2. Jaarstukken 2023

Jaarstukken 2023

Jaarstukken Tribuut 2023

1

Inhoudsopgave Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Jaarverslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.

Programmaverantwoording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1. 1

Programmaonderdeel: Team Waarderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1. 2

Programmaonderdeel: Team Gegevensbeheer WOZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1. 3

Programmaonderdeel: Team gegevensbeheer Heffen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1. 4

Programmaonderdeel: Team Invordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1. 5

Programmaonderdeel: Team Frontoffice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Overzicht van de kosten van overhead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2

Paragrafen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2. 1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2. 2

Financiering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2. 3

Bedrijfsvoering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2. 4 Paragraaf Openbaarheid van bestuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Jaarrekening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3.

Balans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3. 1

Activa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

3. 2

Passiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4.

Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

5.

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 5. 1

Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5. 2

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5. 3

Balans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5. 4

Toelichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Vaste activa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Investeringskredieten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Liquide middelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Eigen vermogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Vlottende passiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Algemene dekkingsmiddelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Begrotingsrechtmatigheid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Incidentele baten en lasten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen en rechten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Jaarstukken Tribuut 2023

2

Beleidsindicatoren Gebeurtenissen Wet

na

balansdatum

…

asen

ve

ven

normering bezoldiging topfunctionarissen

Rechtmatigheidsverantwoording Taakveldoverzicht…

Controleverklaring

Jaarstukken

ensen

door

Tribuut 2023

eneen

2023 ene

enen

Tribuut ven

seneneenene

(geanonimiseerd) B

enen

…

server

enen

even

enen

A

ven

vans

sen vnensenn 38

enenenenennenenenevanvenenenveanven

38

enenenevansenenensearsenenenenensenn

39

eenenenseneenenvenvenenveneneeneenenvenenvenveneneenenvenvenenvenenen

40

eennannnannencernmanens

41

sneven

nennen

ene

ene

venenenenennene

ennen

…

een

oneven

enen

sne

vann

oneven

onen

sneven

evenene

van

venenen

sean

Voorwoord Wat een bijzonder jaar heeft Tribuut in 2023 gehad. Landelijk is er erg veel aandacht voor de WOZbezwaren geweest. Omdat de WOZ-waarden in dit belastingjaar erg hard zijn gestegen en er erg veel reclame is gemaakt door bureaus die ‘gratis' bezwaar maken, zijn er bij Tribuut ruim 14. 000 bezwaren binnengekomen. Dat is vier keer zoveel dan de afgelopen jaren gebruikelijk was. Het behandelen van die bezwaren hebben het hele jaar een belangrijke stempel op de werkzaamheden gedrukt. 2023 was ook het jaar dat Tribuut voor de eerste keer de belastingen voor gemeente Brummen hebben verzorgd. Hoewel de gemeente zelf in de voorbereidingen nog niet zover was om alle geplande taken over te dragen, is de aanslagoplegging en de dienstverlening vanuit Tribuut goed verlopen. Financieel is het jaar positief afgesloten, maar dat is wel na een tweede begrotingswijziging voor alle maatregelen om de grote hoeveelheid bezwaren af te kunnen handelen.

Gemeente Brummen Voor gemeente Brummen heeft Tribuut in 2023 voor het eerst de belastingen verzorgd. Omdat de gemeente de voorbereiding niet volledig heeft kunnen uitvoeren, is er nog geen rioolbelasting opgelegd en is er nog geen gebruik gemaakt van kwijtscheldingen. De overige belastingen en WOZwaardebepaling zijn wel overgedragen en uitgevoerd. In 2023 is Tribuut aan de slag gegaan om de data van gemeente Brummen op niveau te krijgen volgens de normen van de Waarderingskamer. Tribuut heeft hiervoor ongeveer 6. 000 voormeldingen verzonden. In een voormelding wordt aan woningeigenaren gevraagd om een aantal gegevens van hun huis te controleren en eventueel aan te passen. Hierop heeft bijna 2. 000 huiseigenaren gereageerd. Door de goede respons heeft Tribuut een mooie stap in de kwaliteit van de data gemaakt. De aangeleverde gegevens zijn vervolgens gebruikt bij de herwaardering voor het belastingjaar 2024. Aanslagperiode en bezwaren Na bezorging van het aanslagbiljetten stroomden de telefoontjes, e-mailtjes en bezwaren binnen. Tribuut is trots op de dienstverlening die de medewerkers van Tribuut met man en macht toch nog hebben kunnen leveren. Onze inwoners bedienen als klanten is een uitgangspunt van Tribuut. Het informeel persoonlijk contact, direct antwoord en korte wachttijden heeft Tribuut zelfs in die piekweken kunnen leveren.

Tribuut heeft direct bijgeschakeld door extra personeel aan te nemen en het versneld doorvoeren van applicatie aanpassingen. De grote hoeveelheid telefoontjes, e-mailtjes en bezwaren hebben een enorme werkdruk gegeven en een behoorlijke wissel getrokken op onze mensen. Ook na de piekperiode was de druk hoog om alle bezwaren en de daarbij behorende gegevens te verwerken. Dit heeft doorgelopen tot begin 2024. Begrotingswijzigingen Na het vaststellen van de ontwerpbegroting 2023 - 2026 in april 2022 heeft Tribuut twee begrotingswijzigingen moeten doorvoeren. De eerste wijziging was in oktober door de deelname van gemeente Brummen aan de Gemeenschappelijk Regeling. De tweede wijziging was om de grote hoeveelheid bezwaren en de voorziene kosten van de bezwarenafhandeling te kunnen bekostigen. Het betrof kosten voor ICT, extra inhuur van personeel en extra proceskostenvergoeding. De inschatting die Tribuut heeft gemaakt op basis van het slechtste scenario is voldoende gebleken. Ondanks dat het piepte en kraakte in de organisatie is Tribuut er trots op dat de bezwaren (met 6 weken verlenging) voor 99% hebben afgehandeld in 2023. Wetswijziging In 2023 hebben de Tweede en Eerste Kamer een wetswijziging goedgekeurd die de proceskosten in 2024 beperken tot 25% van het reguliere tarief.

Tribuut verwacht dat door de lagere vergoeding het minder rendabel is voor de NCNP-bureaus om bezwaren in te dienen. Wordt dit gecombineerd met de beperkte stijging van de WOZ-waarde, dan hoopt Tribuut op beduidend minder bezwaren in 2024.

Jaarstukken Tribuut 2023

4

Samenwerking met gemeenten In 2023 zijn er verdere stappen gezet in het geautomatiseerd uitwisselen van basisgegevens met Hiermee heeft Tribuut de van uitwisselen uniformer Hoewel Tribuut en de gemeenten. wijze gemaakt. veel kunnen verbeteren dit is hier basis De medewerkers een vlak, gemeenten nog op goede gelegd. van Tribuut en de deelnemende gemeenten zijn in hun werk van elkaar afhankelijk en willen daar verder in investeren

om

meer

mee

Huisvesting Eind 2023 zijn gesprekken

te denken

aan

de voorkant

van

het proces.

gemeente Epe gevoerd over de huisvesting. Dit heeft uiteindelijk geleid Tribuut door de gemeente Epe. Hierdoor moet Tribuut zoeken naar nieuwe huisvesting. Dat kan betekenen dat Tribuut Epe gaat verlaten als daar geen goede nieuwe huisvestering te vinden is. Tot op heden wordt Tribuut voor de bedrijfsvoeringstaken (huisvesting, HR en facilitair) ondersteund door gemeente Epe en de gemeente Apeldoorn (ICT en HR-administratie). Tribuut verwacht de samenwerking met gemeente Apeldoorn voort te kunnen zetten. De taken die bij gemeente Epe liggen, zijn vooral afhankelijk van de nieuwe locatie. Daarover worden in 2024 verdere besluiten tot het opzeggen

van

de

met

huur voor

genomen. In het drukste

jaar ooit hebben de medewerkers van Tribuut enorm veel werk verzet en met trots kunnen zij concluderen dat de dienstverlening daar nauwelijks onder geleden heeft. Van de medewerkers heeft het wel veel gevraagd en soms maken we ons daar wel zorgen over. Financieel heeft Tribuut met een positief resultaat afgesloten, maar dat is wel na forse bijstelling van de budgetten in twee begrotingswijzigingen.

(geanonimiseerd) Directeur

Jaarstukken

Tribuut 2023

5

}

Jaarverslag 1. Programmaverantwoording 1. 1

Programmaonderdeel: Team Waarderen

Bij team Waarderen worden jaarlijks alle waardes bepaald van de woningen en de niet-woningen. Wij maken hierbij gebruik van modelmatige waardering met het programma Ortax. Hiervoor doen we het hele jaar door marktanalyse van de verkochte objecten, om de waardeontwikkeling te bepalen. Daarnaast worden bij het team Waarderen de WOZ- bezwaren en beroepen afgehandeld. Eerst worden de informele bezwaren afgehandeld door op afspraak terug te bellen door de taxateur en daarna de formele schriftelijke bezwaren en de beroepen.

Wat hebben we bereikt? Allereerst heeft Tribuut voor belastingjaar 2023 99% van de bezwaren afgehandeld. Dit heeft Tribuut in het begin van het jaar niet verwacht nadat er 14. 000 bezwaren (vier keer zoveel als vorig jaar) zijn ontvangen. Daarnaast heeft Tribuut de inventarisering van de secundaire objectkenmerken verder geïntensiveerd. Ook is voor de gemeente Brummen de voormelding uitgevoerd, waarbij de inwoner zelf de kenmerken van de woning kon controleren. Beiden heeft geleid tot een kwaliteitsverbetering van onze gegevens.

Team Waarderen is uitgebreid met een taxateur, die eerst als externe begonnen is en per 1 januari 2024 in dienst treedt. Herwaardering De herwaardering voor belastingjaar 2023 is goed verlopen en we hebben de eerste run volgens de richtlijnen van de Waarderingskamer (95%) kunnen beschikken. Door de drukte, direct na de beschikkingen en (met name) door het uitzoekwerk van de restanten van gemeente Apeldoorn, duurde het laatste percentage wat langer. Maar uiteindelijk zijn alle aanslagen in 2023 beschikt. De herwaardering voor het jaar 2024 is later gestart door het groot aantal bezwaren over belastingjaar 2023. Met gepaste trots kunnen we melden dat we voor alle gemeentes toch nog meer dan 95% hebben beschikt in februari 2024. Gemeente Lochem 97%, Brummen 97%, Apeldoorn 97%, Voorst 98 %, Epe 99% en Zutphen 99%. KPI 3: Aantal verzonden beschikkingen per maand Maand (norm

WOZ tijdslijn)

Apeldoorn

Brummen

Epe

Lochem

Voorst

Zutphen

Februari (95%)

98,64%

97,66%

99,23%

98,93%

98,22%

99,18%

Maart (97%)

98,79%

98,29%

99,59%

99,19%

98,60%

99,57%

April (99%)

99,33%

99,09%

99,68%

99,39%

99,56%

99,69%

Mei (100%)

99,54%

99,38%

99,79%

99,46%

99,67%

99,73%

Jaarstukken Tribuut 2023

6

De herwaardering voor belastingjaar 2023 met Ortax was wat later op gang gekomen. Enerzijds doordat de bezwaren van 2022 intensiever en meer waren en anderzijds doordat de gemeente Apeldoorn voor het eerst op gebruiksoppervlakte is getaxeerd, wat extra tijd heeft gekost.

Bezwaarafhandeling Het aantal bezwaarschriften is in 2023 extreem veel gebleken. Zoals in het jaarverslag van vorig jaar al aangegeven: “Doordat de WOZ-waarde een jaar achter de markt (die inmiddels stagneert) aanloopt, is de verwachting dat door de hogere WOZ-waardes het aantal bezwaren in 2023 sterk zal toenemen. ” We hebben alles in het werk gezet om deze te behandelen. Doordat het terugbeltraject in plaats van 6 tot 8 weken, dit jaar 3 maanden duurde, zijn we ook nog eens later gestart met het afhandelen van de bezwaren. We hebben gelukkig, hoewel de vraag groot is, extra inhuur kunnen krijgen. Daarnaast hebben we, naar aanleiding van verbeteringen in het proces, sneller kunnen werken. Zo worden niet alle uitspraken meer geprint (een groot aantal gaat per e-mail) en is het inboeken voor een groot deel geautomatiseerd. Wel hebben we alle bezwaren traditioneel beoordeeld, dus niet door een robot. Ruim 80% van de uitspraken zijn voor 1 januari 2024 verstuurd. Een groot aantal ligt al klaar om te versturen en worden in versneld tempo afgehandeld, om deze binnen 6 weken na 1 januari af te doen. Op dit moment (half januari) zijn er nog 900 uitspraken te versturen en is 93. 5% van de uitspraken verstuurd.

Apeldoorn Waarvan

Gegrond Waarvan

ongegrond Openstaande bezwaren Totaal

Brummen

Lochem

Epe

Zutphen

Voorst

Tribuut

3. 047

396

875

450

350

801

5. 919

4. 279

390

777

1. 001

530

1. 027

8. 004

80

10

17

31

8

17

163

7. 406

796

1. 669

1. 482

888

1. 845

14. 086

Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels bestaan en kan voor een deel gegrond zijn en voor een deel ongegrond.

Wat heeft het gekost? Uit onderstaande tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 392. 642 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting Lasten

€ 2. 194. 055

Begroting na wijziging € 4. 206. 419

Realisatie € 3. 813. 777

Baten Resultaat

Saldo € 392. 642 -

€ 2. 194. 055

€ 4. 206. 419

€ 3. 813. 777

-

€ 392. 642

In 2023 is er een onderbesteding geweest op basis van de begrote proceskosten. Er zijn geen baten gerealiseerd.

Jaarstukken Tribuut 2023

7

1. 2

Programmaonderdeel: Team Gegevensbeheer WOZ

Het team Gegevensbeheer WOZ ontvangt dagelijks de informatie over verleende vergunningen, sloopmeldingen, kadastrale verkopen, de te koop aangeboden woningen, de nieuwe adressen etc. Daarna gaan de collega’s aan de slag met het beoordelen van de consequenties van deze informatie en deze vervolgens vertalen naar mutaties in de WOZ-administratie. Daarnaast wordt de samenhang tussen de basisregistraties BAG-BGT-WOZ gecheckt, een mutatie bij de één heeft direct gevolgen voor de ander. Het dagelijks beheer van kwaliteit, actualiteit en volledigheid door team WOZ is essentieel bij de volgende stap nl. het bepalen van de WOZ-waarde.

Wat hebben we bereikt? Voor het team WOZ was 2023 een extra intensief en zwaar jaar. Door de extreme stijging van het aantal telefoontjes en bezwaren samen met onderbezetting door ziekte, vertrek van een collega en zwangerschap is de werkdruk op deze afdeling groot. Helaas werd het team eind november ook nog geconfronteerd met het onverwachte overlijden van een dierbare collega. Iemand die we in het team als mens enorm missen. Daarnaast is de impact in de uitvoering op onze taken en processen groot vanwege het wegvallen van zoveel ervaring. Helaas is de arbeidsmarkt op dit moment slecht en hierdoor is het

moeilijk om ervaren krachten aan te trekken. Het opleiden van een nieuwe collega zal tijd kosten. Voor het kadaster moest door Gouw de overgang naar Berichtenverkeer 2. 0 worden ingeregeld. Dit bleek complex en kostte veel tijd; gevolg een stilstand van bijna drie maanden! Momenteel (januari 2024) ondervinden we hiervan nog de consequenties. Voordeel hiervan is wel dat de LV-WOZ in die periode goed is bijgewerkt en er gelijk minder vragen vanuit GBLT komen. Het gezamenlijk overleg BAG-BGT-WOZ heeft in 2023 een nieuwe fase bereikt. De uitvraag op de markt heeft geleid tot de erkenning dat Way2Go de leidende applicatie is om data te delen met elkaar en met rapportages aan de slag te gaan. Mooie stap en een basis om verder uit te bouwen.

Ondanks alle tegenslagen is er wel voor gekozen om de voormelding te starten. In gemeente Brummen zijn alle gebruikers van woningen aangeschreven om te reageren op de geregistreerde primaire kenmerken en op de voorzieningen. Dit leverde bijna 2. 000 reacties op, een geslaagde actie dus! Mutatiedetectie blijft een uitdaging voor WOZ. Processen lopen bij gemeenten veelal gelijktijdig. Twee gemeenten hebben gekozen voor een andere uitvoerende partij. Doordat Tribuut afhankelijk is van de gemeente en een nieuwe partij leidt dit tot het opnieuw afspraken maken en doornemen van processen,

Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 156. 143 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting na wijziging

Begroting Lasten Baten Resultaat

€ 1. 501. 252

€ 1. 479. 072

Realisatie € 1. 345. 109

-

€ 1. 479. 072

Saldo € 156. 143 -

€ 1. 501. 252

€ 1. 345. 109

-

€ 156. 143

In 2023 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. Dit wordt onder andere veroorzaakt door een lagere doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.

Jaarstukken Tribuut 2023

8

1. 3

Programmaonderdeel: Team gegevensbeheer Heffen

Tribuut legt belastingaanslagen op aan belastingplichtigen op basis van de verordeningen van de deelnemende gemeenten. Het verzamelen, actualiseren en beheren van basis- en subjectgegevens bijzondere belastingen is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden. Daarnaast hebben de gemeenten de verantwoordelijkheid om huishoudelijk afval te verzamelen. Tribuut beheert en deelt voor deze gemeenten object- en ledigingsgegevens met een afvalinzamelaar uit onze regio. Ook behandelt dit team de heffingsbezwaren.

Wat hebben we bereikt? Dit jaar zijn er voor het eerst aanslagen voor de gemeente Brummen verzonden. De uitdaging zat in de verrekening van de voorlopige aanslagen afvalstoffenheffing over 2022 die nog door de gemeente Brummen zelf waren opgelegd. Het groot aantal bezwaren heeft geleid tot een grote hoeveelheid verminderingen naar aanleiding van het informele bezwarentraject. Daarom is er later in het jaar gestart met het afdoen van heffingsbezwaren. Gelukkig zijn de drie nieuwe medewerkers die in 2022 zijn aangenomen goed ingewerkt en draaien naar volle tevredenheid mee. De impact van nieuwe software was in 2023 groot voor het team gegevensbeheer Heffen. Het was schakelen van de oude vertrouwde GOUW 5 schermen naar de nieuwe GOUW 7 schermen. Ondanks dit zijn we erin geslaagd om de meeste hoofdprocessen goed door te laten lopen. Maar het is niet gelukt om de heffingsbezwaren allemaal voor het eind van het jaar af te handelen. Een mooi succes is het verbeteren van het proces leegstand- en huurinlichtingen voor niet-woningen. Samen met GouwIT en functioneel beheer hebben we een goed product ontwikkeld. De eigenaren worden aangeschreven en uitgenodigd om via de website van Tribuut de gegevens over het gebruik van een pand of huurcijfers door te geven. Ongeveer 50% van de eigenaren heeft de gegevens op deze manier doorgegeven. We hebben hierdoor meer grip op het proces.

In 2023 zijn we samen met andere teams gestart met het ontwerpen van een nieuw aanslagbiljet dat voor de aanslagrun van februari 2024 gebruikt gaat worden. De biljetten worden voorzien van icoontjes en een QR-tag waarmee de inwoners en bedrijven nog sneller hun zaken kunnen regelen via de website van Tribuut. Daarnaast kan de klant ook via de QR-tag zelf een afspraak inplannen. KPI 4: Aantal opgelegde kohieren per maand Norm: jaarlijkse kohierplanning Apeldoorn Epe Q1 januari100% 95% maart Q2 april-juni 85% 85%

Q3 juli-

Lochem

Voorst

Zutphen

100%

100%

100%

100%

100%

95%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

september

Q4 Oktober-

december Duiding: Op verzoek van de gemeenten zijn verschillende (onderdelen van) kohieren aangehouden en dus niet conform planning opgelegd.

Jaarstukken Tribuut 2023

9

Voor de toeristenbelasting zijn ten behoeve van de Toeristenbelasting 2022 diverse administratieve controles (ter plaatse) door externe bedrijven uitgevoerd. Over het algemeen kunnen we concluderen dat de ingevulde aangiftes overeenkomen met de boekhouding van de ondernemers. Er is samen met Functioneel Beheer tijd gestoken in het ontwikkelen van een workflow voor het verwerken van de aangifteformulieren Toeristenbelasting. Hierdoor is de werkwijze efficiënter geworden. Beoordelingsprotocollen subjecten Gegevensbeheer van de Basisadministraties Personen en Niet-natuurlijke personen. De focus ligt op kwaliteitsverbetering van de subjectgegevens van niet natuurlijke personen. In verband met het berichtenverkeer naar de LV-WOZ hebben we de volledigheidscontrole van de BSN en RSIN van de (nieuwe) natuurlijke en niet-natuurlijke personen uitgebreid. Omdat er geen koppeling met het NHR is, zijn er in samenwerking met Functioneel Beheer diverse rapportages ontwikkeld om toch zoveel mogelijk mutaties in beeld te krijgen en te verwerken. Deze worden nu periodiek gedraaid en verwerkt. Onjuistheden worden via DigiD-koppeling terug gemeld aan de verschillende basisregistraties. De juiste registratie heeft zoals eerder genoemd onze specifieke aandacht. De Waarderingskamer is tevreden over de manier waarop we deze processen hebben ingericht.

Bezwaarafhandeling Apeldoorn

Afgeronde bezwaren

Epe

350 125 Waarvan gegrond 157 51 Waarvan ongegrond 173 59 12 2 Openstaande bezwaren Totaal 362 127 Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels bestaan ongegrond.

Lochem

Voorst

Zutphen

Tribuut

105 44 579 1. 203 66 31 146 451 72 33 227 564 8 7 2 31 113 51 581 1. 234 en kan voor een deel gegrond zijn en voor een deel

Duiding Er zijn in 2023 totaal 1. 234 heffingsbezwaren binnengekomen bij het team Heffen. Ook dit jaar is er weer geïnvesteerd in de doorontwikkeling van de bezwarenmodule. De kwaliteit en snelheid van bezwaarafhandeling is hierdoor weer verbeterd. Dat een groot deel van de bezwaren gegrond zijn verklaard, is een jaarlijks terugkomend beeld. Dit komt doordat de kleinste mutatie (net verhuisd, geen hond meer, geen huurder meer van een bedrijfspand) al tot een gegrond bezwaar leiden. Bezwaarmakers van heffingsbezwaren hebben vaak een gegronde reden om bezwaar te maken. Er zijn in 2023 veel parkeerbezwaren van gemeente Zutphen binnengekomen en gegrond verklaard. Dit heeft te maken met de werkwijze van verlengingen van parkeervergunningen in gemeente Zutphen. Er staan momenteel nog 31 heffingsdossiers van 2023 open. Dit betreft (pro-forma)bezwaren stukken moeten worden aangeleverd of waarvoor een waarvoor nog aanvullende adviesaanvraag bij de gemeente uitstaat. Daarnaast zijn er nog bezwaren aangehouden in verband met. lopende beroepszaken. Er zijn in 2023 bijna 900 informele bezwaren afgehandeld.

Jaarstukken Tribuut 2023

10

Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 223. 526 nadeliger uitvalt dan begroot. Begroting na wijziging

Begroting Lasten Baten Resultaat

€ 1. 136. 296

€ 1. 120. 031

Realisatie € 1. 359. 822

-

€ 1. 120. 031

Saldo € -223. 526 -

€ 1. 136. 296

€ 1. 359. 822

-

€ -223. 526

Het negatieve saldo wordt verklaard door overbesteding op personeelskosten en porti- en drukkosten. Er zijn geen baten gerealiseerd.

Jaarstukken Tribuut 2023

11

1. 4

Programmaonderdeel: Team Invordering

Team invordering zorgt ervoor dat opgelegde aanslagen betaald worden, via bankoverboeking of automatische incasso. Ontvangen gelden worden doorgestort naar de deelnemende gemeenten. Aanslagen die na vervaldatum onbetaald blijven gaan naar het dwanginvorderingsproces. Dit begint bij een aanmaning, dwangbevel en in het uiterste geval overdracht naar onze externe deurwaarder. In situaties waarin onze klanten zich in een slechte financiële positie bevinden kijken wij doormiddel van maatwerk naar oplossingen. Dit omvat onder andere betalingsregelingen, kwijtschelding, medewerking aan schuldhulptrajecten en in uiterste gevallen oninbaarheid van aanslagen.

Wat hebben we bereikt? In 2023 heeft Tribuut verschillende werkprocessen

in workflows

gezet,

waardoor

controles

en

werkvoorraden sneller en beter beheerd kunnen worden. Er wordt nu wekelijks een controle gedaan op aanslagen die op uitstel van invordering zijn gezet. Dit was voorheen maandelijks. Hierdoor heeft Tribuut eerder inzicht in dossiers. De controle op de afgesproken betalingsregeling was adhoc en handmatig. Vanaf eind 2023 gaat dit via een workflow met standaard gegenereerde brieven. Er hoeft enkel een korte controle gedaan te worden op de ontvangen betalingen. Hierdoor hebben we als team meer capaciteit om ons te richten op maatwerk en meer arbeidsintensieve taken. KPI 5: % geïnde bedragen ten opzichte van totaal opgelegd (-/- KWS, oninbaar en uitstel) Norm: 1 jaar na dagtekening: 98% 2 jaar na dagtekening: 99,5% 3 jaar na dagtekening: 99,9%

Apeldoorn

Brummen

1 jaar oud

99,1%

2 jaar oud

99,8%

3 jaar oud

99,9%

Jaarstukken Tribuut 2023

Lochem

Epe

99,6%

Voorst

Zutphen

99,4%

99,4%

99,6%

99,3%

-

99,8%

99,9%

99,9%

99,8%

-

99,9%

99,9%

99,9%

99,9%

12

Kwijtschelding Kengetallen bij KPI 5: Kwijtschelding Apeldoorn

Brummen

Epe

Lochem

Voorst

Zutphen

Automatische KWS

3. 079

0

296

331

230

1. 014

Ontvangen

2. 681

0

321

314

168

915

312

306

162

893

(97,19%)

(97,45%)

(96,43%)

(97,59%)

139

182

87

422

(44,55%)

(59,48%)

(53,70%)

(47,26%)

2. 601

Afgehandeld

0

(97,01%) 1. 348

% Toegekend

0

(51,82%)

Duiding: Zoals begin 2023 was voorspeld, is het aantal kwijtscheldingsverzoeken gestegen. Ook zijn er voor het eerst in totaal meer handmatig beoordeelde verzoeken toegewezen dan afgewezen. Dit heeft vooral te maken met de in september 2022 vastgestelde verruimde vermogensnormen voor de kwijtschelding.

Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 142. 303 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting na wijziging

Begroting Lasten Baten Resultaat

€ 1. 306. 607

€ 1. 286. 873

€ 1. 164. 304

-

€ 1. 286. 873

Saldo

Realisatie

€ 142. 303 -

€ 1. 306. 607

€ 1. 164. 304

-

€ 142. 303

Het positieve saldo wordt veroorzaakt door de doorgevoerde efficiëntie slagen. Tevens is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.

Jaarstukken Tribuut 2023

13

1. 5

Programmaonderdeel: Team Frontoffice

Team Frontoffice is het eerste aanspreekpunt voor inwoners, bedrijven en instellingen van alle deelnemende gemeenten. Al het directe klantcontact verloopt via de medewerkers van dit team. Klanten kunnen Tribuut per telefoon of per e-mail benaderen. Ook beheert het team de social mediakanalen. Het team handelt door hun brede kennis zoveel mogelijk vragen vanuit de klant zelfstandig af. Hierdoor komen er zo min mogelijk vragen bij de backoffice terecht. Daarnaast boeken zij alle bezwaarschriften in. Een andere taak van Team Frontoffice is het verzorgen en verstrekken van informatie via de website. Denk hierbij aan nieuwsberichten en het bekendmaken en publiceren van regelgeving.

Wat hebben we bereikt? Met trots kijken we terug op het jaar 2023. De aanslagperiode is wederom goed verlopen, we hebben veel bereikt. Maar 2023 was vooral een bewogen jaar! Tribuut heeft nadat de aanslagen opgelegd zijn ongeveer 24. 000 telefoontjes afgehandeld De klanten hebben massaal gebruik gemaakt van de mogelijkheid om telefonisch contact met ons op te nemen. De belangrijkste reden was de forse stijging van de WOZ-waarde. Omdat we onze klant graag goed helpen, is de termijn voor een belafspraak met de taxateur verlengd. Dat had tot gevolg dat de termijn voor het indienen van een bezwaarschrift voor die klanten ook is verlengd. Een prima service aan de klant maar het was een forse belasting voor onze organisatie. We hebben fors meer bezwaarschriften ingeboekt Tribuut heeft ongeveer vier keer zoveel bezwaarschriften ontvangen ten opzichte van vorig jaar. Bezwaarschriften komen via verschillende kanalen binnen (e-mail, post of MijnTribuut). Alleen de bezwaarschriften die via MijnTribuut binnenkomen, worden automatisch in de administratie ingeboekt. Alle andere bezwaarschriften worden door een medewerker beoordeeld of ze via de robot of handmatig ingeboekt moeten worden. Via de robot kunnen alleen bezwaarschriften ingeboekt worden die door een NCNP bureau zijn ingediend. Om al deze bezwaarschriften compleet te krijgen, zijn ongeveer 15.

000 emails door een medewerker beoordeeld. Daarnaast hebben de medewerkers nog een aantal duizenden bezwaarschriften handmatig ingeboekt. Al met al een monsterklus! Een belafspraak maken met de taxateur wordt eenvoudiger Op het gemoderniseerde aanslagbiljet gemeentebelastingen 2024 staat een QR-tag. De klant scant de QR tag met de mobiele telefoon en komt in een portaal waar verschillende acties mogelijk zijn. Denk aan het downloaden van een taxatieverslag, een belafspraak inplannen met de taxateur, via iDEAL betalen of eenvoudig bezwaar maken. Hierbij houdt Tribuut natuurlijk rekening met de privacy. Voordeel is bijvoorbeeld dat de klant zelf een belafspraak met de taxateur kan inplannen zonder telefonisch contact met Tribuut. De klant beantwoordt een aantal vragen en kiest dan een datum en een tijdslot waarbinnen de taxateur de klant belt. Ook is het via de QR-tag zelf bezwaar maken laagdrempeliger gemaakt om te voorkomen dat de klant kiest voor een bezwaar via een NCNP bureau.

Wat heeft het gekost? Het gerealiseerde resultaat van programma Frontoffice valt € 17. 064 nadeliger uit dan begroot. Begroting na wijziging

Begroting Lasten Baten Resultaat

Jaarstukken Tribuut 2023

€ 832. 618

€ 821. 160

Realisatie € 849. 682

-

€ 821. 160

Saldo € -17. 064 -

€ 832. 618

€ 849. 682

-

€ -17. 064

14

Het negatieve saldo wordt veroorzaakt door overschrijding van het inhuurbudget. Extra inhuur noodzakelijk geweest in verband met het hoge aanbod van telefonie, bezwaren en e-mail.

is

Er zijn geen baten gerealiseerd.

Overzicht van de kosten van overhead Begroting na wijziging

Begroting Lasten

€ 2. 335. 199

Baten Resultaat

-

€ 2. 335. 199

Realisatie

Saldo

€ 2. 427. 199

€ 2. 305. 239

€ 121. 960

€ 0

€ 171. 005

€ 171. 005

€ 2. 427. 199

€ 2. 134. 234

€ 292. 965

Er speelt een aantal factoren mee bij het ontstaan van het positieve saldo. De post ‘Onvoorzien’ is niet ingezet en er is een behoorlijke rentevergoeding ontvangen op de schatkistrekening. Daarnaast heeft de gemeente Brummen nog een extra bijdrage gedaan om zichzelf gelijk te trekken in de algemene reserve. Er zijn wel baten gerealiseerd.

Jaarstukken Tribuut 2023

15

2

Paragrafen

2. 1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Ultimo 2023 kunnen de risico’s als volgt worden beoordeeld: Risicoanalyse Het bestuur en de accountant hebben gevraagd een risicoanalyse toe te voegen in het jaarverslag en begroting omdat het aanhouden van een algemene reserve voor het opvangen van risico's in deze onzekere tijden wat kosten betreft, wenselijk is. Het bestuur heeft daartoe besloten om te voorkomen dat een financiële tegenvaller meteen leidt tot een aanvullende bijdrage van de gemeenten. Aangezien de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 in dezelfde maand worden opgemaakt en voorgelegd aan het bestuur, is deze paragraaf voor beide documenten gelijk.

Op grond van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat Tribuut altijd over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet-voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50. 000 dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘Onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de deelnemende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut volgens de GR mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten. In het risicobeleid schalen we risico’s in een tolerantiematrix op kans en impact. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden met een algemene reserve.

go

4

7

9

2

5

8

1

3

6

o

H

s n a

K

ga a

L

Laag

Hoog Impact

Bron: House of Control, COSO Enterprise Risk Model

De groene risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 25% van het risico. De oranje risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 50% van het risico. De rode risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 75% van het risico. Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op.

Jaarstukken Tribuut 2023

16

Een risico dat na beoordeling 100% scoort, staat niet in de risicoparagraaf, maar wordt opgenomen in de begroting. 1.

Strategisch: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie. Beleidsharmonisatie is als oorspronkelijke opdracht geformuleerd in het bedrijfsplan. Echter zien we dat in de verordeningen van deelnemers al dan niet kleine, complexe belastingsoorten, maar ook de grote algemene belastingsoorten worden voorzien van verschillende grondslagen. Hoe kleiner en complexer de belastingsoort, dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag, hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering. Hiermee zijn dus ook de daarmee samenhangende kosten hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar hierin ontstaat ook een risico. Daar waar belastingsoorten of afwijkende grondslagen worden ingevoerd, zien we complexiteit en kosten stijgen en komt de kwaliteit van de uitvoering onder druk te staan. Het financieel risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of grondslagen wordt echter geschat op nihil, omdat de huidige werkwijze in de begroting is opgenomen.

Maatregelen die we nemen om dit risico te voorkomen: in onze advisering naar gemeenten nemen we afwijkende besluiten mee en stellen daarbij voor wat voor de uitvoering eenvoudigere alternatieven kunnen zijn. Kosten voor afwijkende uitvoering worden zo goed als mogelijk doorberekend aan de gemeente. Dit risico wordt ingeschat op groen De uitbreiding van de GR door deelname van gemeente Brummen heeft een positieve invloed op Tribuut. De medewerkers zijn trots op Tribuut en dragen dat graag uit. Ze weten ook dat het bestaansrecht van Tribuut daarmee wordt versterkt. Het samenvoegen van de database is een potentieel risico voor fouten en daarmee extra werk. De eerste twee jaren zullen we moeten investeren in de WOZ-data van Brummen omdat die nog niet voldoen aan de kwaliteitseisen die Tribuut en de Waarderingskamer stellen. We schatten dat risico op ca. € 50. 000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we streven ernaar de uitvoering van gemeente Brummen zo veel mogelijk in lijn te brengen met de werkwijze en kwaliteit van Tribuut. Echter is de verwachting dat dit eind 2024 is rechtgetrokken. Er zal een plan van aanpak worden opgesteld om de aandachtspunten van de Waarderingskamer op te lossen. Eventuele extra kosten worden in rekening gebracht bij gemeente Brummen. Dit risico wordt ingeschat op oranje 2.

Operationeel: betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de belastingopbrengst. Proceskostenvergoeding Door een wetswijziging is de proceskostenvergoeding aangepast. Vanaf het belastingjaar 2024 geldt deze wet. Voor 2024 zijn de proceskosten geprognosticeerd op € 563. 000,-, maar dat is nog op de oude vergoeding gebaseerd. In 2023 hebben we een extreem jaar gehad met bezwaren, o. a. door een combinatie van oorzaken zoals de forse stijging in WOZ-waarde en de vele aandacht in de media. Als we deze aantallen als maximale risico nemen en combineren met een toename van het aantal toegekende bezwaren, dan schatten we het maximaal aantal toegekende bezwaren dat leidt tot proceskosten, in op 3. 500. De combinatie van proceskosten (€ 155,-) en vergoeding voor het taxatieverslag (€ 128,-) leidt tot een maximaal bedrag van ca. 1 miljoen euro. Het restrisico op dit onderwerp ter grootte van ca. € 440. 000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we zetten in op goede communicatie gericht op direct contact met Tribuut en zelf bezwaar maken. We doen dit samen met de gemeenten en plaatsen nieuwsberichten in lokale stadsbladen, social media en de websites. We hebben het aanslagbiljet in 2024 aangepast en geven uitleg dat zelf bellen makkelijker en goedkoper is. Ook kunnen inwoners via de QR-tag zelf een afspraak maken met een taxateur.

Jaarstukken Tribuut 2023

17

Daarnaast zijn er filmpjes en visuals gemaakt om de klant uit te leggen om direct contact met de gemeente of samenwerkingsverband op te nemen. Dit risico wordt ingeschat op rood 3.

Personeel: betreft personeel en de benodigde competenties. Extra inhuur door toename van het aantal bezwaren: In 2023 hebben we ervaren dat een enorme stijging van het aantal bezwaren veel extra werk betekent en dat we daarmee veel extra inhuur nodig hebben voor het afhandelen van deze bezwaren. Zoals al eerder vermeld, gaan we uit van maximaal 14. 000 bezwaren die in 2023 ca. € 450. 000,- aan extra kosten voor inhuur hebben opgeleverd. Hierboven (bij proceskostenvergoeding) is al aangegeven welke maatregelen we nemen om dit risico te beperken. Dit risico wordt ingeschat op rood

CAO-onderhandelingen leveren tegenwoordig een CAO op die voor 1 jaar geldt. De vaststelling is meestal rond de start van de looptijd van de CAO, in de praktijk rond 1 januari. We begroten volgens de septembercirculaire van het jaar T-2. Dus de begroting van 2025 is gebaseerd op de indexcijfers van september 2023. Goede kans dat de werkelijke loonstijging groter is dan het geïndexeerde budget in de begroting. Ervaring leert dat een afwijking van 2% maar zo kan ontstaan. 2% extra loonkosten stijging (inclusief premies en inhuur) resulteert in een risicobedrag van ca. € 100. 000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut heeft geen invloed op de onderhandelingen. Het advies is om de reserve ruim voldoende te vullen zodat een wijziging van de CAO opgevangen kan worden. Dit risico wordt ingeschat op oranje 4.

PIOFACH: betreft de overige PIOFACH taken die dienend zijn aan de bedrijfsvoering van Tribuut. De inflatie wordt in veel contracten doorberekend. De mate waarin is echter verschillend. We volgen alle indexeringen die worden doorberekend exact op de contractafspraken. Een aantal contracten wordt geïndexeerd met inflatiecijfers dat overeenkomt met de gebruikte index in de septembercirculaire. Echter is er ook een aantal dat indexeert op de CPI, die boven de 10% was eind vorig jaar. Hierdoor kunnen de kosten oplopen met 5% extra. Als we dat berekenen over de kosten van automatisering en organisatie/advieskosten dan is dit een risico van € 40. 000,structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut sluit nieuwe contracten, zeker met ICT leveranciers het liefst af op GIBIT voorwaarden. Daarvan is indexering op lange termijn misschien niet voordeliger, maar wel veel constanter en daarmee voorspelbaar. De CPI zelf is niet te beïnvloeden. Bestaande contracten zijn niet achteraf aan te passen. Voor andere nieuwe leveranciers zal Tribuut zoveel als mogelijk de Stedendriehoek voorwaarden hanteren. Dit risico wordt ingeschat op oranje

Ons telefoonsysteem zou in 2023 opnieuw aanbesteed moeten worden (we draaien mee op de aanbesteding van gemeente Apeldoorn), maar die aanbesteding is mislukt. In 2025 zal opnieuw een aanbesteding worden uitgezet. Daarom nemen we een risico op van € 30. 000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Wat betreft de telefooncentrale volgen we de aanbesteding van gemeente Apeldoorn (onze DVO aanbieder hiervoor). Door een grotere schaal van de aanbesteding is het prijsrisico waarschijnlijk lager. Dit risico wordt ingeschat op groen

Jaarstukken Tribuut 2023

18

Huisvesting Gemeente Epe heeft de DVO, waaronder de huisvesting, opgezegd per 31 december 2024. Nieuwe huisvesting zoeken en nieuwe contracten afsluiten voor facilitaire diensten zal ongetwijfeld leiden tot extra kosten. Denk daarbij aan huur, huurdersinvesteringen, vernieuwen inventaris, afval, post, schoonmaak, etc. We schatten dit risico op € 50. 000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We zoeken op dit moment een nieuwe locatie en zullen inzetten op samenwerking met de deelnemende gemeenten om facilitaire diensten gezamenlijk aan te besteden zodat voor Tribuut de kosten laag kunnen blijven. Dit risico wordt ingeschat op oranje 5.

Informatiebeveiliging: betreft het correct omgaan met en beveiligen van bedrijfsinformatie. Het project GO-IT is in gang gezet om de servers die Apeldoorn voor ons beheert, af te kunnen bouwen en uiteindelijk uit te kunnen zetten in 2024. We werken dan volledig met de SAASoplossingen van onze leveranciers. Niet alles is te voorzien wat betreft kosten, maar we zien al wel een tweetal risico’s. Het eerste risico is dat er meerdere nieuwe contracten moeten worden aangegaan met leveranciers van software voor SAAS-oplossingen en ook nieuwe licenties moeten worden aangeschaft voor programmatuur in verband met de nieuwe inrichting van de software waarin Office365 nu leidend is. Dat risico schatten we in op € 30. 000,- structureel. Het tweede risico is dat de aanpassing van de DVO, na afronding van het project GO-IT, met gemeente Apeldoorn zou moeten leiden tot lagere kosten voor het beheer van de voor Tribuut ingerichte omgeving. De in eerste instantie ingeschatte lagere kosten van ca. € 65. 000,- lijken niet te worden gerealiseerd. Gemeente Apeldoorn heeft in een conceptvoorstel voor de nieuwe DVO zelfs een kostenstijging opgenomen. Daarover moeten nog gesprekken worden gevoerd. Het risico is daarmee € 95. 000. -. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: het project is een investering in de lange termijn en een verbetering van de informatiebeveiliging.

Hiermee kunnen de servers in Apeldoorn worden afgebouwd waarmee de beheerskosten ook eindig zijn. Bij nieuwe licenties onderzoeken we de noodzaak, beperken we de aantallen waar mogelijk en onderzoeken we of gezamenlijke inkoop met gemeente Apeldoorn tot voordeel leidt. Dit risico wordt ingeschat op rood.

Jaarstukken Tribuut 2023

19

Totaal overzicht risico’s Risico

Omvang

Waarschijnlijkheid

Risicobedrag

Toelichting

Beleidsharmonisatie

€ 0

25%

€ 0

Is kans op gemiste besparing

Uitbreiding GR Proceskosten vergoeding Extra inhuur voor bezwaren

€ 50. 000

50%

€ 25. 000

€ 440. 000

75%

€ 330. 000

€ 450. 000

75%

€ 337. 500

COA afspraken

€ 100. 000

50%

€ 50. 000

Energie

€ 0

25%

€ 0

Inflatie

€ 40. 000

50%

€ 20. 000

Telefoonsysteem GO-IT

€ 30. 000 € 30. 000

25% 50%

€ 7. 500 € 15. 000

DVO-Apeldoorn

€ 95. 000

75%

€ 71. 250

Huisvesting

€ 50. 000

50%

€ 25. 000

Totaal

€ 1. 285. 000

Berekend op nieuwe wetgeving

Is opgenomen in begroting

€ 881. 250

Risicobedrag

€ 881. 250

Post onvoorzien

€ 50. 000

Rest-risico

€ 831. 250

De algemene reserve Begin boekjaar 2023

€ 300. 004

Resultaat 2022

€ 647. 173

Gereserveerd voor 1e begr. wijziging

€ -109. 000

2e begr. wijziging

€ -1. 095. 812

Vrijval GBO

€ 350. 231

Voorstel winstbestemming 2023

€ 621. 503

Bestemmingsreserve SOK

€ -145. 845

Besteedbaar reserve na winstbestemming

€ 568. 254

Ratio weerstandvermogen Risicobedrag

€ 831. 250

Weerstandsvermogen

€ 568. 254

De dekkingsratio

Jaarstukken Tribuut 2023

0,68

20

Om

deze

dekkingsratio te beoordelen, wordt landelijk de onderstaande matrix gebruikt. concludeert dat het weerstandsvermogen beoordeeld moet worden met onvoldoende.

beoordeling risicovermogen Weerstandsvermogen Categorie

Deze

matrix

Tabel

Beoordeling

IN

>2

Uitstekend

B

1,4<x<2,0

Ruim

C

1,0sx<1,4

Voldoende

D

0,8<x<1,0

Matig

E

0,6<x<0,8

Onvoldoende

F

<0,6

Ruim

Bij de beoordeling

voldoende

onvoldoende

weerstandsvermogen gelden de volgende overwegingen: jaar voorkomen, echter is een kansberekening daarop lastig _ te bepalen. Advies is in het risicomanagement hierover afspraken te maken. 2024 wordt door de nieuwe wetgeving voor proceskosten maatgevend voor het aantal bezwaren dat we de komende jaren verwachten. Omdat het aantal bezwaren aanleiding is voor de twee grootste financiële risico’s is dit risico na de aanslagperiode van 2024 beter in te schatten. Het streven naar voldoende weerstandsvermogen op korte termijn leidt tot extra bijdragen van de gemeenten. De vraag is of dat op korte termijn wenselijk is. Het is wenselijk dat het bestuur de 5% maximale reserve, volgens de Gemeenschappelijke beleid en formuleert over het gewenste weerstandsvermogen. Als daarin Regeling, heroverweegt wordt dat voldoende bijvoorbeeld opgenomen weerstandsvermogen het doel is, dan kan de reserve ook worden bepaald naar aanleiding van de risico's en niet als percentage van de In de door accountant (geanonimiseerd) geschreven Management Letter over onze begroting. BN 2023 zijn ook adviezen opgenomen om hier meer aandacht aan te besteden. _ Na vaststelling van het jaarverslag zal door het bestuur ook een besluit moeten worden genomen ratio gaat uit van toevoeging van de winst over de winstbestemming.

Het hierboven genoemde 2023 de het niveau van aan van de ratio is dat ook het advies van het algemene reserve. Gezien

e

*

*

e

*

van

het

Niet alle

risico’s

MT aan

het bestuur.

Financiële

zullen in hetzelfde

kengetallen

Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moet een worden In onderstaande Weerstandsvermogen opgenomen. gepresenteerd: Financiële

kengetallen

1a.

Netto

schuldquote

1b.

Netto

schuldquote gecorrigeerd

voor alle

verstrekte

aantal

kengetallen

tabel

worden

Realisatie

2023

in

deze

Begroting

4,02%

0%

leningen | 4,02%

0%

2. Solvabiliteitsratio

0,4%

0%

3.

NVT

NVT

NVT

NVT

NVT

NVT

Grondexploitatie

4, Structurele 5.

Belastingcapaciteit

Beoordeling De

exploitatieruimte

toelichting financiële kengetallen: verschillende, afzonderlijke financiële kengetallen

paragraaf kengetallen

de

2023

en

gepresenteerd zeggen nog weinig financiële positie van Tribuut moet worden beoordeeld. Zo hoeft een schuld geen nadelig effect te hebben op de financiële positie, maar is dat afhankelijk of en wat er aan eigen vermogen en over

hoe

zoals hierboven

de

Jaarstukken

Tribuut 2023

21

}

vorderingen tegenover die schuld staat en hoe groot de kans is dat de schuld weer wordt afgelost. Het is dus, met andere woorden, niet mogelijk om een individueel kengetal te gebruiken voor de beoordeling van de financiële positie. De kengetallen zullen altijd in samenhang moeten worden bezien, omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie van Tribuut. Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Tribuut ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de eventuele aflossingen. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven.

Solvabiliteitsratio: Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Tribuut in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit kengetal is nagenoeg nihil omdat Tribuut volledig gefinancierd wordt door de aangesloten gemeenten.

2. 2

Financiering

Ons financieringsvraagstuk is van een beperkte omvang. Dit heeft te maken met het feit dat de begroting vooral bestaat uit personeelslasten of daaraan gerelateerde kosten. De financieringsrisico’s zijn om die reden beperkt.

Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd

de Wet Fido, en maakt onderdeel uit van de PIOFACH samenwerkingsovereenkomst die met de gemeente Apeldoorn is afgesloten. Tribuut heeft geen leningen uitstaan. Tevens neemt Tribuut sinds 1 maart 2016 deel aan het schatkistbankieren. Er hebben zich in 2023 geen financiële onrechtmatigheden voorgedaan op het niet naleven van de bepalingen in de Wet Fido en de daarbij behorende regelingen. op

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Het begrotingstotaal per 1 januari 2023 bedraagt na begrotingswijziging € 8. 963. 191,-. De kasgeldlimiet bedraagt daarom € 763. 571,-. Onderstaande tabel laat zien dat de kasgeldlimiet niet is overschreden.

Netto vlottende schuld Kasgeldlimiet Ruimte onder limiet

1 e kwartaal

2 e kwartaal

3 e kwartaal

4 e kwartaal

€ -449. 281

€ -171. 644

€ -72. 096

€ -49. 731

€ 763. 571

€ 763. 571

€ 763. 571

€ 763. 571

€ -314. 291

€ -591. 927

€ -691. 476

€ -713. 841

Jaarstukken Tribuut 2023

22

Renterisiconorm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2. 5 miljoen en is niet overschreden in 2023.

Maximaal renterisico vaste schuld op Renterisiconorm Ruimte onder limiet

Begroot 2023

Realisatie 2023

Begroot 2022

€ 0

€ 0

€ 0

€ 2. 500. 000

€ 2. 500. 000

€ 2. 500. 000

€ -2. 500. 000

€ -2. 500. 000

€ -2. 500. 000

Financiering Tribuut heeft een eenvoudige rol op treasurygebied. De behoefte is minimaal: daar waar behoefte is aan financiering zal eerst worden gekeken of aan deze behoefte voldaan kan worden door een aanvullende (incidentele) bijdrage van de deelnemende gemeenten. Tribuut streeft naar optimale financiële afstemming met de deelnemende gemeenten. Hierbij ligt de nadruk op het zo efficiënt mogelijk doorsluizen van de belastinginkomsten naar de deelnemende gemeenten. Daarnaast wordt de bevoorschotting van de gemeenten zodanig afgestemd dat het aangaan van leningen tot een minimum wordt beperkt. Tribuut werkt hierbij met gescheiden bankrekeningen voor de bedrijfsvoering en belastinginning.

Jaarstukken Tribuut 2023

23

2. 3

Bedrijfsvoering

Het organogram van Tribuut ziet er als volgt uit:

Ziekteverzuim

Bron: Youforce (januari 2024)

Jaarstukken Tribuut 2023

24

Het ziekteverzuim is door enkele langdurige ziektegevallen hoger dan afgelopen jaren. Daarin zijn geen werk gerelateerde oorzaken voor aan te wijzen. Tribuut heeft een preventief medisch onderzoek (PMO) uit laten voeren in het najaar van 2023. Daaruit komen goede resultaten. Hoewel het werk afgelopen jaar veel werkdruk heeft opgeleverd en dus energie kost, blijkt dit vooral gecompenseerd te worden door samenwerking en betrokkenheid in de teams. Het PMO is besproken met de OR en de teamleiders. Daaruit is een actieplan opgemaakt om eventuele verbeteringen door te voeren. Deze worden samen met de preventiemedewerker opgepakt.

Ondernemingsraad en Lokaal Overleg (OR en LO) Met de OR is regelmatig contact en in de samenwerking is transparantie het uitgangspunt. De OR heeft bijvoorbeeld voor het vaststellen van het Strategisch HR-beleid input kunnen leveren, welke is meegenomen in het beleid. Samen met de OR monitoren we het actieplan dat daaruit voortkomt. In 2023 hebben we het LO weer nieuw leven ingeblazen. Er is een statuut opgesteld en de CNV en FNV zijn deelnemers in dit overleg. Vanuit de CNV is een collega van Tribuut aangewezen als deelnemer in het LO. In het LO hebben we o. a. besluiten genomen over de werkkostenregeling en reiskosten woon-werk verkeer.

Interne Controle In 2023 is Tribuut gestart met het opstellen van een controle protocol met de daarbij behorende interne controles. Het doel van deze controles is om naleving van interne procedures en richtlijnen te waarborgen, evenals de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Op alle gebieden binnen Tribuut worden controles uitgevoerd. De resultaten van deze controles hebben ons waardevolle inzichten gegeven in verbeterpunten. Er zijn geen knelpunten gevonden die de verantwoordingsgrens te boven gingen. Voor de rechtmatigheid heeft Tribuut controles uitgevoerd op onderstaande processen: · · · ·

Inkopen en Europese Aanbestedingen; Hanteren juiste tarieven conform gemeentelijke verordeningen; Opgelegde Honden- en Toeristenbelasting over het jaar 2022; Opgelegde Precario;

Op bovenstaande controles hebben we geen knelpunten gevonden wat betekent dat de processen voldoen aan onze vereisten voor de rechtmatigheid.

Fraude Vanuit de interne controle is er gekeken of er binnen Tribuut gefraudeerd wordt, dan wel mogelijkheden zijn die uitdagen tot fraude te plegen. Vanuit de regelmatig gehouden controles zijn er geen aanwijzingen gevonden van frauduleuze activiteiten. Het is belangrijk om regelmatig controles uit te voeren om frauduleuze praktijken te voorkomen en te detecteren. Als er toch signalen van fraude worden gevonden, is het van belang dat hierop direct acties worden ondernomen om schade te voorkomen.

ICT Het project GO-IT had als doelstelling de beheerskosten te beperken, de beveiliging en de digitale werkplek-inrichting te verbeteren. De laatste twee doelstellingen zijn behaald. Wat betreft de kosten hebben we nog een overleg met gemeente Apeldoorn over de nieuwe DVO. Het lijkt erop dat gemeente Apeldoorn de voorziene kostenbesparing niet waar kan maken.

Jaarstukken Tribuut 2023

25

Verhuizing Gemeente

Epe heeft op

2 januari 2024

in een

aangetekend schrijven de DVO

de

inclusief huur

opgezegd

per 31 december 2024. We zijn in gesprek met een makelaar om voor die datum nieuwe huisvesting te zoeken. Dat proces en de verhuizing zullen invloed hebben op de kosten voor 2024 en wellicht ook voor daarna.

Het

zoekgebied snelweg Al.

de

van

is

vooralsnog

het

gebied

van

de deelnemende

gemeenten

dan ten noorden

maar

Klachten Tribuut deels

heeft in 2023, te

verklaren

inhoudelijke

reden

27

klachten

door

meer

voor

de

ontvangen.

aandacht

toename

van

Dat het

voor

klachten

is een

forse

stijging

ten

registreren

van

onvrede

is

aandacht

de

vele

opzichte voor

van

het

vorige jaar, Belangrijkste

als

klacht.

de

WOZ-waarde

en

de

gaan afhandeling zijn ingediend. waardering verlengde daarvan gaan vier klachten over onduidelijke communicatie. Zes klachten gaan over de invordering die naar mening van klager onjuist is of dat men het niet eens is met de opgelegde kosten van het dwangbevel. De laatste zeven klachten gaan over de afhandeling van het bezwaar of over onbegrip voor het gevoerde beleid van de gemeente. Klachten geven ons aanleiding om onze dienstverlening aan te passen of meer aandacht te besteden aan communicatie. Uit het jaarlijkse overzicht van Nationale Ombudsman blijkt dat drie personen zich daar hebben gemeld met onvrede over Tribuut. In alle gevallen heeft de Ombudsman geen verdere actie ondernomen. bezwaren

die

daarvan.

In het

Privacy

en

In de

Van

of de

10 klachten over de

extern FC) Gegevensbescherming (door (geanonimiseerd) EN

uitvoering

van

haar taken

betrokkenen.

Het

verwerkt Tribuut persoonsgegevens

strikt naleven

de

van

belastingbetalers,

van

is

2.4

Paragraaf Openbaarheid

van

geldende wettelijke kaders, essentieel

voor

werking getreden

om

het

met

name

bieden

van

medewerkers

Algemene kwalitatieve Verordening Gegevensbescherming (AVG), dienstverlening. Tribuut benadrukt dat het verwerken van persoonsgegevens bij ons altijd op een zorgvuldige en veilige wijze plaatsvindt. Toch heeft Tribuut het afgelopen jaar extra inspanningen verricht om de bescherming van persoonsgegevens nog gestructureerder en planmatiger aan te pakken. Door de uitdagingen die het turbulente jaar met zich meebracht, hebben we niet al onze ambities op het gebied van gegevensbescherming kunnen realiseren. Een belangrijk focuspunt was het verbeteren van het verwerkingsregister, waarbij we momenteel nog bezig zijn met het verfijnen van alle details. Daarnaast zijn er verdere inspanningen geleverd die vermeldenswaard zijn, zoals het vaststellen van Web-applicatiebeleid. Een positieve ontwikkeling is dat we het afgelopen jaar voldoende capaciteit binnen team hebben vrijgemaakt om twee medewerkers aan te stellen als privacy officer. Deze stap is ons cruciaal om gegevensbescherming stevig binnen onze organisatie te verankeren en om, onder toezicht van de Functionaris Gegevensbescherming, de uitvoering van het gegevensbeschermingsbeleid te waarborgen. en