2020-77938 opdrachtomschrijving van de Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep
Tekst van het document
Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep Een groot project als Voorst onder de Loep evalueren is niet niks. De omvang van het project, de hoeveelheid aan invalshoeken en de diversiteit in belichte aspecten vragen om duidelijke keuzes voor de evaluatie en een helder plan. In deze Opdracht voor Evaluatie verwoorden wij hoe wij de evaluatie uitvoeren en welke keuzes wij maken om beknopt tot de kern te komen. Inleiding Inhoud en proces Wij reflecteren zowel op het proces van Voorst onder de Loep als op de inhoud van het project. In deze opdracht leggen wij uit wat wij bedoelen met het proces en de inhoud en hoe wij de evaluatie opbouwen en samenstellen. Terugkijkend stellen wij onszelf dus twee vragen: Hoe is het gegaan? Welke resultaten hebben wij behaald? Moment van evaluatie De gemeenteraad besloot de evaluatie van Voorst onder de Loep te bespreken in februari 2022. Dat betekent dat wij uiterlijk in september 2021 moeten starten met evalueren. Het project loopt echter nog tot juni 2022 en een groot deel van de uitvoeringsfase zal uiteraard nog plaatsvinden in dat laatste deel. Juist dan besteden wij aandacht aan de borging van preventief werken, aan verbinding tussen partijen en aan het verdiepen van vaardigheden die voor preventief werken essentieel zijn.
Het risico van evalueren terwijl je nog bezig bent met ontwikkeling is dat wij de focus al vroeg verleggen naar afronding, waardoor essentiële acties op ontwikkeling geen effect meer sorteren, omdat betrokken partijen de indruk hebben dat het project beëindigd wordt. Dat risico proberen wij zo goed mogelijk te ondervangen door: ons duidelijk te richten op de periode 2017 tot zomer 2021 en door niet te spreken over evaluatie (heeft iets eindigs), maar over reflectie (meer tussentijds). Aangezien wij de raad uiteraard wel op de hoogte willen brengen van de eindresultaten van het project zullen wij na afloop van de borgingsfase – in juni 2022 – nog een eindconclusie trekken. Hierin laten wij zien wat onze bijdrage was aan de basisinfrastructuur voor preventief werken en hoe deze geborgd is. Reflectie, #waarop dan? Hieronder omschrijven waarop wij in de Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep terugkijken. Het gaat dus om de periode 2017 tot zomer 2021 en wij reflecteren op zowel het proces als de inhoud. Voor beide onderwerpen omschrijven wij hieronder wat wij reflectief onder de loep nemen. Het proces Wij delen het proces op in fases: de fase van de opdracht, de onderzoeksfase, de uitvoeringsfase en de borgingsfase. In de Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep kijken wij terug op de opdracht, de onderzoeksfase en de uitvoeringsfase van het project.
Welke keuzes maakten wij de afgelopen jaren? En welke invloed hadden die keuzes op het project? Voor elke van deze fases blikken wij terug op de invloed die de keuzes hadden voor het resultaat van het project. Ook kijken wij naar de randvoorwaarden in elke fase. Paste het team, de vaardigheden daarin en de financiën bij die fase? Wat waren de effecten van de randvoorwaarden? Hieronder beschrijven wij voor elke fase wat wij bedoelen met het proces. De borgingsfase loopt zoals gezegd tot juni 2022. Wij beschrijven hier wel wat wij daarmee bedoelen, maar de reflectie daarop zullen wij in juni 2022 presenteren in de eindconclusie. De opdracht Vragen die wij stellen zijn onder andere: Hoe kwam de opdracht tot stand? Op welke wijze is het opdrachtgeverschap en -nemerschap ingevuld? Welke verantwoordelijkheden brengt de keuze voor zo'n groot project met zich mee en hoe zijn die ingevuld? Wat deed de opdracht met het draagvlak en het eigenaarschap van preventie en de doelen die in het project opgesteld werden met de samenleving? Hoe was de samenwerking met de beleidsambtenaren en de partners? -1-
Voor de bovenstaande punten kijken wij naar de keuzes die werden gemaakt en wat de effecten van deze keuzes waren. De onderzoeksfase Het uitgangspunt van dit project is hoe wij als samenleving, met elkaar, meer maatschappelijke problemen kunnen voorkomen. Dit resulteerde in een breed project op basis van de methode Klinkers. Wij werkten met de samenleving en van onderaf. De basis lag in de interviews met 411 sleutelfiguren in de Gemeente Voorst. Wij blikken terug op de keuze om te werken met de methode Klinkers, een methode die inherent preventief is doordat ze de onderliggende oorzaken van een probleem onderzoekt. Door de onderliggende oorzaken weg te nemen voorkom je problemen. Maar de methode is ook complex en omvangrijk. Wat was het effect van het werken met een doelenschema, oorzakelijke deelschema's en interventiepunten. Wij kijken ook terug op de keuze om als project los te staan van de gemeente. Wat waren de effecten van deze keuze? De uitvoeringsfase Tijdens de uitvoeringsfase van het project jaagden wij met het aanjaagteam acties en ontwikkelingen aan in de samenleving. Welke keuzes maakten we? Wat was het effect van deze keuzes? Was de samenleving klaar voor preventie? Wat viel ons op tijdens dit proces? Voor de uitvoeringsfase werd een nieuw plan van aanpak opgesteld. Wij blikken onder andere terug op de integratie van preventie in het gemeentelijk beleid.
Ook werden de onderstaande randvoorwaarden voor deze fase benoemd. Wij reflecteren op deze voorwaarden. Wat was de invloed ervan op het proces? De politiek, het bestuur en het management van gemeente en maatschappelijke partners omarmen visie, doelen en actieboek. Verenigingen en andere kleinere initiatieven voelen zich voldoende toegerust om acties in hun dorp op te zetten en uit te voeren. De maatschappelijke partners en gemeente kunnen voldoende tijd en duurzame inzet leveren om acties te verwezenlijken. Wij realiseren met elkaar voldoende (financiële) middelen voor de uitvoering van de acties. De borgingsfase Om de borging van het project te verzekeren, zetten wij ons in de laatste fase van het project in om preventie te verankeren binnen de gemeente. Wij doen dat door ons te richten op de vaardigheden die essentieel zijn om preventief te kunnen werken, door verbinding te creëren en diepgaander bewustwording te organiseren en concreet het Hoedan bespreekbaar te maken. Maar ook door de bevindingen uit de onderzoeksfase op een creatieve manier beschikbaar en leesbaar te houden. Op deze manier verdwijnen de doelen van de samenleving niet na afloop van het project. Zoals vermeld komen wij op de resultaten hiervan terug in juni 2022. De inhoud Als projectteam inspireren we, verbinden we, werken wij aan kennis en vaardigheden en begeleiden wij processen.
Kortom wij jagen aan. Uiteraard kijken wij in deze reflectie of de doelen een stapje dichterbij zijn gekomen. Tot resultaten komen vraagt echter ook een andere manier van werken. Preventief werken. Wij jagen niet alleen aan op de doelen, maar ook op die andere manier van werken. Tot welke resultaten dat aanjagen tot nu toe leidde, beschrijven wij aan de hand van een aantal aspecten die binnen dat veranderproces van belang zijn.
Bewustwording: inzicht in het belang en de kansen van preventief werken ieders eigen rol daarin het veranderproces dat je dan door moet Ontwikkeling: vaardigheden en kennis opdoen een manier van werken ontwikkelen om preventief te kunnen werken problemen integraal en vanuit de leefwereld aanpakken Randvoorwaarden: voldoende tijd en ruimte organiseren om aan de slag te kunnen juiste structuur, netwerk en verbindingen realiseren (financiële) middelen beschikbaar hebben Actie: een concreet en tastbaar project waarin preventief wordt gewerkt een proeftuin waarin wij lerend ontwikkelen -2-
Reflectie daarop Deze aspecten vragen allemaal aandacht als je een veranderproces in gang zet. Soms chronologisch, maar bij complexe processen met veel partijen vaak allemaal tegelijk of dwars door elkaar. In het geval van Voorst onder de Loep, een complex proces met veel partijen, leiden deze aspecten uiteindelijk tot het voorkomen van meer problemen in de samenleving. Wij laten aan de hand van deze aspecten concrete resultaten zien. Resultaten die voornamelijk in de samenleving bereikt zijn. Met de nadruk op in de samenleving, want het zijn eigenlijk niet de resultaten van Voorst onder de Loep, wij zijn slechts het middel waarmee de resultaten zijn aangejaagd. Soms zijn deze resultaten heel groot en soms heel klein. Allemaal zijn ze echter waardevol op hun eigen schaal en geven ze een mooi beeld van de diversiteit van dit proces. Reflectie, #hoedan? Hoe verzamelen wij voldoende informatie, die objectief is, maar ook handzaam en werkbaar om tijdens een lopend proces vorm te geven en wat betreft kosten niet uit de klauwen loopt? Hieronder omschrijven hoe wij Reflectie op 6 jaar Voorst onder de Loep vorm gaan geven. Hoe verzamelen wij informatie Wij reflecteren op het proces en de inhoudelijke resultaten van Voorst onder de Loep door informatie uit verschillende bronnen te halen.
Hieronder volgt een opsomming van de bronnen die wij inzetten: Documenten, zoals de hoofdlijnennotitie, uitvoeringsnotitie, plannen van aanpak, de voortgangsrapportages, de gegevens uit ons eigen documentatiesysteem (waarin wij onze ervaringen en de gezette stappen bijhielden) en de interviews die wij deden voor Zodus. Wij kijken kritisch naar de verschillende fases en de ervaringen en de uitdagingen die wij daarin tegenkwamen. Een aantal diepte interviews speciaal voor deze reflectie, waarbij wij goed kijken dat de actieve inwoners, de gemeente, maatschappelijke organisaties en verenigingen allen vertegenwoordigd zijn. Wij interviewen uit elke fase van het project betrokken mensen. Korte enquête breed uitgezet onder trekkers en betrokkenen. De uitkomsten hiervan zullen uiteraard anoniem behandeld worden zodat mensen zich vrij voelen om te zeggen wat ze willen zeggen. Concrete resultaten laten wij ook zien, door een aantal projecten uit te lichten. De afbakening van wat wij evalueren en de bronnen waarmee wij dat doen, zorgen ervoor dat het een overzichtelijke en leesbare reflectie wordt van zes jaar Voorst onder de Loep. Wij schrijven onze bevindingen op, maar zoeken ook creatieve vormen om de uitkomsten overzichtelijk, grafisch en duidelijk weer te geven. Planning Voorjaar 2021 Zomer 2021 September 2021 September 2021 November 2021 December 2021 Begin 2022
Vormgeven enquête Mensen benaderen voor interviews Interviewen Rondsturen enquête Verwerken informatie en schrijven reflectie Reflectie naar de raad Reflectie in de raadsvergadering
2020-77938
-3-