Raadsvoorstel Voorschoten updates beheerplannen 2021-2022.docx

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/21/055026/267570 28 september 2021 14 oktober 2021 18 november 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Adviesnota Update beheerplannen openbare ruimte 2021-2022 Wethouder Spil P2 Verkeer en vervoer P5 Sport, cultuur en recreatie

Kernboodschap:

Met bijgevoegde updates worden de beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 geactualiseerd zodat we ook voor 2021 en 2022 beschikken over actuele en geldige beheerplannen en voor de jaren 2021 en 2022 inzicht hebben in de maatregelen en bijbehorende kosten voor systematisch en planmatig beheer en onderhoud van openbare ruimte.

Bijlagen:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Update beheerplan Wegen Update beheerplan Bruggen Update beheerplan Wegmeubilair Update beheerplan Openbare Verlichting Update beheerplan VRI Update beheerplan Groen Update beheerplan Water Update beheerplan Spelen

Beslispunten

1.

Relatie met:

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Motie: 204 Vaststellen beheerplannen Schriftelijke vragen:

Pagina 1 van 5

In te stemmen met de updates beheerplannen openbare ruimte 2021-2022.

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Update beheerplannen openbare ruimte 2021-2022 Samenvatting Voor de periode 2016 tot en met 2020 heeft de gemeente Voorschoten de volgende beheerplannen opgesteld: • Wegen • Groen • Water • Spelen • Bruggen • Openbare Verlichting • Wegmeubilair • Verkeersregelinstallaties Er zijn echter nog geen nieuwe beheerplannen opgesteld voor 2021 en volgende jaren. Uit een globale analyse in 2019 was gebleken dat de aard, omvang en kwaliteit van de kapitaalgoederen fysieke leefomgeving in Voorschoten onvoldoende expliciet was. In 2019 is daarom het project ‘Basis op Orde’ gestart. Doel van dit project was om eenduidig zowel kwantitatief als kwalitatief de informatie van de kapitaalgoederen fysieke leefomgeving actueel, betrouwbaar en compleet in beeld te brengen. Om een integrale afweging tussen de diverse kapitaalgoederen mogelijk te maken is in 2019 in overleg met de provincie ook besloten de aanpak van het actualiseren van de beheerplannen te wijzigen. Hierbij wordt er eerst basis van actuele, betrouwbare en complete kwantitatieve en kwalitatieve informatie van de kapitaalgoederen een nota kapitaalgoederen opgesteld waarin op basis van de areaalgegevens en kengetallen wordt bepaald op basis van het gestelde onderhoudsniveau, welk budget per kapitaalgoed nodig is. Hiermee komt in beeld of de beschikbare budgetten aansluiten bij het te beheren areaal.

De vervolgstap is dan de beheervisie voor de openbare ruimte. Op basis van de ambities en te behalen doelen van de gemeente en het daarvoor benodigde budget worden de kaders voor het beheer van de openbare ruimte daarin vastgelegd. Deze kaders moeten dan vervolgens worden vertaald in instandhoudingsplannen. Deze instandhoudingsplannen moeten de oude beheerplannen 2016-2020 gaan vervangen. Voor enkele kapitaalgoederen bleek dat er meer tijd nodig was om de benodigde kwantitatieve en kwalitatieve informatie te verzamelen. Dit traject wordt in 2021 afgerond. Door deze vertraging lukt het niet meer om nog dit jaar met de beheervisie en de instandhoudingsplannen (nieuwe beheerplannen) te komen. De beheervisie en de nota kapitaalgoederen zullen naar verwachting in de eerste helft van 2022 aan de Raad worden aangeboden. De instandhoudingsplannen (nieuwe beheerplannen) zullen dan in de tweede helft van 2022 aan de Raad kunnen worden aangeboden. Dit betekent concreet dat we dan voor de jaren 2021 en 2022 niet zouden beschikken over actuele geldige beheerplannen. Om deze lacune op te vullen is voor 2021 en 2022 een meerjarenplanning beheer openbare ruimte 2021-2022 opgesteld. Over deze meerjarenplanning bent u middels de informatiebrief Programmering onderhoud kapitaalgoederen openbare ruimte 2021-2022 van 22 juni 2021 geïnformeerd.

De financiële gevolgen van de meerjarenplanning beheer openbare ruimte 2021-2022 zijn verwerkt in de Voorjaarsnota 2021 en Kadernota 2022. Mede op basis van deze meerjarenplanning zijn de bestaande beheerplannen 2016-2020 nu geactualiseerd middels bijgevoegde updates zodat we ook voor 2021 en 2022 beschikken over actuele en geldige beheerplannen

Pagina 2 van 5

Beoogd effect Voor de jaren 2021 en 2022 op transparante wijze inzicht geven in de maatregelen en bijbehorende kosten voor systematisch en planmatig beheer en onderhoud van openbare ruimte op basisniveau. Rekening houdend met een meerjarige onderhoudstermijn die tot minimaal 2025 loopt. Argumenten 1.1 Met de updates voor 2021-2022 van de beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 wordt een actuele onderbouwing gegeven van de onderhoudsvoorzieningen en de jaarlijkse dotaties aan deze voorzieningen De bestaande beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 zijn in 2016 vastgesteld en geven voor een aantal onderdelen geen actueel beeld meer van de werkelijkheid. Op grond van het in 2017 vastgestelde Financieel Herstelplan is in een aantal gevallen het onderhoudsniveau teruggebracht van niveau B (optimaal) naar niveau C (sober). Dit heeft in 2018 al geleid tot een herziening van de geraamde dotaties aan de voorzieningen en de exploitatiebudgetten voor onderhoud. Daarnaast zijn niet alle in de beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 geplande onderhouds- en vervangingsopgaven voor die jaren ook uitgevoerd. Ook hebben in de jaren 2019-2020 nieuwe inspecties van het areaal plaatsgevonden die een actueel beeld geven van de huidige staat van onderhoud. Ten slotte moet ook rekening worden gehouden met het actueel prijspeil en gestegen prijzen ten opzichte van 2016.

Deze zaken en de meerjarenplanning beheer openbare ruimte 2021-2022 zijn meegenomen in de updates voor 2021-2022. Hierdoor kan een actueel beeld worden gegeven van de te verwachten uitgaven voor onderhoud en vervanging in 2021, 2022 en volgende jaren en kan een actuele onderbouwing worden gegeven van de onderhoudsvoorzieningen en de jaarlijkse dotaties aan deze voorzieningen. 1.2 Met de updates voor 2021-2022 van de beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 wordt gevolg gegeven aan de in de Raadvergadering van 15 juli 2021 aangenomen motie 204 CDA PvdA over vaststellen beheerplannen openbare ruimte. Tijdens de Raadvergadering van 15 juli 2021 hebben CDA en PvdA motie 204 ingediend waarin het college wordt verzocht de beheerplannen openbare ruimte conform art. 19, lid 3 van de financiële verordening Voorschoten en conform het advies van de accountant in 2021 ter instemming aan de raad voor te leggen, zodat de onderhoudsvoorzieningen bij de jaarrekening 2021 een deugdelijke grondslag hebben. Met de updates voor 2021-2022 van de beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 wordt gevolg gegeven aan deze motie.

Kanttekeningen 1.1 De updates voor 2021-2022 van de beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 zijn bedoeld als overbrugging tussen de bestaande beheerplannen openbare ruimte 2016-2020 en de nieuwe beheerplannen (instandhoudingsplannen) zullen worden opgesteld op basis van de volgend jaar vast te stellen beheervisie. De bijgevoegde updates van de beheerplannen moeten niet worden gezien als geheel nieuwe beheerplannen. Ze zijn een actualisatie van de bestaande beheerplannen openbare ruimte 2016-2022 en zijn bedoeld om actueel inzicht te geven in de huidige staat van het onderhoud en de geplande (groot)onderhouds- en vervangingswerkzaamheden in 2021 en 2022. Communicatie/Inwonersparticipatie Het onderdeel communicatie is toegelicht in de afzonderlijke updates per onderdeel die bij dit raadsvoorstel zijn gevoegd.

Pagina 3 van 5

Financiën De bijgevoegde updates van de beheerplannen zijn gebaseerd op de meerjarenplanning beheer openbare ruimte 2021-2022. De financiële gevolgen hiervan zijn verwerkt in de Voorjaarsnota 2021 en Kadernota 2022. In de bijgevoegde updates van de beheerplannen wordt ook een prognose gegeven van de uitgaven groot onderhoud en de benodigde dotaties aan de voorzieningen in de jaren 2023 en daarna. In een aantal gevallen geeft dit aanleiding om de geraamde dotaties aan de voorzieningen aan te passen. In de nieuwe beheerplannen die volgend jaar zullen worden opgeleverd zal voor de jaren 2023 en daarna een uitgebreidere prognose worden gegeven die gebaseerd zal zijn op de uitgangspunten zoals deze zullen worden vastgelegd in de volgend jaar vast te stellen Beheervisie. Om deze reden zullen aan de bijgevoegde updates van de beheerplannen geen financiële consequenties worden verbonden. Risico’s N.v.t. Duurzaamheid N.v.t. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, gemeentesecretaris

Pagina 4 van 5

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer: Z/21/055026/267570

De raad der gemeente Voorschoten; Gelet art. 19, lid 3 van de financiële verordening Voorschoten gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 september 2021,

besluit: In te stemmen met de updates beheerplannen openbare ruimte 2021-2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 18 november 2021

de griffier,

de voorzitter,

Drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 5 van 5