Raadsvoorstel Startnotitie Bestuurskrachtonderzoek.docx

Raadsvoorstel Registratienummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/23/074755/341907 n.v.t.; voorstel burgemeester 21 maart 2023 donderdag 30 maart 2023 woensdag 5 april 2023

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Raadsvoorstel Bestuurskrachtonderzoek Burgemeester Stemerdink 0.1 Bestuur

Kernboodschap:

Met dit raadsvoorstel ligt een startnotitie voor over het Bestuurskrachtonderzoek. De startnotitie is bedoeld om als gemeenteraad kaders mee te geven voor het proces op dit onderwerp. Deze kaders gaan over de afbakening van het onderwerp en het proces van totstandkoming.

Bijlagen:

Startnotitie bestuurskrachtonderzoek

Beslispunten

De startnotitie Bestuurskrachtonderzoek vast te stellen.

Relatie met:

Coalitieakkoord

Wettelijke grondslag:

N.v.t.

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Onderwerp: Bestuurskrachtonderzoek

Samenvatting De gemeenteraad voert zijn kaderstellende rol onder meer uit met ‘voorkantsturing’. Voorkantsturing is bedoeld om aan het begin van een beleidsvormingsproces aan te geven wat de scope van het onderwerp is en hoe het proces eruit moet zien, welke rol de raad hierin heeft en of/hoe inwoners/belanghebbenden/deskundigen worden betrokken. De raad stelt daartoe een startnotitie vast. Bij de bespreking van de lange-termijnagenda stelt het Presidium steeds vast welke onderwerpen zich lenen voor voorkantsturing. Eén van de vastgestelde onderwerpen is het bestuurskrachtonderzoek. De startnotitie voor dit onderwerp is bij dit voorstel bijgevoegd. De raad stelt de startnotitie vast nadat deze eerst in de commissie is behandeld. Zie hiervoor bijgevoegd ontwerpbesluit.

Met vriendelijke groet,

Drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Registratienummer:

Z/23/074755/341907

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op de voorbespreking van het bestuurskrachtonderzoek door de bestuurlijke driehoek met de klankbordgroep, gezien het voorstel van de burgemeester van 21 maart 2023;

besluit: De startnotitie bestuurskrachtonderzoek vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Voorschoten, gehouden op woensdag 5 april 2023,

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Startnotitie Onderwerp:

Bestuurskrachtonderzoek

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Datum:

dinsdag 21 maart 2023

1. Inleiding en context Bestuurskracht staat voor de mate waarin het gemeentebestuur in staat is en erin slaagt om het goede te doen voor de gemeente en haar inwoners en om dit goed te doen. Het goede doen staat voor het uitvoeren van de wettelijke basistaken en het uitvoeren van de lokale opgaven van deze tijd. In de begroting 2023 heeft de gemeenteraad voor de jaren 2023 en 2025 geld gereserveerd voor bestuurskrachtonderzoek. Deze startnotitie bevat het plan van aanpak op hoofdlijnen voor het onderzoek. 2. Onderwerp: toelichting en afbakening Kernthema en doel Bestuurskrachtonderzoek is erop gericht om inzicht te krijgen in het functioneren van het gemeentebestuur en hieruit leerpunten af te leiden voor (de onderdelen van) het bestuur. Het biedt daarnaast de mogelijkheid om over de staat van het lokaal bestuur en de acties ter versterking daarvan verantwoording af te leggen aan de samenleving. Overwegingen afbakening Klassieke bestuurskrachtonderzoeken zijn breed van opzet. Dit heeft als voordeel dat integraal wordt gekeken naar de bestuurskracht, maar als nadeel dat het onderzoek relatief veel tijd kost en de aanbevelingen vaak weinig concreet zijn.

De volgende criteria helpen om in het bestuurskrachttraject de juiste balans te vinden tussen breed en integraal versus concreet en actiegericht: Beoordeel de huidige situatie in het perspectief van zowel de lange als korte termijn: o Korte termijn (deze raadsperiode): wat doet het gemeentebestuur goed en vraagt voortzetting en wat kan het gemeentebestuur gegeven de huidige randvoorwaarden beter doen? Leidt hier concrete handelingsperspectieven uit af, een actieagenda voor de verschillende spelers in het lokaal bestuur. o Lange termijn (10 jaar): welke uitspraken zijn op basis van de actuele situatie te doen over de bestuurskracht van Voorschoten voor de komende tien jaar. In welke mate wordt aan de randvoorwaarden voldaan (zoals beschikbare middelen, situatie arbeidsmarkt) om op lange termijn bestuurskracht te tonen voor de inwoners, of kan nog aan deze randvoorwaarden worden voldaan? Kijk naar de verschillende aspecten van het gemeentebestuur, maar maak in de uitvoering van het onderzoek zoveel mogelijk gebruik van bestaande informatie. De gemeente heeft altijd te maken met externe factoren die van invloed kunnen zijn op de bestuurskracht. De meest concrete hiervan is de onduidelijkheid over de gemeentefinanciën

vanaf 2026. De bestuurskrachtmeting in Voorschoten richt zich daarom op onderdelen waar het gemeentebestuur zelf acties voor kan uitvoeren. Hoofdvraag voor het bestuurskrachttraject In welke mate is het gemeentebestuur van Voorschoten, op korte en lange termijn, in staat om te doen wat nodig is voor haar inwoners en om dit goed te doen? Welke ontwikkelkansen zijn er en welke acties vloeien hier uit voort? Fasering Het ligt om de volgende redenen voor de hand om een fasering aan te brengen in het onderzoek. De gemeentelijke organisatie is sinds 1 september 2021 ingericht als vernieuwde, zelfstandige organisatie voor Voorschoten. In 2022 zijn een nieuwe gemeenteraad en een nieuw college van burgemeester en wethouders aangetreden. Dit maakt dat het te snel is om al in 2023 een diepgaand bestuurskracht onderzoek te doen. Wel is het goed om nu al kritisch in de spiegel te kijken en als lokaal bestuur bewust te blijven doen wat goed gaat en aan de slag te gaan waar het beter kan. Voorstel is om de volgende fasering toe te passen: ➢ Fase 1: in 2023 een Quick Scan Lokale democratie. Met Quick Scan brengen de ‘spelers’ in het lokale bestuur met externe begeleiding de huidige stand van de democratie in Voorschoten in beeld en stellen een actieagenda op. De actieagenda wordt in deze raads/collegeperiode opgepakt. ➢ Fase 2: in 2024 een extern, onafhankelijk bestuurskrachtonderzoek.

Dit onderzoek richt zich op de bestuurskracht van de gemeente in brede zin, ook op langere termijn; zie de vraagstelling verderop. 2023

2025 ev Aanvullend onderzoek

2024 Met deze fasering gaat de gemeente al op korte termijn aan de slag met het thema bestuurskracht. Het is een prikkel om vanuit deze ‘nulmeting’ en actieagenda in de rest van de raadsperiode bewust en gericht te werken aan een sterk lokaal bestuur. De bestuurskrachtmeting in 2024 laat vervolgens zien waar de gemeente staat, inclusief de verbeterstappen die in deze raadsperiode al in gang zijn gezet. De fasen worden hierna toegelicht. Fase 1: Quick Scan Lokale Democratie De Quick Scan Lokale Democratie (vanaf nu: Quick Scan) is een landelijk beschikbaar instrument voor gemeenten om een 'foto' te maken van de lokale democratie. Het is een kortlopend onderzoek. Het is gericht op de beleving van de respondenten en bevat een aantal algemene componenten en ruimte voor de specifieke situatie in Voorschoten. De Quick Scan brengt in beeld hoe betrokkenen tegen de werking van de lokale democratie aankijken en het

resultaat van de Quick Scan is een actieagenda. Op de website van Lokale Democratie is aanvullende informatie over de Quick Scan te vinden. Hoe werkt de Quick Scan? Voor het traject wordt een begeleidingscommissie gevormd met vertegenwoordigers van college, raad, organisatie en inwoners (twee, maximaal drie per doelgroep). Centraal in het onderzoek staat een digitale vragenlijst voor genoemde doelgroepen. Het instrument bevat een standaard-vragenlijst. De begeleidingsgroep kan hier maximaal vier maatwerkvragen aan toevoegen. De raad kan hier bij de bespreking van deze startnotitie voorstellen voor doen. Voor de balans van de inbreng van de doelgroepen college, raad, organisatie en inwoners is het daarbij wel van belang dat de begeleidingscommissie waarin deze doelgroepen vertegenwoordigd zijn de ruimte krijgt hierin keuzes te maken. De standaardvragenlijst die op de website van de Quick Scan te vinden is, concentreert zich op de wisselwerking tussen de ‘spelers’ in de lokale democratie, waaronder inwonerparticipatie. Voor twee van de vier maatwerkvragen willen we de volgende ideeën meegeven. Deze vragen zouden zich onder meer kunnen richten op 1. inhoud van wat de gemeente te bieden heeft (doen we het goede voor de inwoners), hierbij valt te denken aan het voorzieningenniveau van de gemeente; 2.

de procesgang voor plannen/investeringen, hierbij valt te denken aan het verloop van (ruimtelijke ordenings-)procedures (rollen en posities, voorbereiding besluitvorming, besliskracht college en raad, de duur van procedures). Het tweede punt raakt aan de toezegging in de raad van 2 februari 2023 naar aanleiding van de casus Leidseweg 104: ‘in het komende bestuurskrachtonderzoek wordt gekeken naar ruimtelijke-ordeningsprocessen inclusief inwonerparticipatie en mogelijke leerpunten hieruit. Dit punt komt terug in de startnotitie voor het bestuurskrachtonderzoek.’ De doorlooptijd van het traject is tien weken. Het traject kan nog voor het zomerreces worden uitgevoerd. Na de start met de begeleidingscommissie wordt de vragenlijst opengesteld. Na sluiting van de vragenlijst wordt het rapport opgeleverd, waarna de begeleidingsgroep samenkomt om het rapport te bespreken en om input te geven voor de actieagenda. De ambtelijke trekker uit de organisatie maakt in samenwerking met de begeleidingsgroep een prioritering van maximaal vijf punten uit het rapport. Die punten komen in een actieagenda waar betrokkenen op korte termijn mee aan de slag kunnen. Fase 2: onafhankelijk bestuurskrachtonderzoek Terwijl de uitvoering van de actieagenda nog loopt starten we met fase 2 van de bestuurskrachtmeting in 2024. Een bestuurskrachtmeting, zoals bedoeld onder fase 2 richt zich op een aantal zaken.

In het onderzoek wordt de responsiviteit van de gemeente gemeten, hierbij gaat het om de mate waarin verschillende groepen en belangen gehoord en gezien worden. Naast zien en horen gaat een onderzoek ook over de uitvoering van de wettelijke taken en de beleidsontwikkeling en -uitvoering, in lokaal en regionaal verband. Hierbij is er ook aandacht voor hoe het gemeentebestuur prioritering aanbrengt in de opgaven, het is namelijk

niet mogelijk om met beperkte middelen alles te realiseren. Het onafhankelijke bestuurskrachtonderzoek is een verdieping en specificering van de acties die naar aanleiding van de Quick Scan zijn geformuleerd. De uitkomst van de Quick Scan zal mede richting geven aan de vraagstelling (op welke punten is verdieping gewenst). Dit onderzoek herijkt indien nodig de actieagenda. Het verzoek aan de raad is om nu al na te denken over onderzoeksvragen die in fase 2 van de bestuurskrachtmeting kunnen worden onderzocht. 3. Kaders / randvoorwaarden In de meerjarenbegroting 2023-2026 is in zowel 2023 als 2025 € 80.000 gealloceerd voor het bestuurskrachtonderzoek. Waar nodig zullen wijzigingen via de gebruikelijke route in de P&Ccyclus aan de raad worden voorgelegd. De uitvoering van de Quick Scan is gratis.

4. Procesvoorstel Quick Scan Lokale Democratie Rollen in het traject bestuurskrachtonderzoek De Burgemeester is portefeuillehouder. De bestuurlijke driehoek (burgemeester/gemeentesecretaris/griffier) fungeert als stuurgroep. De driehoek heeft deze startnotitie opgesteld na overleg met de klankbordgroep, die bestaat uit drie raadsleden (Albert Deuzeman, Wouter van Duivendijk en Patricia Kortekaas, conform afspraak in presidium), een wethouder en ambtelijke ondersteuning. Voor de Quick Scan stelt de stuurgroep een begeleidingscommissie samen met vertegenwoordigers van college, raad, organisatie en inwoners (twee, maximaal drie per doelgroep). De inwoners worden door middel van een aselecte steekproef uitgenodigd. Projectgroep (ambtelijk) – stuurt op het onderzoek en volgt de voortgang onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep (driehoek). Begeleider Quick Scan – extern procesbegeleider Quick Scan Lokale Democratie 2023. Processtappen Wat Bijeenkomst klankbordgroep Opstellen startnotitie

Bespreken startnotitie Vaststellen startnotitie Uitvoering Quick Scan

Rapportage en actieagenda bespreken college, met advies voorleggen aan raad

Wie Klankbordgroep Stuurgroep; inbrengen door portefeuillehouder / zelfstandig bestuursorgaan burgemeester Stemerdink Commissie B&B Gemeenteraad Begeleider Quick Scan met begeleidingscommissie + alle betrokkenen via enquête Projectgroep, college

Wanneer 14 maart 15-22 maart 2023

30 maart 203 5 april 2023 Medio april tot 7 juli (start zomerreces). Zomer 2023

Bespreken rapport met actieagenda in commissie B&B Vaststellen raadsbesluit actieagenda

Commissie B&B

21 september 2023

Gemeenteraad

28 september 2023

Actoren in de Quick Scanzijn in ieder geval: • Burgemeester • Wethouders • Raadsleden • Griffier • Gemeentesecretaris • Inwoners