Raadsvoorstel Verordening commissie bezwaarschriften Voorschoten 2021.docx

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/20/048475/211781 1 december 2020 21 januari 2021 28 januari 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Adviesnota Verordening commissie bezwaarschriften Voorschoten 2021 Burgemeester Ch. B. Aptroot Programma

Kernboodschap:

Bezwaarmakers hebben het recht om hun bezwaarschrift mondeling toe te lichten tijdens een hoorzitting. Nu kan dat alleen bij de externe commissie bezwaarschriften. Niet voor iedere bezwaarmaker is een hoorzitting bij de commissie bezwaarschriften de meest passende wijze van behandeling van het bezwaarschrift, bijvoorbeeld omdat de afhandelingstermijn lang is of omdat dit als formeel kan worden ervaren. De raad, het college en de burgemeester kiezen voor maatwerk. De nieuwe verordening gaat niet alleen over horen door de commissie, maar ook over horen door een ambtenaar.

Bijlagen:

Bijlage 1: Tabel wijzigingen Verordening commissie bezwaarschriften; Bijlage 2: Reglement ambtelijk horen Voorschoten 2021.

Beslispunten

1. De ‘Verordening commissie bezwaarschriften’ vast te stellen.

Relatie met:

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Pagina 1 van 9

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Vaststelling nieuwe ‘Verordening commissie bezwaarschriften’ Samenvatting Vanuit de praktijk is er steeds meer behoefte om bij de behandeling van bezwaarschriften meer maatwerk toe te passen. Dit kan gerealiseerd worden door de informele aanpak van bezwaarschriften en ambtelijk horen in te voeren. De informele aanpak is inmiddels geïmplementeerd. Om ambtelijk horen mogelijk te maken dient de ‘Verordening commissie bezwaarschriften’ geheel gewijzigd te worden. De huidige verordening wordt ingetrokken. Hierin is nu opgenomen dat alleen de commissie hoort in bezwaarprocedures. Alle wijzigingen en de redenen daarvan zijn opgenomen in de ‘Tabel wijzigingen verordening commissie bezwaarschriften’ (bijlage 2). Het is praktisch als de commissie en haar secretariaat bezwaren tegen besluiten van uw raad, ons college en de burgemeester op één wijze kan behandelen. Dat gaat het best met één verordening. De voorgestelde verordening wordt, net als de huidige, vastgesteld door zowel uw raad als ons college en de burgemeester vanwege keuzes die elk bestuursorgaan zelf moet maken. Een bestuursorgaan moet ervoor zorgen dat belanghebbenden bij een bestreden besluit worden gehoord en kan daarmee een adviescommissie belasten. Een bestuursorgaan dat een adviescommissie instelt, moet de openbaarheid van de vergaderingen regelen.

De Gemeentewet schrijft voor dat de raad, het college en de burgemeester verplicht zijn om alle drie een regeling te hebben voor deze adviescommissie. De burgemeester en ons college hebben de verordeningen alvast vastgesteld. Met het oog op vermelding van de raad en de vormgeving als raadsbesluit, onder het voorbehoud van de vaststelling van de verordening door uw raad. Het ambtelijk horen wordt door ons college en de burgemeester uitgewerkt in een reglement. Beoogd effect Meer maatwerk in de behandeling van bezwaarschriften. Daarnaast wordt de doorlooptijd in bezwaren waarin ambtelijk wordt gehoord aanzienlijk ingekort (wettelijk zes weken korter) en wordt de bezwaarmaker actiever in de bezwaarprocedure betrokken. Argumenten 1.1 Het voorstel past bij de informele wijze waarop de gemeente met haar inwoners wil omgaan. Door met een gemengd model te werken, waarbij naast commissie horen ook ambtelijk horen mogelijk is, maakt de gemeente in de formele fase van het bezwaarproces maatwerk mogelijk. Dit sluit aan bij de oplossingsgerichte behandeling van de bezwaarschriften door het structureel toepassen van de informele aanpak. Bij deze aanpak wordt bij binnenkomst van een bezwaarschrift direct telefonisch contact opgenomen met de bezwaarmaker om te bespreken wat er precies aan de hand is en wat de beste wijze is om het bezwaarschrift te behandelen.

Deze werkwijze wordt ondersteund door het programma ‘Prettig Contact Met de Overheid’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het gemende model wordt al bij verschillende andere gemeenten toegepast (onder andere bij Servicepunt71, Hoorn, Delft en de Drechtsteden). Daarnaast zijn er gemeenten waarbij alleen ambtelijk wordt gehoord (bijvoorbeeld Tilburg).

Pagina 2 van 9

1.2 Het voorstel beperkt de behandelingsduur. Bij ambtelijk horen, hoort de secretaris van de commissie bezwaarschriften de bezwaarmaker in een aantal door het college en de burgemeester vastgestelde onderwerpen. Ambtelijke hoorzittingen kunnen flexibel en in overleg met de bezwaarmaker en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan worden ingepland. Dit komt de doorlooptijd van deze zaken ten goede. De secretarissen hebben het afgelopen jaar een drie daagse training gespreksvaardigheden gevolgd om zich voor te bereiden op dergelijke gesprekken. Ook hebben zij met de informele aanpak al ervaring opgedaan met het voeren van gesprekken met bezwaarmakers. 1.3 De commissie bezwaarschriften is akkoord met het voorstel. De commissie bezwaarschriften is betrokken geweest bij het voorstel en heeft hier input op geleverd. 1.4 De gekozen categorieën van zaken zijn geschikt voor ambtelijk horen. Bij de gekozen categorieën van zaken is aangesloten bij andere gemeenten die al werken met het gemengde model. Het betreft onderwerpen die juridisch niet complex zijn en/of waarin een snelle doorlooptijd gewenst is in verband met het belang van de bezwaarmaker.

Het is evenwel altijd mogelijk voor de secretaris om in een bezwaar waarin volgens het reglement ambtelijk gehoord dient te worden, de zaak voor advies voor te leggen aan de commissie bezwaarschriften, bijvoorbeeld als een zaak politiek gevoelig is. Het is ook mogelijk om, in overleg met de voorzitter van de commissie, ambtelijk te horen in een bezwaarschrift waar de commissie in principe over adviseert. Kanttekeningen 1. De secretarissen zijn ambtenaar, maar niet bevooroordeeld. Anders dan de leden van de commissie bezwaarschriften hebben de secretarissen als ambtenaar wel een band met de gemeente. Zij zijn echter niet betrokken bij het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, hiermee is hun onbevooroordeelde positie goed geborgd in het proces. De secretarissen zullen steeds aandacht hebben voor het belang van goede communicatie in deze. Communicatie/Inwonersparticipatie N.v.t. Financiën Het voorstel heeft geen financiële consequenties. Risico’s N.v.t. Duurzaamheid N.v.t. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. A. de Graaf, gemeentesecretaris

Pagina 3 van 9

Ch. B. Aptroot, burgemeester

Raadsbesluit Z/20/048475/211783

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Voorschoten, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft; gelet het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 december 2020, gelet op artikel 84 van de Gemeentewet en artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht b e s l u i t: vast te stellen de volgende Verordening commissie bezwaarschriften Voorschoten 2021

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. b. c. d.

commissie: commissie bezwaarschriften; verweerder: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen; wet: Algemene wet bestuursrecht; ambtelijk horen: het horen door een ambtenaar namens het bestuursorgaan zoals bedoeld in artikel 7:5 van de wet

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie 1. Er is een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de wet, ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. 2. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken. 3. Het college en de burgemeester kunnen regelen bij welke categorieën van bezwaarschriften door wie volgens welke procedure niet door de commissie, maar juist ambtelijk wordt gehoord.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden. 2. De voorzitter en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen. 3. De voorzitter en de leden van de commissie maken geen deel uit van, en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Voorschoten, alsmede de Werkorganisatie Duivenvoorde. 4. De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

Pagina 4 van 9

Artikel 4 Kamers 1. Het college kan kamers instellen die belast worden met de behandeling van bezwaarschriften. 2. Het college bepaalt het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke categorie of categorieën bezwaarschriften door haar zullen worden behandeld. 3. Elke kamer bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden, door de commissie aangewezen uit haar midden. 4. 5.

De betreffende kamer regelt de vervanging van de voorzitter. Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in deze verordening zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Secretaris De commissie wordt ondersteund door één of meerdere secretarissen.

Artikel 6 Zittingsduur 1. De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Zij kunnen maximaal één keer worden herbenoemd wanneer zij naar tevredenheid functioneren. 2. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college.

Artikel 7 Vergoeding 1. De voorzitter en de leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van een vergadering van de commissie, en een reiskostenvergoeding. 2. De vergoeding voor het bijwonen van een vergadering bedraagt voor de voorzitter of diens plaatsvervanger € 190 en voor de leden € 140, welke bedragen (peildatum 1 januari 2020) jaarlijks worden geïndexeerd met het percentage ingevolge artikel 3.4.1, derde lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers wordt gehanteerd. 3. De reiskostenvergoeding als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt berekend met overeenkomstige toepassing van artikel 3 van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Voorschoten 2019, waarbij ook reizen binnen de gemeente worden vergoed.

Artikel 8 Bemiddeling De secretaris onderzoekt of door middel van een informele aanpak een mogelijke oplossingsrichting kan worden gevonden. Indien geen oplossingsrichting gevonden wordt, volgt een formele behandeling. Bij toepassing van de informele aanpak wordt de behandeling van het bezwaarschrift, na instemming van bezwaarmaker, opgeschort.

Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden De bevoegdheden op grond van de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de secretaris van de commissie:

a. b. c.

artikel 2:1, tweede lid; artikel 6:6, voor wat betreft het stellen van een termijn aan de indiener; artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie;

Pagina 5 van 9

d. e.

artikel 7:4, tweede lid; artikel 7:6, vierde lid.

Artikel 10 Vooronderzoek 1. De voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen. 2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen.

Artikel 11 Hoorzitting 1. De secretaris van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en verweerder in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. 2. De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.

Artikel 12 Uitnodiging zitting 1. De secretaris nodigt de belanghebbenden en verweerder voor de zitting schriftelijk uit. 2. Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of verweerder onder opgaaf van dringende redenen en bij wijze van uitzondering verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen. 3. De voorzitter beslist op een dergelijk verzoek. De beslissing van de voorzitter wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbenden en verweerder meegedeeld. 4. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het tweede en derde lid.

Artikel 13 Quorum Het horen tijdens een zitting geschiedt in beginsel door drie leden van de commissie.

Artikel 14 Niet-deelneming aan de behandeling De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 15 Openbaarheid zitting 1. De zitting van de commissie is openbaar. 2. In afwijking van het in het eerste lid bepaalde kunnen de deuren worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet. Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren. 3. De zitting van de commissie vindt in ieder geval met gesloten deuren plaats voor wat betreft bezwaarschriften inzake besluiten op grond van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, voorrangsverklaringen krachtens de Huisvestingswet 2015 en voor wat betreft gehandicaptenparkeerkaarten.

Pagina 6 van 9

Artikel 16 Schriftelijke verslaglegging 1. Van het verhandelde ter zitting wordt voor administratieve doeleinden een digitale opname gemaakt. 2. Van hetgeen ter zitting is verhandeld wordt zakelijk verslag gedaan in het advies, waarbij wordt vermeld de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid. 3. Indien de zitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het advies hiervan vermelding. 4. Het commissieadvies verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het advies kunnen worden gehecht.

Artikel 17 Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, verweerder en de belanghebbenden toegezonden. 3. De leden van de commissie, verweerder en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op een dergelijk verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 Raadkamer en advies 1. De commissie, of in een voorkomend geval de kamer, bestaande uit de voorzitter of diens vervanger en twee leden, beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies. 2. De commissie, of in een voorkomend geval de kamer, als bedoeld in lid 1, beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 3. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt. 4. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 5. Het advies wordt door de voorzitter of diens vervanger en de secretaris van de commissie, of in een voorkomend geval de kamer, ondertekend.

Artikel 19 Uitbrengen advies en verdaging 1. Het advies wordt, onder medezending van eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie, tijdig uitgebracht aan verweerder dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. 2. Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij verweerder tijdig de beslissing te verdagen. 3. Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een afschrift.

Pagina 7 van 9

Artikel 20 Jaarverslag De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit over haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar. Het verslag kan op verzoek van de bestuursorganen mondeling worden toegelicht.

Artikel 21 Intrekking oude regeling De Verordening commissie bezwaarschriften wordt ingetrokken.

Artikel 22 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die waarop de bekendmaking heeft plaatsgevonden.

Artikel 23 Overgangsbepaling 1. Bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn ingediend, worden behandeld overeenkomstig deze verordening.

2. De voorzitter en leden van de commissie die bij de inwerkingtreding van deze verordening zeven jaar of meer zitting hebben in de commissie, worden voor nog maximaal twee jaar benoemd.

Artikel 24 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften Voorschoten 2021.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Voorschoten, gehouden op 28 januari 2021 de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

Ch.B. Aptroot

Pagina 8 van 9

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Voorschoten op 1 december 2020 onder de voorwaarde dat de raad de verordening commissie bezwaarschriften vaststelt het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

drs. A.R. de Graaf

Ch.B. Aptroot

Aldus vastgesteld op 1 december 2020 onder de voorwaarde dat de raad de verordening commissie bezwaarschriften vaststelt, de burgemeester,

Ch.B. Aptroot,

Pagina 9 van 9