Raadsvoorstel Toetreding tot Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (get.)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/24/084170/389832

Datum collegebesluit:

23 april 2024

Datum commissievergadering:

16 mei 2024

Datum raadsvergadering:

donderdag 23 mei 2024

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Toetreding tot Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (Stichting RIJK) voor een proefperiode

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Programma:

O.4. Overhead

Kernboodschap:

Met toetreding tot Stichting RIJK voor een proefperiode wordt de continuïteit bij inkoop en aanbesteden voor de gemeente Voorschoten gewaarborgd en wordt er een professionaliseringsslag gemaakt.

Bijlagen:

1: Standaard Samenwerkingsovereenkomst met Stichting RIJK 2: Statutenwijziging Stichting RIJK 2017

Beslispunten:

1.

Geen wensen en bedenkingen te hebben ten aanzien van het voorgenomen besluit van het college over toetreding tot Stichting RIJK.

2.

De financiële gevolgen van de toetreding tot Stichting RIJK te verwerken in de kadernota en voorjaarsnota.

Relatie met:

Planning LTA

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inleiding en samenvatting De kwetsbaarheid van onze inkoopfunctie is te groot en neemt een stijgend risico met zich mee dat aanbestedingen onrechtmatig gaan worden. Dit is mede het gevolg van de toenemende complexiteit en hoeveelheid aanbestedingen. In totaal zijn de volgende zeven verschillende opties bekeken, 1. Zelf werven van een inkoop- en aanbestedingsadviseur inclusief accounthouderschap DVO I&D ; 2. Aangaan van een samenwerkingsverband met de gemeente Leiden; 3. Toetreding tot Stichting RIJK plus ambtelijke ondersteuning van de gemeente zelf; 4. Inzetten van een parttime senior inkoop- en aanbestedingsadviseur en een aanbestedingsadviseur in opleiding; 5. Inzetten van een parttime senior inkoop- en aanbestedingsadviseur en een inkoop- en aanbestedingsadviseur via InkoopStudent; 6. Toetreding Stichting RIJK met ondersteuning van een senior inkoop- en aanbestedingsadviseur; 7. Proeftijd Stichting RIJK met een senior inkoop- en aanbestedingsadviseur, een accounthouderschap DVO I&D en ambtelijke ondersteuning door de parttime senior inkoop- en aanbestedingsadviseur. De optie waarbij het aansluiten bij Stichting RIJK biedt de meeste voordelen en de minste risico’s. Stichting RIJK is een inkooporganisatie van 17 gemeenten in Noord- en Zuid-Holland en Utrecht.

De organisatie staat onder leiding van de directie en wordt bestuurd door de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten en kent geen winstoogmerk. Bij deelname treedt de gemeentesecretaris van Voorschoten toe als bestuurder van Stichting RIJK. Deelname aan Stichting RIJK komt ook tegemoet aan de noodzaak om de inkoopfunctie binnen de gemeente te professionaliseren. Daarnaast wordt door de samenwerking met Stichting RIJK het schaarste probleem op de arbeidsmarkt vermeden en is het meteen een oplossing voor de kwetsbaarheid van de huidige invulling bij onze gemeente. Doelen van Stichting RIJK zijn om inkoopvoordelen te bereiken, kennis en ervaringen uit te wisselen en te zorgen voor een professionele en geborgde uitvoering van inkoopdiensten. Dit doet Stichting RIJK door het detacheren van medewerkers bij de deelnemende gemeenten en daar haar begeleidings- en adviesdiensten aan te bieden. Hieronder wordt in ieder geval begrepen: het uitvoeren van, het begeleiden en adviseren in een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid ter professionalisering evenals het behalen van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied voor de deelnemende gemeenten. Om per 1 juli 2024 met instemming van het Dagelijks Bestuur van Stichting RIJK te kunnen toetreden dient het college op 23 april 2024 in te stemmen met dit voorstel.

Nadat het voorstel is goedgekeurd zal de gemeente toetreden tot Stichting RIJK voor een proefperiode van 1 juli

Pagina 2 van 5

tot en met 31 december 2025. Na de proefperiode vindt een evaluatie plaats en kan besloten worden definitief toe te treden tot de Stichting RIJK. De dienstverlening in de proefperiode door Stichting RIJK wijkt niet af van de wijze waarop de overige deelnemers worden bediend. Dit houdt in dat Stichting RIJK de aanbestedingen ondersteunt door kennis in te brengen van het inkoopproces en deze als zodanig te begeleiden. De inhoudelijke informatie dient te worden ingebracht door de eigen organisatie. Beoogd effect De kwetsbaarheid van onze inkoopfunctie minimaliseren alsmede het verhogen van kwaliteit en functionaliteit. Argumenten 1.1 Samenwerking met Stichting RIJK biedt de beste oplossing voor onze gemeente Deelname aan Stichting RIJK biedt een oplossing voor de kwetsbaarheid van deze functie in Voorschoten en als organisatie verder te professionaliseren op het gebied van inkoop en aanbesteding. Daarnaast biedt de omvang van Stichting RIJK ook voldoende waarborg voor de continuïteit in de dienstverlening. Ook biedt zij een oplossing voor de steeds complexer wordende wet- en regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteden doordat zij diverse specialisten op verschillende vakgebieden in huis hebben.

Dit betekent dat de kwaliteit van de inkoop toeneemt met mogelijke financiële voordelen, omdat er gebruik gemaakt wordt van inkoop met specifieke specialisme in plaats van één algemene inkoper. 1.2 Samenwerking met Stichting RIJK heeft positieve gevolgen voor contractmanagement Samenwerking met Stichting RIJK geeft tot gevolg dat er aan contractmanagement gedaan wordt en daarmee loopt de gemeente minder risico op onrechtmatigheden. 1.3 Samenwerking met Stichting RIJK biedt financiële schaalvoordelen Samenwerking met Stichting RIJK biedt financiële schaalvoordelen, omdat er voor meerdere gemeenten kan worden ingekocht. Deze voordelen zijn op dit moment niet te kwantificeren. 2.1 Financiële gevolgen verwerken in de kadernota en voorjaarsnota De financiële gevolgen ten aanzien van het voorgenomen besluit van het college over toetreding tot Stichting RIJK te verwerken in de kadernota en voorjaarsnota. Kanttekeningen Inwonersparticipatie en communicatie Niet van toepassing.

Pagina 3 van 5

Financiën Toetreding tot de Stichting RIJK bedraagt jaarlijks een bedrag van € 140.000. Daarnaast brengt toetreding ook een besparing van de eigen begrote inkoopcapaciteit met zich mee van € 43.000 per jaar. Per saldo zijn de kosten vanaf 1 juli 2024 € 49.000 en vanaf 2025 e.v. € 97.000 hoger dan de huidige budgettering in de begroting. Echter, de dienstverlening is uitgebreider dan de huidige. Daarnaast zal een contractadministratie worden ingericht met als gevolg dat het managen van contracten effectiever uitgevoerd kan worden. Ook kan gezamenlijke inkoop door Stichting RIJK voor verschillende gemeentes tot schaalvoordelen leiden en zal de kwetsbaarheid afnemen. Deze voordelen zijn op voorhand niet te kwantificeren. De financiële gevolgen worden verwerkt in de voorjaarsnota en kadernota. Juridisch kader Op grond van artikel 160, tweede lid, van de Gemeentewet besluit het college slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Risico’s Indien de evaluatie van de proefperiode met Stichting RIJK negatief uitpakt, dan dient de functie van de senior-adviseur inkoop en aanbesteden alsnog te worden uitgezet. Duurzaamheid Niet van toepassing.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 4 van 5

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer:

Z/24/084170/389832

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 160, tweede lid, van de Gemeentewet, Overwegende de beraadslaging in de commissie Burger en Bestuur van 16 mei 2024, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 april 2024, besluit: 1.

Geen wensen en bedenkingen te hebben ten aanzien van het voorgenomen besluit van het college over toetreding tot Stichting RIJK.

2.

De financiële gevolgen van de toetreding tot Stichting RIJK te verwerken in de kadernota en voorjaarsnota.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 23 mei 2024

de griffier,

de voorzitter,

ValidSigned door B.J. Urban op 31-05-2024

ValidSigned door Nadine Stemerdink op 01-06-2024

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 5 van 5