3. Accountantsverslag 2024 (w.g.) - GR Tribuut
Tekst van het document
Tribuut Belastingsamenwerking
Accountantsverslag 2024 23 april 2025 | definitief
definitief
Inleiding Doetinchem, 23 april 2025 1005721/HdF/NK Aan het Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Tribuut Wij hebben de jaarrekening 2024 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. Dit accountantsverslag dient in samenhang te worden gelezen met de jaarrekening over 2024. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directeur. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring. Het verslag is uitsluitend bestemd voor het Bestuur en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Waar relevant gaan onze bevindingen vergezeld van aanbevelingen. De in het verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de jaarrekening. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de directeur en de controller. Wij hebben deze rapportage besproken tijdens de bijeenkomst met het bestuur op 17 april 2025.
Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. Mevrouw H.G.J. de Feiter-Aalderink RA
2
definitief
Inhoudsopgave Samenvatting
Aandachtspunten Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Afsluiting
Bijlage controleverklaring fraude en financiële risico’s irt financiële positie
3
definitief
Samenvatting Financiële positie Het beschikbare weerstandsvermogen bedraagt per eind 2024 € 387.597. Het benodigde weerstandsvermogen bedraagt € 1.227.000. De ratio is 0,3. Dit is formeel onvoldoende. De achtervang van de deelnemende gemeenten reduceert het risico van het ontbreken van liquiditeiten indien zich eventuele calamiteiten voordoen.
Controleverklaring Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2024 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2024 en van het vermogen op 31 december 2024, in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording. In de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen geconstateerd.
Interne beheersing De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen en past bij de omvang van uw organisatie. Wij hebben enkele verbeterpunten geadviseerd. De belangrijkste zijn: - Actualisatie van de risico’s in de jaarstukken - Onderzoek naar de fouten in de toeristenbelasting op basis van het uitgevoerde onderzoek. - Actie ondernemen op de vorderingen voor 2016 welke in GOUW nog opgenomen zijn.
Rechtmatigheidsverantwoording De directie heeft in de rechtmatigheidsverantwoording aangegeven rechtmatig gehandeld te hebben. Wij zijn van mening dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.
Controleproces Er zijn voldoende stukken beschikbaar gesteld om de controlewerkzaamheden uit te voeren. Wij hebben in meerdere mate ondersteund bij: - Het herstellen van fouten - Het aanpassen van teksten
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
4
Aandachtspunten Bestuur Het Bestuur heeft ons op 14 november 2024 aandachtspunten voor de controle meegegeven. Deze waren: 1] ICT en NIS2 2] Functiescheiding en risicoreductie, rekening houdend met de werkbaarheid voor een relatief kleine organisatie. Voor de beantwoording inzake ICT verwijzen wij naar de managementletter 2024. Hierin is nader ingegaan op de IT-omgeving. 1] NIS2 De NIS2-richtlijn is op 17 oktober 2024 in werking getreden binnen de Europese Unie. Echter, Nederland heeft de richtlijn nog niet omgezet in nationale wetgeving. De verwachting is dat de Cyberbeveiligingswet (Cbw), die de NIS2-richtlijn implementeert, in het derde kwartaal van 2025 in werking treedt. Tot die tijd gelden de verplichtingen uit de richtlijn nog niet voor Nederlandse organisaties, maar wordt geadviseerd om alvast voorbereidingen te treffen voor de aanstaande wetgeving. Tribuut Belastingsamenwerking voert taken uit zoals het vaststellen van de WOZ-waarde, het heffen en innen van gemeentelijke belastingen en het bieden van ondersteuning aan inwoners en bedrijven. Dit roept de vraag op of zij onder de NIS2-richtlijn vallen. De NIS2-richtlijn richt zich op sectoren met kritische dienstverlening, zoals energie, vervoer, digitale infrastructuur en gezondheidszorg.
Hoewel belastinginning essentieel is voor het functioneren van gemeenten, wordt lokale belastinginning door gemeenten of hun uitvoeringsorganisaties niet expliciet genoemd in de richtlijn Digitale Overheid. Tribuut voert belastingtaken uit namens aangesloten gemeenten, waarbij de beleidsbeslissingen en verantwoordelijkheden bij de gemeenten zelf liggen. Dit impliceert dat de gemeenten onder de NIS2-richtlijn vallen, terwijl Tribuut slechts indirect betrokken is. Hoewel Tribuut persoonsgegevens verwerkt, zoals adresgegevens, verwerkt het geen hooggevoelige data zoals BSN’s of medische gegevens. Desondanks kan een cyberincident, zoals een ransomware-aanval, de belastinginning verstoren en financiële schade voor de gemeenten veroorzaken. Aangezien Tribuut fungeert als verlengstuk van de gemeenten en niet als zelfstandige entiteit wordt beschouwd, ligt de naleving van de NIS2richtlijn primair bij de gemeenten. Dit betekent dat Tribuut de beveiligingseisen van de gemeenten moet volgen, maar niet zelfstandig onder de richtlijn valt.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
5
Aandachtspunten Bestuur 2] Functiescheiding en risicoreductie, rekening houdend met de werkbaarheid voor een relatief kleine organisatie. Uit onze controlewerkzaamheden bij Tribuut Belastingsamenwerking blijkt dat de organisatie de basale functiescheiding heeft ingericht. Deze primaire functiescheiding zorgt ervoor dat de kernprocessen, zoals de waardebepaling van objecten, het opleggen van belastingen en het innen daarvan, in essentie voldoende worden beheerst. Met name bij de ondersteunende processen blijkt dat er op een aantal onderdelen nog verbeteringen gewenst zijn. Onze bevindingen laten zien dat op onderdelen beheersmaatregelen nog onvoldoende zichtbaar zijn gedocumenteerd, waardoor achteraf niet altijd duidelijk kan worden vastgesteld of interne controles daadwerkelijk zijn uitgevoerd en hebben gewerkt.
Binnen de organisatie is geen structurele vastlegging en autorisatie van ontvangst van goederen en diensten, waardoor een verhoogd risico ontstaat op betalingen waarvoor geen prestatie is geleverd. Tribuut wordt geadviseerd interne controles steekproefsgewijs uit te voeren om dit risico te mitigeren. Afgelopen jaar heeft Tribuut verbeteringen doorgevoerd ten aanzien van contractbeheer en tussenrekeningen. Contracten worden nu periodiek besproken binnen het managementteam en tussenrekeningen worden frequent opgeschoond. Deze processen zijn inmiddels afdoende ingericht.
Tribuut werkt samen met externe dienstverleners, zoals de gemeente Apeldoorn voor de ondersteunende processen waaronder HR- en salarisadministratie. De bestaande dienstverleningsovereenkomsten zijn gedateerd, wat leidt tot onvoldoende helderheid over onderlinge verwachtingen en verantwoordingsinformatie. Het ontbreken van periodieke controle op personele mutaties en betaalopdrachten verhoogt het risico op onjuiste betalingen en administratieve fouten. In het inkoopproces is er op onderdelen onvoldoende functiescheiding aanwezig. Zo worden wijzigingen in crediteurenstamgegevens door zowel de administratief medewerker als de controller uitgevoerd zonder dat hierbij een geautomatiseerde tweede autorisatie plaatsvindt. Tribuut geeft aan dat het technisch niet haalbaar is om dit advies op te volgen, wat het risico op onterechte wijzigingen vergroot. Om dit risico te beperken wordt extra interne controle geadviseerd.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
6
definitief
Jaarrekening
Accountantscontrole
Financiele positie
Overige bevindingen
Rechtmatigheidsverantwoording
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
7
definitief
Accountantscontrole Goedkeuringstoleranties Bij onze controle maken wij gebruik van een door u vastgestelde goedkeuringstolerantie, de materialiteit. De materialiteit wordt gebruikt als grens om te bepalen hoe groot fouten in de jaarrekening maximaal mogen zijn. Omdat niet alle kleine fouten gevonden worden in de controle, wordt de controle uitgevoerd met een uitvoeringsmaterialiteit. Het verschil tussen de materialiteit en de uitvoeringsmaterialiteit vormt de ruimte die vrij gelaten wordt voor eventuele kleine fouten die niet ontdekt zijn tijdens de controle. Bij de controle van uw jaarstukken hebben wij de volgende materialiteit gehanteerd: Omschrijving
2024 Fouten 1%
Onzekerheden 3%
Materialiteit
€ 77.519
€ 229.368
Uitvoeringsmaterialiteit
€ 46.512
Ruimte voor afwijkingen
€ 31.007
Afwijkingen: Niet-gecorrigeerde controleverschillen
€0
€0
Gecorrigeerde controleverschillen Vanuit de controlewerkzaamheden zijn een aantal afwijkingen naar voren gekomen. Deze zijn besproken met het management en gecorrigeerd in de jaarrekening zoals deze voor u ligt. Er resteren geen niet-gecorrigeerde controleverschillen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
8
definitief
Accountantscontrole Fraude en financiële risico’s in relatie tot de financiële positie In onze controleverklaring beschrijven wij op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude. Daarnaast beschrijven wij onze controleaanpak inzake de veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie van uw organisatie. In bijlage 1 staan de teksten die wij in de controleverklaring zullen opnemen. Naleven verslaggevingsregels De jaarrekening is opgesteld overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het BBV zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld. Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. De kwaliteit van de toelichtingen zijn van een voldoende niveau.
Jaarverslag Het jaarverslag met daarin de paragrafen voldoet aan de eisen van het BBV. Wij hebben geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2024 geconstateerd. Wet Normering Topinkomens (WNT) Uw organisatie valt onder de reikwijdte van de Wet Normering Topinkomens. In de jaarrekening is de voorgeschreven informatie opgenomen. Verloop van de controle Het opstellen van de jaarrekening over het boekjaar 2024 is zodanig gepland, dat de gecontroleerde jaarrekening tijdig ter vaststelling aan het Bestuur kan worden voorgelegd. Het controleproces evalueren wij met de ambtelijke organisatie. De afwikkeling van de controle was conform planning. Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces.
Er is 1 programma. Dit is in overeenstemming met de afspraken in het Bestuur van Tribuut. Dit programma is onderverdeeld in 5 programmaonderdelen. Het budgetrecht van het Bestuur is vastgesteld op het niveau van het programma. De afwijkingen ten opzichte van de begroting en de belangrijkste ontwikkelingen per programma zijn in het jaarverslag voldoende toegelicht. In de paragrafen is een nadere toelichting gegeven op de ontwikkelingen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
9
definitief
Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2024 en de financiële positie van uw organisatie per 31 december 2024. Ontwikkeling in de begrote lasten De begrote lasten over 2024 zijn van € 7.179.000 verhoogd naar € 8.169.000 met 2 begrotingswijzigingen. De totale stijging van € 990.000 in de begrote lasten in 2024 kan in grote lijnen als volgt worden verklaard: - € 337.000 proceskosten - € 250.000 automatiseringskosten - € 194.000 inhuur personeel - € 168.000 personeelskosten Van begroting naar realisatie De werkelijke lasten vallen lager uit dan begroot waardoor een positief saldo van € 524.640 ontstaat. Dit kan als volgt worden verklaard in grote lijnen: - € 318.000 minder organisatiekosten bij team gegevensbeheer WOZ - € 133.000 minder inhuurkosten bij team frontoffice - € 123.000 efficiëntie bij team invordering Daarnaast is er € 106.000 rente opbrengst van het schatkistbankieren ontvangen welke niet was begroot.
De lasten 2024 ten opzichte van 2023 De lasten zijn ten opzichte van 2023 gedaald met € 782.000. Dit is voornamelijk het gevolg van de incidentele proceskosten in 2023. In 2023 was er sprake van € 1,8 miljoen proceskosten ten opzichte van € 992.000 in 2024.
Waardebepaling Gegevensbeheer Heffen Invordering Frontoffice Totaal
(X € 1.000) Lasten 2024 3.111 € 1.322 € 1.342 € 1.203 € 773 € 7.751 €
€ € € € € €
2023 3.814 1.345 1.360 1.164 850 8.533
€ € € € € €
Mutatie -703 -23 -18 39 -77 -782
Deze jaarrekening is opgesteld voor bestemming van het resultaat.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
10
definitief
Financiële positie Eigen vermogen
Verloop van de lasten in de loop der jaren Het verloop van de lasten laat zien dat er in 2023 een sprong is te zien in de lasten als gevolg van de proceskosten. De lasten in 2024 zijn hoger dan de lasten in 2022, het genormaliseerde niveau.
- Bestemmingsreserve SOK In 2022 zijn middelen beschikbaar gesteld voor het project Samenhangende Object Kenmerken (€ 200.000). Bij de jaarstukken 2023 heeft het Bestuur besloten het restant van 31 december 2023 van € 145.845 in een bestemmingsreserve te voegen. De directie stelt voor het restant per 31 december 2024 van € 107.765 vrij te laten vallen ten gunste van de Algemene Reserve.
Lasten in de loop der jaren (X € 1.000) € 9.000 € 8.000 € 7.000
- Maximaal eigen vermogen Volgens de regeling is het toegestaan om maximaal 5% van de exploitatielasten als eigen vermogen aan te houden. Op basis van de lasten over 2024 is een maximale reserve van € 387.597 toegestaan. Op basis van het voorstel resultaatbestemming wordt € 285.617 uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten en bedraagt daarna het eigen vermogen € 387.597. Dit is de maximale grens.
€ 6.000 € 5.000 € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 €0 realisatie 2021
realisatie 2022
realisatie 2023
realisatie 2024
Incidentele baten en lasten In de jaarrekening is een toelichting opgenomen inzake de incidentele baten en lasten. Dit betreft onder meer de correctie van de proceskosten voorgaande jaren van € 53.000 minder lasten. In 2024 is sprake geweest van de afronding van de grote stroom bezwaren uit 2023 en eerder. Deze lasten zijn als incidenteel aangemerkt. Het jaarlijkse genormaliseerde niveau van proceskosten wordt ingeschat op € 500.000.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
- Ratio weerstandsvermogen De ratio weerstandsvermogen wordt weergegeven als de verhouding van het beschikbare weerstandsvermogen ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen berekend op basis van de risico’s. De ratio van het beschikbare weerstandsvermogen ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen bedraagt 0,3 en is daarmee onvoldoende. Wij hebben de directie geadviseerd een vergelijking van de risico’s in de begroting ten opzichte van het jaarverslag op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen.
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
11
definitief
Overige bevindingen Schattingen Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt, die van invloed zijn op de toepassing van de grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van de baten en lasten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen. Deze lichten wij hier kort toe. - Voorziening verlofsparen Per 31 december 2024 is een voorziening van € 34.595 getroffen voor de medewerkers die uren hebben gespaard. De uitgangspunten zijn consistent aan voorgaande jaren.
- Voorziening Oninbare debiteuren Op de balans van uw organisatie staan enkel vorderingen op publiekrechtelijke lichamen. Hiervoor is een voorziening voor oninbaarheid niet noodzakelijk. Proceskosten Uit onderzoek bleek dat er in het verleden onjuistheden zijn ontstaan bij het verwerken van de proceskosten van beroepen. De gebruikte managementinformatie bleek niet betrouwbaar. Dit heeft extra lasten opgeleverd. Tot en met 2023 is daarnaast uitgegaan van een schatting van nog te ontvangen proceskosten. Vanaf 2024 zijn de werkelijke proceskosten toegerekend op basis van de uitspraak in het kalenderjaar. Dit heeft een correctie van € 53.000 voordelig opgeleverd. De verwachting is dat de proceskosten vanaf 2025 het genormaliseerde niveau van € 500.000 zullen bereiken.
- Voorziening RVU Bij de RVU nemen medewerkers ontslag en volgt er een (maandelijkse) ontslagvergoeding die de ex-medewerker in staat stelt om te overbruggen tot aan de AOW-leeftijd. Aangezien de ex-medewerker in die periode geen activiteiten/prestaties voor de gemeente verricht, dient een voorziening te worden getroffen voor de financiële verplichting. Er wordt per 31 december 2024 geen gebruik gemaakt van de RVU door voormalig personeel. Wij hebben de directie geadviseerd deze mogelijkheid in de arbeidsvoorwaarden onder de aandacht te brengen en per 31 december 2025 hier, indien personeel hiervan gebruik maakt, een voorziening voor te treffen zoals het Besluit Begroting en Verantwoording voorschrijft.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
12
definitief
Overige bevindingen Materiële vaste activa In 2024 is het afschrijvingsbeleid geactualiseerd. De ondergrens is daarbij verhoogd naar € 10.000. Op basis van de herziene financiële verordening uit 2024 dient voor alle investeringen een krediet te worden aangevraagd. Verantwoordingen belastingopbrengsten Jaarlijks legt Tribuut verantwoording af over de opgelegde en geinde belastingen per gemeente.
Wij hebben de directie geadviseerd de oude posten uit GOUW voor 2016 op te schonen
Wij hebben de directie geadviseerd hierover afspraken schriftelijk vast te leggen inzake de randvoorwaarden voor de verantwoording belastingopbrengsten (tijdstip oplevering, inhoud, gewaarmerkt door een accountant). Afdracht gemeenten In 2024 is de gemeenschappelijke regeling geactualiseerd. In artikel 25 lid 6 is nu gesteld dat tenminste eenmaal per week de saldi aan de deelnemende gemeenten worden overgedragen. Hieraan is voldaan in 2024. Jaarlijkse opgave belastingopbrengsten en debiteuren Jaarlijks wordt aan de deelnemende gemeenten een opgave verstrekt inzake de opgelegde lokale heffingen en openstaande debiteuren. Wij hebben de directie geadviseerd in de gemeenschappelijke regeling de afspraken over deze jaarlijkse opgave vast te leggen met daarin onder meer: Ø Inhoud (welke belastingsoorten, welke informatie) Ø Tijdstip oplevering Ø Voorzien van controleverklaring door accountant.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Opschoning GOUW Bij de oprichting van Tribuut in 2016 zijn de data van de deelnemende gemeenten ingelezen. In de huidige versie van GOUW zijn nog een aantal vorderingen en conversie posten opgenomen die geen waarde meer hebben. De belastingopbrengsten en debiteuren worden vanaf 2016 gerekend.
Interne beheersing
Belastingrekening Tijdens onze controle is gebleken dat de mutaties op de Rabo-belastingrekening en de Rabo-schatkistrekening niet in de financiële administratie van Tribuut worden verwerkt gedurende het jaar. Wij hebben de directie geadviseerd om voortaan alle mutaties op de belastingrekening Rabobank met nummer eindigend op ...741 én alle mutaties op Rabobankrekening eindigend op ...138 volledig te verwerken in de administratie. Overloop belastinggelden Over 2024 is er meer uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten dan ontvangen vanuit de inning lokale heffingen (Rabo-belastingrekening). Hierdoor resteert een nog te verrekenen post met de deelnemende gemeenten van € 290.096 welke in het komend jaar zal worden verrekend. Wij hebben de directie geadviseerd periodiek te beoordelen in hoeverre de inkomende geldstroom zich verhoudt ten opzichte van de afstortingen aan de deelnemende gemeenten.
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
13
definitief
Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening en de controleverordening zijn op 15 november 2023 door het Bestuur vastgesteld. Beide verordeningen gelden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2024. Het normenkader 2024 is door het Bestuur op 14 november 2024 vastgesteld. Onze bevindingen over de rechtmatigheidsverantwoording In artikel 10 lid 2 van de financiële verordening heeft het Bestuur de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording op 3% van de lasten en de dotaties de aan reserves bepaald. Op basis van de voorliggende jaarrekening is dit een bedrag van € 232.558.
[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor in de processen: Ø Europese aanbestedingen Ø Treasury Er zijn geen fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens.
In de rechtmatigheidsverantwoording heeft de directie aangegeven rechtmatig gehandeld te hebben. De totale onrechtmatigheden van € 4.388 zijn lager dan de verantwoordingsgrens van € 232.558. Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften voor de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het Bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.
- Europese aanbestedingen Wij komen tot de conclusie dat de contracten welke boven de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen uitkomen er een wettelijke grondslag om dit niet Europees aan te besteden. Voor het overige zijn er geen inkopen hoger dan de Europese aanbesteding gedaan over de afgelopen vier jaar.
Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de tekst voldoet aan het voorgeschreven model.
Wij hebben de directie geadviseerd de interne controle over de Europese aanbestedingen over het hele jaar uit te voeren.
Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij het opstellen van de jaarrekening legt de directie in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording afleggen over deze drie criteria.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
14
definitief
Rechtmatigheidsverantwoording - Wet Fido en bijbehorende regelingen Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze zijn niet geconstateerd in uw organisatie. - Oordeel voorwaardencriterium Wij hebben vastgesteld dat de uitkomsten van de interne controle op het voorwaardencriterium juist en volledig zijn en dat het voorwaardencriterium niet leid tot fouten voor vermelding in de rechtmatigheidsverantwoording. [2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het Bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid per programma binnen de vastgestelde begroting uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel overschrijdingen als onderschrijdingen. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen het Bestuur en de directie en boven de verantwoordingsgrens uit komen. Het Bestuur wordt expliciet gevraagd in te stemmen met deze afwijkingen bij de vaststelling van de jaarrekening.
- Meer of minder baten dan begroot Op het programma is sprake van meer baten dan begroot. Het is gebruikelijk binnen uw organisatie om afwijkingen van deze aard bij de jaarstukken te vermelden. De afwijkingen tellen daarom niet mee als begrotingsonrechtmatigheid. Wij hebben de directie geadviseerd om in de financiële verordening de afspraak met het Bestuur inzake de rechtmatigheid van afwijkingen van de begroting toe te voegen. Dit betreft de afspraak dat het melden van lagere uitgaven (onderschrijdingen in de lasten) en afwijkingen in de inkomsten (baten) als rechtmatig worden beschouwd voor zover dit wordt toegelicht in de jaarstukken. - Investeringskredieten In 2024 is door het Bestuur een krediet beschikbaar gesteld van € 30.000. De werkelijke investering van de mobile devices bedraagt € 34.388. Dit is een overschrijding van € 4.388. - Oordeel begrotingsrechtmatigheid Wij hebben vastgesteld dat het begrotingscriterium niet hoeft te worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
- Meer lasten dan begroot Er is geen overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting. - Minder lasten dan begroot Op het programma zijn de gerealiseerde lasten minder dan begroot. Het is gebruikelijk binnen uw organisatie om afwijkingen van deze aard bij de jaarstukken te vermelden. De afwijkingen tellen daarom niet mee als begrotingsonrechtmatigheid.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
15
definitief
Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaatsvinden naar de opzet van de interne organisatie.
- Toelichting fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid Er zijn geen onrechtmatigheden vastgesteld en daarmee is een verdere toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering met maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen niet noodzakelijk.
Tribuut beschikt heeft in 2024 een M&O beleid opgesteld. Er heeft interne controle plaats gevonden naar misbruik en oneigenlijk gebruik.
- Intern inkoopbeleid Wanneer de normen uit de gids Proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van de directie verwacht hierover te rapporteren via de paragraaf Bedrijfsvoering.
Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het een vereiste dat de directie in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting geeft op alle afwijkingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast dient te worden beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. - Rapportagegrens In artikel 10 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan de rapportagegrens worden toegelicht.
Uw organisatie heeft eigen inkoopbeleid vastgesteld waarin de gids Proportionaliteit is uitgewerkt. In 2024 is geen specifieke interne controle uitgevoerd op het volgen van het intern inkoopbeleid op inkopen onder de aanbestedingsgrens. Er kan derhalve niet gerapporteerd worden over het al dan niet volgen van de gids. Wij hebben de directie geadviseerd verbijzonderde interne controle uit te voeren op de gevolgde inkoopprocedures met een contractwaarde onder de Europese aanbestedingsgrens.
Wij hebben de directie geadviseerd de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording voor de accountant specifiek in de financiële verordening te vermelden - Uitvoering verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle is door de organisatie zelf uitgevoerd. De toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering omvat een voldoende beschrijving van hoe de verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden en hoe deze is verlopen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
16
definitief
Interne beheersing IT omgeving Op basis van boek 2, artikel 393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek moet de accountant in zijn verslag aandacht besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle maken we in een beperkte mate gebruik van de automatiseringsomgeving. In de managementletter over 2024 hebben wij de directie geadviseerd de dienstverleningsovereenkomst met Apeldoorn inzake de IT-diensten te actualiseren. Deze is in februari 2025 geactualiseerd en omarmd door beide partijen. Wij hebben de directie geadviseerd een continuïteitsplan op te stellen en daarbij de onderdelen uitwijk, back-up en recovery, systeemmonitoring expliciet op te nemen voor zowel de inrichting welke is uitbesteed aan Apeldoorn als de software applicaties in de Cloud.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
17
definitief
Interne beheersing Risico’s interne beheersing Bij de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter gerapporteerd aan de directeur en besproken met het Bestuur op 14 november 2024. In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke bevindingen en risico’s wij zien. Wij hebben hiervoor (mogelijke) interne beheersingsmaatregelen voorgesteld om de risico’s af te dekken. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening geen materiële afwijkingen bevat als gevolg van het ontbreken van deze (voldoende) maatregelen, hebben wij aanvullende werkzaamheden moeten verrichten. Vanuit de interimcontrole hebben wij van de enkele aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 meegegeven. De belangrijkste waren: - Actualisatie van de risico’s in de jaarstukken (beschikbaarheid IT en privacy gevoelige informatie) - Onderzoek naar de fouten in de toeristenbelasting op basis van het uitgevoerde onderzoek - Actie ondernemen op de vorderingen voor 2016 welke in GOUW nog opgenomen zijn
Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole meerdere mutaties beoordeeld en vastgesteld dat deze juist zijn verwerkt. Inkopen: juistheid doorgevoerde mutaties crediteurenstamgegevens De controller en administratief medewerker zijn bevoegd tot het muteren van crediteurenstamgegevens zonder een autorisatie van een tweede persoon. De werkwijze is dat de administratief medewerker wijzigt en de controller de wijziging van de crediteurenstamgegevens autoriseert. Deze werkwijze wordt niet afgedwongen. Hierdoor ontstaat het risico dat onterecht de crediteurenstamgegevens worden gewijzigd. De organisatie heeft aangegeven hier technisch geen opvolging aan te kunnen geven. Derhalve hebben wij bij de jaarrekeningcontrole hier extra werkzaamheden op uitgevoerd. Lokale heffingen: juistheid berekening kwijtscheldingsnorm De bepaling van de normbedragen kwijtschelding vindt twee keer per jaar plaats. Deze berekening wordt gemaakt op basis van een aantal variabelen waarbij per categorie (alleenstaande ouder dan 21 bijv. ) een bedrag wordt vastgesteld aan inkomensnorm, vermogensnorm en waarde auto. De berekening wordt door 1 persoon opgesteld. Hierdoor ontstaat het risico dat de kwijtscheldingsnorm niet juist wordt berekend.
De belangrijkste conclusies uit de managementletter zijn onderstaand weergegeven: Wij hebben vastgesteld dat de kwijtscheldingsnorm voor 2024 juist is berekend. Personeel: juistheid verwerking mutaties salarissen De salarisadministratie wordt beheerd door de gemeente Apeldoorn. Mutaties worden door Tribuut doorgegeven. De verwerking wordt niet getoetst. Twee maal per jaar wordt een vergelijking gemaakt tussen het formatieplan en de opgave van de gemeente Apeldoorn. Hierdoor ontstaat het risico dat mutaties niet (tijdig) zijn verwerkt.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
18
definitief
Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2024 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet) én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 77.519 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 232.557 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd. Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn, dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden en dat sommige soorten dienstverlening niet toegestaan zijn.
Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de directie van de organisatie. Ingeval van fraude door de directie melden we dit aan het Bestuur. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de directie. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2024 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
19
definitief
Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn. Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. Mevrouw H.G.J. de Feiter-Aalderink RA
20
definitief
Bijlage controleverklaring In de volgende bijlagen geven wij de tekst weer welke wij zullen opnemen in de controleverklaring inzake • Fraude • Veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Dit is niet de volledige tekst van de controleverklaring.
Bijlage controleverklaring fraude
Bijlage controleverklaring veronderstellingen financiële risico’s
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
21
definitief
Bijlage controleverklaring fraude Fraude Wij hebben risico’s geïdentificeerd en ingeschat op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening die het gevolg is van fraude. In onze controleaanpak hebben wij generieke en specifieke controlewerkzaamheden uitgevoerd die inspelen op deze risico’s. Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in de entiteit en haar omgeving, de componenten van het interne beheersingssysteem, waaronder het risico-inschattingsproces en de wijze waarop de directie inspeelt op frauderisico’s en het interne beheersingssysteem monitort. Als onderdeel van ons proces voor het identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening die het gevolg is van fraude, hebben wij frauderisicofactoren overwogen met betrekking tot frauduleuze financiële verslaggeving, oneigenlijke toe-eigening van activa en omkoping en corruptie. Wij hebben geëvalueerd of deze factoren een indicatie vormden voor de aanwezigheid van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Wij zijn tijdens de controle alert gebleven op indicaties voor signalen van fraude. De uitkomsten van de controlewerkzaamheden hebben wij geëvalueerd. Daarbij hebben we overwogen of er bevindingen zijn die aanwijzing geven voor fraude of het niet-naleven van wet- en regelgeving.
Wij hebben kennis genomen van de beschikbare informatie en om inlichtingen gevraagd bij leden van de directie als ook aan anderen binnen de organisatie. Hieruit volgden geen signalen van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Uit het geheel van onze werkzaamheden volgden geen signalen, specifieke aanwijzingen of vermoedens van fraude. De door ons geïdentificeerde frauderisico’s en uitgevoerde specifieke werkzaamheden zijn hieronder weergegeven.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
22
definitief
Bijlage controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico
Controlewerkzaamheden en observaties
MO: Beinvloeden schattingen en doorbreking interne beheersing De directie heeft een unieke positie om fraude te plegen, omdat ze in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Daarom besteden wij bij al onze controles aandacht aan het risico van het doorbreken van maatregelen van interne beheersing door het de directie. Wij hebben in dat kader bijzondere aandacht gehad voor tendenties in schattingen als gevolg van mogelijke druk op de directie om het resultaat te beïnvloeden.
Wij hebben, voor zover relevant voor onze controle, de opzet geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing die het risico op doorbreking van de interne beheersing moeten mitigeren, waaronder de ingebouwde waarborgen in de processen met betrekking tot handmatige journaalposten.
Inhoudsopgave
Samenvatting
In respons op de bevindingen vanuit deze werkzaamheden hebben wij journaalposten geselecteerd op basis van risicocriteria, journaalposten gegenereerd tijdens het proces van opmaken van de jaarrekening met mogelijk resultaat sturend effect. Wij hebben bij de controlewerkzaamheden specifieke aandacht gehad voor eventuele manipulatie of bovenmatige bemoeienis van het management bij de totstandkoming van cijfers en belangrijke toelichtingen. Daarnaast hebben wij op journaalposten die zijn gegenereerd door, of in opdracht van, de directie specifieke controlewerkzaamheden verricht. Wij hebben specifieke controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van schattingen. Wij hebben getoetst of de gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen adequaat zijn. Wij hebben in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het management bij deze schattingen. Indicatie uitkomst werkzaamheden Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door de directie of vooringenomenheid van de directie bij schattingsposten.
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
23
definitief
Bijlage controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico
Controlewerkzaamheden en observaties
Prestatieonderbouwingen Het risico dat inkoopfacturen betaald worden, zonder dat hier een prestatie tegenover staat
Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken met betrekking tot het leveren van de prestaties van de ingekochte goederen en diensten. Wij hebben door middel van een deelwaarneming vastgesteld dat de levering van goederen/diensten voor de onderzochte gevallen heeft plaatsgevonden overeenkomstig de inkoopfacturen.
Ongeautoriseerde betalingen Een combinatie van te ruime bevoegdheden ten aanzien van het doorvoeren van wijzigingen in stambestanden crediteuren, de verwerking van inkoopfacturen biedt in opzet aan medewerkers de gelegenheid om onrechtmatige betalingen te laten verrichten met als doel het oneigenlijk toe-eigenen van activa.
Wij hebben, voor zover relevant voor onze controle, de opzet geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing die het risico op het verrichten van onrechtmatige betalingen moeten mitigeren. Tevens hebben wij werkzaamheden verricht op de rechtenindeling in het bankpakket en de interne procedures met betrekking tot de controle van personeelsmutaties. Tot slot hebben wij middels data-analyse alle bankmutaties geanalyseerd.
Corruptierisico Het risico op corruptie door ambtenaren, bestuurders en toezichthouders
We hebben vastgesteld dat er maatregelen zijn genomen rondom het bewaken van de integriteit en het voorkomen van integriteitsschendingen. We hebben navraag gedaan of er meldingen zijn geweest.
Inhoudsopgave
Indicatie uitkomst werkzaamheden Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.
Indicatie uitkomst werkzaamheden Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het verrichten van onrechtmatige betalingen.
Indicatie uitkomst werkzaamheden We hebben geen specifieke aanwijzingen voor corruptie of vermoedens van corruptie.
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
24
definitief Bijlage controleverklaring veronderstellingen financiële risico’s Het Bestuur heeft in de regeling van Tribuut vastgelegd (artikel 24) dat het eigen vermogen maximaal 5% van de jaarlijkse exploitatielasten mag bedragen. De directie heeft inzicht gegeven in de financiële positie en de risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen in het jaarverslag. Wij hebben het proces van risicoanalyse en de veronderstellingen die de directie heeft gehanteerd beoordeeld en geëvalueerd. Daarnaast hebben wij beoordeeld of de paragraaf Weerstandsvermogen alle relevante informatie bevat, waarvan wij tijdens onze controle kennis hebben gekregen. Voor het overige hebben wij inlichtingen ingewonnen bij de directie over de kennis van risico's na de periode van de verrichte risicoanalyse. Uit onze werkzaamheden blijkt het gegeven inzicht zoals dat gegevens is door de directie, aanvaardbaar is
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
25
Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?