: Inkomsten uit dwanginvordering: Klantcontacten:

de maatstaven zijn geactualiseerd op basis van Gouw Tribuut, voor het jaar 2023. Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten excl. WOZvrijstellingen) die actief zijn/waren per 1-1-2023. Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente over het belasting jaar 2023. Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2023. Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten excl. WOZvrijstellingen) die actief zijn/waren per 1-1-2023. Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2023 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota begroting worden de en opgesteld) exclusief beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd is uitgegaan van het tijdvak 2022. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2023. Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2023. Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2023. Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2023 per gemeente.

3. BTW De budgetten in de begroting zijn exclusief BTW geraamd. Het vervallen van de verruimde koepelvrijstelling heeft hier geen effect op. De betaalde BTW wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar met de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze BTW vervolgens compenseren bij het btw-compensatiefonds.

Kadernota 2025 – 2028

3

4.

Beleidsontwikkelingen

a. Uitbreiding 1 FTE functioneel beheer De functioneel beheerders organiseren de inrichting van de automatisering voor al onze medewerkers. Het belang van deze functie wordt door de snelle ontwikkelingen in de automatisering steeds groter. Daardoor zien we al jaren de taken toenemen voor deze functies. Door de omzetting van onze applicaties van de server naar de cloud liggen er meer regietaken bij de functioneel beheerders. Dit proces van omzetten van applicaties naar de cloud verwachten we rond de zomer van 2024 af te ronden. Voor functioneel beheer zien we daarom een tekort ontstaan.

De belangrijkste redenen waarom uitbreiding noodzakelijk is: Steeds groter belang van automatisering. Steeds meer afstemming met leveranciers voor inrichting van verbeteringen. Optimalisering van processen (en daarmee afdwingen routing om fouten te voorkomen). Adviseren van uitvoerende teams komen we te kort en daarmee gaat efficiëntie verloren. VerSaaSing verschuift de regie van applicaties naar Tribuut. Intern is meer aandacht nodig voor informatiebeveiliging en de bijbehorende inrichting en controles. Met twee personen is het team te gevoelig bij calamiteiten. Er zijn verschillende werkzaamheden die buiten kantoortijden moeten plaatsvinden. We maken te weinig gebruik van data-analyse door tijdgebrek. Uiteindelijk verwachten we op den duur te kunnen besparen van arbeidsuren op inhuur. 1 fte kost op dit moment ca. € 82. 000,- (max. salarisschaal). b. Reiskosten woon-werkverkeer Tribuut vergoedt voor woon-werkverkeer alleen de fiscale uitruil via Flex Benefits. Dat geldt voor iedereen en er is geen beperking voor soort vervoer of maximale afstand. Tribuut heeft een regiofunctie en onze medewerkers komen uit de verre omtrek. We trekken letterlijk mensen aan vanuit Limburg, Tiel, Twente en Amsterdam. Deze medewerkers werken vaak twee dagen op kantoor en twee dagen thuis. Tribuut verwacht van de medewerkers 50% aanwezigheid op kantoor.

Maar er zijn ook medewerkers uit de directe omgeving en uit de deelnemende gemeenten. De kosten voor eigen vervoer zijn fors opgelopen de laatste jaren. Via openbaar vervoer is Epe slecht te bereiken. Bij het werven van nieuw personeel krijgen we steeds vaker de vraag of er ook reiskosten woon-werk in de voorwaarden zitten. Dit was tot en met 2023 niet het geval. Tot slot is er een verhuizing op komst, waarvan we nog niet weten op welke locatie we terecht komen. De deelnemende gemeenten vergoeden per 1 januari 2024, voor zover we kunnen nagaan, allemaal reiskosten in een vergelijkbare regeling. Al deze feiten geven aanleiding voor te stellen de kosten voor woon-werkverkeer naast de fiscale uitruil aan te vullen met een kilometervergoeding. Uitgangspunt voor woon-werk kilometer is de fiscale uitruil in stand te laten. Dat is een gunstige regeling voor werknemer en werkgever en levert de medewerker netto ongeveer 9 cent per km op. Als de doelstelling is 2024 netto ca. 23 cent uit te keren voor de woon-werk, dan zouden we een bedrag van 14 cent moeten aanvullen om tot het in 2024 maximaal vrijgestelde bedrag van 23 cent te komen. Omdat we specialisten in dienst hebben en de arbeidsmarkt krap is, willen we voorstellen een maximum te handteren van 60 km enkele reisafstand en niet van 40 km zoals een aantal gemeenten hanteren.

Een extra argument hiervoor is dat er een verhuizing op komst is en het mogelijk is dat we niet in Epe blijven. Dan hebben we in ieder geval een goede reiskostenvergoeding van woon-werkverkeer en zijn extra kilometers daarmee ook vergoed. Daarnaast willen we reiskosten voor het OV volledig vergoeden. De financiële impact daarvan is nu heel beperkt omdat reizen met het OV naar Epe erg omslachtig is. Echter kan het na een verhuizing wel een stimulans zijn om het OV te nemen en we zijn dan aantrekkelijk voor potentiële medewerkers die wel met Kadernota 2025 – 2028

4

het OV willen komen. Het betalen van reiskosten via het OV geldt voor de meest voordelige variant van reizen op dat moment. Het vergoeden van de reiskosten woon-werkverkeer tot maximaal 60 km enkele reis geeft een kostenpost van € 55. 000,- per jaar. 60 km past beter bij de regiofunctie die we hebben en met 60 km vergoeden geef je toch stimulans voor medewerkers om dicht bij het werk te gaan wonen. Ik de toekomst kunnen daar nog extra kosten bijkomen voor reizen met het OV. Deze kosten zijn hoger per persoon. Maar het aantal personen dat hier gebruik van zal maken is beperkt is de verwachting, maar kan bij een verhuizing toenemen. Hiervoor zullen we € 20. 000,- opnemen in de begroting. Dit voorstel moet nog met het de bonden worden besproken in het Lokaal Overleg. Echter willen we, net als de omliggende gemeenten al starten in januari 2024, mits zowel bestuur als het Lokaal Overleg akkoord gaan met deze regeling. In de begrotingswijziging van 2024 is dit onderdeel ook al meegenomen, waarvan het besluitvormingsproces gelijktijdig met de begroting voor 2025-2028 plaatsvindt. c. Trainee In 2023 is een intentieverklaring getekend om de vakbekwaamheid te verbeteren en meer samen te werken bij het opleiden van potentiële medewerkers. De verklaring is getekend door o. a. Tribuut in samenwerking met de Waarderingskamer. Waar mogelijk bieden we stages, gastlessen en leiden trainees op.

Indien mogelijk willen we jaarlijks één trainee de kans geven om bij Tribuut werkervaring op te doen om de verschillende disciplines van het vakgebied te ervaren. Mocht zich een kandidaat aanbieden, dan willen we onze belofte uit de intentieverklaring waarmaken en daarmee hopen om binding met Tribuut te organiseren om toekomstige vacatures in te vullen. Verwachte kosten voor een trainee in een aanloopschaal zijn ongeveer € 70. 000,- voor een fulltime trainee voor een volledig kalenderjaar.

d. Samenhangende Object Registratie De ontwikkelingen t. a. v. de SOR (Samenhangende Object Registratie) is nu al onderwerp van gesprek tussen de deelnemende gemeenten en Tribuut. Het gaat hier om het afstemmen van basisregistraties van o. a. BAG, WOZ en BGT. Er wordt landelijk veel gesproken over de kosten die op de gemeenten en samenwerkingsverbanden afkomt. Echter is er nog nauwelijks onderbouwing te vinden voor deze inschattingen. Verwachting is dat deze ontwikkeling leidt tot extra kosten voor een periode van 3 tot 5 jaar. Inschatting is ook dat het daarna nog veel vraagt om de uitwisseling van gegevens op orde te houden. We houden de ontwikkelingen in de gaten. e.

Verhuizing

Omdat gemeente Epe de DVO inclusief verhuur van ons huidige kantoorpand heeft opgezegd, zullen we nieuwe huisvesting moeten zoeken. Aangezien een aantal facilitaire zaken ook via de gemeente Epe afgenomen wordt, is de kans groot dat er een kostenstijging zal plaatsvinden door het afsluiten van nieuwe contracten, zoals afvalverwerking, schoonmaak, koffie, postverwerking, beveiliging, etc. We hebben op dit moment echter nog geen inzicht in de consequenties. Het is ook aannemelijk dat er investeringen gedaan moeten worden voor inrichting van het nieuwe pand, zoals indeling, meubilair dat voldoet aan de huidige arbo-eisen, ICT infrastructuur en audiovisuele middelen.

f.

Proceskostenvergoeding (PKV) De wet voor het vergoeden van toegekende WOZ-bezwaren is aangepast per 1 januari 2024. De kosten voor toegekende bezwaren zullen fors dalen. Ook zijn we verplicht de kostenvergoeding uit te betalen aan de belanghebbende (de inwoner) zelf. Echter weten we niet wat voor invloed dit heeft het aantal bezwaren van no-cure-no-pay-bureaus. In de meerjarenbegroting van 2024 en verder zijn we uitgegaan van een bedrag aan proceskosten van € 578. 000,- voor 2025. We gaan er vanuit dat we dit bedrag in de begroting naar beneden bij kunnen stellen. Definitieve inschatting doen we na de grote aanslagoplegging van 2024.

Kadernota 2025 – 2028

5

g. Nieuwe CAO De CAO kent al een aantal jaren een looptijd van een jaar. Aangezien wij als GR de begroting in maart moeten opmaken, is nooit exact bekend wat de salariskosten zijn voor het volgende jaar. Daarom begroten we met het loonindexcijfer uit de laatst bekende septembercirculaire. Grote afwijkingen moeten we dan in een begrotingswijziging verwerken.

h.

Inflatie

De afgelopen jaren is de inflatie fors toegenomen. Indexcijfers zijn ook aanleiding voor de contracten van vooral software leveranciers om de prijzen aan te passen voor 2024. Deze indexering loopt door in de jaren daarna. Het is nog moeilijk in te schatten of de contractueel afgesproken indexaties ongeveer gelijklopen met de indexatiepercentages uit de septembercirculaire. Daarom actualiseren we jaarlijks de kosten van automatisering naar aanleiding van de werkelijke kosten van afgelopen jaar, vermeerderd met de indexeringscijfers uit de laatst bekende septembercirculaire. i. Automatisering en bedrijfsvoering Sinds de oprichting van Tribuut in 2016 hebben we gebruik gemaakt van de ondersteuning van gemeente Apeldoorn voor onze automatisering. In het project GO-IT hebben we de afgelopen jaren de programmatuur gemigreerd van de fysieke servers om Apeldoorn naar cloudoplossingen. De DVO met de gemeente Apeldoorn moet naar aanleiding van deze transitie nog aanpast worden. Het is gemeente Apeldoorn echter niet gelukt hier een voorstel voor te doen voor het einde van jaar. Daarom kunnen we op dit moment geen inschatting maken van de kosten van de DVO met gemeente Apeldoorn. Doelstelling van het project was de relatief dure servers uit te schakelen en te investeren in beter te onderhouden cloudoplossingen.

Cloudapplicaties zijn duurder, maar dat zou logischerwijs terugverdiend worden met minder kosten vanuit de DVO. Daarnaast zijn applicaties vanuit de cloud beter en sneller te beheren door de leverancier. j. Investeringsbudget In de management letter heeft onze nieuwe accountant aangedrongen op het opnemen van investeringsbudgetten in de begroting. Daarmee geeft het bestuur duidelijk goedkeuring aan investeringen die moeten worden voldaan in dat begrotingsjaar. Hier zullen we uitdrukkelijk aandacht aan besteden in de begroting van 2025. k.

Actualisatie van risico’s enkele jaren maken we een uitgebreide risico-inventarisatie naar aanleiding van het vastgestelde Sinds beleid. De risico’s worden in de begroting geactualiseerd. Op advies van de accountant zal er meer aandacht besteed worden aan de onderbouwing van de verhouding tussen de risico’s en de algemene reserve voor het opvangen van die risico’s.

Kadernota 2025 – 2028

6