Technische vragen 614 CDA over startnotitie businesscase huisvesting gemeentelijke organisatie

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 614

Datum

21 september 2023

Steller vragen

M. van Oostrum, CDA Voorschoten

Over agendapunt

Startnotitie gemeentehuis, cie B en B 21 september 2023, ag.punt 12

De CDA-fractie heef met belangstelling kennis genomen van bovenvermelde startnotitie en is het college bijzonder erkentelijk voor alle inspanningen. Graag stelt de CDA-fractie nog enkele technische vragen ten einde op een aantal punten meer duidelijkheid te verkrijgen. Gezien de forse omvang van de investerings- en exploitatielasten van een nieuw gemeentehuis en bibliotheek en de recente lessons learned op andere dossiers acht het CDA sterke en eenduidige voorkantsturing van de raad op projecten als deze noodzakelijk om – binnen de door de raad vastgestelde kaders - tot succesvolle realisatie te komen. Hierbij merkt de CDA-fractie het volgende op Elk handboek soldaat ‘projectmanagement’ onderscheidt 6 projectfasen: 1. Initiatieffase 2. Definitiefase 3. Ontwerpfase (schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp) 4. Voorbereidingsfase (o.a. aanbesteding) 5. Realisatiefase 6. Beheerfase In het handboek soldaat is het resultaat van elke projectfase duidelijk gedefinieerd. De projectfasen in de startnotie wijken af van wat in projectmanagement gangbaar is. En de resultaten van de projectfasen zijn in de startnotitie troebel / niet duidelijk gedefinieerd. Ook als het gaat om de rol van de raad per projectfase.

Een les uit dossier AB-huis is dat de rollen van college en raad vooraf duidelijk moeten zijn gedefinieerd om onduidelijkheden inzake bevoegdheden van college en raad tijdens het project te voorkomen. Vraag 1. Kan de startnotitie alsnog worden ingericht naar de gangbare projectfasering inclusief een duidelijke definitie van het resultaat per projectfase en inclusief de rollen van het college en raad per projectfase?

1

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 614

Vraag 2. Een startnotitie ziet ook toe op de procesplanning. In de startnotie ontbreekt echter een planning van de afzonderlijke projectfasen v.w.b. start- en opleverdata. Kan de startnotitie als zodanig worden aangevuld? Vraag 3. De haalbaarheid van een project wordt in de regel eerst gedefinieerd in de initiatieffase. Dat is van belang, zeker voor Voorschoten: Immers, bij het dossier renovatie Wijngaardenlaan werd de (on)haalbaarheid van het project pas aan het eind van de ontwerpfase gedefinieerd (o.a. door amendement 130). Met als resultaat dat project Wijngaardenlaan na een langdurig traject niet werd gerealiseerd en kapitaalvernietiging als gevolg. In welke projectfase wordt de financiële haalbaarheid van het project nieuwbouw gemeentehuis / bibliotheek gedefinieerd ? Vraag 4. De les uit het rapport BBN van mei 2020 en ook de les uit het dossier Wijngaardenlaan is dat de dekking voor vervangingsinvesteringen in de regel binnen de begroting van Voorschoten kan worden gevonden. Probleem voor Voorschoten is echter (telkens) de dekking van (toenemende) exploitatielasten c.q. het gebrek daaraan. Merk op dat ook het dossier Wijngaardenlaan op de omvang van dan wel het gebrek aan dekking van de exploitatielasten is gestrand. -

in welke projectfase wordt het kader voor dekking van de exploitatielasten voor de nieuwbouw bibliotheek / gemeentehuis gedefinieerd?

Vraag 5. Is het juist dat de raad in mei 2020 de onderhoudslasten van het gemeentehuis heeft afgeraamd tot 150 k per jaar? Is dit bedrag (150 k) voldoende om een nieuw gemeentehuis structureel te onderhouden? Of moet worden verwacht dat een nieuw gemeentehuis leidt tot hogere onderhoudslasten (die niet gedekt zijn in de begroting als gevolg van het raadsbesluit in mei 2020)? In welke projectfase behoort het kader voor de exploitatielasten van een nieuw gemeentehuis en/of bibliotheek te worden gedefinieerd? Vraag 6. 2

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 614

Welk financiële exploitatiekader is van toepassing op de nieuwbouw van de bibliotheek ? Wanneer, in welke projectfase, wordt dit vastgesteld door de raad? Vraag 7. In de startnotie staat dat in ‘de detailfase’ het ontwerp en de werkplekken in werkateliers met participatie van direct betrokkenen worden vormgegeven. Recente les uit o.a. het project renovatie Leidseweg is dat participatiekaders voorafgaande aan de participatietraject door de raad moeten worden vastgesteld om te voorkomen dat de raad bij besluitvorming voor een fait accompli wordt gesteld. -

In welke projectfase stelt de raad de kaders voor het schets- voorlopig- en definitief ontwerp vast en dus de kaders ten behoeve van de werkateliers ? In welke fase stelt de raad de participatiekaders ten behoeve van de werkateliers vast?

Vraag 8. Wordt in het ontwerp voor de nieuwe bibliotheek uitgegaan van een filmzaal ? In welke projectfase wordt dit ontwerpkader gedefinieerd? En door wie wordt dit kader vastgesteld (college of raad)? Vraag 9. In 2018 / 2019 heeft de raad besloten gemeentelijke accommodaties kostendekkend te verhuren. In bepaalde omstandigheden wordt door de gemeente subsidie beschikbaar gesteld aan de huurder om het kostendekkende huurtarief te kunnen betalen. Wordt / moet een mogelijke nieuwe filmzaal ook kostendekkend door de gemeente worden verhuurd aan het filmtheater? Zo ja is hier dekking binnen de begroting voor beschikbaar ? Wanneer, dus in welke projectfase, neemt de raad hierover een besluit? Vraag 10. Recent zijn in de gemeente Kaag en Braassem de voorgenomen vervangingsinvesteringen in maatschappelijk vastgoed met 40 % geïndexeerd als gevolg van stijgende rentelasten en stijgende bouwkosten. In de begroting van de gemeente is e 10.070.000,- dekking opgenomen voor ‘een upgrade en verduurzaming’ van het gemeentehuis (jaren 2027 en 2028). In welke projectfase wordt het investeringskader voor een nieuw of ge-upgrade gemeentehuis gedefinieerd? 3

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 614

Kan het definitief ontwerp van het gemeentehuis binnen deze financiële kaders worden gerealiseerd en wanneer, in welke projectfase, wordt dit door de raad getoetst? Is het denkbaar dat een indexering van 40 % van de dekking voor een nieuw gemeentehuis in de begroting van Voorschoten aan de orde is ? Zo ja, zo nee, in welke projectfase wordt dit door de raad besloten ? Vraag 11. Op blz. 9 van de startnotitie wordt aangegeven dat 50 k nodig is voor de eerste projectfase. Betreft het hier een voorbereidingskrediet waar de raad op grond van de financiële verordening een expliciet besluit over neemt (gelijk het voorbereidingskrediet ten behoeve van de nieuwbouw Fortgenschool)? Zo ja moet het raadsbesluit met een beslispunt omtrent het voorbereidingskrediet en dekking daarvan worden aangevuld ? Uit welk budget wordt de aangehaalde 50 k gedekt ? Wie besluit daarover ? College of raad als budgethouder?

4