Raadsvoorstel rechtmatigheidsverantwoording college

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/078961/360778

Datum collegebesluit:

maandag 28 augustus 2023

Datum commissievergadering:

donderdag 21 september 2023

Datum raadsvergadering:

donderdag 28 september 2023

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Rechtmatigheidsverantwoording college

Portefeuillehouder:

Wethouder Van der Elst

Programma:

P0 Bestuur en ondersteuning

Kernboodschap:

Met de notitie rechtmatigheidsverantwoording college brengt de gemeente de gevolgen van de wetswijziging versterking decentrale rekenkamers’ in beeld.

Bijlagen:

1: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording Voorschoten

Beslispunten:

De raad besluit: 1.

De verantwoordingsgrens rechtmatigheid vast te stellen op 2% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves.

2.

De rapportagegrens vast te stellen op een bedrag van €50.000 per programma en de afwijkingen boven dit bedrag in de paragraaf bedrijfsvoering toe te lichten, inclusief de oorzaken en de te nemen beheersmaatregelen.

Relatie met:

Planning LTA

Inleiding en samenvatting Door een wetswijziging moet vanaf het verslagjaar 2023 het college in plaats van de accountant de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening opstellen. Tot en met verslagjaar 2022

vormt de accountant zich een oordeel over de rechtmatigheid (van de financiële beheershandelingen). Hierover brengt de accountant in haar rapport van bevindingen verslag uit. Dit verslag wordt met de jaarstukken aan de gemeenteraad wordt toegestuurd. Deze werkwijze gaat dus veranderen en wat dat precies gaat betekenen wordt in de notitie rechtmatigheidsverantwoording college uitgelegd. Vanuit de kader stellende rol staat de raad daarbij voor de keuze de verantwoordingsgrens en rapportagegrens te bepalen voor de verantwoording door het college over geconstateerde onrechtmatigheden in het jaarverslag. Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens bepaalt vanaf welk bedrag aan geconstateerde en gesaldeerde afwijkingen het college in de rechtmatigheidsverklaring dient te rapportaren aan de raad. De raad kan deze grens bepalen binnen de bandbreedte van 1% -3% van de totale gemeentelijke lasten. Voorgesteld wordt om deze te bepalen op 2%. Dit sluit aan bij het percentage dat de minister vanaf 2024 landelijk wil invoeren voor een goedkeurende accountantsverklaring. Het college legt via het verplichte model verantwoording af in de jaarrekening. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in deze verantwoording kort en bondig benoemd. Rapportagegrens Voor toelichtingen geldt een rapportagegrens.

De rapportagegrens geeft een nadere richtlijn voor de afwijkingen die dienen te worden toegelicht. Hiervoor dient een grensbedrag te worden vastgesteld. Voorgesteld wordt om dit grensbedrag, de rapportagegrens, te bepalen op € 50.000 per programma. Een rapportagegrens van € 50.000 betekent dat een geconstateerde afwijking op een programma groter dan € 50.000 separaat dient te worden toegelicht. Deze toelichting wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag. Het college zal daarbij ingaan op de oorzaak en welke verbetermaatregelen zullen worden getroffen om het handelen overeenkomstig de regelgeving te kunnen waarborgen.

Voorbeeld verantwoordingsgrens en rapportagegrens Voorgesteld word verantwoordingsgrens van 2%. De totale lasten over 2022 bedroegen €75.000.000. Daarmee komt de verantwoordingsgrens op € 1.500.000.

Pagina 2 van 7

Zo kan het dus zijn dat afwijkingen onder € 1.500.000 niet worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, maar wel worden gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag voor zover deze boven een bedrag van € 50.000 uitkomen.

Beoogd effect De gemeente wil hiermee bereiken dat zij voldoet aan de wetswijziging ‘versterking decentrale rekenkamers’ waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is. De aanpak van de gemeente Voorschoten is erop gericht om de rechtmatigheidsverantwoording college volgens de minimale wettelijke variant voor de jaren 2023 en 2024 in te richten. Argumenten 1.1 De notitie verschaft helderheid over de verantwoordelijkheden over het jaar 2023. Door de wetswijziging veranderen de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad, college en de organisatie. De gemeenteraad moet vooraf kaders stellen voor de rechtmatigheids-verantwoording. Het college moet de verklaring afgeven en een toelichting geven op de afwijkingen. De organisatie moet de ontbrekende processen beschrijven en zorgen dat de beschreven processen worden gevolgd. Daarnaast moet de organisatie interne controle maatregelen uitvoeren en een onderbouwing opstellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De kaderstelling door de Raad bestaat uit: het vaststellen de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens met de nadere invulling van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. 1.2 De verantwoordingsgrens van 2% voor de rechtmatigheidsverantwoording sluit aan bij de tolerantiegrens die de minister vanaf 2024 ook wil hanteren als verantwoordingsgrens voor de getrouwheid van de jaarrekening.

Voor de verantwoordingsgrens wordt voorgesteld om aansluiting te zoeken bij de toleranties die de accountant dient te hanteren bij de beoordeling van de getrouwheid van de jaarrekening. De minister heeft aangekondigd om vanaf 2024 de tolerantiegrens voor getrouwheid te bepalen op 2% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Vanaf 2024 wordt dan zowel voor rechtmatigheid als getrouwheid gesproken over afwijkingen. Daarbij wordt niet langer onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Vooruitlopend op deze wijziging is het hanteren van een percentage van 2% als verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid een logische keuze. Door dezelfde grenzen te hanteren ontvangt de gemeenteraad een eenduidige rapportage.

Pagina 3 van 7

1.3 De rapportagegrens en nadere invulling sluit aan bij bestaande werkwijzen. Voor de hoogte van de rapportagegrens ligt het voor de hand om ook aan te sluiten bij bestaande werkwijzen. De accountant hanteert bij de controle een grens van € 50.000. Deze grens is gebaseerd op de financiële verordening. Hierin is onder andere geregeld dat het college de raad tussentijds informeert bij voor- en najaarsnota als zij verwachten dat de lasten of baten op programmaniveau de geautoriseerde lasten of baten met € 50.000 overschrijden. Kanttekeningen 1.1 Ondersteuning van het college moet wel geregeld worden. Er moet nog het nodige gebeuren om het college in staat te stellen de verklaring af te geven, omdat zij moet kunnen steunen op een goed functionerend systeem van rechtmatigheidsverantwoording. De organisatie treft de voorbereidingen voor de verantwoording en waar nodig wordt de hulp van de accountant ingeroepen om te zorgen dat de gemeente alle acties tijdig afrond. 1.2 De raad kan kiezen voor een andere verantwoordingsgrens. Wil de gemeenteraad verschillende normen hanteren, dan moet ze kunnen uitleggen waarom iets bezien door de bril van de rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van getrouwheid niet. 1.3 De raad kan kiezen voor een andere rapportagegrens en werkwijzen.

Door af te wijken van bestaande grenzen en werkwijzen zal de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college mogelijk niet binnen de bestaande formatie en budgettaire ruimte kunnen worden opgevangen.

Inwonersparticipatie en communicatie Inwonerparticipatie is niet van toepassing. Financiën In eerste instantie is de aanpak van de gemeente Voorschoten erop gericht om de rechtmatigheidsverantwoording door het college volgens de minimale wettelijke variant voor de jaren 2023 en 2024 in te richten. Op langere termijn is de verwachting dat door de hogere eisen die aan administratieve organisatie en interne beheersing worden gesteld een structurele toename van de kosten onvermijdelijk zal zijn. De rechtmatigheidsverantwoording van het college zal steunen op de verbijzonderde interne controle (VIC). De VIC toetst of de maatregelen van interne controle in de financiële processen goed werken en rapporteert hierover aan de concerncontroller en het management. De VIC

Pagina 4 van 7

rapportage wordt vervolgens gebruikt om de kwaliteit van de processen te verbeteren. De controlerend accountant maakt voor haar controle gebruik van de VIC-werkzaamheden en de bevindingen die daaruit volgen. Het opstellen en uitvoeren van de VIC wordt vanaf 2020 door de ambtelijke organisatie uitgevoerd voor een aantal processen. Vanaf 2023 worden er meer processen onderwerp van de VIC. Hiermee wordt een goede basis gelegd voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. In de Voorjaarsnota 2023 en de Kadernota 2024 is structureel € 80.000 aan budgetuitbreiding toegekend. Juridisch kader De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording college vloeit voort uit de wetswijziging ‘versterking decentrale rekenkamers’ waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is. Deze wetswijziging is op 31 mei 2022 door de Tweede Kamer aangenomen. De Eerste kamer heeft op 27 september 2022 met het voorstel ingestemd. De accountantscontrole vloeit voort uit artikel 213 van de Gemeentewet en is nader uitgewerkt in de Controleverordening van de gemeente Voorschoten.

Risico’s Organisatorische risico’s Welke impact de rechtmatigheidsverantwoording door het college op de gemeentelijke organisatie heeft zal de gemeente moeten ervaren. Dit wordt het eerste jaar dat de gemeente hier volledig zelf invulling aan zal geven. Het risico bestaat dat deze extra werkzaamheden worden onderschat. De gemeente heeft de afgelopen jaren de verbijzonderde controles op belangrijkste financiële processen al uitgevoerd. Dit wordt nu uitgebreid met het deel dat tot en met 2022 door de accountant werd uitgevoerd. Hiervoor is de opdracht met het bureau dat de Verbijzonderde Interne Controle uitvoert met ingang van dit jaar uitgebreid. De medewerkers van dit bureau waren voorheen werkzaam bij accountantskantoren die jaarrekeningen bij gemeenten controleerden. Wij verwachten dat het bureau de extra verbijzonderde controlewerkzaamheden daardoor goed heeft kunnen inschatten.

Kans op constatering van hogere onrechtmatigheden Er bestaat een kans dat de gemeente een hoger bedrag aan onrechtmatigheden constateert dan de accountant in het verleden.

Pagina 5 van 7

Verwacht mag worden dat geconstateerde onrechtmatigheden bij jaarrekening 2023 niet substantieel zullen afwijken van de bevindingen van de accountant in voorgaande jaren. Immers het college neemt de controle en verantwoording op onrechtmatigheden nu geheel voor haar rekening, waar deze tot 2022 door de accountant werd uitgevoerd. Verwacht mag worden dat de accountant bij eerdere jaren een compleet beeld hadden op de onrechtmatigheden. In 2023 is er geen sprake van veel nieuwe gemeentelijke taken. Daarnaast is het niet aannemelijk dat de bestaande interne beheersing in werkprocessen is verslechterd. Er is natuurlijk altijd een kans aanwezig dat er toch meer onrechtmatigheden worden vastgesteld. Het college zal daarbij in het jaarverslag transparant aan u rapporteren en sturen op verbetering. De accountant geeft aan in zijn beoordeling dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording in het jaarverslag vermeld staat. Indien het college rechtmatigheidsafwijkingen getrouw rapporteert zal de accountant een goedkeurende controleverklaring afgeven.

Duurzaamheid Duurzaamheid speelt bij dit voorstel geen rol. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 6 van 7

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer:

Z/23/078961/360778

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en de Wet versterking decentrale rekenkamers gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van maandag 28 augustus 2023 en gelezen de notitie rechtmatigheidsverantwoording college vanaf 2023 en verder, besluit de raad,

besluit: 1. De verantwoordingsgrens rechtmatigheid vast te stellen op 2% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. 2.

De rapportagegrens vast te stellen op een bedrag van €50.000 per programma en de afwijkingen boven dit bedrag in de paragraaf bedrijfsvoering toe te lichten, inclusief de oorzaken en de te nemen beheersmaatregelen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op donderdag 28 september 2023

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 7 van 7