Raadsvoorstel Vervolg Voorkantsturing en vaststelling planningsschema (get.).pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/22/070986/323950 n.v.t.; besproken in presidium 19 oktober 2022 n.v.t. 10 november 2022

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Raadsvoorstel Vervolg Voorkantsturing en vaststelling planningsschema Presidium Bestuur

Kernboodschap:

De raad besluit hoe de raad verder gaat met voorkantsturing, oftewel sturing door de raad aan het begin van een beleidsproces.

Bijlagen:

1. Planningsschema LTA begroting 2023-2026 2. Format Startnotitie

Beslispunten:

1. het planningsschema (bijlage 1) vast te stellen als basis voor de lange-termijnagenda; 2. jaarlijks bij de begroting een nieuw planningsschema vast te stellen; 3. het college te verzoeken zich in startnotities te richten op de afbakening van het onderwerp en het proces van beleidsvoorbereiding en besluitvorming en hiertoe de vernieuwde format (bijlage 2) te gebruiken als basis voor startnotities.

Relatie met:

Raadsvoorstel Pilots voorkantsturing, gemeenteraad 7 maart 2019 Raadsvoorstel RKC-Onderzoek kaderstellende rol, gemeenteraad 30 januari 2020

Inleiding en samenvatting Dit raadsvoorstel gaat over agendavorming en voorkantsturing door de gemeenteraad. Context Om als raad sturing te hebben aan het begin van angen, stelt de raad de lange-termijnagenda vast en past de raad voorkantsturing toe. De raad stelt hiermee aan de voorkant kaders voor het beleidsproces. Op 7 maart 2019 besloot de raad te experimenteren met voorkantsturing met drie pilots. Afgesproken werd de toen bijgevoegde format als basis te gebruiken voor het opstellen van startnotities. Na evaluatie van de pilots zou een werkwijze worden vastgesteld. Onder regie van de uatie is in maart 2022 gedeeld met de raad.1 Gezien het late moment in de raadsperiode, geldt dit als input voor het vervolg in de nieuwe raadsperiode. Met dit raadsvoorstel krijgt de evaluatie opvolging. In 2019 heeft de Rekenkamercommissie (RKC) onderzoek gedaan naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Met dit raadsvoorstel worden ook de overgenomen aanbevelingen uit dit onderzoek afgedaan. Dit wordt verderop toegelicht. Afgelopen maanden heeft het college het coalitieakkoord en de conceptbegroting vertaald in een planningsschema 2023. Met het presidium is afgesproken dat de raad dit schema in de begrotingsraad vaststelt. Toelichting planningsschema Het planningsschema bevat de agendaplanning van het komende jaar (per maand of kwartaal).

Het bevat daarnaast een meer globale planning voor 2024-26 (per halfjaar). De planning voor 2023 wordt na vaststelling een-op-een in de lange-termijnagenda verwerkt. Het idee is dat de raad jaarlijks bij de begrotingsbehandeling een nieuw planningsschema vast. Dit gebeurt op dezelfde manier als voor de begroting 2023, maar dan met nadere invulling van het volgende jaar. Het conceptschema ligt steeds in september in het presidium om op hoofdlijnen te bespreken en vragen/feedback mee te geven aan het college. Hierna stuurt het college het schema als voorstel naar de raad. Het schema richt zich gezien de krappe planning dit jaar alleen op de onderwerpen en de planning, nog niet op de vraag voor welke onderwerpen een startnotitie wordt verwacht. Dit zal in het presidium worden uitgewerkt. Het presidium stelt ook zoals gebruikelijk gedurende het jaar tussentijdse wijzigingen vast. Rode draad en conclusies tussenevaluatie voorkantsturing Uit de tussenevaluatie over voorkantsturing bleek dat in de raad veel draagvlak bestaat voor voorkantsturing door o.m. het gebruik van startnotities. Deze manier van werken moet zich nog wel verder uitkristalliseren. Uit de enquêteresultaten zijn enkele rode draden te halen. Eerste is dat voorkant ook echt voorkant moet zijn, dus bij de start van een beleidsproces.

Tweede is dat de beelden verschillen over wat precies in een startnotitie moet staan, maar dat de mengeling die er was van proces, onderwerpafbakening en inhoudelijke uitgangspunten soms vragen opriep over wat de raad nu precies vaststelde. Respondenten hebben de vraag opgeworpen of de raad niet eerst afspraken moet maken over het proces vóórdat de raad inhoudelijke uitgangspunten of kaders vaststelt. Het eerste punt (stuur echt aan de voorkant) is op te pakken door er met de lange-termijnagenda op te sturen dat startnotities vroeg in het proces bij de raad liggen. Dit is reeds de inzet en brengen we met het vaststellen van het planningsschema voor de nieuwe raadsperiode een stap verder. Bij het tweede punt (wat staat wel/niet in een startnotitie) is het voorstel om voortaan zoveel mogelijk in de volgende lijn te werken: beperk je in de startnotitie tot de afbakening van het onderwerp en het proces van beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Eerst overeenstemming hebben over het proces geeft helderheid wie (inwoners/belanghebbenden/deskundigen, raad, college) in welke fase betrokken is en met welke doelen en verantwoordelijkheden. Op de inhoud 1

Bijlage bij vrijdagzending 4 maart 2022.

beperkt de startnotitie zich in deze opzet tot: onderwerp, afbakening, probleemstelling / vraagstelling en algemeen geldende uitgangspunten zoals wettelijke kaders. Politieke keuzes worden in de startnotitie nog niet voorgelegd. Inhoudelijke kaderstelling vroeg in het beleidsproces - bijvoorbeeld welke varianten worden wel/niet verkend door het college - kan ná de startnotitie één van de stappen in het proces zijn. Als bijlage is een aangepaste format toegevoegd. In die format is de hiervoor genoemde lijn verwerkt. Doel van deze format is om startnotities meer eenduidig te maken en om de schrijver een handreiking te bieden bij het opstellen. De kopjes zijn vast. De toelichting eronder is bedoeld als checklist, die gezien de verschillen in onderwerpen ruimte geeft om de notitie passend bij het onderwerp op te stellen. Voorstel is dat de organisatie deze format toepast en dat de griffie de format gaandeweg op basis van de ervaringen in de praktijk kan aanpassen.

Beoogd effect Vaststelling planningsschema voor de lange-termijnagenda en afspraken vastleggen over hoe de raad verder gaat met voorkantsturing.

Argumenten 1 en 2 Met dit voorstel trekken zetten we de volgende stap in agendasturing door de raad De raad geeft met de vaststelling van het planningsschema opdracht aan het college welke zaken wanneer ter besluitvorming worden aangeboden. Daarmee wordt de kaderstellende rol van de raad gemarkeerd en komen politieke keuzes over prioriteiten expliciet, openbaar op tafel. Het presidium is vervolgens binnen de huidige taken bevoegd om wijzigingen vast te stellen. 3.1 Met dit voorstel trekken we lessen uit de ervaringen met voorkantsturing in de afgelopen periode Het voorstel draagt eraan bij om de volgende stappen te zetten in voorkantsturing door de raad. De startnotitie aan het begin van het proces krijgt een duidelijke focus op onderwerpafbakening en proces. De afbakening van het onderwerp helpt in verwachtingenmanagement: waar speelt het te nemen besluit wel en niet op in. Duidelijkheid over wie in welke fase betrokken is met welk doel en welke verantwoordelijkheid maakt het proces voor alle betrokkenen inzichtelijker. 3.2 Met dit voorstel worden de aangenomen aanbevelingen uit RKC-onderzoek afgedaan Op basis van het onderzoek van de Rekenkamercommissie (RKC) in 2019 naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad heeft de raad een aantal aanbevelingen overgenomen. Hierna volgt een toelichting op deze aanbevelingen en de wijze waarop deze zijn opgepakt. De raad besloot deze

Kanttekeningen 1.1 Voorkantsturing is een leerproces Vernieuwde afspraken en een vernieuwde format zijn niet de oplossing voor alles. Aan de hand van concrete dossiers kan de raad nieuwe ervaringen opdoen met voorkantsturing en blijven verbeteren.

Inwonersparticipatie en communicatie Voor de totstandkoming van dit raadsvoorstel is inwonersparticipatie niet van toepassing, maar de uitkomst is voor participatie direct van belang. Eén van de doelen van voorkantsturing is om aan de voorkant van het proces afspraken te maken over de betrokkenheid van inwoners.

Financiën Dit raadsvoorstel heeft geen financiële consequenties.

Juridisch kader Dit raadsvoorstel past binnen de kaderstellende bevoegdheden van de gemeenteraad (Gemeentewet).

Besluit

Zaaknummer:

Z/22/070986/323950

De raad van de gemeente Voorschoten; Gezien het raadsvoorstel Vervolg Voorkantsturing en vaststelling planningsschema,

besluit: 1. het planningsschema (bijlage 1) vast te stellen als basis voor de lange-termijnagenda; 2. jaarlijks bij de begroting een nieuw planningsschema vast te stellen; 3. het college te verzoeken zich in startnotities te richten op de afbakening van het onderwerp en het proces van beleidsvoorbereiding en besluitvorming en hiertoe de vernieuwde format (bijlage 2) te gebruiken als basis voor startnotities.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 10 november 2022,

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink