Raadsvoorstel Quick Scan Lokale Democratie

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/074755/368067

Datum collegebesluit:

n.v.t.

Datum commissievergadering:

donderdag 26 oktober 2023

Datum raadsvergadering:

donderdag 2 november 2023

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Quick Scan Lokale Democratie

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Programma:

0.1 Bestuur

Kernboodschap:

Gemeente Voorschoten heeft in september de vragenlijst Quick Scan Lokale Democratie uitgezet onder inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren. In deze vragenlijst stond de samenwerking tussen de gemeente en de inwoners centraal. Op basis van de uitkomsten is een actieagenda opgesteld.

Bijlagen:

Bijlage 1 Rapport en actieagenda Quick Scan Lokale Democratie

Beslispunten:

1.

De acties uit de actieagenda Quick Scan Lokale Democratie vast te stellen en het college te verzoeken om voor het uitvoeren van de acties een actieplan op te stellen en de raad hier uiterlijk in Q1 2024 over te informeren. Hierin worden de onderstaande acties a–d uitgewerkt. a.

De vragen die inwoners aan de gemeente stellen inhoudelijk beantwoorden

b.

Meer informatie over lopende projecten delen

c.

Een duidelijke visie en proces voor participatie ontwikkelen

d.

Gezamenlijk met de buurt uitgevoerde projecten evalueren

2.

De acties voor de gemeenteraad vast te stellen a.

Betrek in het bestuurskrachtonderzoek de volgende vraag: hoe functioneert de samenwerking tussen de bestuursorganen onderling en met de ambtelijke organisatie? Op welke punten hierin kan Voorschoten voortbouwen of is bijsturing wenselijk?

b.

Verken als raad de mogelijkheden om inwoners meer inzicht te bieden in de werkwijze en agenda van de raad, zodat inwoners makkelijker op de hoogte kunnen zijn van hoe de raad werkt en hoe ze de raad kunnen benaderen.

Relatie met:

Coalitieakkoord

Inleiding en samenvatting In 2024 onderzoekt het gemeentebestuur de eigen bestuurskracht, conform de vastgestelde startnotitie bestuurskrachtonderzoek op 5 april 2023. Het uitvoeren van de Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) is een eerste stap om bij inwoners en bij raadsleden, collegeleden en ambtenaren te polsen wat zij vinden van de samenwerking tussen inwoners en de gemeente. QSLD is een kort zelfonderzoek dat een momentopname maakt van deze samenwerking. In september is de bijbehorende vragenlijst voorgelegd aan de vier responsgroepen (raad, college, ambtenaren en inwoners). Op uitnodiging van de gemeente zijn de uitkomsten van de vragenlijst met een selectie uit de vier responsgroepen besproken. Deze begeleidingscommissie heeft de actieagenda opgesteld, op basis van de uitkomsten. In deze commissie zaten drie raadsleden, een collegelid, twee ambtenaren en twee inwoners. Zij hebben met elkaar besproken welke acties ze het gemeentebestuur (de gemeenteraad en het college) aanbevelen om op korte termijn uit te voeren. Actieagenda Deze actieagenda vormt de start in het verbeteren van de samenwerking tussen de gemeente en de inwoners. Om te zorgen dat deze acties ook uitvoerbaar zijn heeft de begeleidingscommissie op twee thema’s acties geformuleerd. Deze onderstaande acties draagt de begeleidingscommissie aan.

Daarnaast bieden de uitkomsten aanleiding voor verder gesprek, dat wordt in de paragraaf bestuurskracht toegelicht. 1.

Communicatie

De gemeente heeft werk te doen om de communicatie met de inwoners te versterken. In de open antwoorden gaven respondenten aan dat wanneer ze vragen stellen aan de gemeente deze lang niet altijd inhoudelijk beantwoord worden. Daarnaast kwam uit de antwoorden naar voren dat de informatiebehoefte van inwoners groter is dan waar de gemeente op dit moment in voorziet. De begeleidingscommissie stelt daarom twee acties voor om de communicatie te verbeteren: 1.1. De vragen die inwoners aan de gemeente stellen inhoudelijk beantwoorden. Dit kan de gemeente realiseren door binnen de gemeentelijke organisatie te werken aan cultuurontwikkeling en het beantwoorden van vragen ook inbedden in de dagelijkse processen. Het voorstel is om het beantwoorden van de vragen meetbaar, controleerbaar en transparant te maken. Hierdoor kunnen inwoners zien welke vragen zijn gesteld en beantwoord. 1.2. Meer informatie over lopende projecten delen. Door de gemeentelijke website met de actuele projecten verder te ontwikkelen de processen van de lopende projecten te visualiseren waarbij ook aandacht is voor de rol van inwoners bij de verschillende fasen van een project. Daarnaast ziet de begeleidingscommissie kansen om de lokale krant en nieuwsbrieven effectiever te benutten voor het delen van informatie. Hierbij is het goed om specifiek aandacht te hebben voor het wijk- en buurtgericht communiceren. 2.

Participatie

Veel respondenten geven aan nauwer betrokken te willen zijn bij de projecten die in de gemeente worden ontwikkeld. Daarbij is ook aangegeven dat het wenselijk is om op wijk- en buurtniveau mee te kunnen beslissen. Een flexibele houding van de gemeente helpt om per wijk of buurt participatief maatwerk te kunnen leveren. De begeleidingscommissie stelt daarom twee acties voor om de participatie te verbeteren: 2.1. Een duidelijke visie en proces voor participatie ontwikkelen. Deze kan als leidraad dienen voor toekomstige participatie, waarbij Pagina 28 van 30 vanuit de ‘ja mits, in plaats van nee tenzij’ houding meer ruimte ontstaat voor initiatieven uit de samenleving. Ook het leveren van maatwerk waardoor het one size fits all principe wordt voorkomen kan hier een plek in krijgen. 2.2. Gezamenlijk met de buurt uitgevoerde projecten evalueren. Hierdoor laat de gemeente zien dat het een lerende gemeente is, waarbij aandacht is voor geslaagde participatie, zoals bij de Herinrichting Adegeest. Ook krijgt de gemeente hiermee inzicht in hoe tevreden inwoners over een langere termijn zijn met de uitgevoerde projecten. Bestuurskracht De door de begeleidingsgroep aanbevolen acties, zoals hierboven opgenomen vallen onder de uitvoeringsverantwoordelijkheid van het college.

Het ligt daarnaast voor de hand om naar aanleiding van de resultaten ook als raad acties te formuleren en op te pakken die kunnen bijdragen aan het functioneren van de lokale democratie. Het voorstel is om op twee onderdelen acties te formuleren: 1.

Bouwstenen voor het bestuurskrachtonderzoek

De respons vanuit de gemeenteraad was beperkt, van de 30 raads- en commissieleden hebben er 11 gereageerd en slechts 7 de hele vragenlijst ingevuld. Hierdoor zijn de resultaten in paragraaf 3.2 over de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie niet goed op waarde te schatten en zijn hieruit geen conclusies te trekken. Dat neemt niet weg dat goede samenwerking tussen de verschillende spelers in het lokaal bestuur een belangrijke basis is voor bestuurskracht. Naast het voornemen, dat al in het presidium is uitgesproken, om regelmatig de tijd te nemen met raad en college om de samenwerking te bespreken, is het thema ‘samenwerking in het lokaal bestuur’ een waardevol element ter verdieping in het bestuurskrachtonderzoek. Het advies is om in de actieagenda het volgende punt op te nemen: Betrek in het bestuurskrachtonderzoek de volgende vraag: hoe functioneert de samenwerking tussen de bestuursorganen (burgemeester – raad – college) onderling en met de ambtelijke organisatie? Op welke punten hierin kan Voorschoten voortbouwen of is bijsturing wenselijk? Communicatie van de raad 2.

Bijdrage vanuit de raad in de verbetering van communicatie en participatie

Het rapport gaat op verschillende plekken in op communicatie en participatie en mogelijke verbeteringen hierin. Aanvullend op de communicatieacties voor het college is het belangrijk dat de

raad hier ook zijn aandeel in neemt. Naast betrokkenheid in de ontwikkeling van visie en processen voor participatie, is het van belang dat inwoners weten wat de gemeenteraad doet en hoe ze de raad kunnen bereiken. Dit draagt bij aan ‘open en controleerbaar werken’ dat in de top drie van zowel inwoners als raad en ambtenaren is genoemd (paragraaf 3.1). Ook draagt het bij aan inwoners beter meenemen in hoe de gemeente werkt en hoe ze met de gemeente kunnen samenwerken (paragraaf 3.3). Binnen de beschikbare middelen kan de raad samen met de griffie mogelijk meer inzicht bieden in de werkwijze en agenda van de raad. Het advies is om in de actieagenda het volgende punt op te nemen: Verken als raad de mogelijkheden om inwoners meer inzicht te bieden in de werkwijze en agenda van de raad, zodat inwoners makkelijker op de hoogte kunnen zijn van hoe de raad werkt en hoe ze de raad kunnen benaderen. Beoogd effect Met het vaststellen van de acties zet gemeente Voorschoten de eerste stap ter verbetering van de samenwerking tussen de gemeente en de inwoners. Argumenten 2.1 Versterken van de samenwerking De geformuleerde acties zijn gebaseerd op de uitkomsten van de vragenlijst van QSLD. Met het uitvoeren van deze acties wordt beantwoord aan de behoeften van inwoners, wat samenwerking met de gemeente betreft, waar nu nog niet voldoende in wordt voorzien.

2.2 Opmaat voor bestuurskrachtonderzoek De uitkomsten van QSLD bieden input voor verder gesprek over wat moet worden onderzocht in het bestuurskrachtonderzoek. Kanttekeningen n.v.t. Inwonersparticipatie en communicatie Inwoners worden geïnformeerd over de uitkomsten van de vragenlijst en de door de begeleidingscommissie opgestelde actieagenda. De respondenten die hebben aangegeven op de hoogte te willen worden gehouden, krijgen het rapport en de actieagenda via de mail toegestuurd. Ook zal het rapport op de gemeentelijke website worden gepubliceerd. Financiën Het vaststellen van de acties heeft geen financiële consequenties. Het uitvoeren van de acties kan wel financiële consequenties hebben, wanneer dit het geval is, worden deze binnen de bestaande begroting opgevangen en anders ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Juridisch kader n.v.t.

Risico’s n.v.t. Duurzaamheid n.v.t. Met vriendelijke groet, drs. N. Stemerdink,

burgemeester

Besluit Zaaknummer: Z/23/074755/368067 De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op de vastgestelde startnotitie bestuurskrachtonderzoek op 5 april 2023 gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van dinsdag 10 oktober 2023, besluit: 1.

De acties uit de actieagenda Quick Scan Lokale Democratie vast te stellen en het college te verzoeken om voor het uitvoeren van de acties een actieplan op te stellen en de raad hier uiterlijk in Q1 2024 over te informeren

2.

a.

De vragen die inwoners aan de gemeente stellen inhoudelijk beantwoorden

b.

Meer informatie over lopende projecten delen

c.

Een duidelijke visie en proces voor participatie ontwikkelen

d.

Gezamenlijk met de buurt uitgevoerde projecten evalueren

De acties voor de gemeenteraad vast te stellen a.

Betrek in het bestuurskrachtonderzoek de volgende vraag: hoe functioneert de samenwerking tussen de bestuursorganen onderling en met de ambtelijke organisatie? Op welke punten hierin kan Voorschoten voortbouwen of is bijsturing wenselijk?

b.

Verken als raad de mogelijkheden om inwoners meer inzicht te bieden in de werkwijze en agenda van de raad, zodat inwoners makkelijker op de hoogte kunnen zijn van hoe de raad werkt en hoe ze de raad kunnen benaderen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op donderdag 2 november 2023

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink