Raadsvoorstel Programma van eisen bestuurskrachtonderzoek

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/074755/373404

Datum collegebesluit:

dinsdag 14 november 2023

Datum commissievergadering:

donderdag 30 november 2023

Datum raadsvergadering:

donderdag 7 december 2023

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Programma van eisen bestuurskrachtonderzoek

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Programma:

0.1 Bestuur

Kernboodschap:

Gemeente Voorschoten heeft in het coalitieprogramma opgenomen de bestuurskracht van de gemeente te evalueren. De raad besluit over het programma van eisen voor het bestuurskrachtonderzoek, waarin de kaders en randvoorwaarden zijn opgenomen. Na vaststelling wordt de aanbesteding gestart, om een bureau in te huren dat het bestuurskrachtonderzoek uit gaat voeren.

Bijlagen: Beslispunten:

1.

Programma van eisen bestuurskrachtonderzoek 2024

Het programma van eisen voor het bestuurskrachtonderzoek 2024 vast te stellen.

Relatie met:

Coalitieakkoord

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inleiding en samenvatting Aanleiding Gemeente Voorschoten neemt zelf het initiatief voor het bestuurskrachtonderzoek om inzicht te krijgen in wat goed gaat en op welke punten de bestuurskracht versterkt kan worden. Voorschoten heeft de ontvlechting van de organisatie grotendeels achter de rug en werkt aan een toekomstperspectief voor de organisatie. Het Rijk heeft met de decentralisaties veel taken bij de gemeente belegd en deze toename van taken werkt nog steeds door. Zo heeft de gemeente de taak gekregen om ontheemden uit Oekraïne te huisvesten. Daarnaast staat de Voorschotense samenleving aan de vooravond van een aantal grote transities: de energie- en warmtetransitie, een modaliteitsverandering in het mobiliteitssysteem (van auto naar ov), een woningbouwopgave. Naast de opgaven in het sociaal domein betekent dit voor de komende jaren een grote verandering in de leefomgeving van Voorschoten. Voorafgaand proces De raad heeft op twee momenten input geleverd voor het proces van het bestuurskrachtonderzoek en de inhoud hiervan. Het proces is besproken naar aanleiding van de startnotitie bestuurskracht van 5 april. Vervolgens is de Quick Scan Lokale Democratie gebruikt om inzicht te krijgen in de samenwerking tussen inwoners en de gemeente. De resultaten en de actieagenda die dit proces opleverden zijn in de raad van 2 november vastgesteld.

Op 25 oktober is tijdens een thema-avond input geleverd voor de onderzoeksvragen die binnen de thema’s van het bestuurskrachtonderzoek een plek kunnen krijgen. Deze input is betrokken bij het opstellen van het programma van eisen. Tijdens de thema-avond zijn ook de begrippen ‘wendbaarheid’ en ‘doen’ aan de orde gesteld. Deze zijn verwerkt in de input van de punten organisatiekracht en besliskracht van het gemeentebestuur. Definitie Voor dit onderzoek hanteert gemeente Voorschoten de definitie van bestuurskracht zoals deze in 2009 door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is geformuleerd: het vermogen van een gemeente ‘om de wettelijke en autonome taken adequaat uit te voeren en om daartoe in de eigen maatschappelijke context van deze gemeente de juiste verbindingen aan te gaan’. Perspectief Het bestuurskrachtonderzoek moet richting gevend adviseren voor de komende 10 jaar. Hiervoor moet inzichtelijk worden gemaakt wat goed gaat en we vooral moeten behouden en

Pagina 2 van 6

versterken. Daarnaast moet het inzichtelijk maken welk plan nodig is om de verbeteringen uit te voeren. Programma van Eisen Het PvE gaat in op de opgaven die in de bovenstaande paragraaf zijn geschetst. Het PvE voorziet in de context waarbinnen het onderzoek wordt uitgevoerd, de concept hoofd- en deelvragen en de belangrijkste criteria waarop de inschrijvingen zullen worden beoordeeld. De inhoud en aanpak van het onderzoek worden in samenspel met de onderzoekers nader ingevuld. Bouwstenen uit QSLD Als opmaat naar het nieuwe bestuurskrachtonderzoek is de Quick Scan Lokale Democratie gebruikt om inzicht te krijgen in de samenwerking tussen de gemeente en inwoners. De begeleidingscommissie, die het proces van QSLD begeleidde, heeft op basis van de uitkomsten acties geformuleerd. Parallel aan het bestuurskrachtonderzoek stelt het college een actieplan op en voert deze uit, om deze acties op korte termijn te realiseren. De resultaten en de actieagenda zijn in de raad van 2 november vastgesteld. Op basis van de QSLD is in het PvE een vraag over het functioneren van de samenwerking tussen de bestuursorganen en met de ambtelijke organisatie opgenomen. Bouwstenen uit thema-avond Tijdens de thema-avond hebben de raadsleden binnen vier thema’s aan kunnen geven wat zij belangrijk vinden om terug te laten komen in het bestuurskrachtonderzoek. Deze thema’s zijn: 1.

Faciliteren van de lokale democratie

2.

Organisatiekracht

3.

Besliskracht van het gemeentebestuur

4.

Regionale samenwerking

In paragraaf 3 zijn deze thema’s, voor het nieuwe onderzoek, verder uitgewerkt. De vragen die door de raad zijn aangedragen zijn betrokken bij de sub-vragen die in het PvE zijn geformuleerd. Deze thema’s zijn ook in het bestuurskrachtonderzoek van 2016 aan de orde gesteld. De condities in 2016, waaronder de ambtelijke fusie en tweezijdige regionale focus, zijn dermate anders dat vergelijkbaarheid niet goed mogelijk is. Beoogd effect Met het vaststellen van het PvE is er een solide basis om het aanbestedingsproces te kunnen doorlopen, waardoor een extern bureau wordt geselecteerd dat het bestuurskrachtonderzoek voor de gemeente gaat uitvoeren.

Pagina 3 van 6

Met dit raadsvoorstel en voorgaand proces wordt voldaan aan de toezeggingen 324 en 325 over de begrippen ‘wendbaarheid’ en ‘doen’ en 326 over het in de onderzoeksopzet meenemen welke elementen uit eerder bestuurskrachtonderzoek we willen en kunnen vergelijken. Argumenten 1.1 kaderstelling Met het vaststellen van het PvE heeft de raad de gelegenheid om kaders te stellen aan de inhoud van het bestuurskrachtonderzoek. Kanttekeningen n.v.t. Inwonersparticipatie en communicatie Voor de vaststelling van het PvE en de daaropvolgende aanbesteding vindt geen inwonerparticipatie of communicatie plaats. In het bestuurskrachtonderzoek zal wel inwonersparticipatie plaatsvinden, uitgewerkt in het plan van aanpak, dat door de opdrachtnemer op basis van het PvE wordt opgesteld. Financiën Voor het bestuurskrachtonderzoek is in de begroting 2023 €80.000 gereserveerd. Bij de najaarsnota zal de raad het voorstel voorgelegd krijgen om dit naar 2024 over te hevelen om het bestuurskrachtonderzoek in 2024 uit te kunnen voeren, conform de planning uit de startnotitie bestuurskracht die op 5 april 2023 is vastgesteld. Juridisch kader Gemeentewet, artikel 147, lid 2. Risico’s n.v.t. Duurzaamheid n.v.t. Vervolgproces Na vaststelling van het PvE zal het aanbestedingsproces worden gestart en zullen de inschrijvende partijen worden beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria zoals opgenomen in het PvE.

De stuurgroep kiest welke partij het onderzoek gaat uitvoeren. Na de selectie wordt

Pagina 4 van 6

een startgesprek tussen de raad en het bureau plaatsvinden waarin de verwachtingen over en weer kunnen worden gedeeld. Het onderzoek wordt uitgevoerd in de eerste helft van 2024 en in september aan de raad worden aangeboden. Globale planning dec ’23 – feb ‘24 feb ’24 – aug ‘24 september ‘24

Aanbesteden bestuurskrachtonderzoek Uitvoeren bestuurskrachtonderzoek Aanbieden rapport bestuurskrachtonderzoek aan raad

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 5 van 6

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer:

Z/23/074755/373404

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op Gemeentewet, artikel 147, lid 2 gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van dinsdag 14 november 2023,

besluit: Het programma van eisen voor het bestuurskrachtonderzoek 2024 vast te stellen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op donderdag 7 december 2023

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 6 van 6