Raadsvoorstel vaststellen PvE accountant.docx

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/21/053120/251950 donderdag 1 juli 2021 donderdag 15 juli 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Adviesnota Vaststellen Programma van Eisen inhuur accountantsdiensten Bestuur

Kernboodschap:

Ingevolge de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een of meer accountants aan. Deze accountant is belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Het contract met de huidige accountant loopt dit jaar af. Het aanbestedingsproces om te komen tot een nieuw contract met een nieuwe accountant is inmiddels gestart. De eerste stap hierin voor de gemeenteraad is het vaststellen van een Programma van Eisen.

Bijlagen:

1. 2.

Programma van Eisen Als achtergrondinformatie, niet openbaar: Plan van Aanpak aanbesteding accountant, zoals besproken in de commissie P&C 31 maart 2021

Beslispunten

Het Programma van Eisen inhuur accountantsdiensten voor de verslagjaren 2022-2025 vast te stellen.

Relatie met:

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Pagina 1 van 4

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Vaststellen Programma van Eisen inhuur accountantsdiensten voor de verslagjaren 2022-2025.

Inleiding Ingevolge artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Deze accountant is belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Het contract met de huidige accountant (BakerTilly) loopt dit jaar af. Onder regie van de commissie Planning en Control en gefaciliteerd door de WODV is het proces opgestart om te komen tot een nieuwe accountant voor de controle jaren 2022-2025. Het aanbestedingsproces wordt samen met de gemeente Wassenaar vormgegeven. Reden hiervoor is dat beide gemeenten komende jaren financieel verweven blijven door de hosting van de afdelingen MO, DIV en I&A voor elkaar. Omdat de WODV in de loop van dit jaar ontbonden wordt neemt de WODV niet deel aan het aanbestedingsproces. De volgende stap in het proces is dat een besluit genomen wordt over het zgn. Programma van Eisen Inhuur accountantsdiensten. Dit voorstel strekt ertoe de raad voor te stellen dit besluit te nemen. Beoogd effect Volgende stap zetten in het proces om te komen tot een nieuwe accountant. Argumenten Vanwege de omvang van de opdracht tot dienstverlening is het nodig een Europese aanbestedingsprocedure op te starten.

De grens ligt hiervoor bij € 214.000, -. Er moet een duidelijk omschreven Programma van Eisen beschikbaar komen op basis waarvan selectie en gunning kunnen plaatsvinden. Het is aan uw raad om dit Programma van Eisen vast te stellen voordat de aanbestedingsprocedure wordt opgestart. Het Programma van Eisen zoals dat nu voorligt, is besproken met de commissie Planning & Control van beide gemeenten en akkoord bevonden om aan de raad aan te bieden ter vaststelling. Er wordt weliswaar door Wassenaar en Voorschoten samen opgetrokken in het aanbestedingsproces maar de beide gemeenten sluiten wel een eigen contract (raamovereenkomst) af. Het doel is een accountant te kiezen die qua profiel en functievervulling goed aansluit bij de gemeente. Uitgangspunt is dat de gemeente een zoveel als mogelijk zichzelf controlerende entiteit is, die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges, maar deze risico’s ook adequaat beheerst. Dit uitgangspunt is al ingezet (Verbijzonderde Interne Controle) en wordt in de komende periode verder ontwikkeld en ingevuld. Tot de accountantsdiensten behoren, naast de wettelijke vereiste controles, ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant, gerelateerd aan de certificerende functie.

Kanttekeningen/risico’s De accountantsmarkt voor gemeenten is al jaren moeilijk d.w.z. slechts weinig accountantskantoren zijn die gespecialiseerd zijn in de gemeentelijke markt. Door voor meerdere jaren aan te besteden wordt de gemeente wel een aantrekkelijker klant.

Pagina 2 van 4

Communicatie/Inwonersparticipatie Na vaststellen programma van eisen aanwijzing nieuwe accountant vindt publicatie via www.Tenderned.nl plaats. Financiën Na afloop van de procedure zal duidelijk worden of het huidige budget binnen de meerjarenbegroting voldoende is. Mocht dit niet het geval zijn, dan komen wij bij u terug met een verzoek extra middelen beschikbaar te stellen. Verdere procedure Na besluitvorming over het Programma van Eisen, zal de procedure van Europese aanbesteding in worden gestart door een formele publicatie. De inschrijvingen worden door het inkoopteam (bestaande uit een vertegenwoordiging van de (sub)commissies Planning & Control en ambtelijk) beoordeeld volgens een eenduidige systematiek. Uiteindelijk zal uw raad besluiten een accountant aan te wijzen. Dit proces moet zijn afgerond in het laatste kwartaal van 2021, zodat overdracht kan plaatsvinden in het voorjaar van 2022.

Met vriendelijke groet, Commissie Planning & Control

Pagina 3 van 4

Besluit Zaaknummer: Z/21/053120

/251950

De raad der gemeente Voorschoten; overwegende dat het contract met de huidige accountant eind dit jaar afloopt; gelet op artikel 213 gemeentewet;

besluit:

het Programma van Eisen inhuur accountantsdiensten voor de verslagjaren 2022-2025 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 15 juli 2021.

de griffier,

de voorzitter,

Drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 4 van 4