RV Tweede wijziging Reglement van Orde

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer:

Z/21/057992

Datum presidiumbesluit: Datum commissievergadering:

2 september 2021 Burger en Bestuur, 30 september 2021 7 oktober 2021

Datum raadsvergadering: Soort Voorstel:

Adviesnota

Onderwerp:

Tweede wijziging Reglement van Orde

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Programma:

Bestuur en Ondersteuning

Kernboodschap:

In maart heeft de gemeenteraad besloten enkele interne regels te wijzigen. De regels voor vervanging in het presidium (overleg fractievoorzitters over organisatie en agenda gemeenteraad) worden verruimd. De regels voor de naamgeving van fracties worden aangepast: tussentijdse naamswijziging kan niet meer en als een nieuwe fractie ontstaat krijgt deze de naam van de fractievoorzitter. Met dit raadsvoorstel wordt het Reglement van Orde hierop aangepast.

Bijlagen:

Was-wordt tabel oude en nieuwe verordening

Beslispunten

1. 2.

Pagina 1 van 5

De tweede wijziging van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Voorschoten 2012 vast te stellen. Deze wijziging treedt in werking op 17 maart 2022.

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Wijziging Reglement van Orde Samenvatting Op 4 maart 2021 heeft de gemeenteraad besloten wijzigen door te voeren in de interne regels van de raad. Het betreft de naamgeving van fracties, vervanging in het presidium en financiële fractieondersteuning. Het presidium heeft opdracht gekregen de wijzigingen in de betreffende verordeningen voor te bereiden waarmee deze besluiten worden geëffectueerd. De eerste twee onderwerpen leiden tot wijzigingen van het ‘Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Voorschoten 2012’, verder genoemd Reglement van Orde of RvO. Daarover gaat dit raadsvoorstel. De wijzigingen in de financiële fractieondersteuning staan in het raadsvoorstel tot wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Essentie van de wijzigingen in het RvO: In het presidium is behalve vervanging door een raadslid ook vervanging door een burgercommissielid mogelijk als geen vervangend raadslid beschikbaar is. De naam van een fractie wordt direct na de verkiezingen bepaald. Op andere momenten in de zittingsperiode van de raad kan de naam van een fractie niet worden gewijzigd. Als tijdens de zittingsperiode een nieuwe fractie wordt gevormd, krijgt deze de achternaam van de fractievoorzitter.

Zoals in het raadsbesluit van 4 maart 2021 staat, wordt de ingangsdatum van de gewijzigde verordeningen bepaald op de dag na de gemeenteraadsverkiezingen in 2022. Het betreft de tweede wijziging van de verordening uit 2012. De vorige wijziging was in 2018. Hierna wordt volstaan met een korte, technische toelichting op de wijzigingen. Voor de achterliggende argumentatie wordt verder verwezen naar het raadsvoorstel van 4 maart. De integrale herziening van de verordeningen volgt in 2022. Dit is onder het kopje ‘vervolg’ toegelicht. Beoogd effect Juridische effectuering van het raadsbesluit van 4 maart 2021 over wijziging van interne regels van de gemeenteraad. Toelichting op de wijzigingen Wijziging artikel 5 - De vervangingsregel in het presidium wordt versoepeld RvO, artikel 5, lid 4 bepaalt nu: “Elke fractievoorzitter wijst een lid van de raad aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het presidium vervangt.” De praktijk is ontstaan dat het wisselt welk raadslid een fractievoorzitter vervangt en dat soms ook een burgercommissielid als vervanger optreedt. Besloten is de regels hierop aan te passen. Een fractievoorzitter kan zich door een raadslid laten vervangen en als dit niet mogelijk is door een burgercommissielid. Genoemde vervangingsregel geldt alleen voor het presidium.

In het raadsvoorstel van 4 maart is verwoord waarom vervanging in het geheime fractievoorzittersoverleg niet wenselijk is en daarom niet toegestaan. Dit is reeds conform het huidige RvO, waarin voor het fractievoorzittersoverleg geen vervangingsmogelijkheid is opgenomen. Wijzigingen artikel 9: De naam van een fractie wordt alleen direct na de verkiezingen bepaald. Tussentijds gevormde fracties krijgen de achternaam van de fractievoorzitter De raad besloot op 4 maart om tussentijdse aanpassing van bestaande fractienamen onmogelijk te maken. Dit is vertaald in de nieuwe tekst van artikel 9, lid 2. In lijn met het besluit dat een fractienaam alleen direct na de verkiezingen wordt bepaald, krijgt een fractie die later ontstaat de achternaam van de fractievoorzitter. Artikel 9 lid 4 is gesplitst in

Pagina 2 van 5

lid 4 en 5 om een duidelijk onderscheid te maken tussen de situatie waarin een nieuwe fractie ontstaat (4) en de situatie waarin een raadslid zich voegt bij een bestaande fractie (5). In lid 6 is de bepaling op genomen over de fractienaam van een nieuwe fractie. Voor artikel 9 zijn daarnaast twee technische correcties opgenomen in het concept-besluit. In lid 1 is het woord ‘zitting’ vervangen door ‘zittingsperiode’. Daarnaast is een lid toegevoegd over de toetsing van fractienamen. In de toelichting bij de vigerende verordening staat namelijk dat in het RvO is bepaald dat een nieuwe fractienaam moet voldoen aan de eisen uit artikel G 3, lid 4 van de Kieswet. Dit is echter nooit in de tekst van artikel 9 RvO verwerkt en staat dus alleen in de toelichting. Deze technische omissie wordt hersteld door artikel 9 lid 2 aan te vullen.1 Beslispunt 2 - Ingangsdatum direct na de raadsverkiezingen Conform het raadsvoorstel van 4 maart is de ingangsdatum de dag na de verkiezingen op 16 maart, dus 17 maart 2022. In het besluit van 4 maart is wel de afspraak vastgelegd dat de vervangingsregel voor het presidium vanaf dat moment direct zou worden toegepast, dus vooruitlopend op formalisering in het RvO. Vervolg In het raadsvoorstel van 4 maart staat dat de aanpassingen uit dit voorstel zouden worden meegenomen in een bredere actualisatie van verordeningen over de werking van de raad.

In die actualisatie worden de verordeningen en de bijbehorende toelichting volledig herzien om weer helemaal bij de tijd te zijn. Daarbij is ook aangegeven dat dit een omvangrijke opgave is en dat de haalbaarheid daarvan onzeker was. Alternatief was dat de integrale wijziging van de relevante verordeningen op een later moment zou volgen. Het nu voorliggende voorstel beperkt zich tot de wijzigingen uit het besluit van maart. Dit is nu haalbaar binnen de beschikbare capaciteit. Hiermee rondt de zittende raad genoemde wijzigingen vanuit de eigen ervaringen af. Na de verkiezingen neemt de griffie het initiatief voor een integrale herziening van het RvO en de commissieverordening. De wijzigingen kunnen dan met de raad in nieuwe samenstelling worden afgestemd, waarmee de nieuwe raad eigen stempels kan drukken. Bijkomend voordeel is dat dit de ruimte geeft om nieuwe ontwikkelingen mee te nemen, zoals mogelijke wetgeving om online vergaderen structureel mogelijk te maken. Bovendien werkt de VNG momenteel aan nieuwe model-reglementen; publicatie hiervan is het eerste kwartaal van 2022 voorzien. Communicatie/Inwonersparticipatie De wijzigingen worden op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Financiën N.v.t.

Het Presidium

1 De verwijzing naar de Kieswet heeft ermee te maken dat de naamvoering van een fractie in praktijk

problemen kan opleveren, bijvoorbeeld doordat een naam wordt gekozen die sterk lijkt op de naam van een andere fractie. Daarom ligt het voor de hand de naam te toetsen aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3. Dit is conform de VNG-modelverordening. De bepaling is overigens alleen relevant in die gevallen waarin boven de kieslijst geen aanduiding is geplaatst. Als boven de kieslijst een aanduiding staat, voert de fractie in de raad immers deze aanduiding als naam. Bij de registratie als politieke groepering – dus een kieslijst voor de verkiezingen – is de naam al getoetst aan de Kieswet. Als tussentijds een nieuwe fractie ontstaat, krijgt deze de naam van de fractievoorzitter.

Pagina 3 van 5

Besluit Zaaknummer: Z/21/057992

De raad van de gemeente Voorschoten;

gelet op de Gemeentewet en de Kieswet,

gelet op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Voorschoten 2012,

gezien het voorstel van het presidium van september 2021,

besluit: 1.

De tweede wijziging van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Voorschoten 2012 vast te stellen.

2.

Deze wijziging treedt in werking op 17 maart 2022.

Tweede wijziging van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Voorschoten 2012 Artikel 5.1 wordt gewijzigd en komt te luiden: 4. Bij verhindering kan een fractievoorzitter een raadslid of, als hiervoor geen raadslid beschikbaar is, een burgercommissielid uit de eigen fractie aanwijzen die hem in het presidium vervangt. Artikel 9 wordt gewijzigd en komt te luiden: Artikel 9. Fractie 1. De leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. 2. Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren. De fractienaam voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Een fractienaam geldt voor de gehele zittingsperiode. 3. De namen van degenen die als voorzitter van de fractie en als diens plaatsvervanger optreden worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. 4.

Indien: - één of meer leden van één of meer fracties als nieuwe fractie gaan optreden of: - twee of meer fracties als nieuwe fractie gaan optreden; doet de nieuwe fractie hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de voorzitter, met opgave van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger. Voor het splitsen dan wel het vormen van nieuwe fracties is geen toestemming vereist van de raad.

Pagina 4 van 5

5. 6.

Indien één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. De naam van een nieuwe fractie als bedoeld in lid 4 is de naam van de fractievoorzitter van deze fractie. De fractienaam wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Voorschoten, gehouden op 7 oktober 2021, de griffier,

de voorzitter,

Drs. B.J. Urban

Drs. N. Stemerdink

Pagina 5 van 5