2025 03 10 Schriftelijke vraag GB Financiële consequenties verhuizing Tribuut

Schriftelijke vraag (versie 10-03-2025) Onderwerp: Financiële consequenties verhuizing Tribuut Geacht bestuur Tribuut, De fractie van Gemeente Belangen Voorst volgt al enige tijd met interesse de besluitvorming omtrent de verhuizing van Tribuut Belastingsamenwerking van het gemeentehuis van Epe naar de Fauststraat 3 in Apeldoorn. Wethouder Boender, doet namens het college van Voorst, haar best deze verhuizing kostenneutraal te laten verlopen. Helaas, zonder succes. De gemeenteraad van Voorst heeft op 24 juni 2024 met algemene stemmen de motie Financiële consequenties verhuizing Tribuut aangenomen. Uit het verslag bestuursvergadering van 23 januari 2025 concluderen wij dat er inmiddels een prijskaartje hangt aan deze gedwongen verhuizing. Deze verhuizing staat haaks op de in 2020 door de gemeente Epe en Tribuut getekende addendum voor een huur tot 2040. Naar aanleiding van het lezen van het verslag en de besluiten hebben wij een aantal vragen. Op basis van artikel 17 lid 1 Wet gemeenschappelijke regelingen heeft ‘het bestuur’ van Tribuut Belastingsamenwerking een passieve informatieplicht jegens de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Artikel 17 lid 3 Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat de regeling van Tribuut bepalingen houdt omtrent de wijze waarop deze inlichtingen worden verstrekt.

In artikel 12 lid 2 Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking staat beschreven dat ‘het bestuur’ de inlichtingen schriftelijk of, na afstemming met de griffier, mondeling verstrekt. Wij zouden het op prijs stellen als u de beantwoording van onze vagen, schriftelijk tot ons laat komen. VERHUISKOSTEN (€ 75.000,- + € 56.000,-) Tribuut heeft op 2 januari 2024 formeel een opzegging van de dienstverleningsovereenkomst van de gemeente Epe ontvangen waarin ook de huur werd opgezegd. Tribuut en gemeente Epe hebben daarna gesprekken gevoerd over de datum van overgang en het vergoeden van de verhuiskosten. De verhuiskosten zijn door Tribuut op dat moment ingeschat op €75.000,-. De gemeente Epe is op dat moment akkoord gegaan met het vergoeden van de verhuiskosten, met als maximum het op dat moment ingeschatte bedrag. Inmiddels blijkt dat de eenmalige kosten hoger liggen en de gemeente Epe deze kosten niet verder wil vergoeden, omdat er een maximumbedrag is afgesproken. Daarom hebben wij de volgende vragen: 1. Wat is de rechtsposities van Tribuut (huurder) ten opzichte van de gemeente Epe (verhuurder) ten aanzien van de dienstverleningsovereenkomst (DVO), het huurcontract ten opzichten van de opzegging? 2. In hoeverre is de afspraak over de eerste inschatting van verhuiskosten (juridisch) bindend? 3.

Is de afspraak met de gemeente Epe over de verhuiskosten vastgesteld door het bestuur van Tribuut?

Tribuut heeft echter geen ervaring op dit gebied en inmiddels is duidelijk dat het bedrag voor projectmanagement van de verbouw en inrichting én het opnieuw inregelen van de facilitaire dienstverlening ongeveer het dubbele kost. Het bestuur van Tribuut gaat nu de gemeenteraden een begrotingswijziging voorleggen voor een bedrag van €56.000- om de extra verhuiskosten te dekken. In de genoemde bestuursvergadering is het Bestuursbesluit financiering eenmalige kosten verhuizing‘ voorgelegd aan het bestuur. Wij willen wethouder Boender complimenteren met het feit dat u, namens het college, hier niet mee akkoord bent gegaan en als enige bestuurslid tegen heeft gestemd. In het bestuursbesluit wordt ook verwezen naar de bijlage. Echter ontbreekt deze brief waarin de gemeente Epe laat weten de extra kosten niet te zullen vergoeden. 4. Kan deze brief toegevoegd worden aan de agendastukken van het bestuur (23-01-2025), de zienswijzeprocedure met betrekking tot de begrotingswijziging en bij de beantwoording van deze schriftelijke vragen? VERBOUWINGS- & INTERIEURKOSTEN Tribuut verhuist rond 1 juni 2025 naar de Fauststraat 3 in Apeldoorn. Het nieuwe pand is echter nog niet klaar voor gebruik. Voor de inrichting van de nieuwe locatie moet noodzakelijk worden geïnvesteerd in wanden, vloeren, pantry, bekabeling, maar ook in nieuw kantoormeubilair.

Voordat Tribuut het kan betrekken, moet het eerst worden verbouwd en moeten er werkplekken voor het personeel worden ingericht. Voor het gehele traject heeft Tribuut een externe partij ingeschakeld om dit te begeleiden. Op de toekomstige werkvloer bevindt zich nog een inbouwpakket van de vorige huurder, dat eerst verwijderd moet worden. Vervolgens zal er een nieuwe indeling voor Tribuut worden gerealiseerd. Na de verbouwing zal het pand worden ingericht met de benodigde werkplekken en ruimtes om de werkzaamheden uit te voeren. Deze verbouwing vraagt om een aanzienlijke investering van € 600.000.- . Dit bedrag kan je onderverdelen in verbouwing pand €475.000,- en interieur €125.000,-. Daarnaast zal door de verhuurder een incentive van € 193.000,- beschikbaar gesteld worden. Deze kosten hebben een financieel impact van ca. € 41.000per jaar door afschrijving. De jaarlijkse afschrijving zal door deze investering verhoogd worden. Zowel de verbouwing als het interieur zal over een periode van 10 jaar worden afgeschreven conform het vastgestelde afschrijvingsbeleid. De kosten voor de verbouwing en interieur van het nieuwe pand zijn het gevolg van de onverwachte huuropzegging van de gemeente Epe. In de bestuursvergadering is het ‘bestuursbesluit investeringskrediet verbouwing en interieur nieuwe pand’ aangenomen.

INRICHTINGSKOSTEN Voor de bovenstaande verbouwings- en interieurkosten is een externe financiering nodig. Aangezien Tribuut geen reserves aanhoudt voor dit soort investeringen, is hiervoor nu een externe financiering van € 300.000,- noodzakelijk. De kosten voor de inrichting van het nieuwe pand zijn het gevolg van de onverwachte huuropzegging van de gemeente Epe. In de bestuursvergadering is het Bestuursbesluit aanpassing financiering t.b.v. inrichting nieuwe locatie aangenomen. 5. Kan het bestuur toelichten, in kader van de onverwachte huuropzegging en de extra verbouwings- en interieurkosten, waarom zij akkoord is gegaan met het bestuursbesluit

investeringskrediet verbouwing en interieur nieuwe pand en Bestuursbesluit aanpassing financiering t.b.v. inrichting nieuwe locatie? 6. Wordt het bovenstaande investeringskrediet net als de Bestuursbesluit financiering eenmalige kosten verhuizing middels een begrotingswijziging voor zienswijze voorgelegd aan de raden? Algemene vragen: 7. Kunt u aangeven met welk bedrag Tribuut in Apeldoorn gaat huren en dit deed in Epe? En hoe verhoudt dit tot de DVO en de toekomstige situatie? (Kunt u bij de beantwoording van deze vraag ook eventuele servicekosten gerelateerd aan de huisvesting meenemen?) 8. Is de toekomstige totaal situatie voor huisvesting goedkoper of duurder ten opzichten van de oude situatie in Epe? 9. Op welke wijze kunnen de deelnemende gemeentes aan Tribuut nog invloed uitoefenen tegen de minimale bijdrage van de gemeente Epe? Op 23 januari was de bestuursvergadering van Tribuut vervolgens duurde het 2,5 week voordat Tribuut het verslag openbaar maakte. 10. Waren er bijzondere omstandigheden waarom het deze tijd duurden? 11. Wilt u ons informeren als er in de vergadering van 17 april iets ten aanzien van de verhuizing op de agenda staat? Graag zien wij uw antwoorden binnen 3 weken tegemoet.

Bjorn van Ekeren (Gemeente Belangen Voorst) Twello, 10 maart 2025